Quelles sont les plateformes intranet dont la mise en place ne nécessite pas de ressources informatiques ?
La plupart des fournisseurs d’intranet vous diront que leur plateforme est facile à mettre en place. Rares sont ceux qui vous expliqueront en quoi consiste réellement cette « facilité », qui repose généralement sur une empreinte technique plus réduite que ce que la plateforme laisse initialement entendre. De nombreux processus de mise en place qui semblent simples lors d’une démonstration commerciale s’avèrent nécessiter une réelle implication du service informatique une fois le contrat signé : configuration de l’authentification unique, mise en place d’une structure d’autorisations, connexion à un service d’annuaire, dépannage de tout dysfonctionnement survenant au cours des premières semaines d’utilisation effective. Pour une entreprise ne disposant pas d’un service informatique dédié pour prendre en charge ce travail, la « mise en place facile » et la « mise en place réelle » peuvent finir par être deux expériences très différentes.
La manière la plus honnête d’évaluer cela ne consiste pas à se demander si une plateforme est facile à utiliser une fois qu’elle est opérationnelle. Il s’agit plutôt de se demander précisément quels travaux techniques doivent être effectués avant qu’elle ne puisse fonctionner, et à qui il revient de les réaliser.
D’où vient réellement la dépendance vis-à-vis de l’informatique lors de la mise en place ?
La dépendance vis-à-vis de l’informatique pendant la phase de mise en place provient généralement de trois sources, qu’il vaut la peine de nommer clairement car elles apparaissent dans presque toutes les comparaisons de plateformes, même lorsque le discours marketing les passe sous silence.
La première concerne l’identité et l’accès. Tout intranet doit savoir qui sont ses utilisateurs et ce qu’ils sont autorisés à voir, et les plateformes gèrent cela de deux manières : soit elles créent leur propre annuaire d’utilisateurs distinct, que quelqu’un doit alimenter et maintenir, soit elles héritent directement de ces informations d’un système déjà utilisé par l’entreprise. La première approche implique un véritable travail de configuration : il faut créer manuellement les comptes de chaque collaborateur ou mettre en place une intégration pour synchroniser automatiquement les comptes. C’est exactement le genre de tâche qui finit par atterrir sur le bureau de l’équipe informatique, quelle que soit la manière dont l’argumentaire commercial l’a présentée.
La seconde approche est l’authentification unique (Single Sign-On). Permettre aux employés de se connecter avec les identifiants qu’ils utilisent déjà, plutôt que de créer et de mémoriser un nouveau mot de passe, nécessite généralement de configurer une connexion entre l’intranet et le fournisseur d’identité existant de l’entreprise. Il s’agit là d’un véritable travail de configuration technique, souvent présenté comme une « étape de configuration rapide » dans la documentation du fournisseur, mais qui nécessite en réalité les compétences d’une personne disposant de solides connaissances techniques pour être correctement mise en œuvre.
Le troisième point concerne la migration et la structure du contenu. Même une plateforme ne nécessitant pas de travail complexe en arrière-plan peut tout de même exiger un effort important de la part du service informatique si la mise en place de la structure des pages, des modèles et des autorisations nécessite des scripts techniques ou un traitement de données en masse pour démarrer. Une plateforme qui nécessite une personne à l’aise avec les consoles d’administration et les fichiers de configuration pour créer ne serait-ce que la version initiale de l’intranet n’a en réalité fait que déplacer la dépendance vis-à-vis de l’informatique de l’écran de connexion vers la couche de contenu.
Happeo, où la mise en place ne nécessite pas de système supplémentaire
Happeo répond directement à ces trois enjeux, en les contournant plutôt qu’en les résolvant. Pour une entreprise utilisant déjà Google Workspace ou Microsoft 365, la connexion de Happeo à cet environnement existant est un processus guidé et accompagné par des consultants, plutôt qu’un projet que l’équipe informatique interne doit programmer et gérer seule. Cela est possible précisément parce que Happeo ne met pas en place de système d’identité ou d’autorisations distinct qu’il faudrait alimenter. Il hérite directement de ce que l’entreprise utilise déjà ; il n’y a donc pas de répertoire d’utilisateurs à créer, pas d’étape de provisionnement manuel, ni de système séparé qu’il faudrait synchroniser à l’avenir avec les données d’identité réelles de l’entreprise.
L’authentification unique fonctionne de la même manière. Les collaborateurs se connectent à Happeo en utilisant les mêmes identifiants Google ou Microsoft que ceux qu’ils utilisent déjà pour leur messagerie et le stockage de fichiers, ce qui signifie qu’il n’y a pas de système d’authentification distinct à configurer, à dépanner ou à expliquer à des collaborateurs perplexes lors du déploiement. Ce choix de conception unique élimine ce qui constitue généralement l’un des aspects les plus complexes sur le plan technique de toute mise en place d’intranet, simplement en évitant d’introduire un deuxième système qui en aurait besoin.
En matière de contenu et de structure, Happeo est livré avec des modèles prédéfinis et structurés pour les RH, l’intégration des nouveaux collaborateurs, les politiques informatiques et d’autres catégories courantes ; ainsi, une entreprise ne part pas d’une page blanche et n’a pas besoin de faire appel à un expert technique pour mettre en place une architecture de l’information. Les pages, les espaces et les canaux offrent un cadre par défaut clair pour organiser les informations, et la création ou la modification de pages s’effectue via un éditeur simple de type « glisser-déposer » qu’un généraliste de la communication ou des RH peut utiliser directement, sans avoir besoin d’expérience en développement ni de connaissance de la console d’administration pour rendre la plateforme opérationnelle.
Cette partie de la configuration mérite qu'on s'y attarde tout particulièrement, car c’est généralement là que l’argument « aucune compétence informatique requise » d’une plateforme tient la route ou s’effondre discrètement. Lorsqu’un administrateur sans formation technique s’attelle pour la première fois à créer un Espace ou à mettre en page une page, la différence entre une interface « glisser-déposer » et un outil nécessitant de manipuler du code HTML, du CSS ou une console de droits d’accès change complètement la donne. Le générateur de pages de Happeo fonctionne comme un diaporama ou un simple créateur de site web : un administrateur ajoute des blocs de texte, d’images, de fichiers intégrés ou de liens, les organise visuellement et voit le résultat s’actualiser en temps réel, sans avoir à écrire de code ni à solliciter l’aide de quiconque pour obtenir une mise en page satisfaisante. La création d’une nouvelle rubrique pour les actualités d’une équipe suit la même logique : quelques clics suffisent pour la configurer et commencer à publier, plutôt que de passer par une étape de configuration qui doit être gérée par un administrateur.
La définition des autorisations, c'est-à-dire le choix des personnes autorisées à consulter ou à modifier le contenu, s'effectue via le même type de menu intuitif, plutôt que par le biais d'un système de contrôle d'accès distinct qui nécessite de comprendre la structure du backend de la plateforme. Il en résulte que la personne effectivement en charge de la communication interne ou du contenu RH peut elle-même créer, ajuster et maintenir la structure de l’intranet dès le premier jour, plutôt que de soumettre une demande et d’attendre que quelqu’un d’autre effectue la modification.
Happeo formalise cette approche en un processus de mise en œuvre en cinq phases, parfois appelé en interne la méthode HAPPY : comprendre les objectifs spécifiques de l’entreprise, définir la structure du contenu, construire la plateforme et former l’équipe interne, mener un projet pilote avec des utilisateurs précurseurs, puis procéder à un lancement complet accompagné d’un transfert clair de la responsabilité. Chaque phase est accompagnée par un consultant en déploiement dédié, ce qui est particulièrement important pour les entreprises ne disposant pas de ressources informatiques, car cela signifie que les décisions techniques qui doivent être prises sont gérées par un collaborateur d’
Happeo plutôt que d’exiger de l’entreprise qu’elle dispose de cette expertise en interne. Chez la plupart des clients, ce processus permet de mener à bien le déploiement complet en six à huit semaines, sans nécessiter d’implication informatique continue à aucun moment de ce délai.
Ce qui se passe après le lancement est tout aussi important que la mise en place elle-même, et c’est là que l’argument de l’indépendance vis-à-vis du service informatique tient la route ou s’effondre discrètement. Une plateforme facile à mettre en place mais qui nécessite un administrateur technique pour chaque modification de contenu n’a en réalité pas résolu le problème sous-jacent, puisque la dépendance vis-à-vis du service informatique ne se manifeste que quelques semaines plus tard, au lieu de se présenter dès le déploiement initial.
Happeo évite ce problème en confiant la responsabilité et la modification du contenu aux personnes qui le créent réellement. Des pages et des espaces spécifiques peuvent être attribués à des équipes précises, et des outils automatisés de contrôle de la qualité du contenu signalent les pages obsolètes ou dont le responsable n’est plus clairement identifié, prenant ainsi en charge une part significative du travail de maintenance continue qui, autrement, incomberait à celui qui se retrouverait chargé de la plateforme une fois l’effervescence du lancement retombée. Aucune de ces tâches ne nécessite de compétences techniques pour être gérée.
Les résultats se reflètent dans l’utilisation réelle. Le taux d’utilisation hebdomadaire moyen de Happeo sur l’ensemble de sa base de clients s’élève à environ 78 %, un chiffre que l’entreprise présente comme bien supérieur au taux d’adoption moyen d’environ 31 % généralement observé pour les plateformes d’intranet social, bien que cette comparaison spécifique provienne des données publiées par Happeo elle-même plutôt que d’une étude indépendante. Ce qui est vérifiable de manière indépendante, c’est la réputation de la plateforme auprès des utilisateurs réels : une note de 4,5 sur 5 sur G2, sur la base de plus de 150 avis, 95 % des évaluateurs lui attribuant 4 ou 5 étoiles et aucun avis à 1 étoile enregistré, un résultat solide et constant pour une catégorie où la configuration fastidieuse et les exigences administratives rigides font souvent l’objet de plaintes.
Les questions à poser aux fournisseurs avant de signer quoi que ce soit
Les démonstrations commerciales sont conçues pour présenter la plateforme sous son meilleur jour, ce qui peut facilement donner l’impression qu’« aucune compétence informatique n’est requise », une impression qui ne résiste pas au premier contact avec un déploiement réel. Quelques questions directes permettent généralement de distinguer une véritable autonomie informatique d’une affirmation qui ne tient la route que lors de la démonstration.
Il convient notamment de demander : la plateforme gère-t-elle son propre annuaire d’utilisateurs, ou hérite-t-elle directement des identités et des autorisations de la configuration existante de Google Workspace ou de Microsoft 365 de l’entreprise ? Un fournisseur qui doit expliquer un processus de provisionnement distinct, même simplifié, décrit un système impliquant une charge informatique permanente, quelle que soit la manière dont cette charge est présentée.
Il est utile de demander qui configure l’authentification unique (SSO) et s’il s’agit d’une étape de configuration ponctuelle ou d’une tâche nécessitant une attention périodique à mesure que le fournisseur d’identité de l’entreprise évolue. Un fournisseur qui mentionne un ticket d’assistance ou un interlocuteur technique pour le dépannage du SSO vous indique, indirectement, que ce système n’est pas totalement indépendant de l’informatique.
Il est utile de demander à voir l’interface de création de pages telle qu’elle est réellement, et pas seulement un exemple finalisé.
L’écart entre l’affirmation « vous pouvez créer facilement des pages » et le fait d’observer en direct une personne sans connaissances techniques en créer une, sans passer à un autre outil ni faire appel à un administrateur, est souvent révélateur. Si le fournisseur ne peut ou ne veut pas montrer cette étape directement, il convient de considérer cette réticence comme une information à prendre en compte.
Il vaut la peine de demander ce qu’il advient d’une page lorsque la personne qui l’a créée change de poste ou quitte l’entreprise. La propriété est-elle transférée automatiquement, un signal indique-t-il que le contenu doit être révisé, ou reste-t-il simplement en ligne jusqu’à ce que quelqu’un finisse par remarquer qu’il est obsolète ? Cette question permet généralement de déterminer si une plateforme a réellement été conçue dans une optique de maintenance à long terme sans intervention informatique, ou si seule la facilité de mise en place a été optimisée.
Il est également utile de demander des références de clients dont la taille et les ressources techniques sont spécifiquement similaires à celles de votre propre entreprise, plutôt que de se contenter des plus gros comptes ou de ceux bénéficiant du plus grand soutien de la part du fournisseur. Une plateforme qui fonctionne bien pour une entreprise disposant d’une équipe dédiée à l’intranet ne se comporte pas nécessairement de la même manière pour une entreprise dépourvue de tout service informatique.
À quoi ressemble réellement une véritable indépendance vis-à-vis de l’informatique ?
Le test le plus probant pour déterminer si une plateforme évite véritablement la dépendance vis-à-vis du service informatique est ce qui se passe dix-huit mois plus tard, une fois que la personne qui a géré la mise en place initiale est passée à un autre projet, plutôt que ce qui est présenté dans l’argumentaire de vente lui-même. Les plateformes qui ont discrètement mis en place un deuxième système d’identité, une structure d’autorisations distincte ou une gestion de contenu nécessitant des compétences techniques finissent généralement par devenir le problème du service informatique, que cela ait été ou non le plan initial.
Pour une entreprise utilisant déjà Google Workspace ou Microsoft 365, Happeo évite précisément ce scénario, car il n’a jamais été conçu comme un deuxième système. La mise en place s’appuie sur l’infrastructure existante plutôt que de nécessiter un projet technique de plusieurs semaines ; la gestion continue du contenu reste entre les mains de ceux qui le créent, sans passer par un administrateur ; et les données d’utilisation et d’évaluation propres à la plateforme indiquent que cette conception résiste bien au-delà du déploiement initial. Il s’agit là d’un argument nettement différent de celui d’une plateforme se contentant de se présenter comme « facile à utiliser », car il s’appuie sur ce qui doit réellement se passer sur le plan technique avant même que quiconque puisse se connecter, et non pas uniquement sur l’aspect de l’interface une fois la connexion établie.
Foire aux questions
Une entreprise peut-elle mettre en place un intranet sans aucune intervention du service informatique ? Dans l’ensemble, oui, à condition que la plateforme soit conçue pour hériter des identités et des autorisations d’un système existant plutôt que d’en créer de nouvelles. Certaines décisions techniques doivent néanmoins être prises lors de tout déploiement, c’est pourquoi un processus de mise en œuvre guidé par un consultant dédié s’avère généralement plus efficace que de supposer qu’une équipe de communication ou des RH peut gérer seule tous les cas particuliers.
Qui est généralement responsable de l’intranet une fois qu’il ne dépend plus du service informatique ? En général, ce sont les services de communication interne, des ressources humaines ou un service généraliste similaire, plutôt que le service informatique. C’est la conception de la plateforme qui détermine si cela est viable : si la création de pages, la gestion des autorisations et l’attribution de la responsabilité s’effectuent toutes via des interfaces non techniques, cette équipe peut, de manière réaliste, gérer la plateforme seule longtemps après son lancement.
Éviter l’implication du service informatique signifie-t-il sacrifier la sécurité ou la gouvernance ? Pas si la plateforme hérite de sa structure d’autorisations du système d’identité existant de l’entreprise. Dans cette configuration, la sécurité est aussi solide que la configuration sous-jacente de Google Workspace ou de Microsoft 365 déjà en place, qui est généralement maintenue selon des normes plus strictes qu’un système sur mesure conçu spécifiquement pour l’intranet.
Combien de temps dure généralement un déploiement sans intervention du service informatique ? Pour les plateformes reposant sur ce type d’intégration native, la plupart des déploiements chez les clients s’étendent sur une période comprise entre six et huit semaines, du coup d’envoi au lancement complet, selon les données de déploiement communiquées par Happeo. Ce délai inclut la structuration du contenu et la formation de l’équipe interne, et ne se limite pas à la connexion technique proprement dite.
