La manière dont les connaissances sont gérées a un impact sur tous les aspects d'une organisation : les personnes, les processus, les produits ou les services. Et comme pour tout le reste, la manière dont elles sont stockées a son importance.
Aujourd’hui, nous allons examiner comment un systèmede gestion des connaissances fait la différence entre un personnel productif et un personnel improductif.
- Collaboration
Les informations et les connaissances peuvent être – et sont le plus souvent – utilisées à des fins de collaboration. Leur partage est au cœur même de la collaboration : c’est là que la discussion s’engage, que les idées naissent, que les tâches sont attribuées et que chacun commence à apporter sa contribution. Tout se passe à merveille lorsque les collaborateurs ont accès aux mêmes informations, mais ce n’est souvent pas le cas.
Avec des centaines de versions de documents qui circulent et des membres de l'équipe qui ne savent pas laquelle est la plus récente, la collaboration peut (et va très probablement) devenir chaotique (c'est le moins qu'on puisse dire). Les silos d'informations constituent un autre obstacle à la mise en place d'une culture collaborative, empêchant les membres de l'équipe de prendre des décisions en toute connaissance de cause.
Un silo d’informations est une information isolée qui ne peut pas interagir librement avec les flux d’informations connexes. C’est également le défi en matière de gestion des connaissances auquel sont confrontées54 % des organisations et qui peut leur coûter jusqu’à 1,5 million de dollars par an. Les silos de communication et de collaboration peuvent également entraîner :
- un manque de coordination entre les collaborateurs
- Des priorités divergentes entre les membres de l’équipe
Les systèmes de gestion des connaissances vous aident à créer une culture du partage des connaissances où celles-ci sont accessibles à tous au sein de l'organisation. Ils permettent de mettre les connaissances à disposition pour faciliter la collaboration : elles sont faciles à trouver, les informations sont organisées et chacun peut partir de là pour travailler efficacement.
- Processus décisionnel
Avons-nous déjà évoqué la prise de décisions éclairées ? Les logiciels de gestion des connaissances diffusent les informations afin de les rendre accessibles à tous les membres de l’organisation. Alors… quel est l’impact de la gestion des connaissances sur la prise de décision ?
- Elle crée une source unique et fiable qui fournit des informations à jour utilisées dans le processus décisionnel.
- Elle rend les processus plus agiles en accélérant l'accès à l'information. La coexistence de multiples versions de documents sans ordre clair est source de confusion. Cela permet de gagner du temps que les collaborateurs préféreraient consacrer à leur productivité.
Quelle différence cela fait-il ? De meilleures décisions sont prises plus rapidement.
- Faire de votre communication interne une source unique de vérité
Lorsque vous entendez parler de « gestion des connaissances », vous avez sans doute l’impression qu’il s’agit uniquement d’organiser des informations arides. Mais cela ne se limite pas au stockage et au partage de fichiers : c’est aussi toute la communication qui s’articule autour de cela. Qu’il s’agisse de communication statique ou dynamique, le partage des connaissances est synonyme de transparence.
À quoi ressemble la transparence dans le partage de connaissances descendant ?
- Les connaissances ne dépendent pas d'un lieu précis
- Les ressources sont accessibles à tous à tout moment
- Création de contenu démocratisée
- Gestion de projet simplifiée
- Pages dédiées aux services et intégration automatisée : si Susan, du service Marketing, est nouvelle dans l’équipe et ne connaît pas encore les politiques RH, elle peut les trouver sur les Pages, où sont regroupées les informations statiques. Elle ne perdrait pas de temps à faire défiler sans fin Slack dans l’espoir que quelqu’un ait publié un message à ce sujet.
Pour s’assurer que la communication ne se limite pas à un simple flux unidirectionnel entre l’entreprise et ses collaborateurs, mais permette également à ces derniers d’exprimer leurs réflexions et leurs opinions à leur entreprise, les systèmes de gestion des connaissances, en tant que plateformes de communication bidirectionnelles, doivent également favoriser la communication ascendante. Quel est donc l’impact de la communication ascendante sur le partage des connaissances ?
- Les canaux de communication dynamique sont l’espace où les employés peuvent partager leurs connaissances et engager des discussions à ce sujet dans les commentaires.
- Les employés expriment leurs opinions, font part de leurs retours d’expérience et partagent leurs points de vue.
- Lorsque les collaborateurs se sentent impliqués et informés de ce qui se passe au sein de l’entreprise, ils sont plus productifs.
- Les canaux de communication dynamique constituent l’espace où les collaborateurs peuvent partager leurs connaissances et engager des discussions constructives à ce sujet dans les commentaires.
- Passer d’une culture du « demande » à une culture de la « recherche »
Nous parions que vous avez déjà eu (ou que vous avez encore !) cette personne dans votre entreprise qui vous demande sans cesse de lui envoyer un lien vers des documents ou des dossiers parce qu’elle ne sait jamais comment les trouver, et que vous l’aidez toujours parce que c’est ce que signifie être aimable, mais imaginez maintenant que ce soit l’attitude de l’ensemble de votre personnel. C’est là que vous êtes confronté à une culture de la « demande » par opposition à une culture de la « recherche ».
Les cultures de la « recherche » s’épanouissent lorsque l’information est organisée de manière à permettre de la trouver rapidement et facilement ; par conséquent, les collaborateurs n’ont pas besoin de demander autour d’eux, car ils savent comment trouver eux-mêmes ce qu’ils cherchent. C’est la meilleure culture à instaurer en matière de gestion des connaissances, mais c’est aussi la plus difficile à mettre en place – et le système de gestion des connaissances est là pour vous aider à opérer ce changement culturel :
- Il fait office d’outil wiki propre à l’entreprise, rendant facilement accessibles les connaissances dont vos collaborateurs ont besoin, afin que chacun puisse se concentrer sur son travail. En d’autres termes, la gestion des connaissances a un impact direct sur la productivité.
- Elle empêche la perte de connaissances. Les connaissances restent disponibles même après le départ des collaborateurs de l’entreprise. Sans base de connaissances adéquate, lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, ses connaissances partent avec lui.
- Il vous aide à exprimer clairement votre message. Vous souhaitez que vos valeurs, votre culture et vos ressources soient solides et constantes. Le meilleur système de gestion des connaissances sera un outil permettant à votre entreprise de contrôler le discours et d’offrir une source unique de vérité à tous les collaborateurs.
Voici en quoi cela se résume
Lorsque l’entreprise se développe, les connaissances partagées se développent également. La manière dont vous les gérez a un impact considérable : elle détermine comment l’information est trouvée, partagée et stockée au sein de votre organisation. Vos collaborateurs sont impliqués dans ce processus, et la façon dont ils interagissent avec les connaissances se reflète dans leur travail : des tâches quotidiennes jusqu’à leur motivation et leur engagement vis-à-vis du contenu.
Foire aux questions
Comment un système de gestion des connaissances améliore-t-il la collaboration ? Un système de gestion des connaissances permet à chacun d’accéder aux mêmes informations, au lieu de versions de documents dispersées et de silos d’informations, ce qui rend généralement la collaboration chaotique et empêche les membres de l’équipe de prendre des décisions en toute connaissance de cause.
Qu’est-ce qu’un silo d’informations, et en quoi est-ce important ? Un silo d’informations est un élément d’information isolé qui ne peut pas s’intégrer librement aux flux d’informations connexes. Il s’agit d’un défi courant en matière de gestion des connaissances, qui peut également entraîner un manque de cohésion entre les collaborateurs et un décalage des priorités entre les équipes.
Comment la gestion des connaissances influe-t-elle sur la prise de décision ? Elle crée une source unique et fiable d'informations à jour et accélère l'accès à ces informations, évitant ainsi aux collaborateurs d'avoir à passer au crible de multiples versions de documents, ce qui permet de prendre de meilleures décisions plus rapidement.
Quelle est la différence entre le partage de connaissances descendant et ascendant ? Le partage descendant rend les ressources telles que les politiques et les informations statiques accessibles à tous à tout moment, quel que soit le lieu, tandis que le partage ascendant s'effectue au sein de canaux où les collaborateurs discutent, donnent leur avis et partagent leurs idées, ce qui renforce les liens entre les personnes et améliore leur productivité.
Quelle est la différence entre une culture du « demande » et une culture de la « recherche » ? Dans une culture du « demande », les employés comptent sur leurs collègues pour leur indiquer où trouver des documents, car ils ne parviennent pas à les trouver par eux-mêmes. Dans une culture de la « recherche », les informations sont suffisamment bien organisées pour que chacun puisse trouver par lui-même ce dont il a besoin ; c’est une culture plus difficile à mettre en place, mais aussi plus productive.
Qu'advient-il des connaissances lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise ? Sans base de connaissances adéquate, les connaissances d'un collaborateur partent avec lui. Un système de gestion des connaissances empêche cette perte en conservant les informations disponibles et consultables après son départ.
