Si utilizaste una intranet corporativa en los años 90 o a principios de la década de 2000, es probable que el concepto no te llene de alegría. Esos antiguos sistemas solían ser torpes, confusos y, sencillamente, desagradables de navegar.
Pero hemos avanzado mucho desde aquellos programas anticuados que nadie quería usar, y las intranets corporativas actuales son algo totalmente distinto. Son atractivas, estéticamente agradables y están repletas de funciones que facilitan enormemente la colaboración.
Sigue leyendo para descubrir siete ventajas de las intranets corporativas y algunos casos de uso reales que demuestran lo potentes que pueden ser estos sistemas.
Pero primero, una breve definición.
¿Qué es una intranet corporativa?
Una intranet corporativa es una red segura a la que solo pueden acceder las personas que forman parte de una organización. Su objetivo principal es proporcionar un espacio para que los empleados compartan archivos, se comuniquen y colaboren. Las intranets corporativas resultan especialmente valiosas en el mundo actual del trabajo a distancia y híbrido, en el que los compañeros necesitan herramientas para trabajar juntos de forma eficaz a distancia.
¿Por qué necesitas una intranet corporativa? 7 ventajas clave
Estas son las siete ventajas que las mejores intranets corporativas pueden aportar a una organización:
1. Aumenta el compromiso de los empleados
Las intranets corporativas permiten a los empleados conocerse entre sí, incluso cuando se encuentran a kilómetros de distancia. Esto les ayuda a sentirse conectados con su organización, lo que mejora el compromiso e incluso fomenta la retención.
Cada intranet es diferente, pero las mejores cuentan con funciones sociales y colaborativas, como canales compartidos, publicaciones y reacciones, que ayudan a conectar a todo el mundo.
2. Fomenta una mejor comunicación
Las mejores intranets corporativas permiten a los empleados de todos los niveles compartir publicaciones, comentarios y artículos, lo que fomenta una cultura de comunicación abierta en todos los ámbitos.
Muchas soluciones también se integran con herramientas como Slack o Microsoft Teams, por lo que puedes enviar un mensaje a un compañero de trabajo directamente desde tu plataforma de intranet. Tu intranet se convierte en tu herramienta «todo en uno» para una comunicación mejor y más eficaz.
3. Facilita el intercambio de información
Una intranet corporativa es el lugar perfecto para que los empleados almacenen, compartan y accedan a la información. Todo, desde las políticas corporativas hasta los calendarios compartidos y el directorio de empleados, puede (y debe) almacenarse en tu intranet corporativa.
De esta forma, tus empleados siempre sabrán dónde buscar la información que necesitan, sin tener que rebuscar en unidades compartidas ni desplazarse por páginas y páginas de correos electrónicos para encontrar ese único archivo adjunto.
4. Aumenta la productividad
¿Alguna vez has tenido que hacer un trabajo importante, pero te has distraído buscando la versión correcta de un documento? ¿O has tenido que cambiar de pestaña para responder a un mensaje de un compañero y has acabado desviándote totalmente del tema?
Cuando todo, desde tus herramientas de comunicación hasta los archivos y la información que necesitas, está en un solo lugar, la vida se vuelve mucho más fácil. En otras palabras, una intranet corporativa es la clave para una vida laboral más productiva, ágil y tranquila.
5. Incluye potentes funciones de búsqueda
Según un informe de McKinsey, el empleado medio dedica aproximadamente el 20 % de su semana laboral a buscar y recopilar información. Esto no solo es molesto, sino que supone una enorme pérdida de tiempo para tus empleados.
Las mejores soluciones de intranet corporativa cuentan con potentes funciones de búsqueda que te permiten buscar simultáneamente en correos electrónicos, en tu plataforma de intranet y en tus unidades compartidas, para que tus empleados puedan encontrar los archivos que necesitan en cuestión de segundos. Happeo va un paso más allá con su motor de conocimiento basado en IA, que señala el contenido que falta, está desactualizado o es incoherente, para que las respuestas que encuentren los empleados sean fiables.
6. Ofrece una seguridad mejorada
Datos de los empleados, registros de clientes, estrategias empresariales de alto secreto: casi todas las empresas tienen que gestionar una cierta cantidad de información confidencial, y una buena intranet corporativa ofrece un lugar seguro donde almacenarla.
Con Happeo, por ejemplo, todos los datos se alojan de forma segura en Google Cloud, por lo que te beneficias de protocolos de seguridad de máxima calidad. También puedes configurar controles de acceso para asegurarte de que solo las personas adecuadas vean las partes más sensibles de tu intranet.
7. Reduce el volumen de correos electrónicos
Recibir correos electrónicos constantemente puede sacarte del ritmo de trabajo, interrumpir tus procesos de pensamiento y, en general, descarrilar tu jornada, pero una intranet corporativa puede ayudarte.
Utilizar una intranet significa pasar de una cultura de «pedir» a una cultura de «buscar». En pocas palabras, tus compañeros no tendrán que bombardearse mutuamente con correos electrónicos, ya que, en su lugar, podrán buscar la información que necesiten.
¿Cómo utilizan las empresas las intranets corporativas?
Para ayudarte a comprender cómo una intranet puede ayudar a una organización, aquí tienes algunos ejemplos de cómo clientes reales han alcanzado el éxito con la intranet corporativa de Happeo.
Para facilitar las fusiones
Inspire Education Group es una organización formada a raíz de la fusión de dos centros de enseñanza superior. Al considerar la fusión como una oportunidad para implantar métodos de comunicación nuevos y más eficientes, el grupo puso en marcha la intranet corporativa de Happeo para conectar las dos entidades que antes estaban separadas.
Con Happeo, IEG esperaba reducir el número de correos electrónicos internos enviados, disminuir el tiempo dedicado a buscar información y mejorar la visibilidad de su equipo directivo, un reto clave en el ámbito de la educación.
Gracias a Happeo, el grupo logró conectar a todo el mundo compartiendo contenidos importantes y aprovechando el potencial de su sólida cultura organizativa.
Para pasar a un modelo que prioriza el teletrabajo
A finales de 2020, ActivTrak se preparaba para convertirse en una empresa que da prioridad al teletrabajo. La empresa necesitaba una herramienta que permitiera a los empleados comunicarse y colaborar a distancia. También necesitaba mantener su cultura empresarial, lo cual puede suponer un reto en un entorno de teletrabajo.
Gracias a Happeo, ActivTrak creó una base de conocimientos organizada en la que las personas podían colaborar a distancia y encontrar información. Además, sacaron el máximo partido a las funciones sociales de Happeo animando a los empleados a conocerse entre sí, incluso cuando nunca se habían visto en persona.
Para unir a equipos globales
Riwal es una empresa global con 2.600 empleados repartidos en 75 oficinas de 16 países. La empresa necesitaba una plataforma para unir a su plantilla, que incluye un gran número de trabajadores que no disponen de puesto fijo, como camioneros y técnicos.
Con Happeo, Riwal logró conectar a toda su plantilla gracias a la integración de la plataforma con Google Translate, lo que permite a los empleados de todas las nacionalidades compartir momentos de conexión con compañeros de todo el mundo. Gracias a la aplicación móvil de Happeo, Riwal también ha podido conectar con su plantilla que no trabaja en oficina.
Para mejorar la comunicación entre departamentos
MINT Dentistry es un consorcio de más de 60 clínicas dentales en las zonas de Dallas y Houston. La empresa recurrió a Happeo para resolver los problemas de comunicación irregular y la sensación de desconexión entre los empleados, que, en general, no se sentían conectados con sus compañeros de otras sedes.
Desde el lanzamiento de su intranet corporativa de Happeo, MINT Dentistry ha experimentado un enorme aumento del compromiso, tanto dentro de los equipos como entre departamentos. El organigrama ayuda a los empleados a comprender cómo encaja cada uno, mientras que funciones como los comentarios y las reacciones en las publicaciones ofrecen una experiencia familiar, similar a la de las redes sociales.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es una intranet corporativa?
Una intranet corporativa es una red segura a la que solo pueden acceder las personas que forman parte de una organización, lo que ofrece a los empleados un espacio único para compartir archivos, comunicarse y colaborar.
¿Cuáles son las ventajas de una intranet corporativa?
Una intranet corporativa fomenta el compromiso, mejora la comunicación, centraliza la información, aumenta la productividad, facilita la búsqueda de información, protege los datos confidenciales y reduce el volumen de correos electrónicos internos.
¿Cómo reduce una intranet corporativa el número de correos electrónicos?
Hace que los equipos pasen de una cultura de «pedir» a una cultura de «buscar»: en lugar de enviar correos electrónicos a sus compañeros para pedir información, los empleados buscan en la intranet y la encuentran por sí mismos.
¿Cómo utilizan las empresas Happeo como intranet corporativa?
Los clientes de Happeo lo utilizan para conectar a los equipos tras fusiones, pasar a un modelo de trabajo que prioriza el teletrabajo, unir a plantillas globales y a personal que no trabaja en una oficina fija, y mejorar la comunicación entre departamentos y sedes.
