Si vous avez utilisé un intranet d’entreprise dans les années 90 ou au début des années 2000, ce concept ne vous inspire sans doute pas beaucoup d’enthousiasme. Ces anciens systèmes étaient souvent lourds, déroutants et tout simplement désagréables à utiliser.
Mais nous avons fait un long chemin depuis ces vieux programmes poussiéreux que personne ne voulait utiliser, et les intranets d'entreprise d'aujourd'hui sont d'une tout autre trempe. Ils sont attrayants, esthétiques et regorgent de fonctionnalités qui facilitent grandement la collaboration.
Poursuivez votre lecture pour découvrir sept avantages des intranets d’entreprise ainsi que des cas d’utilisation concrets qui illustrent toute la puissance de ces systèmes.
Mais tout d’abord, une brève définition.
Qu'est-ce qu'un intranet d'entreprise ?
Un intranet d'entreprise est un réseau sécurisé accessible uniquement aux membres d'une organisation. Son objectif principal est d'offrir aux collaborateurs un espace pour partager des fichiers, communiquer et collaborer. Les intranets d'entreprise sont particulièrement utiles dans le contexte actuel du télétravail et du travail hybride, où les collaborateurs ont besoin d'outils pour travailler ensemble efficacement à distance.
Pourquoi avez-vous besoin d’un intranet d’entreprise ? 7 avantages clés
Voici sept avantages que les meilleurs intranets d'entreprise peuvent apporter à une organisation :
1. Renforce l’engagement des collaborateurs
Les intranets d’entreprise permettent aux collaborateurs d’apprendre à se connaître, même lorsqu’ils sont séparés par des kilomètres. Cela les aide à se sentir liés à leur organisation, ce qui améliore leur engagement et favorise même la fidélisation.
Chaque intranet est différent, mais les meilleurs intègrent des fonctionnalités sociales et collaboratives telles que des fils d’actualité partagés, des publications et des réactions, qui contribuent à créer du lien entre tous les collaborateurs.
2. Favorise une meilleure communication
Les meilleurs intranets d’entreprise permettent aux collaborateurs à tous les niveaux de partager des publications, des commentaires et des articles, favorisant ainsi une culture de communication ouverte à tous les échelons.
De nombreuses solutions s’intègrent également à des outils tels que Slack ou Microsoft Teams, ce qui vous permet d’envoyer un message à un collègue directement depuis votre plateforme intranet. Votre intranet devient ainsi votre outil tout-en-un pour une communication meilleure et plus efficace.
3. Facilite le partage d’informations
Un intranet d’entreprise est l’endroit idéal pour que les collaborateurs stockent, partagent et consultent des informations. Tout, des politiques d’entreprise aux calendriers partagés en passant par l’annuaire des collaborateurs, peut (et doit) être stocké sur votre intranet d’entreprise.
Ainsi, vos collaborateurs savent toujours où trouver les informations dont ils ont besoin, sans avoir à fouiller dans des espaces de stockage partagés ni à faire défiler des pages d’e-mails pour dénicher une pièce jointe.
4. Augmente la productivité
Vous est-il déjà arrivé d’avoir une tâche importante à accomplir, mais d’avoir été distrait par la recherche de la bonne version d’un document ? Ou d’avoir dû changer d’onglet pour répondre à un message d’un collègue, et de vous être complètement laissé distraire ?
Lorsque tout, de vos outils de communication aux fichiers et informations dont vous avez besoin, se trouve au même endroit, la vie devient beaucoup plus simple. En d’autres termes, un intranet d’entreprise est la clé d’une vie professionnelle plus productive, plus fluide et plus sereine.
5. Intègre de puissantes fonctionnalités de recherche
Selon un rapport de McKinsey, un employé consacre en moyenne environ 20 % de sa semaine de travail à rechercher et à rassembler des informations. Non seulement c’est agaçant, mais cela représente un énorme gaspillage de temps pour vos collaborateurs.
Les meilleures solutions d’intranet d’entreprise sont dotées de puissantes fonctionnalités de recherche qui vous permettent d’effectuer des recherches simultanément dans les e-mails, sur votre plateforme intranet et sur vos espaces de stockage partagés, afin que vos collaborateurs puissent trouver les fichiers dont ils ont besoin en quelques secondes. Happeo va encore plus loin grâce à son moteur de connaissances alimenté par l’IA, qui signale les contenus manquants, obsolètes ou incohérents, afin que les réponses trouvées par les collaborateurs soient fiables.
6. Offre une sécurité renforcée
Données des collaborateurs, dossiers clients, stratégies commerciales top secrètes : presque toutes les entreprises doivent gérer un certain volume d’informations confidentielles, et un bon intranet d’entreprise offre un espace sûr et sécurisé pour les stocker.
Avec Happeo, par exemple, toutes les données sont hébergées en toute sécurité sur Google Cloud, ce qui vous permet de bénéficier de protocoles de sécurité de premier ordre. Vous pouvez également mettre en place des contrôles d’accès pour vous assurer que seules les personnes autorisées aient accès aux parties les plus sensibles de votre intranet.
7. Réduit le nombre d’e-mails
Recevoir constamment des e-mails peut vous faire perdre le fil de votre travail, interrompre votre réflexion et, de manière générale, perturber votre journée, mais un intranet d’entreprise peut vous aider.
Utiliser un intranet, c’est passer d’une culture de la demande à une culture de la recherche. En d’autres termes, vos collègues n’auront plus besoin de s’envoyer des e-mails à tout va, car ils pourront simplement rechercher les informations dont ils ont besoin.
Comment les entreprises utilisent-elles les intranets d’entreprise ?
Pour vous aider à comprendre comment un intranet peut aider une organisation, voici quelques exemples illustrant comment de vrais clients ont réussi grâce à l’intranet d’entreprise Happeo.
Pour faciliter les fusions
Inspire Education Group est une organisation issue de la fusion de deux établissements d’enseignement supérieur. Considérant cette fusion comme une opportunité de déployer de nouvelles méthodes de communication plus efficaces, le groupe a mis en place l’intranet d’entreprise Happeo afin de relier ces deux entités auparavant distinctes.
Grâce à Happeo, IEG espérait réduire le nombre d’e-mails internes envoyés, diminuer le temps passé à rechercher des informations et améliorer la visibilité de sa direction, un enjeu majeur dans le secteur de l’éducation.
Grâce à Happeo, le groupe a pu rassembler l’ensemble de ses collaborateurs en partageant des contenus importants et en tirant parti de la force de sa culture d’entreprise.
Vers un modèle privilégiant le télétravail
Fin 2020, ActivTrak s’apprêtait à devenir une entreprise privilégiant le télétravail. L’entreprise avait besoin d’un outil permettant à ses collaborateurs de communiquer et de collaborer à distance. Elle devait également préserver sa culture d’entreprise, ce qui peut s’avérer difficile dans un environnement de télétravail.
Grâce à Happeo, ActivTrak a créé une base de connaissances structurée où chacun peut collaborer à distance et trouver des informations. L’entreprise a également tiré pleinement parti des fonctionnalités sociales de Happeo en encourageant les collaborateurs à faire connaissance, même lorsqu’ils ne s’étaient jamais rencontrés en personne.
Pour fédérer des équipes internationales
Riwal est une entreprise internationale comptant 2 600 collaborateurs répartis dans 75 bureaux à travers 16 pays. L’entreprise avait besoin d’une plateforme pour fédérer ses effectifs, qui comprennent un grand nombre de travailleurs non sédentaires, tels que des chauffeurs routiers et des techniciens.
Grâce à Happeo, Riwal a pu mettre en relation l’ensemble de ses effectifs grâce à l’intégration de la plateforme avec Google Translate, ce qui permet aux collaborateurs de toutes nationalités de partager des moments de connexion avec leurs collègues à travers le monde. Grâce à l’application mobile Happeo, Riwal a également pu établir le lien avec ses collaborateurs sur le terrain.
Pour améliorer la communication entre les services
MINT Dentistry est un regroupement de plus de 60 cabinets dentaires dans les régions de Dallas et de Houston. L’entreprise s’est tournée vers Happeo pour remédier à une communication saccadée et à un sentiment de désengagement chez ses employés, qui ne se sentaient généralement pas liés à leurs collègues d’autres sites.
Depuis le lancement de son intranet d’entreprise Happeo, MINT Dentistry a constaté une forte augmentation de l’engagement, tant au sein des équipes qu’entre les services. L’organigramme aide les employés à comprendre comment chacun s’intègre dans l’ensemble, tandis que des fonctionnalités telles que les commentaires et les réactions sur les publications offrent une expérience familière, similaire à celle des réseaux sociaux.
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Foire aux questions
Qu'est-ce qu'un intranet d'entreprise ?
Un intranet d’entreprise est un réseau sécurisé accessible uniquement aux membres d’une organisation, offrant aux collaborateurs un espace unique pour partager des fichiers, communiquer et collaborer.
Quels sont les avantages d'un intranet d'entreprise ?
Un intranet d'entreprise renforce l'engagement, améliore la communication, centralise les informations, augmente la productivité, facilite la recherche d'informations, assure la sécurité des données confidentielles et réduit le volume d'e-mails internes.
Comment un intranet d'entreprise permet-il de réduire le nombre d'e-mails ?
Il fait passer les équipes d'une culture de la demande à une culture de la recherche : au lieu d'envoyer un e-mail à leurs collègues pour obtenir des informations, les employés effectuent une recherche sur l'intranet et trouvent eux-mêmes ce dont ils ont besoin.
Comment les entreprises utilisent-elles Happeo comme intranet d’entreprise ?
Les clients de Happeo l'utilisent pour fédérer les équipes après une fusion, passer à un mode de travail privilégiant le télétravail, rassembler les équipes internationales et celles qui ne disposent pas de poste de travail fixe, et améliorer la communication entre les services et les sites.
