Las principales ventajas de una intranet son el aumento de la productividad, una mayor colaboración y el almacenamiento centralizado de documentos, mientras que sus principales desventajas son los riesgos de seguridad, el coste de implementación y la gestión continua necesaria para que siga siendo útil. Que una intranet sea la opción adecuada para tu empresa depende de si esos beneficios compensan el esfuerzo real y continuo que requiere mantenerla.
Ventajas de las intranets
Aumenta la productividad y el compromiso de los empleados
Una intranet unifica a la plantilla en un único espacio donde se escucha a los empleados y se tienen en cuenta sus opiniones. Un estudio de Gallup reveló que el 65 % de los empleados estadounidenses no están comprometidos con su trabajo, mientras que un estudio del McKinsey Global Institute reveló que la productividad aumenta entre un 20 % y un 25 % en las empresas en las que los empleados están genuinamente conectados entre sí y con la empresa. Al reunir todo lo que los empleados necesitan en un único centro centralizado, también se elimina la necesidad constante de cambiar de plataforma, lo que potencia aún más la ganancia de productividad.
El contenido generado por los usuarios es un elemento fundamental para mantener el compromiso de los empleados: en lugar de mensajes estáticos y unidireccionales, una intranet moderna fomenta la comunicación bidireccional entre departamentos, lo que ofrece a los empleados un canal de expresión genuino y mantiene la relevancia de la plataforma a lo largo del tiempo.
Ofrece una plataforma social integrada
Incorporar patrones familiares de las redes sociales al lugar de trabajo tiene ventajas reales: el 82 % de los empleados cree que las redes sociales pueden mejorar sus relaciones con los compañeros de trabajo, y el 60 % cree que facilitan la toma de decisiones en el lugar de trabajo. Los perfiles personalizados, una página de inicio con función de búsqueda y reacciones como «me gusta», comentarios y menciones ayudan a los empleados a conectar y a crear un auténtico sentido de comunidad, incluso cuando trabajan de forma distribuida.
Una investigación de Harvard Business Review reveló que el uso de las redes sociales tanto dentro como fuera de la empresa reduce los costes y aumenta la capacidad de las personas para coordinarse de forma productiva por iniciativa propia, una dinámica que una intranet social está diseñada específicamente para respaldar.
Mejora la colaboración y la comunicación
Compartir documentos, comentarlos y editarlos conjuntamente permite a los empleados trabajar juntos en proyectos independientemente de la distancia física. Una intranet bien diseñada favorece tanto los espacios de colaboración específicos de cada departamento como la comunicación entre departamentos, sacando a la luz conocimientos que, de otro modo, permanecerían aislados. Este enfoque en la comunicación también tiende a aumentar la transparencia, lo que deja claro que la comunicación eficaz es una auténtica prioridad para la empresa.
Integra herramientas externas
Una intranet está pensada para funcionar como centro neurálgico de todas las herramientas que ya utiliza una empresa: Google Workspace, Slack, Trello y plataformas similares suelen poder integrarse en un único espacio. Esto elimina directamente los silos: las herramientas desconectadas implican que los datos existen por separado en distintos sistemas, donde pueden perderse o duplicarse, mientras que las herramientas integradas mantienen la información optimizada y reducen el tiempo que los empleados pierden cambiando de una plataforma a otra para completar una sola tarea.
Permite la personalización del software
Una intranet personalizable te permite adaptarla a las necesidades específicas de tu empresa en lugar de adoptar una plantilla genérica, y las opciones de personalización de la imagen de marca ayudan a unificar visualmente la empresa. Muchos proveedores pueden adaptar aún más su software bajo petición, y las mejores intranets modernas permiten a los empleados realizar ajustes por sí mismos sin necesidad de recurrir al departamento de TI ni a consultores externos, evolucionando junto con la organización en lugar de permanecer estáticas.
Incluye almacenamiento de documentos
El almacenamiento centralizado de documentos, junto con un motor de búsqueda eficaz, elimina las horas que los empleados pierden buscando un archivo en una base de conocimientos desorganizada. Más allá de los documentos de trabajo, elementos como el manual del empleado y los formularios de permisos se pueden encontrar fácilmente por sí mismos, lo que hace que los empleados sean más autónomos y libera a los compañeros a los que, de otro modo, se les preguntaría directamente.
Disponible en cualquier momento y en cualquier lugar
Se puede acceder a las intranets basadas en la nube desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo cual es fundamental para los empleados que viajan o trabajan fuera de la oficina. La mayoría de las intranets también ofrecen una aplicación móvil específica, lo cual es importante teniendo en cuenta el tiempo que la gente ya pasa con el móvil: las notificaciones móviles y los canales de noticias personalizados mantienen a los empleados al tanto de las novedades de la empresa estén donde estén.
Desventajas de las intranets
Riesgo de seguridad
Centralizar todos los datos e información importantes de una empresa en un único lugar también concentra el riesgo en caso de que ese sistema se vea comprometido. Los proveedores realizan importantes inversiones para proteger sus sistemas, pero por parte de la empresa sigue siendo necesario contar con una configuración adecuada de la pasarela o el cortafuegos, así como con un «código de conducta» interno definido para el uso de la intranet.
Sobrecarga de información
Sin una organización deliberada, una intranet puede acumular tanto contenido que resulte confusa en lugar de útil. Los empleados que se sienten abrumados tienden a evitar por completo la plataforma, lo que frustra el objetivo: la intranet acaba recreando el mismo problema de información dispersa que se pretendía resolver.
Tiempo y costes
Los plazos de implementación varían considerablemente de una empresa a otra, independientemente de lo rápido y sencillo que lo presente el departamento de marketing del proveedor. Más allá de la puesta en marcha inicial, formar a los empleados y nombrar responsables específicos para los distintos aspectos de la plataforma lleva tiempo, y el mantenimiento continuo puede suponer costes recurrentes. Vale la pena preguntar directamente a cualquier proveedor por los gastos adicionales que puedan surgir tras la implementación, y no solo por el precio inicial.
Gestión continua
Una intranet no funciona por sí sola. Algunas plataformas requieren empleados dedicados específicamente a la gestión de tareas dentro del sistema, y encontrar, formar y hacer que esas personas rindan cuentas supone un esfuerzo continuo en sí mismo. El contenido, en particular, necesita una gestión continua para evitar la misma sobrecarga de información descrita anteriormente.
Dificultades de implementación y adopción
Una intranet por la que resulte demasiado difícil navegar simplemente no se utilizará, por mucha información valiosa que contenga. Un estudio de Deloitte reveló que solo alrededor del 25 % de los empleados utiliza realmente las redes sociales corporativas, y el factor decisivo es casi siempre la relevancia y la facilidad de uso, más que el número de funciones. Seleccionar una plataforma que se adapte realmente al estilo de comunicación de tu empresa y preparar a los empleados con suficiente antelación al lanzamiento es más importante que cualquier función concreta.
Actualizaciones continuas y problemas de software
Una plataforma que no se actualiza con regularidad tiende a volver a esa sensación de estaticidad y obsolescencia de la que se supone que las intranets deben alejarse. Los errores son algo habitual en cualquier software, pero conviene replantearse la elección de un proveedor que no cuente con un servicio de atención al cliente sólido y un historial de actualizaciones periódicas antes de comprometerte con él.
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Preguntas que debes plantear durante el análisis de las necesidades de tu intranet
Si las ventajas superan a los retos para tu organización, el siguiente paso es realizar un análisis genuino de las necesidades antes de empezar a evaluar a los proveedores. Algunas preguntas útiles son:
- ¿Con qué frecuencia utilizas tu intranet actual, si es que tienes una?
- Si el uso es escaso, ¿cuál es el motivo y cómo se podría mejorar?
- ¿Qué herramientas ayudarían realmente a los empleados a realizar sus tareas diarias?
- ¿Cuál es el estilo de comunicación de tu empresa y cómo se comunican actualmente los empleados?
- ¿Dispone de personas clave dentro de la empresa que puedan liderar esta implementación, o necesita formar ese equipo?
- ¿Qué grado de dificultad se prevé que tenga el proceso de adopción para tu plantilla en concreto?
- ¿Cuál es su presupuesto para la implementación?
- ¿Quién impartirá la formación y cómo se desarrollará?
- ¿Con qué rapidez necesita que la plataforma esté en funcionamiento?
- ¿Cuánto tiempo interno se puede dedicar de forma realista a este proyecto?
- ¿Qué problemas concretos ves ya que una intranet podría resolver directamente?
Ten siempre presente el objetivo final: busca resultados cuantificables que puedas convertir en un objetivo empresarial real. También merece la pena recabar opiniones de todos los niveles de la organización, no solo de las partes interesadas y los directivos, ya que el éxito de una intranet depende, en última instancia, de que las personas que la utilizan a diario la consideren útil.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puede una intranet ayudar a mejorar la productividad y el compromiso de los empleados?
Una intranet aumenta la productividad y el compromiso al unificar a la plantilla en un centro neurálgico donde todo lo necesario para el trabajo diario está accesible en un solo lugar, lo que elimina el cambio constante entre aplicaciones. Las investigaciones indican que los empleados conectados son entre un 20 % y un 25 % más productivos, y dar a los empleados una voz auténtica a través de la comunicación bidireccional y el contenido generado por los usuarios mantiene el compromiso y la satisfacción en niveles más altos a lo largo del tiempo.
¿De qué manera fomenta una intranet la conexión social y la colaboración entre el personal?
Una intranet fomenta la conexión social al funcionar como una plataforma social interna: los perfiles personalizados, las reacciones y los comentarios permiten a los empleados entablar relaciones de forma natural, lo cual es importante, ya que el 82 % de los empleados cree que las herramientas sociales mejoran las relaciones entre compañeros de trabajo. Más allá de la socialización, estas mismas funciones favorecen una colaboración real mediante la edición compartida de documentos y la comunicación entre departamentos, lo que permite sacar a la luz conocimientos que, de otro modo, quedarían aislados en silos.
¿Cuáles son los mayores riesgos o inconvenientes de implementar una intranet?
Los riesgos más importantes son la seguridad —pues centralizar los datos de la empresa en un único lugar también concentra el riesgo en caso de que se vea comprometida— y el fracaso en la adopción, ya que una plataforma confusa o irrelevante simplemente no se utilizará, independientemente de sus funciones. Los costes y la gestión continua también son factores reales: los plazos de implementación varían según la empresa, y mantener una intranet sólida y bien organizada requiere una atención continua, más que una configuración puntual.
¿Qué debe tener en cuenta una empresa al realizar un análisis de necesidades de la intranet?
Un análisis de necesidades debe evaluar los patrones de uso actuales y sus causas subyacentes, el estilo de comunicación de los empleados, el presupuesto, los plazos realistas y quién puede impulsar el proyecto a nivel interno. Es fundamental que se involucre a empleados de todos los niveles de la organización, no solo a las partes interesadas y a los directivos, ya que el éxito de una intranet depende, en última instancia, de si las personas que la utilizan a diario la encuentran realmente útil.
