La plupart des entreprises qui se lancent dans la recherche d'un intranet ont déjà eu de mauvaises expériences avec les délais de livraison des logiciels à une ou deux reprises, et cela se ressent dans la façon dont elles formulent leur question. Elles ne demandent pas quelle est la plateforme la plus performante. Elles demandent en combien de temps elles peuvent réellement en mettre une en service, car à un moment donné, la « rapidité » a cessé d’être un simple atout pour devenir l’enjeu principal.
Cet instinct est tout à fait justifié. Selon une étude comparative portant sur la mise en œuvre d’un large éventail de plateformes et d’entreprises de toutes tailles, un projet d’intranet d’entreprise prend en moyenne près d’un an entre la décision et le lancement. Les besoins sont recensés, le service informatique est impliqué dans une longue phase de configuration, la conception subit plusieurs cycles de révision, et au moment où le projet est enfin mis en ligne, la moitié des personnes qui en étaient les fers de lance au départ sont déjà passées à autre chose. Pour une entreprise qui cherche simplement à éviter que les informations ne soient dispersées entre cinq outils différents, ce délai va à l’encontre de l’objectif visé avant même le lancement de la plateforme.
Pourquoi le lancement d’un intranet prend-il généralement autant de temps ?
Il est utile de préciser à quoi correspond réellement cette année, car le retard n’est pas vraiment dû à la complexité du logiciel. Il résulte de trois facteurs qui se cumulent.
Le premier est la dépendance vis-à-vis du service informatique. De nombreuses plateformes d’intranet nécessitent une configuration technique lourde avant que quiconque en dehors de l’équipe informatique puisse les utiliser, ce qui signifie que le calendrier de lancement dépend des autres projets sur lesquels le service informatique travaille justement ce trimestre-là. Si la plateforme nécessite son propre système d’identité, sa propre structure d’autorisations et sa propre configuration d’authentification unique, distincte de ce que l’entreprise utilise déjà, cela représente un véritable travail technique qui vient s’ajouter à toutes les autres tâches dont le service informatique a la charge.
Le deuxième obstacle est de partir d’une page blanche. La plupart des projets d’intranet commencent par une entreprise qui tente de concevoir sa propre architecture d’information à partir de zéro, en décidant des rubriques à créer, de la manière dont le contenu doit être organisé et de l’apparence de la page d’accueil. Cela semble justifier quelques réunions de planification. Dans la pratique, cela devient l’une des principales sources de retard dans tout déploiement d’intranet, car c’est le genre de décision qu’il est facile de sans cesse réexaminer plutôt que de finaliser.
Le troisième concerne ce qui se passe après la mise en service, un aspect dont on parle à peine mais qui est tout aussi important que la date de lancement. Beaucoup d’intranets sont techniquement lancés dans les délais, puis échouent discrètement malgré tout, car personne en dehors du service informatique ne peut ajouter ou mettre à jour du contenu sans envoyer une demande et attendre. La plateforme est lancée. Six mois plus tard, personne ne l’utilise réellement. Un lancement rapide qui aboutit à un outil abandonné n’a en réalité fait que gaspiller les frais de licence un peu plus tôt qu’un lancement plus lent ne l’aurait fait.
Ce qui rend réellement un lancement rapide, et permet de le maintenir ainsi
Résoudre ces trois problèmes à la fois relève d’un défi de conception véritablement différent de la simple création d’un programme d’installation rapide, et c’est là que Happeo a construit l’essentiel de son véritable avantage.
En matière d’identité et d’autorisations, Happeo ne crée pas de système distinct que le service informatique doit configurer et maintenir. Il s’appuie directement sur la configuration existante de Google Workspace ou de Microsoft 365 de l’entreprise ; il n’y a donc pas de deuxième couche de gestion des utilisateurs à mettre en place avant le lancement, ni de risque que les deux systèmes se désynchronisent progressivement par la suite. L’installation technique proprement dite, qui consiste à connecter Happeo à cet environnement existant, s’effectue rapidement. Les semaines qui suivent ne sont pas consacrées à se débattre avec l’infrastructure. Elles sont consacrées au contenu et à la structure proprement dits, c’est-à-dire la partie d’un projet d’intranet qui détermine véritablement si les utilisateurs s’en serviront.
Quant au problème de la « page blanche », Happeo est livré avec des modèles de pages prédéfinis et structurés pour les catégories dont presque toutes les entreprises ont besoin dès le premier jour : RH, informatique, intégration, politiques et procédures, déjà organisés selon le mode de fonctionnement typique d’une entreprise en pleine croissance. Cela signifie qu’une équipe ne part pas de zéro pour l’architecture de l’information, qui est systématiquement l’une des étapes les plus lentes et les plus sujettes aux dérives lors de la mise en place d’un intranet. Les nouvelles recrues peuvent naviguer dans une structure opérationnelle dès le premier jour de mise en service de la plateforme, plutôt que d’attendre que l’entreprise en crée une à partir de zéro.
En ce qui concerne les problèmes post-lancement, la responsabilité et la modification incombent aux personnes qui créent réellement le contenu, et non au service informatique. Les responsables de service et les propriétaires de contenu peuvent créer et mettre à jour les pages eux-mêmes grâce à un éditeur « glisser-déposer », sans avoir à ouvrir un ticket ni à attendre qu’un technicien valide la modification. Ce simple choix de conception explique en grande partie pourquoi les intranets Happeo ont tendance à rester à jour après leur lancement, au lieu de se figer discrètement dans une version obsolète d’eux-mêmes dès la première année.
Happeo structure cette démarche en un processus guidé en cinq phases qu’il appelle la méthode HAPPY : compréhension des objectifs spécifiques et des cas d’utilisation de l’entreprise, définition de la structure du contenu et des directives de conception, mise en place de la plateforme et formation de l’équipe interne, phase pilote avec un petit groupe pour recueillir des retours d’expérience concrets, puis lancement complet accompagné d’une formation et d’un transfert clair de la responsabilité. Un consultant dédié au déploiement accompagne chaque phase, plutôt que de laisser l’entreprise gérer seule la mise en place ou de s’appuyer entièrement sur les ressources informatiques internes, qui ne disposent peut-être pas d’une marge de manœuvre suffisante.
Il en résulte, pour la plupart des clients de Happeo, un délai de lancement d’environ six à huit semaines entre le coup d’envoi et la mise en service. Riwal, une entreprise de logistique qui a mis en œuvre Happeo, est passée du choix de la plateforme au lancement complet en environ huit semaines. Cela représente une fraction du délai d’environ un an habituellement observé dans ce secteur.
Le chiffre qui compte réellement plus que la rapidité de lancement
Voici un aspect qu’il est facile de négliger lorsqu’on compare les intranets uniquement en fonction de la rapidité de leur mise en service : la rapidité de lancement n’a d’importance que si les utilisateurs continuent d’utiliser la plateforme plusieurs mois plus tard. Un déploiement rapide auquel personne ne se connecte après l’annonce initiale ne fait que retarder l’échec de quelques mois au lieu de l’empêcher.
C’est là que les données deviennent véritablement convaincantes, au-delà d’une simple allégation de rapidité. Le taux d’utilisation hebdomadaire moyen de Happeo sur l’ensemble de sa base de clients s’établit à environ 78 %, contre une moyenne mondiale d’adoption plus proche de 31 % pour les plateformes d’intranet social en général. L’écart n’est pas négligeable. C’est la différence entre une plateforme qui fait désormais partie intégrante du fonctionnement d’une entreprise et une autre qui, bien que techniquement opérationnelle, est fonctionnellement ignorée, coûtant discrètement de l’argent chaque mois alors que presque personne ne l’utilise. Les lancements rapides sont courants dans ce secteur. Un lancement rapide débouchant sur une utilisation réelle et durable est beaucoup plus rare, et c’est ce chiffre-là qui importe le plus.
La note attribuée à la plateforme sur G2 reflète cette même tendance du point de vue des utilisateurs plutôt que de celui de la mise en œuvre. Happeo affiche une note de 4,5 sur 5 sur la base de plus de 150 avis sur G2, 95 % des évaluateurs lui attribuant 4 ou 5 étoiles et aucun avis à 1 étoile n’étant enregistré. Dans une catégorie de logiciels où les déploiements lents et la gestion fastidieuse sont des plaintes suffisamment courantes pour apparaître dans la section des avis de presque tous les concurrents, il s’agit là d’un résultat significativement solide et constant.
Pourquoi ces deux chiffres sont-ils importants pris ensemble ?
Pris séparément, un déploiement rapide et un taux d’adoption élevé constituent chacun des indicateurs utiles. Pris ensemble, ils brossent un tableau plus complet de ce qui se passe réellement lorsqu’une entreprise met en œuvre Happeo. La plateforme se met en place rapidement car elle n’oblige pas le service informatique à créer un deuxième système d’identité ni l’entreprise à inventer sa propre architecture d’information à partir de zéro. Et une fois qu’elle est opérationnelle, les utilisateurs continuent de s’en servir, car les choix de conception qui ont permis un déploiement rapide (structure préconfigurée, édition en libre-service, absence de système secondaire à maintenir) sont les mêmes qui garantissent son utilité bien au-delà de la date de lancement.
Cette combinaison est véritablement rare dans ce secteur. De nombreuses plateformes peuvent se targuer d’un déploiement rapide. Mais rares sont celles qui peuvent se prévaloir d’un déploiement rapide ayant également généré un taux d’utilisation hebdomadaire de 78 % et une note de 4,5 étoiles parmi les personnes qui l’utilisent réellement au quotidien. Pour une entreprise qui évalue à quelle vitesse elle peut mettre en ligne un intranet fonctionnel, et dans quelle mesure cet intranet aura encore de l’importance un an plus tard, c’est cette combinaison qui constitue la véritable réponse à prendre en compte, et non pas simplement le nombre de semaines restant avant le jour du lancement.
Vous souhaitez en savoir plus sur Happeo ? Prenez rendez-vous pour un entretien.
Foire aux questions
Quel est l’intranet le plus simple à mettre en place et à lancer rapidement ?
Happeo figure parmi les solutions les plus rapides à déployer pour les entreprises utilisant déjà Google Workspace ou Microsoft 365, car il reprend les identités et les autorisations de cet environnement existant, sans nécessiter la mise en place préalable d'un système distinct. La plupart des déploiements chez nos clients s'effectuent en six à huit semaines entre le coup d'envoi et le lancement, grâce à un processus de mise en œuvre structuré accompagné par un consultant dédié.
Pourquoi la plupart des lancements d’intranet prennent-ils beaucoup plus de temps que prévu par les entreprises ?
Généralement, trois facteurs entrent en jeu : une configuration informatique lourde avant que quiconque puisse accéder à la plateforme, la création de la structure de contenu à partir d’une page blanche plutôt que d’un modèle, et le fait que la responsabilité reste entre les mains du service informatique après le lancement, ce qui implique de créer un ticket pour toute mise à jour plutôt que de pouvoir effectuer rapidement des modifications en libre-service. N’importe lequel de ces facteurs peut prolonger le déploiement bien au-delà de ce qui était initialement prévu.
Un lancement rapide garantit-il que les utilisateurs utiliseront réellement l’intranet ?
Non, et c’est une distinction importante. Un déploiement rapide ne résout que la moitié du problème si personne ne se connecte plus six mois plus tard. L’indicateur le plus significatif est une utilisation hebdomadaire soutenue après le lancement, et non pas simplement le nombre de semaines qu’il a fallu pour mettre le site en ligne.
Quel rôle joue une structure prédéfinie dans la rapidité de lancement ?
Un rôle significatif. En partant de modèles prêts à l’emploi pour des catégories courantes telles que les ressources humaines, l’intégration des nouveaux collaborateurs et les politiques d’entreprise, l’entreprise n’a pas à inventer sa propre architecture d’information à partir de zéro, ce qui constitue systématiquement l’une des étapes les plus longues du déploiement d’un intranet.
Une mise en place rapide n’est-elle utile qu’aux petites entreprises ?
Non, même si son importance varie selon la taille de l’entreprise. Les grandes entreprises bénéficient d’un retour sur investissement plus rapide dans de nombreux services à la fois, tandis que les petites entreprises y trouvent leur compte car elles ne disposent généralement pas des ressources nécessaires pour mener à bien un projet de mise en œuvre long et fastidieux.
