Les principaux avantages d'un intranet sont une productivité accrue, une collaboration renforcée et un stockage centralisé des documents, tandis que ses principaux inconvénients sont les risques liés à la sécurité, le coût de mise en place et la gestion continue nécessaire pour en garantir l'utilité. Pour savoir si un intranet est adapté à votre entreprise, il faut déterminer si ces avantages l'emportent sur l'effort réel et continu nécessaire à son maintien.
Avantages des intranets
Augmentation de la productivité et de l'engagement des collaborateurs
Un intranet rassemble l’ensemble du personnel au sein d’un espace unique où les employés peuvent s’exprimer et faire connaître leurs opinions. Une étude de Gallup a révélé que 65 % des salariés américains ne sont pas engagés dans leur travail, tandis qu’une étude du McKinsey Global Institute a montré que la productivité augmente de 20 à 25 % dans les entreprises où les employés sont véritablement connectés les uns aux autres et à l’entreprise. Le fait de regrouper tout ce dont les collaborateurs ont besoin au sein d'une plateforme centrale leur évite également d'avoir à passer constamment d'une plateforme à l'autre, ce qui renforce encore le gain de productivité.
Le contenu généré par les utilisateurs est un élément clé de l’engagement des collaborateurs : plutôt que des messages statiques diffusés de manière descendante, un intranet moderne favorise un dialogue bidirectionnel entre les services, offrant ainsi aux collaborateurs un véritable exutoire et garantissant la pertinence de la plateforme au fil du temps.
Offre une plateforme sociale intégrée
L’intégration de mécanismes familiers issus des réseaux sociaux dans l’environnement de travail présente de réels avantages : 82 % des collaborateurs estiment que les réseaux sociaux peuvent améliorer leurs relations avec leurs collègues, et 60 % pensent qu’ils facilitent la prise de décision au travail. Des profils personnalisés, une page d’accueil dotée d’une fonction de recherche et des réactions telles que les « j’aime », les commentaires et les mentions aident les collaborateurs à tisser des liens et à développer un véritable sentiment d’appartenance à une communauté, même lorsqu’ils sont dispersés géographiquement.
Une étude de la Harvard Business Review a révélé que les réseaux sociaux, tant au sein de l’entreprise qu’à l’extérieur, réduisent les coûts et renforcent la capacité des individus à se coordonner de manière productive de leur propre initiative — une dynamique qu’un intranet social est spécialement conçu pour soutenir.
Améliore la collaboration et la communication
Le partage de documents, les commentaires et la co-édition permettent aux collaborateurs de travailler ensemble sur des projets, quelle que soit la distance physique qui les sépare. Un intranet bien conçu prend en charge à la fois les espaces de collaboration spécifiques à chaque service et la communication inter-services, mettant ainsi en évidence des connaissances qui, sans cela, resteraient cloisonnées. Cette priorité accordée à la communication tend également à accroître la transparence, indiquant clairement qu’une communication efficace est une véritable priorité pour l’entreprise.
Intègre des outils externes
Un intranet est conçu pour servir de plaque tournante à tous les outils déjà utilisés par l’entreprise : Google Workspace, Slack, Trello et d’autres plateformes similaires peuvent généralement être regroupés au sein d’un même espace. Cela permet de briser directement les cloisonnements : des outils déconnectés impliquent que les données existent séparément d’un système à l’autre, où elles risquent d’être perdues ou dupliquées, tandis que des outils intégrés garantissent la cohérence des informations et réduisent le temps que les collaborateurs perdent à passer d’une plateforme à l’autre pour mener à bien une seule tâche.
Permet la personnalisation du logiciel
Un intranet personnalisable vous permet de le concevoir en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise plutôt que d’adopter un modèle générique, et les options de personnalisation à l’image de marque contribuent à l’uniformité visuelle de l’entreprise. De nombreux fournisseurs peuvent adapter davantage leur logiciel sur demande, et les meilleurs intranets modernes permettent aux collaborateurs d’effectuer eux-mêmes des ajustements sans avoir recours au service informatique ou à une expertise externe — évoluant ainsi au rythme de l’organisation plutôt que de rester figés.
Intègre un espace de stockage de documents
Le stockage centralisé des documents, associé à un moteur de recherche performant, évite aux employés de perdre des heures à rechercher un fichier dans une base de connaissances désorganisée. Au-delà des documents de travail, des éléments tels que le règlement intérieur ou les formulaires de congés deviennent faciles à trouver par eux-mêmes, ce qui rend les employés plus autonomes et libère leurs collègues qui, autrement, seraient sollicités directement.
Accessible à tout moment, où que vous soyez
Les intranets basés sur le cloud sont accessibles depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet, ce qui est particulièrement important pour les employés qui voyagent ou travaillent loin de leur bureau. La plupart des intranets proposent également une application mobile dédiée, ce qui est essentiel compte tenu du temps que les gens passent déjà sur leur téléphone : les notifications mobiles et les fils d’actualité personnalisés permettent aux employés de rester informés des actualités de l’entreprise où qu’ils se trouvent.
Inconvénients des intranets
Risque de sécurité
Le fait de centraliser toutes les données et informations importantes d’une entreprise en un seul endroit concentre également les risques si ce système venait à être compromis. Les fournisseurs investissent massivement dans la sécurisation de leurs systèmes, mais une configuration adéquate de la passerelle ou du pare-feu, ainsi qu’un « code de conduite » interne bien défini pour l’utilisation de l’intranet, restent nécessaires du côté de l’entreprise.
Surcharge d’informations
Sans une organisation réfléchie, un intranet peut accumuler tellement de contenu qu’il devient source de confusion plutôt qu’utile. Les collaborateurs qui se sentent submergés ont tendance à éviter complètement la plateforme, ce qui va à l’encontre de l’objectif visé : l’intranet finit par reproduire le même problème de dispersion de l’information qu’il était censé résoudre.
Délais et coûts
Les délais de mise en œuvre varient considérablement d’une entreprise à l’autre, même si le marketing du fournisseur laisse entendre que le processus est rapide et facile. Au-delà du déploiement initial, la formation des employés et la désignation de responsables dédiés aux différents aspects de la plateforme prennent du temps, et la maintenance continue peut entraîner des coûts récurrents. Il est judicieux de s’enquérir directement auprès de tout fournisseur des frais supplémentaires susceptibles d’apparaître après la mise en œuvre, et pas seulement du prix annoncé.
Gestion continue
Un intranet ne fonctionne pas tout seul. Certaines plateformes nécessitent des collaborateurs spécifiquement affectés à la gestion des tâches au sein du système, et le recrutement, la formation et la responsabilisation de ces personnes constituent en soi un effort continu. Le contenu, en particulier, nécessite une gestion continue pour éviter la surcharge d’informations décrite plus haut.
Difficultés de mise en œuvre et d’adoption
Un intranet trop difficile à utiliser ne sera tout simplement pas utilisé, quelle que soit la valeur des informations qu’il contient. Une étude de Deloitte a révélé que seuls environ 25 % des collaborateurs utilisent réellement les réseaux sociaux d’entreprise, et que le facteur déterminant est presque toujours la pertinence et la facilité d’utilisation plutôt que le nombre de fonctionnalités. Choisir une plateforme qui correspond véritablement au style de communication de votre entreprise et préparer les employés bien avant le lancement sont des éléments plus importants que n’importe quelle fonctionnalité individuelle.
Mises à jour régulières et problèmes logiciels
Une plateforme qui n’est pas régulièrement mise à jour a tendance à retomber dans cette impression de staticité et de vétusté dont les intranets sont censés s’éloigner. Les bugs font partie intégrante de tout logiciel, mais il convient de reconsidérer le choix d’un fournisseur qui ne dispose pas d’un service client solide et d’un historique de mises à jour régulières avant de s’engager.
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Questions à poser lors de l’analyse des besoins de votre intranet
Si les avantages l’emportent sur les défis pour votre organisation, l’étape suivante consiste à réaliser une véritable analyse des besoins avant de commencer à évaluer les fournisseurs. Voici quelques questions utiles :
- À quelle fréquence utilisez-vous votre intranet actuel, si vous en avez un ?
- Si son utilisation est faible, quelle en est la raison et comment pourrait-on l'améliorer ?
- Quels outils aideraient réellement les collaborateurs à accomplir leurs tâches quotidiennes ?
- Quel est le style de communication de votre entreprise, et comment les collaborateurs communiquent-ils actuellement ?
- Disposez-vous de référents internes capables de mener cette mise en œuvre, ou devez-vous constituer cette équipe ?
- Quel sera le degré de difficulté du processus d'adoption pour votre personnel en particulier ?
- Quel est votre budget pour la mise en œuvre ?
- Qui se chargera de la formation, et comment celle-ci se déroulera-t-elle ?
- Dans quels délais la plateforme doit-elle être opérationnelle ?
- Combien de temps en interne peut-on raisonnablement consacrer à ce projet ?
- Quels problèmes spécifiques un intranet pourrait-il déjà résoudre directement ?
Gardez toujours à l'esprit l'objectif final : visez des résultats quantifiables que vous pourrez transformer en un véritable objectif commercial. Il est également utile de recueillir les avis à tous les niveaux de l'organisation, et pas seulement auprès des parties prenantes et des responsables, car le succès d'un intranet dépend en fin de compte de la valeur que lui accordent les personnes qui l'utilisent au quotidien.
FAQ
Comment un intranet peut-il contribuer à améliorer la productivité et l’engagement des collaborateurs ?
Un intranet augmente la productivité et l’engagement en fédérant les équipes au sein d’une plateforme centrale où tout ce qui est nécessaire au travail quotidien est accessible en un seul et même endroit, ce qui évite de passer sans cesse d’une application à l’autre. Des études montrent que les collaborateurs connectés sont 20 à 25 % plus productifs, et le fait de leur donner véritablement la parole grâce à une communication bidirectionnelle et à du contenu généré par les utilisateurs permet de maintenir un niveau d’engagement et de satisfaction plus élevé sur le long terme.
De quelle manière un intranet favorise-t-il les liens sociaux et la collaboration entre les collaborateurs ?
Un intranet favorise les liens sociaux en fonctionnant comme une plateforme sociale interne : les profils personnalisés, les réactions et les commentaires permettent aux employés de nouer naturellement des relations, ce qui est important puisque 82 % des employés estiment que les outils sociaux améliorent les relations entre collègues. Au-delà de la socialisation, ces mêmes fonctionnalités favorisent une véritable collaboration grâce à l’édition collaborative de documents et à la communication inter-services, qui permet de faire émerger des connaissances qui, sans cela, resteraient cloisonnées.
Quels sont les principaux risques ou inconvénients liés à la mise en place d’un intranet ?
Les risques les plus importants concernent la sécurité, car la centralisation des données de l’entreprise en un seul endroit concentre également les risques en cas de compromission, ainsi que l’échec de l’adoption, car une plateforme confuse ou inadaptée ne sera tout simplement pas utilisée, quelles que soient ses fonctionnalités. Les coûts et la gestion continue sont également des enjeux réels : les délais de mise en place varient d’une entreprise à l’autre, et le maintien d’un intranet performant et bien organisé nécessite une attention continue plutôt qu’une simple configuration ponctuelle.
Que doit prendre en compte une entreprise lorsqu'elle réalise une analyse des besoins en matière d'intranet ?
Une analyse des besoins doit évaluer les habitudes d’utilisation actuelles et leurs causes sous-jacentes, le style de communication des collaborateurs, le budget, les délais réalistes et l’identification d’un porteur de projet en interne. Il est essentiel d’impliquer des collaborateurs à tous les niveaux de l’organisation, et pas seulement les parties prenantes et les managers, car le succès d’un intranet dépend en fin de compte de la perception qu’en ont les personnes qui l’utilisent au quotidien : doivent-elles le trouver véritablement utile ?
