Una parte muy importante del compromiso de los empleados gira en torno a la comunicación. Aunque los vídeos pueden tener un gran impacto en poco tiempo y el diseño puede facilitar la comprensión de información compleja, el método habitual para la comunicación a gran escala sigue siendo la escritura.
Muchos responsables de comunicación interna tienen experiencia en periodismo. Muchos profesionales de RR. HH. tienen formación en psicología. Ninguno de ellos está necesariamente acostumbrado a redactar contenidos para internet.
Puede que tu software de intranet no esté alojado en la World Wide Web y que no sea accesible para todo el mundo, pero a tus empleados no les importará. Algunas partes se parecerán a una página web, otras a una plataforma de redes sociales. Ese tipo de impresión genera una expectativa: «No me hagas perder el tiempo, dame lo que me interesa». Por eso hemos recopilado una lista de consejos, extraídos directamente de obras literarias famosas, que te ayudarán a mejorar más que nunca tus textos para la intranet.
14 consejos para escribir artículos inspiradores para la intranet
1. Escribe de forma sencilla
Cuando escribas para la intranet, asegúrate de no hacerlo para complacer a los abogados de tu empresa: opta por un tono coloquial con un lenguaje sencillo. No te preocupes por «simplificarlo en exceso»: escribir de forma sencilla, clara y concisa se interpreta como más inteligente que un lenguaje que requiera un diccionario de sinónimos para entenderlo.
2. Describe bien
Cuando comuniques, por ejemplo, los resultados trimestrales en tu plataforma de intranet, asegúrate de situar los porcentajes en su contexto. Las cifras no significan nada sin palabras, porque son estas las que dan vida a la historia.
3. Usa el humor
Recurrir al humor es una de las mejores formas de hacer que la comunicación sea memorable. Eso sí, no te pases: cuando es inesperado, da en el clavo. Pero no olvides que escribes para la intranet de tu organización, no para un bar.
4. Termina con una pregunta abierta
En la intranet, termina tus comunicaciones con una pregunta abierta. Es una forma rápida y sencilla de suscitar comentarios.
5. Sé conciso
El discurso de Gettysburg solo tenía 272 palabras. No necesitas una obra maestra para expresar tu idea, ni tampoco el director general. Un contenido breve y conciso es la mejor extensión para la mayoría de los artículos de la intranet.
6. Pon a prueba tus habilidades de redacción
Una forma estupenda de poner a prueba tus habilidades de redacción para plataformas de intranet es escribir tu mensaje tal y como lo harías de forma natural y, a continuación, eliminar todos los adjetivos. Imagina que tu público tiene una capacidad limitada de neuronas por párrafo: cada palabra que leen ocupa la capacidad de una neurona. Cuantas más neuronas queden sin usar, más capacidad mental tendrá tu público para recordar y reflexionar sobre tu mensaje. Especialmente palabras como «muy» o «a menudo» deberían hacerte saltar las alarmas.
Una vez que te hayas acostumbrado a esta forma de escribir más sencilla, introduce uno o dos adjetivos, pero asegúrate de que estén cargados de significado. Si dices «empresa internacional» en lugar de simplemente «empresa», el adjetivo «internacional» debe estar ahí por una razón; por ejemplo, para transmitir un argumento de venta único (USP).
7. Utiliza preguntas en tu mensaje
Intercalar preguntas en el texto es una forma estupenda de hacer que el lector vuelva a prestarte atención. Sin embargo, evita las preguntas cerradas: si el lector responde mentalmente de forma indeseada («no» cuando tú querías un «sí»), lo habrás perdido.
8. «Imagina»: la palabra que no puede faltar
Utiliza la palabra «imagina». John Lennon demostró que es una de las palabras más poderosas del idioma inglés. Los lectores de tu plataforma de intranet se sentirán más involucrados y motivados para leer y responder a tu mensaje.
9. Escribe con un tono de voz activo
Escribe siempre con un tono activo cuando redactes cualquier artículo en una intranet. «Para poder atender mejor a nuestros clientes» debería ser «para atender mejor a nuestros clientes». No quieres sugerir, quieres convencer. «Él está resolviendo un problema» debería ser «está resolviendo el problema». ¿Por qué? Porque está trabajando en ello ahora mismo, y querrás transmitir esa sensación de urgencia. Los verbos que terminan en -ing (presente progresivo) suelen indicar pasividad.
10. Utiliza solo una llamada a la acción
Nunca incluyas más de una llamada a la acción (CTA) en un mismo mensaje. Una es memorable, dos es una comparación, tres es una propuesta, cuatro o más es una lista.
11. Sé explícito
Explícalo con claridad para que nadie pueda malinterpretar lo que quieres decir: no puedes dar por sentada la atención total del lector, ni sus conocimientos implícitos o contextuales sobre tu mensaje.
12. Ritmo
El ritmo: el gran factor diferenciador. Respira. Vive. Cautiva. El ritmo es lo que marca la diferencia entre un texto «bueno» y uno «excelente». ¿El compás? La longitud de tus frases. Los párrafos son los compases. ¿Quieres triunfar? Escribe con ritmo.
¿Te has fijado en lo que hemos hecho? «El ritmo es la diferencia entre un texto “bueno” y uno “genial”» es la única idea de ese párrafo, pero utilizamos una frase inicial, un triple impacto y una metáfora para que resulte memorable. Nos saltamos las reglas al plantear una pregunta cerrada, pero no terminamos con ella, así que no hay riesgo de perder al lector. En su lugar, seguimos inmediatamente con una llamada a la acción para cerrar el texto.
13. Evita la palabra «que» al final de la frase
Casi cualquier parte de una frase que termine con la palabra «que» se puede eliminar. «Uno de esos acontecimientos que, con el tiempo, conducen al cambio» debería ser «este acontecimiento condujo al cambio»; y, si queremos ser exigentes, eliminemos también «con el tiempo».
14. Informa, no vendas
Los artículos de la intranet deben ser tan fidedignos y convincentes, gracias a todos los datos sorprendentes que has recopilado, que no necesites «vender» —con todos esos adjetivos bonitos— para convencer a alguien.
¿Te interesa saber más?
«On Writing Well» es uno de los libros más famosos, repleto de consejos útiles y buenas prácticas para escribir contenido de no ficción. Después de leerlo, échale un vistazo a «The Adweek Copywriting Handbook», de Joseph Sugarman. Gran parte del libro se puede pasar por alto —especialmente las secciones sobre textos largos—, pero los apartados que tratan sobre el efecto psicológico de las palabras siguen siendo relevantes hoy en día. Su regla sobre lo que debe conseguir la primera frase (¡que te anime a leer la segunda!) también es de un valor incalculable.
Por último, tras esos dos libros, sumérgete en «Sin and Syntax». Este libro trata más bien sobre la redacción publicitaria, el juego con las palabras y el incumplimiento de las reglas —tanto las gramaticales como las mencionadas anteriormente—. Convierte la escritura en una forma de arte, sin florituras. Si vas leyendo estos libros con el tiempo, verás cómo tu redacción para una solución de intranet social pasa de ser superflua a significativa con «On Writing Well», de significativa a cautivadora con «The Adweek Copywriting Handbook», y de cautivadora a inolvidable con «Sin and Syntax».
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Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo hacer que mis artículos de la intranet resulten más atractivos para los empleados?
Empieza con un tono coloquial y un lenguaje sencillo: escribir de forma sencilla suele percibirse como más inteligente que utilizar jerga compleja. Pon en contexto cualquier dato o porcentaje con palabras descriptivas, añade un toque de humor sutil, termina con una pregunta abierta y escribe en voz activa para transmitir urgencia y convicción.
¿Cuál es la mejor forma de estructurar y dar estilo a mi contenido de la intranet?
Sé breve: no necesitas una obra maestra literaria para transmitir tu mensaje. Escribe primero un borrador de forma natural y, a continuación, elimina casi todos los adjetivos, reintroduciendo solo aquellos que aporten un significado genuino. Limítate a una llamada a la acción por artículo, sé explícito en lugar de confiar en el entendimiento implícito y varía la longitud de las frases para crear ritmo.
¿Qué libros pueden ayudarme a mejorar mi redacción en el ámbito de la comunicación interna?
«On Writing Well» es un punto de partida muy recomendado para aprender los fundamentos de la redacción de no ficción. «The Adweek Copywriting Handbook», de Joseph Sugarman, aborda el efecto psicológico de palabras concretas, incluida la regla de que la única función de la primera frase es conseguir que el lector lea la segunda. «Sin and Syntax» se centra en jugar con las palabras y romper deliberadamente las reglas gramaticales, convirtiendo la escritura en algo más cercano a una forma de arte.
¿Por qué es tan importante evitar la voz pasiva en la redacción para la intranet?
La voz activa transmite urgencia y convicción, mientras que las construcciones pasivas tienden a suavizar el mensaje y hacen que parezca más una sugerencia que una afirmación. «Él está resolviendo el problema» se lee como algo inmediato y en curso, mientras que «él está resolviendo un problema» aleja al lector de esa misma sensación de dinamismo.
