13 Vorteile und Nachteile von einem Intranet für Ihr Unternehmen

Die richtige Intranet Plattform für das eigene Unternehmen zu finden kann sich schwierig gestalten. Eine überwältigende Vielfalt von Informationen und Suchergebnissen die zu finden sind macht es nicht einfacher die richtige Entscheidung zu fällen. Um genau zu sein, jegliche Fragen, Hypothesen, Analysen und Fakten verfügbar, bieten in den meisten Fällen keinen klaren Einblick darin, ob Ihr Unternehmen bereit für die Einführung eines neuen Intranet-Anbieters ist. 

Was Sie benötigen ist eine klar strukturierte und vereinfachte Liste von Intranet Anbietern, welche einen guten Überblick bietet. Die Liste sollte die möglichen Vorteile der jeweiligen Anbieter benennen, sowie Challenges, damit sich Ihre Suche nach der passenden Intranet-Software einfacher gestaltet. Zu Ihrem Vorteil können wir Ihnen hier genau so einen Überblick präsentieren. 

Der folgende Artikel beantwortet die Fragen: Welche Vorteile hat ein Intranet? Welche Nachteile hat ein Intranet? Ebenso wie: welche Möglichkeiten bietet das Intranet bei der Beschaffung?

Welche Vorteile hat ein Intranet?

1. Erhöht Mitarbeiterproduktivität und -motivation

Eine Intranet Software am Arbeitsplatz zu verwenden hat mehrere Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber inne. Die deutlichsten Vorteile sind die erhöhte Mitarbeiterproduktivität und -motivation. Eine Intranet-Einführung hat die Möglichkeit die Belegschaft Ihres Unternehmens zu vereinen, sowie bietet Arbeitnehmern eine Plattform wo ihre Stimme und Meinungen gehört werden können.

Eine Studie bei Gallup zeigt, dass 65% der U.S. Arbeitnehmer bei der Arbeit zu wenig Interaktionsmöglichkeiten haben. Außerdem zeigt eine Studie von McKinsey, das die Mitarbeiterproduktivität um 20-25% erhöht ist wenn die Mitarbeiter Zugriff auf einen vernetzten Arbeitsplatz haben der Verbindungsmöglichkeiten untereinander und zur Firma eröffnet. Diese Steigerung der Produktivität kann Chancen schaffen das ROI in dem Unternehmen zu erhöhen. Somit zusammenfassend kann Profit daraus geschaffen werden, allein daraus, dass die Belegschaft neue Verbindungsmöglichkeiten hat. Zudem haben Social-Intranet-Plattformen einen zentralen Hub der alles umfasst was Mitarbeiter für die Erledigung ihres Jobs brauchen. Dies eliminiert Ablenkung durch konstanten Wechsel zu anderen Plattformen, und erhöht dadurch die Produktivität.

Auch einer der größten Vorteile einer Social Intranet Software ist der für Mitarbeiter neu kreierte interaktive Raum. Mitarbeiter sind engaged und dazu eingeladen ihren eigens gestalteten Content im Netzwerk zu teilen. Dadurch haben meinungsstarke und kreative Mitarbeiter Platz sich im Netzwerk gestalterisch zu beteiligen, was die generelle Zufriedenheit der Belegschaft steigern kann. Zudem ist statt traditioneller Top-Down-Kommunikation durch Nachrichten von dem Management und Belegschaft, nun auch mehrseitige Kommunikation zwischen allen Departments begünstigt. Konstante und unmittelbare Updates des Programms halten die Mitarbeiter auf dem neuesten Stand und sowie bringt ständige Interaktionsoptionen. 

2. Bietet eine integrierte Social-Media-Plattform

Social-Media regiert die digitale Welt, daher kann es sehr von Vorteil sein relevante Charakteristika dieser auch in Intranet Softwares zu integrieren. Die sozialen Faktoren eines Intranet Anbieters geben den Mitarbeitern Raum sich untereinander auszutauschen und sozial zu interagieren. Das Interesse der Belegschaft ist durch Studien bewiesen, welche zeigen, dass 82% der Arbeitnehmer glauben das Social Media ihre Bindungen mit Kollegen stärken können. 60% der Arbeitnehmer glauben, dass Social Media zudem ihre Entscheidungsprozesse am Arbeitsplatz unterstützen können.

Weitere Intranet Vorteile liegen darin, dass die Verbindungen und Teambildungen am Arbeitsplatz durch die sozialen Faktoren des Intranets unterstützt werden. Dies fördert die Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie kann die sozialen Bedürfnisse zu decken, durch Aktivitäten wie das Koordinieren von gemeinsamen Events, sich gegenseitigen zum Geburtstag/Jubiläum/ Erfolgen zu gratulieren oder einfach durch das Teilen von Informationen.

Harvard Business Review unternahm eine Studie, bei der sie ebenfalls herausfanden, dass Intranet Vorteile entstehen durch das Hinzufügen von Social Media. Dies integriert am Arbeitsplatz ermöglicht Arbeitnehmern eine individuelle Stärkung, welche hilft produktiver und koordinierter zu arbeiten. Ebenso kann es die Teambildung bereichern und senkt generelle Personalkosten. Elemente wie zum Beispiel personalisierte Profile, mit eigener, suchbarer Homepage, die es Arbeitnehmern ermöglichen zu kommentieren, liken und markieren, verbindet und stärkt sie. Außerdem wird der Zusammenhalt des Unternehmens, sowie der Teamgeist gefördert.

3. Fördert die generelle Kollaboration und Kommunikation

Ein weiterer Vorteil für Mitarbeiter und Management in Ihrem Unternehmen ist die gestärkte Kommunikation und Kollaboration untereinander. Features der Intranet Software erlauben das Teilen, Kommentieren und Bearbeiten von Dokumenten, sodass Teams unabhängig von ihrem jeweiligen Standort zusammenarbeiten können. Zu den Intranet Möglichkeiten gehört auch, dass jedes Team seinen eigenen Raum für Austausch von Informationen und weiterem hat. Was ein Social Intranet aber zudem eröffnet ist bereichsübergreifende Kommunikation von Departments, was den Workflow stärkt sowie Kommunikation und Zusammenarbeit untereinander deutlich erleichtert. Obendrein kann eine Intranet Software am Arbeitsplatz mehr Transparenz durch vielseitige Kommunikation gewähren, was der Belegschaft zudem verdeutlicht, dass effektive Kommunikation im Unternehmen einen hohen Stellenwert hat.

4. Integriert Tools von Drittanbietern

Die Vorteile des Intranets berufen sich auch auf deren Vielseitigkeit. Eine Intranet Software kann gesehen werden als zentraler Punkt der Zusammenkunft aller Programme die im Job nötig sind. Alle Tools die jeweils benötigt werden können können durch das Intranet ein einem Platz gefunden werden, was Prozesse für die Belegschaft vereinfacht und effizienter macht. Eine breite Palette von Tools welche Sie in Ihrem Unternehmen eventuell benutzen, wie zum Beispiel Google Workspace (früher G Suite), Skype, Yammer, Slack oder Trello, alle Programme können zum Vorteil für die Mitarbeiter in das System integriert werden. Eine Google Intranet Lösung ist das empfohlene Intranet für Firmen die schon mit dem Google Workspace arbeiten. 

Eine Intranet Software besitzt auch die Kraft weiter unternehmerische Nachteile für Sie aus der Welt zu schaffen. Wenn Sie das Intranet in Ihren Arbeitsplatz integrieren, optimiert es die Kommunikation soweit, dass es zu einem Breakdown von Unternehmenssilos kommt. Dadurch, dass vor einer Intranetnutzung viele Tools gleichzeitig von Mitarbeitern koordiniert werden müssen, können Kommunikationsflüsse untereinander gestört werden. Auch wichtige Information kann verloren gehen oder unnötig mehrfach verbreitet werden. Durch die Vereinigung aller Tools in einer Intranet Plattform können Departments Missverständnisse untereinander vermeiden da sie nun die Vorteile des Intranets effektiv nutzen können.

5. Lässt Raum für individuelle Softwareanpassungen

Weiteres Potential von Intranets zeigt sich durch die vielfältigen Anpassungen die Sie vornehmen können, passend zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Durch die zahlreichen Lösungen und Features die erhältlich sind kann das für Sie perfekt passende Intranet zusammengebaut werden. Die Intranet Vorteile beziehen sich auch aus das jeweilige Format ihres Intranets. Die meisten Anbieter können ein kundenspezifisches Markenerscheinungsbild für Sie erstellen, woran sich dann auch Mitarbeiter für das Formatting von Produkten und Designs etc. orientieren können. Sie sollten sich nicht scheuen solche Extras anzufragen, für die meisten Intranet-Anbieter ist dies kein Problem. 

Als jedes Unternehmen verschiedene Wege geht um Erfolg im Business zu erlangen, ist auch die Intranet Software bereit sich an diese Wege anzupassen. Vorteilhaft am Intranet ist, dass Mitarbeiter um Anpassungen am Intranet vorzunehmen sich nicht auf die Hilfe des IT-Departments verlassen müssen, nachdem das Intranet erfolgreich am Arbeitsplatz integriert wurde. Das neue Zeitalter von Intranets macht diese zeitlich effizienter, flüssiger in der Anwendung, funktioneller und wachsen schneller mit Ihrem Unternehmen.

6. Beinhaltet Raum für Dokument-Speicherung

Es kann mitunter Stunden für Mitarbeiter dauern alle für den Job benötigten Dokumente zu finden. An einem schlecht organisierten Wissen- und Contentmanagementsystem, welches veraltete Techniken verwendet, können Arbeitnehmer viel Zeit verlieren, als sie sich teilweise durch Dokumentberge arbeiten müssen. Somit zeigt sich hierdurch ein weiterer Social-Intranet-Vorteil, als dort Raum für eine zentrale Dokumentspeicherung gegeben ist. Alles was zu finden ist, kann an einem Ort gefunden werden. Praktisch für die Belegschaft ist, das für die Suche im Intranet einfach Dokumentname oder ähnliches in der Suchleiste eingegeben werden muss. Daraufhin lässt sich gewünschtes Objekt im Intranet sehr einfach finden. Dies erhöht die generelle Produktivität in Ihrer Firma, sowie stärkt die Organisation der Wissensspeicherung. 

Neben generellen Dokumenten Ihrer Organisation macht dieser Vorteil des Intranets auch Dinge wie Mitarbeiterhandbuch oder PTO-Forms einfacher und offensichtlicher zugänglich. Dies ermöglicht allen Mitarbeitern ein sehr freies und selbständiges Arbeiten.

7. Immer und überall verfügbar

Sobald Sie eine Intranet Software in Ihren Arbeitsplatz integrieren, werden Sie die auch geographischen Freiheiten in den Intranet Vorteilen erkennen können. Mitarbeiter müssen sich nicht mehr in einen Raum zusammen, um Projekte oder Arbeit in Teams fertigstellen zu können. Mit den Cloud-basierten Programmen ist alles jederzeit und überall abrufbar. Dies gibt viele Vorteile für Mitarbeiter in Ihrem Business die Reisen oder im Home-Office beschäftigt sind. 

Zudem sind für das Reisen und mobiles Arbeiten viele Intranet Möglichkeiten auch durch die Mobile Intranet App gegeben, welche die meisten Softwares auch anbieten. In 2020, besaßen mehr als 5,7 Billionen Menschen weltweit ein Smartphone. Eine Studie zeigt, dass Smartphone-Nutzer im Durchschnitt mehr als 76,500 Stunden in ihrem Leben am Smartphone verbringen, welches insgesamt neun Jahre ausmacht. Die Studie sagt auch aus, dass Millennials im Schnitt 3,7 Stunden am Tag am Handy verbringen. Somit können die Mobile Intranet Apps Smartphone-Nutzern den Arbeitsalltag einfacher gestalten.

Welche Nachteile hat ein Intranet?

1. Sicherheit ist mehr gefährdet

So wie alles Vorteile hat, besitzt es auch Nachteile. Die meisten Intranet-Risiken bewegen sich im Bereich der Sicherheit. So praktisch es ist alle wichtigen Dokumente und Daten an einem Ort zu haben, so gefährlich kann es auch sein. Intranet-Anbieter haben bisher schon sehr hohe Sicherheitsstandards eingerichtet, damit Lücken nicht mehr vorkommen können. Aber Sie sollten bei der Nutzung eines Intranets dennoch sicherstellen, ein Gateway oder Firewall Sicherheitssystem zusätzlich zu installieren. Außerdem ist es wichtig im Unternehmen klare Regeln und Sicherheitsvorschriften für die Intranetnutzung einzuführen. Ein interner “Intranet-Verhaltenskodex” kann helfen, diesem Intranet-Nachteil im vorhinein aus dem Weg zu gehen.

2. Kann zu viele Informationen vermitteln

Intranet-Systeme können Ihrem Unternehmen eine großartige Plattform bieten ein übersichtliches Daten- und Dokumentmanagement zu kreieren. Nur die Challenge dabei ist, das Intranet nicht mit Informationen zu überladen. Wenn das Intranet nicht mehr übersichtlich für Mitarbeiter ist, werden sie es eher vermeiden als nutzen. Zudem können zu viele an einem Ort gespeicherte Dokumente für Verwirrung und Kontraproduktivität sorgen. Dadurch sollten Sie bevor Sie ein Intranet System in Ihrer Firma installieren im voraus alte Dokumente aussortieren, damit Sie mit einem guten Überblick über alle Informationen das Intranet System starten können.

3. Es kann Zeit- und Kostenaufwand bringen

An anderer Intranet-Nachteil ist, dass es viel Zeit- und Kostenaufwand bringen kann, als jedes Unternehmen unterschiedlich lange braucht die Software zu implementieren. Unternehmensstrukturen variieren und jeder Mitarbeiter muss dem Intranet System vollkommen vertraut sein, um Erfolg zu bringen. Zudem müssen Manager für verschiedene Aspekte der Software im Prozess benannt werden. Dies kann einen zeitlich Rückschritt bedeuten, welcher somit auch höhere Kosten verursacht.

Intranet Anbieter verkaufen ihre Software normalerweise unter einmaliger Zahlung oder monatlichem Beitrag. Stellen Sie aber sicher das Sie zusätzliche Kosten bei Ihrem Anbieter erfragen um überraschende Kosten zu vermeiden. Eine gute Methode um Intranet Vorteile und Nachteile abzuwägen sind gratis Testphasen zu nutzen, sowie das perfekte Intranet-Packet zu finden, passend zu Ihrer Organisation, die viele Anbieter im vorhinein bereitstellen.

4. Kann intensives Management benötigen

Intranets werden meistens als Software mit sehr einfacher Nutzung angepriesen, aber auch nach der Installation und Implementierung benötigen sie weitere Wartung und Management. Sie sollten, da manche Intranets tägliche Check-ups benötigen, Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen benennen welche das Intranet täglich überprüfen. Die Challenge darin besteht Mitarbeiter dafür zu finden, gezielt zu trainieren, und verantwortlich zu machen, um Intranet Nachteile zu vermeiden. Auch der Intranet-Content muss verwaltet werden, um keinen Informationsüberfluss entstehen zu lassen. Zum Glück haben alle guten Intranet Anbieter ein einfach zu bedienendes Interface inne, welches auch nicht technisch-versierte Mitarbeiter problemlos verwenden können.

5. Kann einen schwierigen Implementierungsprozess bedeuten

Der Implementierungsprozess ist sehr wichtig in der Intranet-Einführung. Sobald sich Probleme oder Missverständnisse bilden, können daraus weitere Intranet-Nachteile für Ihr Unternehmen entstehen. Wenn Mitarbeiter verwirrt sind, werden sehr das Intranet sich gebrauchen. Jede noch so gut installierte Software wird nicht von der Belegschaft verwendet werden, wenn sie nicht wissen wie sie funktioniert. Deswegen sind regelmäßige Intranet-Trainings auch nach der Einführung wichtig. Sie können auch Ihren Intranet-Anbieter im Voraus nach Trainings-Optionen fragen, welche gute Anbieter Ihnen bereitstellen werden. 

Deloitte stellte fest, dass nur 25% der Mitarbeiter im Durchschnitt das Intranet-Portal gegeben in ihren Unternehmen nutzen. In den meisten Fällen ist dies nur der Fall, weil das Intranet weder relevanten Content, noch anwendungsfreundlich gestaltet ist. Außerdem haben Trainings höchstwahrscheinlich nur unzureichend stattgefunden. Zudem kann es auch passieren, das Management die Nachteile für Mitarbeiter nicht sah, welche durch die Wahl für das falsche Intranet entstanden. Wenn Sie in ihrem Unternehmen ein Intranet System installieren möchten, wählen sie das, welches zu ihren Unternehmensbedürfnissen passt.

6. Es können Software-Probleme anstehen

Intranet Vorteile für Ihr Unternehmen entstehen durch ein System welches einfach bedient und updated werden kann. Auch wenn Sie schon ein altes Intranet System gebrauchen, empfehlen wir in ein neues zu investieren welches zu Ihren Bedürfnissen passt und relevant für die gesamte Belegschaft bleibt. Intranet Systeme welche eine Integration mit Google Workspace anbieten, könnten für Sie interessant sein.

Es kann aber vorkommen, dass sie sich für ein System mit ein paar Bugs entscheiden. Das ist okay, solange die Belegschaft mit diesen Leben kann. Sobald das Intranet Ihrer Wahl aber voll von Bugs ist, werden Ihre Mitarbeiter nicht mit der Software arbeiten wollen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie dem System vertrauen können, das es sowohl einen soliden Kundenservice als auch anhaltende System-Updates bietet.

Intranet-Fragen, die Sie sich stellen sollten

Nachdem Sie Intranet Vorteile und Nachteile abgewogen haben, und sich dazu entschieden haben ein Intranet in Ihre Firma zu implementieren, ist es an der Zeit eine Intranet-Bedürfnis-Analyse durchzuführen. Wenn Sie sich die richtigen Fragen schon vor der Implementierung stellen, vermeiden Sie im Vorhinein eventuelle Probleme und lernen auch die Intranet Vorteile für Mitarbeiter Ihres Unternehmens kennen. Folgend finden sie hier ein paar Beispielfragen die Sie sich vor der Implementierung stellen sollten: 

• Wie oft benutzen Sie das aktuelle Intranet-System (im Fall Sie besitzen eins)
• Wenn Ihr Nutzer-Zähler Probleme bereitet, warum ist dies der Fall? Wie kann man die Situation verbessern?
• Welche Tools stellen Sie der Belegschaft bereit um die täglich anfallenden Aufgaben zu erledigen?
• Was ist der Kommunikationsstil Ihres Unternehmens? Wie kommuniziert die Belegschaft untereinander?
• Haben Sie genügend Leute im Team welche helfen können den Wechsel erfolgreich zu machen oder müssen Sie dafür neue Mitarbeiter einstellen?
• Wie schwierig wird es für Ihr Team sein sich auf den Wechsel einzulassen?
• Wie gross ist Ihr Budget für die Intranet-Einführung?
• Wie wird das Training für das Intranet-System aussehen und wer wird es durchführen?
• Wie schnell soll das System implementiert werden?
• Wie viel Zeit benötigen Sie um sich auf den Wechsel vorzubereiten?
• Welche aktuellen Probleme oder Challenges in Ihrem Unternehmen sind Ihnen bekannt, welche durch eine Intranet-Einführung verbessert werden können?

Wie Sie sich diese Fragen stellen, sollten Sie jederzeit das Endziel im Auge behalten. Fragen Sie quantifizierbare Ergebnisse an, welche Ihrem Unternehmen helfen können, Intranet-Ziele zu setzen.

Denken Sie zudem stets daran Meinungen erster Hand von Ihren Mitarbeitern einzuholen. Nur die Meinungen von Management, Stakeholdern oder Teamleadern anzuhören bringt Sie nicht weit. Sie sollten die Meinungen der gesamten Belegschaft berücksichtigen. Da Intranet-Systeme benutzerfreundlich gestaltet sind, bestimmt auch der Benutzer den Erfolg des Systems. Die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter sollten die wichtigsten Entscheidungskriterien in der Wahl zu Ihrem Intranet-Anbieter liefern. 

Was nun?

Nachdem Sie sich die oben gelisteten Fragen gestellt haben, liegt es an Ihnen weitere Recherche zu betreiben und das passende Programm zu installieren. Wenn Sie Interesse an einem Programm haben, welches Mitarbeiterproduktivität und Engagement erhöhen, sowie die interne Kommunikation verstärken kann, buchen Sie noch heute Ihre Demo-Version von Happeo.