Una intranet potencia la colaboración en el lugar de trabajo al ofrecer a los equipos distribuidos una plataforma común para la comunicación, el intercambio de archivos y la planificación de proyectos, sustituyendo así los compartimentos estancos y la falta de coordinación que surgen de forma natural cuando los equipos ya no trabajan en la misma oficina. Ahora que el teletrabajo, los horarios híbridos y los equipos globales se han convertido en la norma, disponer de un espacio digital común para la colaboración se ha vuelto una necesidad, más que una opción.
Un estudio de Gallup reveló que el 85 % de los empleados estadounidenses no se sienten comprometidos con su trabajo, y un bajo nivel de compromiso socava directamente la colaboración. A continuación se presentan ocho formas concretas en las que una intranet aborda este problema.
1. Las intranets fomentan la comunicación abierta
Ya se trate de un anuncio importante de la empresa, de un agradecimiento público a un equipo o de un recordatorio sobre una reunión general, la comunicación abierta es la base de la colaboración. Una intranet permite llegar a los empleados a través de canales específicos, mensajes directos, anuncios de eventos vinculados al calendario o archivos compartidos, lo que favorece tanto la comunicación de arriba abajo como la de abajo arriba. Cuanto más abierta sea la comunicación de una empresa, más comprometidos se sentirán los empleados y más motivados estarán para colaborar en proyectos comunes y cumplir con los plazos establecidos.
2. Las intranets fomentan la transparencia a través del intercambio de archivos
Sentirse al margen de las decisiones desalienta activamente la colaboración. Una intranet contrarresta esto al hacer que la información —como las políticas de RR. HH., los procesos de incorporación, el directorio de empleados y los informes empresariales— sea de acceso abierto para todos. La transparencia es especialmente importante cuando los equipos están repartidos por todo el mundo, ya que los empleados ya no pueden confiar en captar el contexto de forma indirecta en una oficina compartida.
3. Las intranets reducen los silos y aumentan la claridad
Se forma un «silo» de comunicación cuando la información se queda dentro de un equipo en lugar de llegar al resto de la empresa, lo que suele dar lugar a información errónea, envíos equivocados o decisiones descoordinadas. Romper los silos significa hacer que la comunicación sea accesible en toda la organización, y una intranet bien implementada con canales de comunicación claros lo consigue directamente al proporcionar a todos los equipos el mismo espacio compartido desde el que trabajar.
4. Las intranets fomentan las relaciones informales a través de funciones sociales
El teletrabajo elimina esas pequeñas interacciones informales —una charla en el pasillo, una conversación durante la pausa para comer— que solían mantener a los equipos unidos a nivel social. Funciones sociales sencillas, como las reacciones y los comentarios en una publicación de la intranet, permiten a los empleados volver a conectar de manera espontánea, compartiendo pensamientos y reacciones tal y como lo harían de forma natural en persona. Puede parecer algo insignificante, pero compensa de manera significativa el aislamiento del que suelen quejarse los empleados que trabajan a distancia.
5. Las intranets facilitan la celebración de los éxitos
Los empleados cuyo trabajo nunca se reconoce tienen pocos incentivos para colaborar con entusiasmo en el siguiente proyecto. Un canal específico de reconocimiento en la intranet —para los éxitos de los proyectos, los logros o las buenas noticias— da visibilidad a los éxitos incluso cuando los equipos no pueden reunirse en persona, y esa visibilidad refuerza la motivación para seguir colaborando.
6. Las intranets crean un espacio para la formación y el desarrollo de competencias
Aprender algo nuevo es una de las formas más fiables de potenciar la confianza y el compromiso en el trabajo. Una intranet bien organizada facilita la publicación de materiales de formación, el intercambio de documentos necesarios y la concesión de acceso a los empleados adecuados; además, el personal que está aprendiendo activamente tiende a colaborar más fácilmente con los compañeros que le rodean.
7. Las intranets conectan a toda la empresa, no solo a equipos individuales
Más allá de romper los silos, una intranet conecta activamente a las personas de toda la organización: un directorio de empleados con función de búsqueda, sesiones de formación abiertas, eventos públicos y canales temáticos facilitan la conexión entre los directivos y el personal subalterno, o entre RR. HH. y marketing, de formas que de otro modo no se darían de manera natural.
8. Las intranets dan voz a todos los empleados… si se les deja
Poner en marcha una intranet es solo el primer paso; lo que realmente impulsa la colaboración es dar a los empleados una voz auténtica sobre cómo se diseña y se utiliza. Involucrar a los empleados desde el principio, para que puedan sugerir funciones y ver reflejadas sus propias aportaciones en la plataforma final, genera un sentido de pertenencia mucho más fuerte que el simple hecho de anunciar una nueva herramienta. Esto es importante porque la adopción no es automática: un estudio de Prescient Digital Media reveló que solo el 13 % de los empleados utiliza la intranet a diario. Demostrar claramente los beneficios prácticos e involucrar a las personas desde el principio es lo que realmente hace que esa cifra aumente.
Cómo empezar
El camino a seguir a partir de aquí es sencillo: implementa la intranet, habla abiertamente con los empleados sobre sus ventajas y cómo utilizarla, y pone en marcha tus primeros canales. Una vez que los empleados hayan adoptado de verdad la plataforma, mantener la transparencia y comunicarse abiertamente es lo que sustenta la colaboración que te propusiste construir.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo puede una intranet ayudar a romper los silos de comunicación dentro de una empresa?
Los silos de comunicación se forman cuando la información se queda dentro de equipos individuales en lugar de llegar al conjunto de la empresa, lo que puede provocar descoordinación, desinformación y decisiones erróneas. Una intranet resuelve este problema al actuar como una plataforma centralizada con canales de comunicación abiertos, lo que facilita que los diferentes departamentos compartan novedades de forma transparente, en lugar de limitar las conversaciones a correos electrónicos privados o chats específicos de cada equipo.
¿Cuáles son las mejores formas de utilizar una intranet para que los empleados se sientan más conectados?
Dado que un estudio de Gallup reveló que el 85 % de los empleados estadounidenses no se sienten comprometidos con su trabajo, la conexión influye directamente en la colaboración. Las funciones sociales, como las reacciones y los comentarios, permiten a los empleados que teletrabajan interactuar de forma informal, tal y como lo harían en una oficina física, y los canales específicos de reconocimiento que celebran públicamente los logros dan a los empleados un motivo para sentirse valorados y mantener su compromiso.
¿Cómo se garantiza que los empleados adopten y utilicen realmente una nueva intranet?
La adopción supone un auténtico reto: un estudio de Prescient Digital Media reveló que solo el 13 % de los empleados utiliza la intranet a diario. Involucrar a los empleados en el proceso de implementación desde el principio, de modo que puedan dar forma a las funciones y ver reflejados sus propios comentarios en la plataforma, fomenta un sentido de pertenencia que impulsa el uso habitual de forma mucho más eficaz que el simple anuncio de una nueva herramienta.
¿Cuál es la diferencia entre un «silo» de comunicación y una comunicación sana específica de cada equipo?
La comunicación específica de un equipo se convierte en un «silo» cuando la información que necesitan otros departamentos nunca les llega, lo que da lugar a duplicidad de trabajo o a decisiones contradictorias. Una comunicación sana permite a los equipos disponer de sus propios canales de trabajo, al tiempo que se difunden las actualizaciones clave al resto de la organización a través de una plataforma compartida, de modo que nada importante quede atrapado dentro de la «burbuja» de un solo equipo.
