In jedem Unternehmen gibt es einen verborgenen Schatz an Informationen, der weitgehend unbeachtet bleibt: das „Tribal Knowledge“. Dieser Begriff bezieht sich auf die kollektiven Erfahrungen, Fähigkeiten, Erkenntnisse und Fachkenntnisse, die informell zwischen den Mitarbeitern ausgetauscht werden. Doch hier liegt der Haken: Wenn langjährige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, nehmen sie dieses unschätzbare Wissen oft mit. Es stellt sich also die Frage: Wie kann man diese entscheidenden Informationen sichern, bevor sie das Unternehmen verlassen?
Was ist „Tribal Knowledge“ und warum ist es so wichtig?
Wenn du an deinem ersten Tag in einem neuen Job schon einmal damit gekämpft hast, den Bürodrucker zum Laufen zu bringen, oder versucht hast, herauszufinden, wie die Kaffeemaschine funktioniert, weißt du, dass die Antwort selten im Mitarbeiterhandbuch zu finden ist: Sie kommt von einem Kollegen. Das ist „Tribal Knowledge“ in Aktion: das ungeschriebene, auf Erfahrung basierende Know-how, das den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts gewährleistet. Von kleinen, praktischen Tipps bis hin zu kritischen Prozessen – diese Art von Wissen wird durch jahrelange Berufserfahrung erworben. Oft befindet es sich eher in den Köpfen der Menschen als in Dokumentationen. Ob es sich nun um einen bestimmten Arbeitsablauf handelt, der im Laufe der Zeit perfektioniert wurde, oder um Wissen über Kundenpräferenzen – „Tribal Knowledge“ spielt eine wichtige Rolle für Produktivität, Effizienz und den Gesamterfolg. Wird es nicht erfasst und weitergegeben, kann es Lücken im Betriebsablauf der Organisation hinterlassen, was zu Verwirrung, Ineffizienz und einem schleppenden Einstieg für neue Mitarbeiter führt.
Eines der größten Risiken für Unternehmen ist der Verlust dieses Wissens, wenn erfahrene Mitarbeiter in den Ruhestand gehen oder neue berufliche Herausforderungen annehmen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ohne seine unschätzbaren Erkenntnisse weiterzugeben, gehen diese Erfahrungen mit ihm verloren. Wenn Ihr Unternehmen zudem über keinen soliden Prozess zum Wissenstransfer verfügt, kann „Stammeswissen“ durch die Maschen schlüpfen und erst dann sichtbar werden, wenn es bereits zu spät ist.
Maßnahmen zur Sicherung von „Stammeswissen“, bevor es verloren geht
Die Frage ist also: Wie können Sie dieses unverzichtbare Wissen bewahren und schützen? Hier sind einige praktische Schritte, die Sie unternehmen können:
Dokumentieren Sie alles (und sorgen Sie für einen einfachen Zugriff)
Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Prozesse, Tipps, Tricks und gewonnenen Erkenntnisse in einem leicht zugänglichen Format zu dokumentieren. Richten Sie gemeinsame digitale Plattformen wie Wissensdatenbanken ein – beispielsweise in Happeo –, in denen Mitarbeiter diese Informationen speichern und leicht abrufen können. Nutzen Sie Vorlagen oder Leitfäden, um den Dokumentationsprozess zu standardisieren, damit er leicht zu befolgen und zu aktualisieren ist. Wenn Mitarbeiter beispielsweise detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen für komplexe Aufgaben, Anleitungen zur Fehlerbehebung oder auch einfache Best Practices erstellen, kann dies Zeit sparen, wenn neue Mitarbeiter oder Teams Herausforderungen bewältigen müssen. In vielen Fällen, insbesondere wenn es sich um hochspezifisches Wissen handelt, sollte der Inhalt Vorrang vor der Form haben: Ermöglichen Sie eine eher informelle Wissensspeicherung – darauf lässt sich später immer noch aufbauen.
Mentoring- und Hospitationsprogramme
Die Zusammenführung erfahrener Mitarbeiter mit neuen Mitarbeitern ist eine der besten Möglichkeiten, um „Stammeswissen“ weiterzugeben. Durch Mentoring und Job-Shadowing können erfahrene Mitarbeiter ihre Erkenntnisse in Echtzeit weitergeben, wertvollen Kontext liefern und Fragen beantworten, die in keinem Handbuch zu finden sind. Außerdem ermöglicht dies den Mitarbeitern, die Unternehmenskultur und ungeschriebene Regeln kennenzulernen, die in Schulungsprogrammen oft übersehen werden.
Checklisten für den Wissenstransfer erstellen
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, richten Sie einen Prozess zur Wissensweitergabe ein. Dazu gehört die Erstellung einer Checkliste mit seinen Aufgaben, Zuständigkeiten und den entscheidenden Informationen, die er während seiner Zeit im Unternehmen gesammelt hat. Die Förderung einer (überaus) detaillierten Selbstdokumentation wichtiger Prozesse stellt sicher, dass wichtige Details nicht mit dem Mitarbeiter verloren gehen, selbst wenn dieser das Unternehmen verlässt. Machen Sie diese Checkliste zu einem festen Bestandteil des Austrittsverfahrens. Die Einrichtung dieses Prozesses hilft zudem den verbleibenden Mitarbeitern, sich weniger unsicher zu fühlen und besser auf den Übergang vorbereitet zu sein.
Nutzen Sie Tools für die Zusammenarbeit
Nutzen Sie Tools für die Zusammenarbeit wie Wikis, gemeinsam genutzte Dokumente und sogar Videoaufzeichnungen, mit denen Mitarbeiter ihr Wissen in Echtzeit festhalten können. Tools wie Google Docs, Trello und Happeo ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit und Dokumentation.
Fördern Sie eine Kultur des Wissensaustauschs
Fördern Sie eine offene Kultur, in der Mitarbeiter dazu ermutigt werden, ihr Wissen und ihre Erfahrungen miteinander zu teilen. Würdigen und belohnen Sie diejenigen, die sich die Zeit nehmen, ihre Prozesse zu dokumentieren, anderen zu helfen und zum Teamwissen beizutragen. Planen Sie Veranstaltungen zum Wissensaustausch ein, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Erkenntnisse auszutauschen, oder richten Sie einen Happeo-Kanal für „Schnelltipps“ ein.
Führen Sie regelmäßige „Wissensaudits“ durch
Stellen Sie sicher, dass Ihr Wissenstransferprozess regelmäßig aktualisiert wird. Führen Sie Audits oder Bewertungen durch, um Wissenslücken oder Bereiche zu identifizieren, in denen wichtige Informationen noch fehlen. Fragen Sie regelmäßig bei den Mitarbeitern nach, ob sie die Dokumentation aktualisiert haben oder ob es neues Wissen gibt, das weitergegeben werden muss.
Fazit
„Tribal Knowledge“ ist eine unglaubliche Ressource, die – wenn sie richtig genutzt wird – die Effizienz Ihres Teams und dessen langfristigen Erfolg steigern kann. Wenn Sie es jedoch nicht aktiv bewahren, riskieren Sie, jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wertvolle Erkenntnisse zu verlieren. Indem Sie eine Kultur des Wissensaustauschs fördern, effektive Verfahren zur Wissensweitergabe umsetzen und die richtigen Tools einsetzen, können Sie sicherstellen, dass das unternehmensinterne Wissen ein Gewinn für Ihr Unternehmen bleibt – ganz gleich, wer kommt oder geht.
Häufig gestellte Fragen
Was ist „Tribal Knowledge“ und warum ist es wichtig?
Stammeswissen ist das ungeschriebene, erfahrungsbasierte Know-how, das Mitarbeiter im Laufe der Zeit aufbauen und informell weitergeben, und es ist wichtig, weil es den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts gewährleistet, auch wenn es selten in offiziellen Dokumenten festgehalten ist.
Was passiert, wenn „Tribal Knowledge“ nicht erfasst wird, bevor ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Wenn „Tribal Knowledge“ nicht erfasst wird, geht es mit dem Mitarbeiter verloren, was zu Lücken im Betriebsablauf führt, die sich in Verwirrung, Ineffizienz und einer langsameren Einarbeitungszeit für den Nachfolger äußern.
Was sind wirksame Methoden, um Stammeswissen zu bewahren?
Zu den effektiven Möglichkeiten, „Stammeswissen“ zu bewahren, gehören die Dokumentation von Prozessen in einer leicht zugänglichen Wissensdatenbank, die Zusammenarbeit erfahrener Mitarbeiter mit neuen Mitarbeitern im Rahmen von Mentoring und Job-Shadowing sowie die Erstellung von Checklisten für den Wissenstransfer, bevor jemand das Unternehmen verlässt.
Wie können Unternehmen den Wissensaustausch zu einem festen Bestandteil ihrer Kultur machen?
Unternehmen können eine Kultur des Wissensaustauschs aufbauen, indem sie Mitarbeiter würdigen, die ihre Prozesse dokumentieren, regelmäßige Wissensaustauschsitzungen ansetzen und in regelmäßigen Abständen Wissensaudits durchführen, um Lücken zu erkennen, bevor sie zu einem Problem werden.
