Le télétravail présente sans aucun doute des avantages, mais le sentiment d’appartenance à une équipe compte tout autant. D’innombrables études ont démontré les bienfaits d’une équipe soudée, qu’il s’agisse d’une productivité accrue ou d’une réduction du taux de rotation du personnel. Une étude de la Harvard Business Review a même révélé que les employés qui se sentent valorisés sont plus performants.
Jaime Cannon est directrice de l’expérience employé chez Super Coffee. Forte de six ans d’expérience en tant qu’enseignante, Jaime s’y connaît en matière de communication. Elle nous a fait part de quelques conseils et astuces pour maintenir la cohésion de votre équipe en période de télétravail.
Accueillir de nouveaux collaborateurs en télétravail : ce qu’il faut faire et ne pas faire
Jaime nous explique qu’il ne faut pas partir du principe que tout le monde sait comment se connecter : « La première étape consiste à mettre en place les bons outils numériques, mais on ne peut pas présumer que tout se passera comme prévu. Les gens ont besoin d’un petit coup de pouce pour sortir de leur zone de confort, et ils doivent se sentir en sécurité pour le faire. »
« Il en va de même pour la gestion du changement. Lorsque vous diffusez des mises à jour ou des informations dont votre équipe doit prendre connaissance, ne partez pas du principe que tout le monde interprète les choses de la même manière que l’entreprise. Présentez ces informations de manière à encourager les retours d’expérience et à donner aux collaborateurs l’occasion de poser des questions ou de faire part de leurs suggestions. Vous souhaitez que les collaborateurs s’expriment, car vous ne savez jamais ce qui se passe dans leur sphère d’influence spécifique et que vous n’avez pas pris en compte. Et vous devez veiller à ne pas oublier les nouveaux arrivants lorsque vous mettez en place des possibilités de retour d’information.
« Veillez à ce que les canaux de communication soient véritablement ouverts pour que les collaborateurs puissent en tirer parti, et essayez de favoriser une culture où chacun se sent libre de le faire. Ces deux aspects sont essentiels : il faut disposer des moyens de le faire, mais il faut aussi avoir la volonté de créer une culture où il est normal que les collaborateurs remontent les informations vers la hiérarchie, et pas seulement dans le sens inverse. »
En résumé :
- Créez une culture de communication transparente
- Choisissez les meilleurs outils pour la communication numérique
- Veillez à inclure et à encourager les nouveaux arrivants à communiquer ouvertement
- Ne partez pas du principe que les gens savent comment se connecter
Quelle est la partie la plus importante du cycle de vie d’un collaborateur ?
Le lien humain reste une constante tout au long du cycle de vie d’un collaborateur. Il n’est pas facile de maintenir ce lien tant avec les collaborateurs présents depuis le début qu’avec ceux qui viennent d’arriver : chez Super Coffee, certains collaborateurs sont là depuis six ans, tandis que d’autres, tout juste arrivés, n’ont encore jamais rencontré leurs collègues en personne.
Jaime explique : « Un aspect crucial de l’expérience employé et du cycle de vie d’un collaborateur, lorsqu’on commence un nouvel emploi, consiste à établir ce lien humain. Et cela devient encore plus important, et plus difficile, lorsqu’on travaille à distance. Nous essayons constamment de réfléchir aux opportunités qui existent en ligne, mais aussi aux futures occasions de se rencontrer en personne. Il est important de garder à l’esprit qu’il doit y avoir une dimension humaine pour que cela puisse se transposer dans le monde numérique. Avant tout, il s’agit de trouver le juste équilibre pour que chacun se sente à sa place. Pour cela, il faut s’attacher à ce que les gens se sentent rapidement à l’aise, car on leur demande d’accomplir un travail important, ce qui est difficile à faire derrière un écran. »
N’essayez pas toujours de « tout régler »
Parfois, écouter est plus important que résoudre. En tant que manager, la responsabilité de résoudre certains de ces problèmes vous incombera — mais parfois, vous ne devriez pas vous concentrer sur la résolution des problèmes, mais plutôt sur l’écoute.
Jaime explique : « Se contenter d’écouter peut être un véritable défi. Mais parfois, il s’agit simplement de laisser aux gens l’espace nécessaire pour s’exprimer, sans nécessairement chercher à tout régler. Les gens veulent être entendus : il s’agit de leur donner l’espace nécessaire pour s’exprimer et partager leurs expériences. »
« Il y a certes des situations qui nécessitent une action concrète. Mais lorsqu’on vit dans un monde isolé, les gens veulent simplement être pris au sérieux et savoir que ce qu’ils vivent est normal. »
Nous avons tous eu notre lot de réunions virtuelles et n’en voulons peut-être plus. Mais parfois, passer un coup de fil juste pour discuter et échanger peut faire toute la différence.
Montrer l’exemple
La participation visible des dirigeants réduit les réticences chez les autres. « Parfois, les collaborateurs peuvent se sentir un peu intimidés à l’idée de publier sur l’intranet social de leur entreprise », explique Jaime. « Mais plus ils verront leur responsable direct, les cadres dirigeants ou les fondateurs de l’entreprise poser des questions ouvertes et partager des réponses, plus le voile se lèvera. Je pense que les gens se sentiront plus à l’aise pour le faire et pour s’exprimer. La plupart des gens ont déjà leur plateforme de réseau social préférée, sur laquelle ils se sentent à l’aise pour interagir. Il s’agit d’exploiter ce potentiel préexistant et d’amener les gens à s’engager au niveau interne. »
Se mettre en avant, instaurer la confiance, ne rien forcer
Jaime nous livre une dernière réflexion pleine de sagesse : « Si vous donnez l’exemple du comportement que vous attendez, les gens se sentiront plus à l’aise pour participer. Je publie beaucoup de choses sur notre intranet social que je ne partagerais pas forcément sur mon LinkedIn ou mon Instagram. Si les gens voient que je leur demande de se montrer vulnérables alors que je le suis moi-même, je pense que cela inspirera la confiance et un sentiment d’appartenance à l’entreprise pour tout le monde. On ne peut pas forcer le sentiment d’appartenance, mais on peut l’encourager. »
FAQ
Comment les managers peuvent-ils accueillir et intégrer efficacement les nouveaux collaborateurs en télétravail ?
Mettez en place des canaux de communication transparents et apportez un soutien actif plutôt que de supposer que les liens se créeront naturellement. Présentez l’actualité de l’entreprise de manière à susciter activement les questions et les retours, et maintenez une communication bidirectionnelle afin que les collaborateurs se sentent libres de proposer des idées plutôt que de se contenter de recevoir des directives.
Quelle est la meilleure façon pour les responsables d’équipes à distance d’instaurer la confiance et d’encourager l’engagement ?
Donnez l’exemple. Lorsque les collaborateurs voient régulièrement leurs responsables, les cadres dirigeants et les fondateurs publier des messages et y répondre sur l’intranet social de l’entreprise, il devient beaucoup moins intimidant pour tous les autres de faire de même. Les dirigeants qui font preuve d’une vulnérabilité authentique, plutôt que de se contenter de publications soignées, ont tendance à inspirer une confiance plus profonde et un sentiment d’appartenance plus fort au sein de l’équipe.
Comment les managers doivent-ils gérer les problèmes des collaborateurs et les défis liés à la communication virtuelle ?
Privilégiez l’écoute active plutôt que d’essayer immédiatement de résoudre chaque problème. Dans un environnement de travail à distance ou isolé, les collaborateurs souhaitent souvent simplement être écoutés et reconnus. Réserver des appels uniquement pour échanger et créer du lien, plutôt que pour résoudre des problèmes, peut considérablement améliorer le bien-être, même si les réunions virtuelles sont déjà perçues comme épuisantes.
Pourquoi les liens humains sont-ils plus importants, et non moins, dans un environnement de travail à distance ?
Le télétravail supprime ces moments fortuits en présentiel qui créaient autrefois automatiquement des liens, ce qui rend leur création délibérée à la fois plus difficile et plus importante. Trouver un équilibre entre les occasions de connexion virtuelle et les futurs moments en présentiel est ce qui aide tant les collaborateurs de longue date que les nouvelles recrues à se sentir véritablement à leur place.
