7 Schritte für eine erfolgreiche interne Kommunikationsstrategie

Die Tage, bei denen jede/r Arbeitnehmer*in im Office präsent sein musste um das Neueste der Firma mitzubekommen, sind von gestern. Moderne interne Kommunikationsstrategien sollten immer neueste Technologien mit einbeziehen, als die modernen Mitarbeiter*innen während ihrer Arbeitszeit auch nicht mehr an ihren standard Office-Schreibtisch gebunden sind. Auch ist es wichtig das eine Personalkommunikation immer auf der Grundlage von Feedback und vorherigen Erkenntnissen entwickelt wird.

Das wichtigste aber ist, dass neue interne Kommunikationsstrategien mit den generellen Unternehmenszielen angeglichen werden. Ohne diese essenzielle Angleichung wird die Strategie in einem Unternehmens-Silo enden, mit keinem greifbaren Vorteil für die Firma oder die Firmenziele.

Was ist eine interne Kommunikationsstrategie?

Zunächst mal eine Definition: eine interne Kommunikationsstrategie ist ein Aktionsplan der dazu erstellt wurde, die internen Kommunikationsvorhaben zu erreichen. Es hilft dabei, gewünschte Kommunikationsziele in der Belegschaft zu setzen, sowie gibt Taktiken diese zu erreichen.

Warum ist eine interne Kommunikationsstrategie wichtig?

Wenn man eine interne Mitarbeiterkommunikation entwickelt, bietet dies Raum für nötige Transparenz um Mitarbeiter*innen koordiniert und Teams am Ball zu halten. Die Strategie ist wichtig für jene, welche die interne Kommunikation in der Firma praktizieren, als Sie der Leitung zeigen müssen, dass Sie die Gesamtziele der Firma, anstatt Willkürliches, unterstützen.

Wie entwickelt man eine Kommunikationsstrategie?

Es existiert kein alleinig richtiger Weg, eine interne Kommunikationsstrategie aufzubauen, genauso wie kein alleinig richtiger Weg für eine Firmenstrategie in der Businesswelt existiert. Trotzdessen gibt es aber ein paar Schritte, die Sie gehen können, um in Ihrem Unternehmen eine stabile interne Kommunikation sicher zu stellen.

1. Starten Sie mit einer Unternehmens-Einsicht:
   

   Sie können keine innerbetriebliche Kommunikation entwickeln ohne zu wissen: 

   • Wo Sie sich betrieblich befinden
     
     
   • Wo Sie betrieblich hin möchten
      
   • Was eventuell in Ihrem Weg stehen könnte 
     
     

   Auf dem Weg zu Ihrer erfolgreichen Kommunikationsstrategie sollten Sie die Belegschaft nach ihren Bedürfnissen befragen, sowie Feedback über die aktuelle Unternehmenskommunikation einholen. Dabei sollte beachtet werden, dass auch die Vorstellungen und Ansprüche der gesamten C-suite in die Entscheidung mit eingebunden werden, damit die zukünftige Kommunikationsstrategie auch mit den Zielen der Führung angeglichen ist. Der Blick eines externen Dritten kann hierbei auch hilfreich sein, um eine nicht voreingenommene oder einseitige Grundlage zu für die Strategie zu bilden, insofern das Budget dies erlaubt.
   
   

2. Kennen Sie ihrer Zielgruppe
   

   “Mitarbeiter*innen” ist keine Kommunikations-Zielgruppe. Genau wie das Marketing-Team keine Millionen-Summen ausgeben würde für eine Kampagne welche sich “Frauen” oder “Senioren” als Zielgruppe setzt. Deshalb sollte sich Ihre interne Mitarbeiterkommunikations-Strategie auch nicht als Vorhaben setzten, das gesamte Personal auf die gleiche Weise mit den gleichen Bestreben zu motivieren. 

   Bedenken Sie den verschiedenen Jobarten, Standorte ihrer Belegschaft, sowie ob das Personal von zuhause arbeitet, die Hierarchie-Strukturen, etc. Das Segmentieren sowie Stakeholder-Mapping sind wichtige und benötigte Verfahren. Die Zielgruppe sollte zudem regelmäßig nochmals durchgesehen werden, damit die interne Kommunikationsstrategie immer auf dem neusten Stand bleibt.

    

3. Setzen Sie SMART-Ziele
   

   S.M.A.R.T Ziele sind: spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch, terminierbar. Anstatt zu sagen, dass der Intranet-Traffic um 50% erhöht werden soll, sollten sie spezifischer werden. Smart Ziele könnten so aussehen:

   • Die Anzahl an Mitarbeiter*innen/ Posts auf jenem bestimmten Medium soll jeden Monat um 10% erhöht werden werden, mit Aussicht auf Verdoppelung gegen Ende des Jahres 
   • Es soll gemessen werden, wie eine ausführliche interne Kommunikationskampagne, entwickelt für Kostenmanagement, die Belegschaft beeinflusst, durch die Verknüpfung mit mehr korrekt gelagerten Dokumenten im internen Content.
     
     Es ist am besten, klein anzufangen und dann von dort aus zu wachsen, sowie sich Deadlines zu setzen, sonst kann es schwierig werden die gesetzten Vorhaben zu erreichen. In erster Linie sind diese Ziele mit am wichtigsten, da ohne sie die interne Kommunikation nicht verbessert werden kann.

    

4. Beachten Sie Ihre Medien-Kanäle
   

   Während die Wahl der Kanäle technisch gesehen eine taktische Entscheidung ist, ist es von Wert diese während der Erstellung ihrer internen Kommunikationsstrategie neu zu diskutieren. Besonders wenn Sie möchten, dass Ihre Strategie auch von der C-Suite (finanziell) unterstützt wird. Bedenken Sie die wichtigsten internen Kommunikationskanäle ihres IC-Toolkits, welche der Zielgruppen dort am meisten vorhanden sind, sowie wie diese genutzt werden können um die Strategie zu unterstützen.

   Jeder Kanal - sei es die Google Integration, Slack-Gruppen, Unternehmens-umfassende Calls oder mobile Intranet-App und weitere, jeder erreicht Leute auf eine andere Art und bringt je nachdem auch unterschiedliches Engagement. Dementsprechend ist es wichtig, die Nutzung der internen Kommunikationskanäle zu überprüfen. 
   
   

5. Vereinen Sie die Mitarbeiter-Kommunikationsstrategie mit der Organisationsstrategie 
   
   Nochmal eine Erinnerung: jeder der oben genannten Schritte sollte mit der Organisationsstrategie angeglichen werden. Wenn das Management in Markt X ein Wachstum erzeugen möchte, macht es keinen Sinn die komplette interne Kommunikationsstrategie nach Service Y auszurichten, es sei denn Service Y ist Schlüssel zu Markt X. Die Angleichung mit der gesamten Unternehmensstrategie kann auch helfen, in der Firma die Werte von interner Kommunikation für das Team zu demonstrieren. Dies hilft im Gegenzug wieder dabei, das Team sowie Budget für das folgende Jahr zu stärken.
   
   
6.  Kreieren Sie einen Zeitplan mit Lieferdaten und Rollen
   

   Bedenken Sie die Kreation eines Zeitplans oder Kalenders für die Fertigstellung ihrer innerbetrieblichen Kommunikation, dies fördert die Klarstellung: Wer macht was, wo und wann. 

   Stellen Sie auch klar, wer an welchen Zeitpunkten die Strategie bestätigen sollte, damit dies auch in der Strategie integriert ist. Sign-off in interner Kommunikation ist dafür bekannt im Department und nicht zentral geregelt zu werden, weshalb Dinge bei schlechter Kommunikation schnell unters Radar fallen können. Die Lösung? Drücken Sie sich in Ihrer internen Kommunikationsstrategie klar über Rollen und Verantwortungen aus.

7. Messen Sie den Erfolg
   

   Die Performance-Messung sollte mit Ihren S.M.A.R.T-Zielen angeglichen sein. Sie haben nun schon gesehen, wie Sie den Erfolg der Ziele nach deren Entwicklung messen können, nur ist es dabei auch wichtig regelmäßige Zeiten für die Messungen festzulegen, zum Beispiel monatlich. Sie können dabei auch neue Taktiken testen, wenn diese daraufhin erfolgreich sind behalten Sie diese bei. Andersrum wird der Prozess Praktiken aufzeigen welche weniger funktionieren, in welche dann keine Zeit und Ressourcen mehr investiert werden sollten.  

   Es kann zudem von Vorteil sein, einen Messungsreport zu erstellen und diese an das Management weiterzuleiten, um aufzuzeigen, wie die betriebliche Kommunikationsstrategie sich weiterentwickelt und einen positiven Einfluss auf das Personal nimmt.

    

Wie können Technologien eine interne Kommunikationsstrategie unterstützen?

Bleiben Sie eher fokussiert auf die Ergebnisse, als auf die Aktionen die zu den gewünschten Ergebnissen führen. Es ist praktisch, Intranet-Statistiken zur Hand zu haben, aber noch wichtiger ist sich Verhaltensänderungen und greifbare, positive Effekte auf das Unternehmen anzusehen.

Daher können Technologien die Strategie für die Mitarbeiter-Kommunikation in Ihrem Unternehmen auf mehrere Weisen fördern:

• Es hilft den Messungen, sei es Google Analytics welches die User-Journey ihres Intranets analysiert oder einfach nur das Ansehen der Seitenaufrufe
  
  
• Es fördert die Mitarbeiter-Produktivität, da Intranet Channels Mitarbeiter*innen einen zentralen Fokuspunkt für alle Kommunikation geben
  
  
• Es fördert die Diskussion, da der Belegschaft nun ein Platz für zweiseitige Kommunikation und gemeinsames Lernen zur Verfügung steht
  
  
• Es hilft dabei die Zielgruppe zu verstehen, da dort Fragen gestellt, Recherchen betrieben und Interaktionen einfach beobachtet werden können
  
  
• Es unterstützt bei dem Test auf Korrektheit der Strategie, als Nachrichten segmentiert und dem Erfolg dieser Tests wichtige Rückschlüsse gezogen werden können

Also wie schon zu Beginn genannt, sollte eine Personalkommunikation durch sinnvolle Technologien untermauert werden, als in modernen Unternehmen Arbeitnehmer*innen nicht mehr traditionell 9-to-5 an ihrem Büro-Schreibtisch tätig sind. Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass die interne Kommunikation im Unternehmen das Gesamtbild, die Angleichung an die allgemeinen Unternehmensziele und gut funktionierende Technologien um die Zielgruppe anzusprechen, mit einschließt. Auf diese Weise bereiten Sie ihrer Strategie den besten Weg für stetigen Erfolg.

Über Happeo

Happeo ist eine soziales Intranet-Programm, welches Ihrem Unternehmen bei der Entwicklung von fließender Top-Down, Bottom-Up und direkter Kommunikation des Personals unterstützt. Der personalisierte Feed, welcher Happeo als Intranet-Anbieter bereitstellt, gibt Mitarbeiter*innen relevanten Content für ihre Position, Team oder Standort. 

Auch ist eine nahtlose Integration mit Apps von Drittanbietern verfügbar, welche in Ihrem Unternehmen bereits gang und gäbe sind. Zusätzlich macht das nutzerfreundliche Design dem Personal den Einstieg in Kommunikation auf der Plattform einfach. Dadurch ist Happeo eins der besten Tools welches Ihre interne Kommunikationsstrategie unterstützen kann. Testen Sie gerne Happeo's Demo-Version.