Personalmanagement: Aufgaben, Prioritäten und Schritte zum Erfolg

Moderne Unternehmen unterliegen einem rasanten Wandel, und eine entscheidende Erkenntnis, die sich derzeit durchsetzt, ist, dass es nicht nur wichtig ist, den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen, sondern dass sich dies auch positiv auf das Geschäftsergebnis auswirkt.

„People Operations“ (kurz „People Ops“ oder „POPs“) ist ein Geschäftsbereich, der erstmals 2006 vom ehemaligen Personalchef von Google, Laszlo Bock, geprägt wurde. Er konzentriert sich auf die Mitarbeiter und stellt die Menschen, die ein Unternehmen vorantreiben, sowie deren Bedürfnisse in den Mittelpunkt.

Richtig umgesetzt, sorgt „People Operations“ für eine glücklichere, gesündere und produktivere Belegschaft.

Was genau ist People Operations?

People Operations ist eine strategische Unternehmensfunktion, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht und die sich um das gesamte Personalmanagement eines Unternehmens kümmert.

Die People-Ops-Abteilung setzt sich für die kontinuierliche Weiterentwicklung und das Engagement der Mitarbeiter ein, schafft intelligentere Arbeitsweisen und fördert das Gemeinschaftsgefühl sowie die Motivation am Arbeitsplatz.

Zu den typischen Aufgabenbereichen von People-Operations-Abteilungen gehören:

• Schaffung einer optimalen Mitarbeitererfahrung
• Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus
• Den Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand geben, damit sie ihr Bestes geben können
• Abstimmung der Ziele der Mitarbeiter auf die Unternehmensziele
• Steigerung des Werts der Belegschaft durch Schulungen und andere Möglichkeiten
• Analyse von Mitarbeiter- und HR-Kennzahlen
  
  

Die Bedeutung des Personalmanagements

Unabhängig von der Branche haben Unternehmensleiter weltweit erkannt, dass die Mitarbeiter das Herzstück jedes Unternehmens sind. Ihre wichtigsten Kunden sind Ihre Mitarbeiter. Ohne eine solide Belegschaft und Schlüsselkräfte sinkt der Wert Ihres Unternehmens.

Vielleicht lässt sich der Wert des Personalmanagements am einfachsten quantifizieren, indem man zunächst die Kosten einer falschen Vorgehensweise bewertet. So liegt die Fluktuationsrate in den USA beispielsweise bei durchschnittlich 57,3 %. Sind Mitarbeiter mit ihren Aufgaben, der Unternehmenskultur oder dem Arbeitsumfeld unzufrieden, werden sie das Unternehmen verlassen und wertvolles Wissen mitnehmen.

Auch die Kosten für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter sind hoch. Im Jahr 2023 stiegen die durchschnittlichen Kosten für eine Neueinstellung auf 4.700 US-Dollar (gegenüber 4.000 US-Dollar nur wenige Jahre zuvor). Ganz zu schweigen davon, dass die Kosten für die Einstellung von Führungskräften und Leitpersonal drei- bis viermal höher sind als die durchschnittlichen Gesamtkosten pro Neueinstellung.

Es gibt zudem sehr konkrete Vorteile, wenn man sich von der traditionellen bürokratischen und autoritären Rolle der Personalabteilung löst und den Bereich „People Operations“ zum Herzstück der Personalabteilung macht. Das bedeutet:

• Mitarbeiter als wertvolles Kapital anzuerkennen und nicht nur als Mittel zum Geldverdienen
• Förderung eines tief verwurzelten Gefühls der Inklusion und der Zugehörigkeit zu einer Gemeinschaft am Arbeitsplatz
• Die Unternehmenskultur und das Arbeitsumfeld aktiv zu verbessern
• Mitarbeiter zu motivieren, wodurch sie auf natürliche Weise produktiver werden
• Eine gesunde Work-Life-Balance gewährleisten und die Arbeitsmoral steigern
• Die Loyalität der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen stärken

Es lässt sich nicht leugnen, dass in der modernen Arbeitswelt die Belegschaft eines Unternehmens entscheidend zur Wertsteigerung des Unternehmens beiträgt.

People Ops vs. Personalwesen

Zwar ist People Ops ein strategischer Bestandteil der Personalabteilung eines Unternehmens, doch gibt es einige wesentliche Unterschiede zwischen People Ops und HR.

Traditionell haben sich Personalabteilungen auf die praktischen Aspekte der Mitarbeiterführung konzentriert, darunter logistische, rechtliche und vertragliche Verpflichtungen, ethische Überlegungen sowie die tägliche Führung der Belegschaft. Personalabteilungen, die auf diese Weise arbeiten, können sehr bürokratisch, unpersönlich und etwas veraltet wirken.

People Operations stellt die Menschen und ihre Bedürfnisse in den Mittelpunkt und ermittelt die Ursachen für Verhaltensmuster oder systemische Strukturen am Arbeitsplatz. Außerdem legt es Wert auf die Mitarbeitererfahrung und verbessert die Unternehmenskultur, würdigt die Leistungen der Mitarbeiter und gestaltet die Interaktionen am Arbeitsplatz menschlicher.

Kernprioritäten im Bereich People Ops

Im Bereich People Ops hat die Stärkung des Mitarbeiterengagements zur Minimierung der Fluktuation oberste Priorität. Doch das ist nicht die einzige Priorität. Hier sind einige weitere.

Optimierung der Einarbeitungsphase für neue Mitarbeiter

Das Onboarding ist ein entscheidender Moment im Mitarbeiterlebenszyklus, in dem People Ops Vertrauen zu neuen Mitarbeitern aufbauen können. Wichtige Elemente des Onboardings sind unter anderem die Transparenz während des gesamten Einstellungsprozesses und die Unterstützung, die neuen Mitarbeitern hilft, selbstbewusst in ihre Rolle hineinzuwachsen. Wenn Unternehmen diese Aspekte vernachlässigen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass neue Mitarbeiter schon nach kurzer Zeit wieder kündigen.

Den Mitarbeiterlebenszyklus abbilden

Jeder Mitarbeiter durchläuft zwangsläufig verschiedene Phasen in seiner Karriere und seiner Beziehung zum Unternehmen. Erfahrene Personalteams sind sich in der Regel des Mitarbeiterlebenszyklus bewusst und wissen, an welcher Stelle sich der jeweilige Mitarbeiter in diesem Kontinuum befindet.

Viele traditionelle Personalabteilungen konzentrieren sich jedoch ausschließlich auf die Personalbeschaffung, die Einarbeitung und das Ausscheiden von Mitarbeitern, ohne den mittleren Phasen, die mit der Anerkennung, der Entwicklung und der Bindung von Mitarbeitern zusammenhängen, große Aufmerksamkeit zu schenken.

„People Ops“ hingegen verfolgt einen ganzheitlicheren Ansatz und räumt den für jeden Mitarbeiter wichtigen Momenten Priorität ein, um dessen Engagement zu fördern und Vertrauen aufzubauen.

Förderung des Mitarbeiterengagements und der Verbundenheit

Um die Zufriedenheit und Gesundheit der Mitarbeiter zu gewährleisten, sind Maßnahmen erforderlich, die vom Modell abweichen, an das traditionelle Personalabteilungen gewöhnt sind.

„People Ops“-Teams können die Mitarbeitererfahrung verbessern, indem sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Ob Vergünstigungen und Zusatzleistungen für die Mitarbeiter attraktiv sind
• Wie man tiefere Einblicke in die Motivationen der Mitarbeiter gewinnen kann
• Objektive Bewertung des Einstellungsprozesses aus der Perspektive eines Bewerbers
• Informationen darüber sammeln, ob die Mitarbeiter ein Zugehörigkeitsgefühl am Arbeitsplatz empfinden
• Die Bewertung zukünftiger Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten für alle Mitarbeiter
  
  

Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten bereitstellen

In der Hektik des Tagesgeschäfts sind Führungskräfte oft nicht in der Lage, ihren direkten Mitarbeitern Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung zu bieten.

Hier kann die Personalabteilung ansetzen, um sicherzustellen, dass sich jeder in seiner Karriere weiterentwickelt.

Gut geschulte Mitarbeiter bleiben mit größerer Wahrscheinlichkeit im Unternehmen, anstatt sich aus Langeweile oder auf der Suche nach neuen Herausforderungen anderweitig nach einer neuen Stelle umzusehen.

Anerkennung und Belohnung der Leistungen der Mitarbeiter

Der Aufbau einer lebendigen und gesunden Anerkennungskultur erfordert einigen Aufwand. Herkömmlichen Personalabteilungen mangelt es in diesem Bereich deutlich an Fokus, weshalb sich rund 40 % der Mitarbeiter aufgrund mangelnder Anerkennung bei der Arbeit demotiviert fühlen.

Wenn People-Ops-Teams gute Arbeit anerkennen, können sie die Fluktuationsrate deutlich senken. Ganz gleich, wie Anerkennung Teil der Arbeitskultur wird – wichtig ist, dass sich die Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen.

Unterstützung des Veränderungsmanagements

In Zeiten des Wandels und der Umbrüche ist die Personalabteilung dafür verantwortlich, so schnell wie möglich für Stabilität zu sorgen. Zu den wichtigsten Prioritäten in solchen Situationen gehören:

• Klare Kommunikation über die Veränderung – frühzeitig und regelmäßig
• Vorbereitung der betroffenen Mitarbeiter, bevor die Veränderung eintritt
• Schulungen anzubieten, um sicherzustellen, dass sich alle mit der neuen Arbeitsweise vertraut machen
• Unterstützungsmöglichkeiten im Falle von Bedenken anzubieten

Die Personalabteilung spielt eine entscheidende Rolle dabei, dass solche Veränderungen reibungslos und nahtlos verlaufen. Je schneller sich die Mitarbeiter anpassen können, desto geringer sind die Folgen und finanziellen Verluste für das Unternehmen.

Abwicklung des Ausscheidens von Mitarbeitern

Die Zeit jedes Mitarbeiters in einem Unternehmen geht unweigerlich zu Ende, und es ist die Aufgabe von People Ops, dafür zu sorgen, dass der Abschied in gutem Einvernehmen erfolgt. Dies hält die Tür offen, damit ehemalige Mitarbeiter dem Unternehmen Kunden oder neue Mitarbeiter vermitteln oder sogar zurückkehren und an Projekten mitarbeiten.

Personalkennzahlen nachverfolgen

Es ist entscheidend, in jeder Phase die richtigen Personalkennzahlen zu erfassen, einschließlich der qualitativen Aspekte, denen People Ops Priorität einräumt. Traditionelle HR-Teams können davon profitieren, aussagekräftigere Datenpunkte zu erfassen.

Moderne People-Ops-Manager erfassen die folgenden Kennzahlen:

• Zeit bis zur Einstellung
• Qualität der Neueinstellung
• Mitarbeiterfluktuation
• Mitarbeiterzufriedenheit
• Kosten pro Einstellung
• Bewertungen zur Vielfalt
• Mitarbeiterabwanderungsrate
• Fehlzeiten
• Arbeitszufriedenheit
• Mitarbeiterengagement
  
  

Schlüsselpositionen in der Personalabteilung

Wenn Sie den Aufbau einer soliden People-Ops-Abteilung in Erwägung ziehen, finden Sie hier einige wichtige Positionen sowie deren Aufgabenbereiche.

• Leiter der People-Ops-Abteilung: Leitet das gesamte People-Ops-Team und treibt die Personalstrategie des Unternehmens voran.
  • Verknüpft die Unternehmensziele mit der Personalstrategie
  • Arbeitet mit Führungskräften zusammen, um etwaige Talentlücken in den Teams zu schließen
  • Unterstützt Führungskräfte im Unternehmen bei wichtigen Fragen der Mitarbeiterbeziehungen
  • Nimmt an strategischen Besprechungen teil und gibt anderen Führungskräften Orientierung
• People Operations Manager: Beaufsichtigt den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – von der Gewinnung idealer Kandidaten bis hin zur Pflege der Beziehungen zu ehemaligen Mitarbeitern.
  • Fungiert als Bindeglied zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern
  • Verwaltet wichtige Prozesse wie das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern
  • Übernimmt in der Regel zahlreiche alltägliche HR-Aufgaben wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Prüfung von Urlaubsanträgen
  • Fördert Chancengleichheit und Vielfalt am Arbeitsplatz
• People Operations Specialist: Erledigt die administrativen Aufgaben im Rahmen der täglichen Personalprozesse.
  • Dokumentiert Unternehmensrichtlinien und -abläufe
  • Unterstützt bei der Abwicklung von Austritten und Änderungen der Stelleninformationen
  • Bietet Unterstützung zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung in allen Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus
  • Analysiert die Daten und Kennzahlen im Zusammenhang mit der Personalstrategie des Unternehmens
    
    

So entwickeln Sie ein erfolgreiches People-Operations-Programm

Wenn es darum geht, eine florierende People-Operations-Abteilung in Ihrem Unternehmen aufzubauen, sollten Sie unter anderem folgende wichtige Aspekte berücksichtigen:

• Sicherstellen, dass die Mitarbeiter im Mittelpunkt der Prioritätenliste der Personalabteilung stehen
• Die Zufriedenheit und Arbeitsfreude der Mitarbeiter proaktiv zu steigern
• Die richtigen Technologien zur Unterstützung der Personalabteilung einzurichten
• Kontinuierlich zu bewerten, wie gut die Initiativen der Personalabteilung bei den Mitarbeitern ankommen
• Den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, konstruktives Feedback zu geben
  
  

Schaffung einer Grundlage

Der Erfolg einer neuen People-Ops-Abteilung hängt davon ab, wie gut Sie die Grundlagen umsetzen können.

Nutzen Sie zunächst die Ihnen vorliegenden Daten über Ihre Mitarbeiter, um zentrale Probleme in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus zu identifizieren. Erläutern Sie den Mitarbeitern unbedingt, warum Sie Informationen sammeln und wie Sie diese nutzen wollen.

Wenn Ihre derzeitige Unternehmenskultur den Menschen nicht in den Mittelpunkt stellt oder wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht als Ihre wichtigsten Kunden betrachten, muss sich dies umgehend ändern. Andernfalls werden Sie Schwierigkeiten haben, ein erfolgreiches People-Ops-Programm zu etablieren.

Richten Sie die People-Ops-Strategie an den Unternehmenszielen aus

„People Ops“ sollte die Personalstrategie auf die übergeordneten Unternehmensziele ausrichten. Machen Sie es sich daher zur Gewohnheit, den Leiter des Bereichs „People Ops“ in Gespräche über die strategische Ausrichtung des Unternehmens einzubeziehen.

Konzentrieren Sie sich auf den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus

Tappen Sie nicht in die Falle, People Ops genauso zu behandeln wie die traditionelle Personalabteilung. Brechen Sie bürokratische Strukturen auf, indem Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern transparent sind und verstehen, was jeden Einzelnen im Unternehmen motiviert.

Nutzen Sie Daten als Grundlage für Verbesserungen

Richten Sie schließlich ein Tool wie Happeo ein, das Ihnen hilft, aussagekräftige Daten über das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu sammeln. Mit den richtigen Daten kann Ihr People-Ops-Team die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter proaktiv steigern, bevor daraus ein Problem bei der Mitarbeiterbindung wird.

Stärken Sie Ihr People-Ops-Team mit Happeo

Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist: People Ops ist ein zentraler Aspekt bei der Modernisierung Ihrer Personalstrategie und der Gewinnung von Top-Talenten.

Mit Tools wie Happeo können Sie Ihre People-Ops-Strategie nahtlos optimieren, indem Sie:

• eine zentrale Plattform nutzen, um alle Informationen des Unternehmens zu speichern
• neue Mitarbeiter schnell und nahtlos einarbeiten
• Ihre Unternehmenskultur automatisch in den digitalen Fußabdruck Ihres Unternehmens einbinden
• Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, von Kollegen anerkannt zu werden und in ihrer Rolle zu wachsen
• Steigerung der Produktivität durch Crowdsourcing-Informationen
• Unterstützung bei der Verfolgung aller wichtigen Kennzahlen, auf die es ankommt

Schließen Sie sich Hunderten von Teams an, die ihre Personalmanagementstrategie mit Happeo in 6–8 Wochen verbessert haben.

Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter „People Operations“?

„People Operations“, oft auch als „People Ops“ oder „POPs“ abgekürzt, ist eine strategische Unternehmensfunktion, bei der die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse im Vordergrund stehen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der kontinuierlichen Weiterentwicklung, dem Engagement und dem ganzheitlichen Management der Belegschaft und nicht nur auf administrativen Aufgaben des Personalwesens.

Inwiefern unterscheidet sich People Operations vom traditionellen Personalwesen?

Das traditionelle Personalwesen konzentriert sich in der Regel auf die Einhaltung von Vorschriften, Verträge und die reaktive Problemlösung innerhalb eng gefasster Grenzen. People Operations verfolgt einen ganzheitlicheren, proaktiveren Ansatz und nutzt Menschen und Technologie, um den Wert der Mitarbeiter zu maximieren, die Ursachen von Mustern am Arbeitsplatz aufzudecken und die Unternehmenskultur aktiv mitzugestalten, anstatt lediglich Richtlinien durchzusetzen.

Was sind die Kernprioritäten eines People-Operations-Teams?

Zu den Kernaufgaben gehören die Optimierung des Onboardings, das Verständnis des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus (nicht nur der Einstellung und des Ausscheidens), die Förderung von Engagement und Zusammenhalt, das Angebot von Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, die Anerkennung von Mitarbeiterleistungen, die Unterstützung des Veränderungsmanagements sowie die Erfassung von Personalkennzahlen wie Fluktuation, Zufriedenheit und Kosten pro Einstellung.

Welche Funktionen gehören typischerweise zu einer Personalabteilung?

Eine People-Operations-Abteilung ist in der Regel um einen Director of People Operations herum strukturiert, der die Unternehmensziele mit der Personalstrategie verknüpft und an strategischen Besprechungen teilnimmt; einen People-Operations-Manager, der den Mitarbeiterlebenszyklus und die täglichen HR-Aufgaben betreut; sowie einen People-Operations-Spezialisten, der administrative Aufgaben übernimmt und die Mitarbeitererfahrung im Alltag unterstützt.

Warum ist die Anerkennung von Mitarbeitern für den Bereich People Operations so wichtig?

Rund 40 % der Mitarbeiter fühlen sich aufgrund mangelnder Anerkennung demotiviert, und traditionelle Personalabteilungen übersehen diesen Bereich oft. People-Ops-Teams, die eine echte Anerkennungskultur aufbauen, können die Fluktuation deutlich senken, da Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen, eher im Unternehmen bleiben.

Wie kann ein Unternehmen damit beginnen, ein erfolgreiches People-Operations-Programm aufzubauen?

Nutzen Sie zunächst vorhandene Mitarbeiterdaten, um Schwachstellen im gesamten Mitarbeiterlebenszyklus zu identifizieren, richten Sie die People-Ops-Strategie an den übergeordneten Unternehmenszielen aus, konzentrieren Sie sich auf den gesamten Lebenszyklus und nicht nur auf die Einstellung und das Ausscheiden von Mitarbeitern, und setzen Sie ein Tool ein, mit dem Sie aussagekräftige Daten zur Mitarbeiterbindung erfassen können, damit Probleme angegangen werden können, bevor sie zu Bindungsproblemen werden.