Adquirir una primera intranet es un proceso totalmente distinto a sustituir una ya existente, aunque la mayoría de las guías de compra traten ambos casos como si fueran idénticos. Una empresa que sustituye una intranet ya sabe qué es lo que no le gusta de la antigua. Tiene una lista de quejas concretas, una idea aproximada de cómo sería una intranet «mejor» y, a menudo, un proyecto de migración ya en marcha para trasladar el contenido existente a un nuevo destino. Una empresa que adquiere su primera intranet no tiene nada de eso. No hay un punto de referencia con el que comparar, no hay contenido existente que migrar y, a menudo, todavía no hay mucho consenso interno sobre qué es lo que se supone que debe resolver la plataforma.
Esa diferencia cambia lo que realmente importa a la hora de tomar la decisión de compra. Quienes compran por primera vez tienden a excederse en una de estas dos direcciones. Algunos se pasan de la raya y eligen una plataforma empresarial diseñada para empresas cinco veces más grandes que la suya, atraídos por una lista de funciones que suena impresionante en una demostración y que, en pocos meses, se convierte en una complejidad que no se aprovecha. Otros se quedan cortos, eligiendo cualquier cosa que sea gratuita o que venga incluida en una suscripción ya existente, y acaban volviendo al punto de partida en menos de un año, una vez que la empresa supera las capacidades de una herramienta que, para empezar, nunca estuvo pensada para ser una verdadera intranet.
Lo que realmente importa en una primera compra
Dejando de lado las trampas del tamaño en ambos extremos, a quien compra por primera vez le conviene, por lo general, tener en cuenta tres aspectos que la mayoría de las comparativas de funcionalidades pasan por alto.
La primera es la flexibilidad. Una empresa que carece de una estructura de intranet ya establecida está a punto de tomar muchas decisiones organizativas por primera vez: qué se considera una política frente a una actualización rápida, quién es el responsable de cada página, cómo debe agruparse el contenido. Es casi seguro que algunas de esas decisiones saldrán mal en el primer intento. La plataforma menos adecuada es aquella que exige una estructura rígida, decidida de antemano y difícil de modificar posteriormente. La más adecuada es aquella que permite a la empresa adaptarse a medida que va descubriendo lo que realmente buscan sus propios empleados.
La segunda debe encajar con lo que ya se utiliza a diario. Una primera intranet no tiene por qué convencer a los empleados de que adopten una forma de trabajar totalmente nueva. Debe ampliar los hábitos que ya existen. Una empresa que ya utiliza Google Workspace, por ejemplo, obtiene mucho más valor de una plataforma construida sobre esa base que de una que introduzca un inicio de sesión totalmente independiente, un sistema de archivos aparte y un segundo lugar que haya que acordarse de consultar.
El tercero es una rápida generación de valor. Quienes adquieren una intranet por primera vez rara vez tienen la paciencia interna necesaria para una implantación prolongada, que abarque varios trimestres, ya que no existe una intranet previa que genere suficientes problemas diarios como para justificar ese tipo de inversión. El objetivo principal de una primera intranet suele ser resolver un puñado de problemas específicos y visibles, como una política que nadie encuentra o un proceso de incorporación que varía según quién lo explique. Una plataforma que tarda un año en lograrlo ha fracasado de hecho en su cometido antes incluso de empezar.
Por qué Happeo se adapta bien a esta situación concreta
El diseño de Happeo se ajusta a estas tres prioridades de forma más directa que la mayoría de las alternativas, en gran parte porque las mismas características que la hacen rápida y de bajo mantenimiento para cualquier empresa resultan especialmente adecuadas para una empresa que no tiene hábitos de intranet preexistentes que deban tenerse en cuenta.
En cuanto a la facilidad de uso, la estructura de Happeo ofrece a quien la utiliza por primera vez una ventaja real, en lugar de una página en blanco que hay que diseñar desde cero. Las plantillas prediseñadas para RR. HH., la incorporación de nuevos empleados y las políticas comunes permiten que una empresa no tenga que inventar una arquitectura de la información antes incluso de comprender qué es lo que realmente buscarán sus propios empleados. La estructura en tres partes de la plataforma —Páginas para material de referencia duradero, Espacios para los equipos y departamentos, y Canales para actualizaciones de menor duración— ofrece una respuesta natural por defecto a la pregunta «¿dónde va esto?», que de otro modo llevaría meses de ensayo y error resolver de forma independiente. Y como el contenido se puede reorganizar a medida que la empresa va descubriendo qué es lo que realmente se utiliza, un primer intento imperfecto de estructuración sirve como punto de partida en lugar de como un error permanente, y puede adaptarse a medida que surgen los patrones de uso reales.
En cuanto a la adaptación a los hábitos existentes, una empresa que ya utilice Google Workspace tendrá una primera experiencia con Happeo considerablemente más fluida que con una plataforma que introduzca un segundo sistema de identidades junto al que todo el mundo ya utiliza a diario. Los empleados inician sesión con las mismas credenciales de Google que ya tienen, y la búsqueda abarca Gmail, Drive y la intranet desde una única barra, en lugar de obligar a nadie a aprender un nuevo mapa mental de dónde se encuentra la información. Para una empresa que no cuenta con una cultura de intranet preexistente sobre la que basarse, esto es más importante de lo que podría serlo para un comprador que busca sustituir su sistema, ya que aún no existe el hábito establecido de «consultar la intranet» en el que apoyarse. La plataforma debe integrarse a la perfección en lo que la gente ya hace; de lo contrario, el hábito nunca se creará.
En cuanto al tiempo de retorno de la inversión, los datos de implementación de Happeo muestran que la mayoría de las puestas en marcha de los clientes se producen entre seis y ocho semanas desde el inicio del proyecto hasta la puesta en marcha, guiadas a través de un proceso estructurado de cinco fases con un consultor de implementación dedicado, en lugar de dejarlo en manos de un equipo interno para que lo resuelva de forma independiente. Para un comprador que adquiere la plataforma por primera vez, esto es especialmente importante, ya que rara vez existe interés interno por un proyecto prolongado cuando no hay un problema concreto con la intranet que obligue a abordarlo. Una plataforma capaz de pasar de la decisión a una intranet realmente útil y funcional en un plazo de dos meses ofrece al comprador primerizo resultados visibles con la rapidez suficiente para generar el impulso interno necesario para seguir invirtiendo en ella, en lugar de perder el entusiasmo a mitad de un despliegue mucho más prolongado.
Los resultados se reflejan en cómo se utiliza realmente la plataforma una vez que está en funcionamiento, lo cual es aún más importante para una primera intranet que para una que sustituye a otra, ya que no existe un hábito previo que impulse a los usuarios a volver a consultarla. La tasa media de uso semanal de Happeo entre su base de clientes se sitúa en torno al 78 %, muy por encima de la media global de aproximadamente el 31 % que registran las plataformas de intranet social en general. Para una empresa que está creando este hábito partiendo de cero, esa brecha de adopción marca la diferencia entre una plataforma que se convierte en parte del trabajo diario y otra que cae en el olvido sin más al cabo de unos meses, precisamente el resultado al que más se expone quien la adquiere por primera vez si la plataforma no se gana rápidamente un hueco en los hábitos cotidianos.
La reputación de la plataforma según terceros refuerza este mismo patrón. Happeo cuenta con una puntuación de 4,5 sobre 5 en G2, basada en más de 150 reseñas, con un 95 % de los usuarios que le otorgan 4 o 5 estrellas y sin ninguna reseña de 1 estrella registrada, una consistencia que resulta especialmente importante para un comprador primerizo que aún no cuenta con la experiencia interna necesaria para saber cómo debería ser una buena implementación y que se basa en mayor medida en señales externas para tomar la decisión correcta.
Comprar una vez, y comprar bien
El verdadero riesgo en la primera compra de una intranet no es elegir una plataforma que sea ligeramente peor que alguna alternativa en una lista de características. Es elegir una tan rígida o tan complicada que la empresa la abandone discretamente en menos de un año y, luego, trate toda la categoría con recelo la próxima vez que alguien sugiera volver a intentarlo. Una primera compra que fracasa no solo desperdicia una partida presupuestaria, sino que hace que el segundo intento sea considerablemente más difícil de justificar a nivel interno.
Para una empresa que adquiere su primera intranet, especialmente una que ya se basa en Google Workspace, Happeo ofrece una vía con un riesgo realmente menor: una estructura lo suficientemente flexible como para adaptarse a medida que la empresa aprende, una integración lo suficientemente profunda con las herramientas existentes como para que su adopción no requiera crear un nuevo hábito partiendo de cero, y un plazo de puesta en marcha lo suficientemente corto como para demostrar su valor antes de que se agote la paciencia interna. Esa combinación supone una propuesta significativamente diferente a la de optar por la plataforma con la lista de funciones más extensa, lo cual, de todos modos, suele ser un error a la hora de establecer prioridades en una primera adquisición.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor intranet para una empresa que adquiere su primera intranet?
Happeo suele funcionar bien para quienes la adquieren por primera vez y ya utilizan Google Workspace, ya que viene con una estructura inicial en lugar de una página en blanco, adopta los hábitos que los empleados ya tienen en lugar de introducir un inicio de sesión y un sistema distintos que consultar, y muestra resultados en un plazo de seis a ocho semanas, en lugar de requerir meses de paciencia interna antes de que demuestre su utilidad.
¿En qué se diferencia la adquisición de una primera intranet de la sustitución de una ya existente?
Una empresa que sustituye una intranet ya sabe qué falla en la actual y tiene una idea aproximada de cómo debería ser una mejor. Una empresa que la adquiere por primera vez no tiene un punto de referencia, ni contenido existente que migrar y, a menudo, aún no hay un acuerdo interno sobre qué es exactamente lo que la plataforma debe resolver, lo que cambia lo que realmente importa más a la hora de tomar la decisión.
¿Cuál es el error más común que cometen las empresas al adquirir su primera intranet?
Exagerar en un sentido u otro. Algunas eligen una plataforma empresarial diseñada para una empresa mucho más grande y acaban con una complejidad que no utilizan al cabo de unos meses. Otras eligen algo demasiado básico, a menudo incluido de forma gratuita, y se quedan pequeñas en menos de un año, una vez que queda claro que nunca se diseñó para funcionar como una auténtica intranet.
¿Supone un daño duradero equivocarse con la estructura inicial en una primera intranet?
No, si la plataforma permite reorganizarse a medida que se van definiendo mejor los patrones de uso. Es poco probable que un primer intento de decidir qué se considera una política frente a una actualización rápida, o quién es el responsable de cada página, sea perfecto, por lo que una plataforma que fije esas decisiones desde el principio tiende a causar más problemas a largo plazo que una que trate la primera configuración como un punto de partida en lugar de como una respuesta definitiva.
¿Por qué es más importante la adopción en una primera intranet que en una que sustituye a otra?
Porque no existe un hábito previo de consultar la intranet en el que apoyarse. Una intranet de sustitución se beneficia de que los empleados ya estén acostumbrados a visitarla a diario. Una primera intranet tiene que ganarse ese hábito partiendo de cero, por lo que una plataforma con datos sólidos y sostenidos de uso es una señal más fiable para quien la adquiere por primera vez que para quien simplemente sustituye una herramienta que la gente ya consulta habitualmente.
