Nous avons créé Happeo pour aider à bâtir des entreprises mieux connectées. De meilleures connexions à l’information, au savoir et, surtout, aux personnes avec lesquelles vous travaillez au quotidien. De nos jours, il y a de fortes chances que vous travailliez avec des personnes que vous n’avez jamais rencontrées en personne.
Peut-être avez-vous souvent besoin de l’aide de vos collègues du service informatique, mais ceux-ci se trouvent dans un autre pays. Ou peut-être avez-vous besoin de tirer parti des connaissances de vos collaborateurs, mais vous ne savez pas à qui vous adresser. Pour améliorer la productivité et faciliter plus que jamais la collaboration entre les entreprises, nous avons mis à jour la section « People » de Happeo avec l’annuaire des collaborateurs. Les clients ayant participé à la phase de test bêta ont constaté une multiplication par trois du nombre de visites dans la section « People » après avoir testé cette fonctionnalité. Les clients disposant des forfaits « Recommended » ou « Growth » et supérieurs y auront accès à partir du 15 août.
À quoi sert l’annuaire des collaborateurs ?
En bref : il est là pour vous aider à trouver rapidement la bonne personne. L’annuaire des collaborateurs offre aux utilisateurs une vue d’ensemble consultable de toutes les personnes qui travaillent dans votre entreprise, en complément des fonctionnalités existantes de recherche et d’organigramme.
Nous aimons dire qu’il s’agit de l’annuaire numérique de votre entreprise – et nous ne parlons pas de ces grosses piles de papier d’autrefois. Il est doté de filtres tels que le service, le poste et bien d’autres encore, et des filtres pour des attributs personnalisés peuvent être configurés dans le panneau d’administration.
Mais ce n’est pas tout. Au lieu de simples fiches de profil, les utilisateurs disposent désormais d’une page de profil complète, accessible par lien et personnalisable, allant d’une brève section « À propos » à une liste de leurs compétences. Vous comprendrez mieux avec qui vous travaillez et quelles connaissances vous pouvez exploiter. Comme auparavant, vous pouvez toujours envoyer un message, appeler ou organiser une réunion avec cet utilisateur directement depuis son profil.
Voici comment tirer le meilleur parti de l’annuaire des collaborateurs
Pour tirer le meilleur parti de l’annuaire « People », deux choses sont essentielles :
- Choisir les champs que vous souhaitez afficher sur les pages de profil des personnes
- Veiller au bon fonctionnement de votre système de gestion des identités (Google Groups, Azure AD ou Okta)
1. Choisir les champs que vous souhaitez afficher sur les pages de profil des utilisateurs
Lors de la conception du répertoire People, nous avons sollicité l’avis de nos clients sur les champs qu’ils souhaitaient voir apparaître par défaut. Nous avons retenu les éléments suivants :
- Prénom
- Nom
- Numéro d'employé
- E-mail
- Date de naissance
- Entreprise
- Service
- Fonction
- Centre de coûts
- Lieu
- Identifiant du responsable
- Nom de l'organisation
- Numéro de téléphone
- Compétences
Avec ces champs par défaut, vous devriez être prêt et n’avez rien d’autre à faire. Cependant, nous vous recommandons de choisir les champs à inclure en fonction de la culture de votre entreprise. Par exemple, votre entreprise souhaite-t-elle afficher et célébrer les anniversaires de ses collaborateurs ? Dans ce cas, activez cette option. L’affichage du centre de coûts d’un collaborateur dans son profil utilisateur vous semble-t-il superflu ? Dans ce cas, désactivez-le. Pour configurer les champs que vous souhaitez afficher ou masquer, rendez-vous dans votre panneau d’administration et cliquez sur l’onglet « Annuaire des collaborateurs ».
Dernier point concernant la personnalisation : la photo de profil d’un utilisateur peut toujours être personnalisée au sein de Happeo, même si la nouvelle photo diffère de celle fournie par Google, Okta ou Azure AD. Les images de couverture peuvent également être modifiées par les utilisateurs eux-mêmes, ainsi que par les administrateurs.
2. Assurer la bonne santé de votre système de provisionnement (Google Groups, Azure AD ou Okta)
Vous pouvez choisir d’afficher les utilisateurs ayant quitté l’entreprise dans votre annuaire des personnes, bien que cette option soit désactivée par défaut afin d’éviter que des employés qui ne travaillent plus dans l’entreprise n’apparaissent.
La section « Personnes » de Happeo s’appuie sur la manière dont votre système de provisionnement a configuré ses utilisateurs. Nous recommandons aux professionnels de l’informatique d’en vérifier régulièrement l’intégrité. Comme il s’agit du premier point d’entrée pour ajouter de nouveaux utilisateurs dans la plupart de vos outils, il est important de le maintenir à jour. C’est donc une bonne occasion de vérifier l’exactitude de votre système de provisionnement.
Par exemple, si un collaborateur a changé de service mais que cette information n’a pas été mise à jour dans votre système de gestion des comptes, il figurera toujours sous son ancien service dans l’organigramme et dans son profil utilisateur.
Une vue d’ensemble complète de votre entreprise
L’annuaire du personnel vient compléter l’organigramme et la fonction de recherche de personnes, déjà très appréciés, pour former la section « Personnel » de Happeo. Le travail de chaque service s’effectue dans des outils différents, mais votre système de gestion des accès reste le point de départ du parcours d’un collaborateur au sein de votre entreprise – même s’il ne s’en rend pas compte personnellement. Comme l’annuaire des collaborateurs est automatiquement alimenté par les informations issues de votre système de gestion des accès, vous pouvez compter sur Happeo comme point de départ pour une entreprise plus connectée.
Nous vous encourageons à explorer l’annuaire des collaborateurs et à découvrir vos collègues, et nous attendons vos retours avec impatience. Si vous avez besoin d’aide pour choisir vos paramètres par défaut, n’hésitez pas à contacter votre responsable de la réussite client : nous serons ravis de vous aider !
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Foire aux questions
Qu’est-ce que l’annuaire des collaborateurs de Happeo ?
L'annuaire des collaborateurs de Happeo est un aperçu consultable de l'ensemble des membres d'une entreprise. Il offre aux employés un « annuaire numérique » consultable, doté de filtres tels que le service et le poste, en complément des fonctionnalités existantes de recherche et d'organigramme.
Comment les administrateurs peuvent-ils personnaliser l’annuaire des collaborateurs ?
Les administrateurs peuvent choisir les champs qui apparaissent sur les pages de profil, tels que les dates d'anniversaire, le centre de coûts ou les compétences, en accédant au panneau d'administration et en activant ou désactivant les champs en fonction de la culture de l'entreprise.
Pourquoi la qualité des données du système de gestion des identités est-elle importante pour l’annuaire du personnel ?
L'annuaire du personnel extrait ses informations directement du système de gestion des identités de l'entreprise, tel que Google Groups, Azure AD ou Okta. Par conséquent, les informations obsolètes — comme l'ancien service d'un collaborateur — continueront de s'afficher de manière erronée jusqu'à ce que le système de gestion des identités lui-même soit corrigé.
Les utilisateurs peuvent-ils toujours personnaliser leur propre profil dans le répertoire des collaborateurs ?
Oui : les utilisateurs peuvent personnaliser leur photo de profil et leur image de couverture directement dans Happeo, même si celles-ci diffèrent de l’image fournie par Google, Okta ou Azure AD.
