La mayoría de las empresas que empiezan a buscar una intranet ya han tenido malas experiencias con los plazos de entrega del software una o dos veces, y eso se nota en cómo formulan la pregunta. No preguntan cuál es la plataforma más potente. Preguntan cuánto tardarán realmente en ponerla en marcha, porque, en algún momento del proceso, la «rapidez» dejó de ser un extra deseable para convertirse en el objetivo principal.
Ese instinto está más que justificado. Según un análisis comparativo de implementaciones en una amplia gama de plataformas y empresas de distintos tamaños, un proyecto de intranet corporativa tarda, de media, cerca de un año en pasar de la decisión inicial a su puesta en marcha. Se recopilan los requisitos, se involucra al departamento de TI en una larga fase de configuración, el diseño pasa por varias rondas de revisión y, para cuando el proyecto finalmente se pone en marcha, la mitad de las personas que lo defendieron en un principio ya se han pasado a otra cosa. Para una empresa que simplemente intenta evitar que la información se disperse entre cinco herramientas diferentes, ese plazo frustra el objetivo antes incluso de que la plataforma se ponga en marcha.
Por qué los lanzamientos de intranets suelen tardar tanto
Merece la pena concretar en qué se invierte realmente ese año, porque el retraso no se debe realmente a que el software sea complicado. Se debe a tres factores que se suman entre sí.
La primera es la dependencia del departamento de TI. Muchas plataformas de intranet requieren una configuración técnica compleja antes de que nadie ajeno al equipo de TI pueda utilizarlas, lo que significa que el plazo de lanzamiento depende de en qué más esté trabajando el departamento de TI ese trimestre. Si la plataforma necesita su propio sistema de identidad, su propia estructura de permisos y su propia configuración de inicio de sesión único, independiente de lo que la empresa ya tiene en funcionamiento, eso supone un trabajo técnico considerable que compite por el tiempo con todas las demás tareas de los responsables de TI.
El segundo es empezar desde cero. La mayoría de los proyectos de intranet comienzan con una empresa que intenta diseñar su propia arquitectura de la información desde cero, decidiendo qué secciones crear, cómo debe organizarse el contenido y qué aspecto debe tener la página de inicio. Esto parece un uso razonable de unas cuantas reuniones de planificación. En la práctica, se convierte en una de las mayores fuentes de retraso en cualquier puesta en marcha de una intranet, porque es el tipo de decisión que resulta fácil seguir revisando en lugar de cerrarla definitivamente.
La tercera es lo que ocurre tras la puesta en marcha, algo de lo que apenas se habla pero que es tan importante como la fecha de lanzamiento. Muchas intranets se lanzan técnicamente según lo previsto y, aun así, fracasan discretamente, porque nadie fuera del departamento de TI puede añadir o actualizar contenido sin enviar una solicitud y esperar. La plataforma se pone en marcha. Seis meses después, nadie la utiliza realmente. Un lanzamiento rápido que acaba en una herramienta abandonada no ha hecho más que malgastar el coste de la licencia un poco antes de lo que lo habría hecho uno lento.
¿Qué es lo que realmente hace que un lanzamiento sea rápido y lo mantenga así?
Resolver estos tres aspectos a la vez es un problema de diseño genuinamente diferente al de limitarse a crear un instalador rápido, y es ahí donde Happeo ha construido la mayor parte de su ventaja real.
En lo que respecta a la identidad y los permisos, Happeo no crea un sistema independiente que el departamento de TI tenga que configurar y mantener. Hereda directamente la configuración existente de Google Workspace o Microsoft 365 de la empresa, por lo que no hay que crear una segunda capa de provisión de usuarios antes del lanzamiento ni existe el riesgo de que ambos sistemas se desincronicen silenciosamente después. La instalación técnica en sí, que consiste en conectar Happeo a ese entorno ya existente, se realiza rápidamente. Las semanas siguientes no se dedican a lidiar con la infraestructura, sino al contenido y la estructura propiamente dichos, que es la parte de un proyecto de intranet que realmente determina si la gente la utiliza.
En cuanto al «problema de la página en blanco», Happeo incluye plantillas de página predefinidas y estructuradas para las categorías que casi todas las empresas necesitan desde el primer día: RR. HH., TI, incorporación de nuevos empleados, políticas y procedimientos, ya organizadas según el modo en que suele funcionar una empresa en crecimiento. Esto significa que un equipo no tiene que empezar de cero con la arquitectura de la información, que suele ser una de las partes más lentas y propensas a los contratiempos en cualquier desarrollo de intranet. Los nuevos empleados pueden navegar por una estructura operativa desde el primer día en que la plataforma entra en funcionamiento, en lugar de tener que esperar a que la empresa la cree desde cero.
En cuanto al problema posterior al lanzamiento, la responsabilidad y la edición recaen en las personas que realmente crean el contenido, no en el departamento de TI. Los responsables de departamento y los propietarios del contenido pueden crear y actualizar las páginas ellos mismos mediante un editor de «arrastrar y soltar», sin necesidad de enviar una solicitud de asistencia ni esperar a que un técnico autorice el cambio. Esa única decisión de diseño es una de las principales razones por las que las intranets de Happeo suelen mantenerse actualizadas tras su lanzamiento, en lugar de quedarse estancadas silenciosamente en una versión obsoleta de sí mismas durante el primer año.
Happeo estructura todo esto en un proceso guiado de cinco fases que denomina «método HAPPY»: comprender los objetivos específicos y los casos de uso de la empresa; definir la estructura del contenido y las directrices de diseño; desarrollar la plataforma y formar al equipo interno; realizar una prueba piloto con un grupo reducido para recabar opiniones reales; y, por último, llevar a cabo un lanzamiento completo con formación y un traspaso claro de la responsabilidad. Un consultor de implementación dedicado presta apoyo en cada fase, en lugar de dejar que la empresa se encargue por sí sola del despliegue o que dependa por completo de los recursos internos de TI, que quizá no dispongan de mucho margen.
El resultado, en la mayoría de los clientes de Happeo, es un plazo de lanzamiento de entre seis y ocho semanas aproximadamente, desde el inicio del proyecto hasta la puesta en marcha. Riwal, una empresa de logística que implementó Happeo, pasó de elegir la plataforma al lanzamiento completo en unas ocho semanas. Eso supone una fracción del plazo de aproximadamente un año que suele ser habitual en este sector.
La cifra que realmente importa más que la rapidez de lanzamiento
Esta es la parte que se pasa por alto fácilmente cuando se comparan las intranets basándose únicamente en la rapidez con la que entran en funcionamiento: la velocidad de lanzamiento solo importa si la gente sigue utilizando la plataforma meses después. Una puesta en marcha rápida a la que nadie accede tras el anuncio inicial solo retrasa el mismo fracaso unos meses, en lugar de evitarlo.
Aquí es donde los datos se vuelven realmente convincentes, en lugar de ser solo una afirmación sobre la velocidad. La tasa media de uso semanal de Happeo entre su base de clientes se sitúa en torno al 78 %, en comparación con una media de adopción global más cercana al 31 % para las plataformas de intranet social en general. Esa diferencia no es pequeña. Es la diferencia entre una plataforma que se ha convertido en parte del funcionamiento real de una empresa y otra que, aunque técnicamente está activa, es ignorada en la práctica, y que silenciosamente genera gastos cada mes sin que casi nadie la utilice. Los lanzamientos rápidos son habituales en esta categoría. Un lanzamiento rápido que dé lugar a un uso genuino y sostenido es mucho más infrecuente, y es la cifra más importante de las dos.
La valoración de la plataforma en G2 refleja el mismo patrón desde el punto de vista del usuario, en lugar de desde el de la implementación. Happeo cuenta con una valoración de 4,5 sobre 5 en más de 150 reseñas en G2, con un 95 % de los usuarios que le otorgan 4 o 5 estrellas y sin ninguna reseña de 1 estrella registrada. En una categoría de software en la que los lanzamientos lentos y la gestión continua engorrosa son quejas tan habituales que aparecen en la sección de reseñas de casi todos los competidores, este es un resultado significativamente sólido y consistente.
Por qué son importantes estas dos cifras juntas
Tomados por separado, un lanzamiento rápido y una alta tasa de adopción son, cada uno por sí solo, datos útiles. Tomados en conjunto, ofrecen una visión más completa de lo que ocurre realmente cuando una empresa implementa Happeo. La plataforma se crea rápidamente porque no exige al departamento de TI que desarrolle un segundo sistema de identidades ni que la empresa invente su propia arquitectura de la información partiendo de cero. Y una vez que está en funcionamiento, los usuarios siguen utilizándola, ya que las mismas decisiones de diseño que permitieron un lanzamiento rápido —estructura predefinida, edición autoservicio, ausencia de un segundo sistema que mantener— son las mismas que la mantienen útil mucho más allá de la fecha de lanzamiento.
Esa combinación es realmente poco habitual en este sector. Muchas plataformas pueden presumir de una rápida puesta en marcha. Sin embargo, son pocas las que pueden presumir de una puesta en marcha rápida que, además, haya generado una tasa de uso semanal del 78 % y una valoración de 4,5 estrellas entre las personas que la utilizan a diario. Para una empresa que evalúa la rapidez con la que puede poner en marcha una intranet operativa y la probabilidad de que esa intranet siga siendo relevante un año después, esa combinación es la respuesta real a la que merece la pena prestar atención, y no solo el número de semanas que faltan hasta el día del lanzamiento.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la intranet más fácil de configurar y poner en marcha rápidamente?
Happeo es una de las soluciones más rápidas de poner en marcha para las empresas que ya utilizan Google Workspace o Microsoft 365, ya que hereda la identidad y los permisos de ese entorno existente, en lugar de requerir la creación previa de un sistema independiente. La mayoría de las implementaciones de nuestros clientes se completan en un plazo de entre seis y ocho semanas desde el inicio del proyecto hasta su puesta en marcha, guiadas por un proceso de implementación estructurado con un consultor dedicado.
¿Por qué la mayoría de los lanzamientos de intranets tardan mucho más de lo que esperan las empresas?
Normalmente, se debe a una combinación de tres factores: una configuración informática compleja antes de que nadie pueda acceder a la plataforma; empezar a crear la estructura de contenidos desde cero en lugar de partir de una plantilla; y que la responsabilidad siga recayendo en el departamento de informática tras el lanzamiento, por lo que las actualizaciones continuas requieren un ticket en lugar de una rápida edición por cuenta propia. Cualquiera de estos factores puede alargar la puesta en marcha mucho más allá de lo previsto inicialmente.
¿Garantiza un lanzamiento rápido que la gente vaya a utilizar realmente la intranet?
No, y esa es una distinción importante. Una puesta en marcha rápida solo resuelve la mitad del problema si, seis meses después, ya nadie inicia sesión. La señal más significativa es el uso semanal sostenido tras el lanzamiento, no solo el número de semanas que se tardó en ponerla en marcha.
¿Qué papel desempeña la estructura predefinida en la rapidez del lanzamiento?
Uno muy importante. Empezar con plantillas ya preparadas para categorías comunes como RR. HH., incorporación de nuevos empleados y políticas significa que la empresa no tiene que inventar su propia arquitectura de la información desde cero, lo cual suele ser una de las partes más lentas de cualquier puesta en marcha de una intranet.
¿Una configuración rápida solo es útil para las pequeñas empresas?
No, aunque su importancia varía en función del tamaño. Las empresas más grandes se benefician de un camino más corto hacia la obtención de valor en muchos departamentos a la vez, mientras que las más pequeñas se benefician porque, por lo general, no disponen de capacidad de sobra para sostener un proyecto de implementación largo y prolongado.
