La forma en que se gestiona el conocimiento repercute en todos los aspectos de una organización: personas, procesos, productos o servicios. Y, como ocurre con todo lo demás, la forma en que se almacena es importante.
Hoy analizamos cómo un sistemade gestión del conocimiento marca la diferencia entre una plantilla productiva y una improductiva.
- Colaboración
La información y el conocimiento pueden utilizarse —y, en la mayoría de los casos, se utilizan— para colaborar. Compartirlos es la esencia de la colaboración: es ahí donde comienza el debate, donde surgen las ideas, se asignan las tareas y todo el mundo empieza a aportar su granito de arena. Todo va sobre ruedas cuando las personas tienen acceso a la misma información, pero a menudo no es así.
Con cientos de versiones de documentos circulando y los miembros del equipo sin saber cuál es la más reciente, la colaboración puede (y lo más probable es que lo haga) volverse caótica (por decirlo suavemente). Los silos de información son otro obstáculo para crear una cultura colaborativa, ya que impiden que los miembros del equipo tomen decisiones con toda la información necesaria.
Un silo de información es un fragmento de información aislado que no puede interactuar libremente con los flujos de información relacionados. También es el reto de gestión del conocimiento al que se enfrentanel 54 % de las organizaciones y que puede costarles hasta 1,5 millones de dólares al año. Los silos de comunicación y colaboración también pueden dar lugar a:
- Falta de coordinación entre los empleados
- A que los miembros del equipo tengan prioridades diferentes
Los sistemas de gestión del conocimiento te ayudan a crear una cultura de intercambio de conocimientos en la que estos estén al alcance de todos los miembros de la organización. Mantienen el conocimiento a disposición para facilitar la colaboración: facilitan su búsqueda, la información está organizada y todo el mundo puede partir de ahí.
- Proceso de toma de decisiones
¿Hemos mencionado algo sobre la toma de decisiones fundamentadas? El software de gestión del conocimiento distribuye la información para que sea accesible a todos los miembros de la organización. Entonces... ¿qué impacto tiene la gestión del conocimiento en la toma de decisiones?
- Crea una única fuente de información fiable que proporciona datos actualizados que se utilizan en el proceso de toma de decisiones.
- Agiliza los procesos al acelerar el acceso a la información. Tener múltiples versiones de documentos circulando sin un orden claro genera confusión. Esto ahorra tiempo que la gente preferiría dedicar a ser productiva.
¿En qué se traduce esto? Se toman mejores decisiones con mayor rapidez.
- Convierte tus comunicaciones internas en una única fuente de información fiable
Cuando oyes hablar de «gestión del conocimiento», probablemente te da la sensación de que se trata únicamente de organizar datos áridos. Pero no se trata solo de almacenar y compartir archivos, sino también de la comunicación que gira en torno a ello. Ya sea en el ámbito de la comunicación estática o dinámica, compartir conocimientos es sinónimo de transparencia.
¿Cómo se manifiesta la transparencia en el intercambio de conocimientos de arriba abajo?
- El conocimiento no depende de la ubicación
- Los recursos son accesibles para todo el mundo en cualquier momento
- Creación de contenidos democratizada
- Gestión de proyectos simplificada
- Páginas de departamentos e incorporación automatizada: si Susan, de Marketing, es nueva en el equipo y aún no está familiarizada con las políticas de RR. HH., puede encontrarlas en «Páginas», donde se recopila la información estática. Así no perdería tiempo desplazándose sin fin por Slack con la esperanza de que alguien hubiera publicado algo al respecto.
Para garantizar que no solo sea la organización la que se comunique con su personal, sino también los empleados los que comuniquen sus ideas y opiniones a la empresa, los sistemas de gestión del conocimiento, en su papel de centros de comunicación bidireccional, también necesitan una comunicación de abajo arriba. Entonces, ¿qué impacto tiene la comunicación de abajo arriba en el intercambio de conocimientos?
- Los canales con comunicación dinámica son el lugar donde los empleados pueden compartir conocimientos y entablar debates al respecto en los comentarios.
- Los empleados expresan sus opiniones, aportan comentarios y puntos de vista.
- Cuando los empleados se sienten conectados y al día de lo que ocurre en la empresa, son más productivos.
- Los canales con comunicación dinámica son el lugar donde los empleados pueden compartir conocimientos y entablar debates significativos al respecto en los comentarios.
- Un cambio de la «cultura de preguntar» a la «cultura de buscar»
Seguro que has tenido (¡o tienes ahora mismo!) a esa persona en tu empresa que siempre te pide que le envíes un enlace a documentos o carpetas porque nunca sabe cómo encontrarlos, y tú siempre le echas una mano porque eso es lo que significa ser amable, pero ahora imagina que ese es el enfoque de toda tu plantilla. Ahí es cuando te enfrentas a una cultura de «pedir», en contraposición a una cultura de «buscar».
Las culturas de «búsqueda» prosperan cuando la información está organizada de tal forma que resulta fácil y rápido encontrarla; como resultado, la gente no necesita preguntar a los demás porque sabe cómo encontrar por sí misma lo que busca. Es la mejor cultura que se puede fomentar en lo que respecta a la gestión del conocimiento, pero también es la más difícil de conseguir; y el sistema de gestión del conocimiento está ahí para ayudarte a impulsar ese cambio cultural:
- Funciona como la herramienta wiki propia de la organización, haciendo que el conocimiento que necesita tu personal sea fácil de encontrar, para que todos puedan centrarse en lo suyo. En otras palabras, la gestión del conocimiento tiene un impacto directo en la productividad.
- Evita la pérdida de conocimientos. El conocimiento sigue estando disponible incluso después de que las personas abandonen la organización. Sin una base de conocimientos adecuada, cuando un empleado se marcha, sus conocimientos se van con él.
- Te ayuda a expresar lo que quieres decir. Quieres que tus valores, tu cultura y tus recursos sean sólidos y constantes. El mejor sistema de gestión del conocimiento será una herramienta que permita a tu empresa controlar el discurso y ofrecer una única fuente de verdad a todos los empleados.
En definitiva, esto es lo que importa
Cuando la empresa crece, también lo hace el conocimiento compartido. La forma en que lo gestionas tiene un gran impacto: determina cómo se busca, se comparte y se almacena la información en tu organización. Tu personal participa en este proceso, y la forma en que interactúan con el conocimiento se refleja en su trabajo: desde las tareas cotidianas hasta su motivación y compromiso con el contenido.
Preguntas frecuentes
¿Cómo mejora la colaboración un sistema de gestión del conocimiento? Un sistema de gestión del conocimiento permite que todo el mundo tenga acceso a la misma información, en lugar de a versiones dispersas de documentos y silos de información, que son los que suelen complicar la colaboración e impiden que los miembros del equipo tomen decisiones con toda la información necesaria.
¿Qué es un «silo de información» y por qué es importante? Un «silo de información» es un fragmento de información aislado que no puede conectarse libremente con los flujos de información relacionados. Se trata de un reto muy extendido en la gestión del conocimiento, y también puede provocar una falta de coordinación entre los empleados y prioridades desajustadas entre los equipos.
¿Cómo influye la gestión del conocimiento en la toma de decisiones? Crea una única fuente de información veraz y actualizada, y agiliza el acceso a dicha información en lugar de obligar a las personas a revisar múltiples versiones de documentos, lo que permite tomar mejores decisiones con mayor rapidez.
¿Cuál es la diferencia entre el intercambio de conocimientos de arriba abajo y de abajo arriba? El intercambio de arriba abajo hace que recursos como las políticas y la información estática sean independientes de la ubicación y accesibles para todos en cualquier momento, mientras que el intercambio de abajo arriba tiene lugar en canales donde los empleados debaten, aportan comentarios y comparten ideas, lo que mantiene a las personas más conectadas y productivas.
¿Cuál es la diferencia entre una cultura de «preguntar» y una cultura de «buscar»? En una culturade «preguntar», los empleados dependen de que sus compañeros les indiquen dónde encontrar los documentos, ya que no pueden encontrarlos por sí mismos. En una cultura de «búsqueda», la información está lo suficientemente bien organizada como para que las personas puedan encontrar por sí mismas lo que necesitan, lo cual es una cultura más difícil de crear, pero también más productiva.
¿Qué ocurre con el conocimiento cuando un empleado abandona la organización? Sin una base de conocimientos adecuada, el conocimiento de un empleado se va con él. Un sistema de gestión del conocimiento evita esa pérdida al mantener la información disponible y consultable después de su marcha.
