Kaikki organisaatiot eivät tarvitse intranetiä. Jos olet viiden hengen startup-yritys, joka istuu samassa huoneessa, muutama Slack-kanava ja jaettu Google Drive toimivat luultavasti hyvin.
Mutta jossain "me kaikki tiedämme kaiken" ja "kukaan ei tiedä mitään" välissä organisaatiot ylittävät näkymättömän rajan, jossa epävirallinen viestintä katkeaa ja institutionaalinen tieto alkaa lipsua rakojen läpi.
Seuraavassa on viisi merkkiä siitä, että kynnys on saavutettu.
1. Samat kysymykset kysytään (ja vastataan uudelleen) jatkuvasti.
Huomaat sen ensimmäisenä Slackissa tai Teamsissa. Joku kysyy PTO-käytännöstä, ja esimies vastaa. Kaksi viikkoa myöhemmin joku toinen kysyy saman kysymyksen, ja kollega puuttuu asiaan hieman erilaisella selityksellä. Kuukautta myöhemmin uusi työntekijä kysyy, eikä kukaan vastaa, koska kaikki olettavat, että joku muu hoitaa asian.
Tämä ei ole merkki siitä, että olet palkannut laiskoja työntekijöitä tai mahdollistanut huonon johtamisen. Kyse on chat-työkalujen perusluonteesta: ne on suunniteltu keskusteluja varten, jotka katoavat. Jokaisesta kysymyksestä tulee kaivausprojekti kuukausien selattavassa historiassa, jossa toivotaan, että oikea hakusana tuo esiin oikean viestiketjun oikeasta kanavasta.
Kun tiimisi käyttää enemmän aikaa vastausten etsimiseen kuin niiden kanssa työskentelyyn, sinulla on tietoarkkitehtuuriongelma. Intranet luo pysyvän kodin tärkeille vastauksille ja muuttaa "Tietääkö kukaan..." muotoon "Täältä löydät...".
2. Tärkeät päivitykset katoavat sähköpostien ylikuormituksessa
Toimitusjohtajasi lähettää kaikille sähköpostia tärkeästä toimintatapamuutoksesta. Viisikymmentä prosenttia työntekijöistä näkee sen. 25 prosenttia lukee sen. Kymmenen prosenttia muistaa sen ensi viikolla. Tämä ei johdu siitä, etteivätkö ihmiset välittäisi, vaan siitä, että se saapui kalenterikutsun, kolmen toimittajan sähköpostiviestin ja jonkun taukohuoneessa olleesta syntymäpäiväkakusta kertovan viestiketjun väliin.
Sähköpostia ei ole koskaan suunniteltu yrityksen keskushermostoksi, mutta silti useimmat organisaatiot kohtelevat sitä oletusarvoisesti niin. Tuloksena on, että kriittinen tieto kilpailee huomiosta kaiken muun postilaatikossa olevan kanssa, ja kriittinen tieto yleensä häviää.
Intranet ei korvaa sähköpostia, mutta se muuttaa sen roolia. Sähköpostista tulee ilmoitus - "jotain tärkeää on lähetetty" - kun taas intranetistä tulee totuuden lähde. Sen sijaan, että samaa ilmoitusta lähetetään eteenpäin useita kertoja tai mietitään, mikä versio asiakirjasta on ajankohtainen, on yksi paikka, josta kaikki tietävät etsiä. Viestistä tehdään kirjamaskia sen sijaan, että se haudattaisiin.
3. Uusilla työntekijöillä kestää viikkoja (tai jopa kuukausia) päästä vauhtiin.
Kysy itseltäsi: Jos joku liittyisi tiimiinne huomenna, löytäisikö hän kaiken tarvitsemansa, jotta hän voisi olla tuottava ilman, että hän kiusaa viittä eri henkilöä?
Useimmat organisaatiot vastaavat tähän kysymykseen tilkkutäkkimäisesti: vanhentunut PDF-tiedosto, wiki, jota kaksi ihmistä päivittää edelleen, ja paljon "kysy Sarahilta, hän tietää". Sarah tietää. Mutta Sarah on nyt pullonkaula, ja jokainen uusi työntekijä vie hänen aikaansa.
Perehdyttämisen ei pitäisi olla haaskanmetsästystä. Kun heimotietämys elää ihmisten päässä eikä järjestelmissä, jotka ovat käytettävissä, syntyy haurautta. Mitä tapahtuu, kun Sarah lähtee? Mitä tapahtuu, kun uusi työntekijä tekee päätöksen, joka perustuu tietoon, joka ei enää pidä paikkaansa?
Intranet muuttaa perehdytyksen suullisesta perinteestä toistettavaksi järjestelmäksi. Uudet työntekijät saavat yhden ainoan lähtökohdan, josta on selkeät polut heidän tarvitsemaansa tietoon: yrityksen arvot, tiimirakenteet, prosessidokumentaatio, työkalujen käyttömahdollisuudet ja kulttuurinormit. He pääsevät nopeammin alkuun, ja nykyinen tiimisi saa aikaa takaisin.
4. Etä- tai monipaikkaiset tiimit tuntuvat eri yrityksiltä.
On päätoimisto, jossa kaikki tietävät, mitä tapahtuu, koska kuulevat sen lounaalla. Sitten on etätyöntekijät, satelliittitoimisto, kenttätiimi - kaikki toimivat osittaisen tiedon ja viivästyneen kontekstin varassa.
Sen huomaa ensin pienistä asioista. Etätiimi saa tietää johtajanvaihdoksesta vasta työviikon puolivälissä. Kenttätyöntekijät jäävät paitsi tuotepäivityksestä. Satelliittitoimisto kehittää omia kiertoteitä, koska se ei tajunnut, että siihen oli jo olemassa ratkaisu.
Fyysinen etäisyys erottaa ihmiset toisistaan myös tiedollisesti. Vesijäähdytyskeskustelut, käytäväpäivitykset ja improvisoidut työpöytäkeskustelut luovat informaatioedun sille, joka sattuu olemaan huoneessa. Kaikki muut saavat ehkä lopulta kuulla kohokohdat.
Intranet tasoittaa pelikenttää. Ei ole väliä, oletko pääkonttorissa vai työskenteletkö kotoa käsin toisella aikavyöhykkeellä: sama tieto on kaikkien saatavilla samanaikaisesti. Yrityspäivitykset, projektin tila, tiimin voitot, prosessimuutokset... ne ovat yhdessä jaetussa tilassa sen sijaan, että niitä kuiskitaan epävirallisten verkostojen kautta. Maantiede ei ole enää haitaksi.
5. Olet skaalautumassa, eivätkä vanhat tavat enää toimi.
Kun teitä oli kaksikymmentä ihmistä, kaikki tiesivät kaiken. Päätökset tapahtuivat orgaanisesti. Jos joku tarvitsi hyväksynnän, hän käveli pöydän luo. Jos jokin käytäntö tarvitsi selvennystä, joku huusi huoneen toisella puolella.
Sitten tuli viisikymmentä ihmistä. Sitten sata. Yhtäkkiä toimitusjohtaja ei voi enää ottaa henkilökohtaisesti vastaan jokaista uutta työntekijää. Johtajat eivät voi pitää kaikkia ajan tasalla viikoittaisissa tiimikokouksissa. Epäviralliset järjestelmät, jotka toimivat hienosti alkuvaiheessa, alkavat narskua oman painonsa alla.
Tämä on se hetki, jolloin monet organisaatiot huomaavat, että ne ovat toimineet pikemminkin institutionaalisen muistin ja henkilökohtaisten suhteiden kuin todellisten järjestelmien varassa. Se toimi, kun kaikki palkattiin kahden ensimmäisen vuoden aikana ja istuivat samassa toimistossa. Se hajoaa, kun lisätään toimipisteitä, osastoja, työvuoroja tai yksinkertaisesti enemmän ihmisiä kuin yhden pöydän ympärille mahtuu.
Kasvu paljastaa aukot. Intranet ei ratkaise kasvua, mutta se antaa kasvulle rakenteen. Se muuttaa "miten me teemme asiat täällä" kansanperinteestä dokumentaatioksi. Se muuttaa tiedonsiirron yhdeltä toiselle yhdeltä monelle. Se luo telineen, jonka avulla organisaatiot voivat skaalautua menettämättä johdonmukaisuutta.
Todellinen kysymys
Mikään näistä merkeistä ei tarkoita, että organisaatiosi epäonnistuu. Itse asiassa ne merkitsevät, että onnistutte: kasvatte, kehitytte ja monimutkaistutte. Mutta järjestelmät, jotka saivat teidät tänne, eivät ole järjestelmiä, jotka vievät teidät seuraavaan vaiheeseen.
Intranet tarkoittaa sitä, että tunnistetaan, milloin epävirallinen viestintä on tullut tiensä päähän, ja rakennetaan tietoisesti jotain parempaa. Se on infrastruktuuri sille, miten organisaatiosi ajattelee, jakaa ja muistaa.
Jos näit yrityksessäsi kolme tai useampia näistä merkeistä, et tutki intranetiä siksi, että joku käski sinun tehdä niin. Tutkitte niitä, koska olette jo kokeneet sen puutteen tuskan.
Kysymys ei ole siitä, tarvitsetko intranetin. vaan se, kuinka kauan sinulla on varaa työskennellä ilman sitä.
