Schulen und Intranets haben bestenfalls ein schwieriges Verhältnis zueinander. Intranets gelten als altmodisch, unternehmensorientiert, langweilig und umständlich. Schulen hingegen sind ein Nährboden für Kreativität, Lernen, Wachstum und Fortschritt. Dieser Kontrast ist einer der Hauptgründe, warum es Schulen so schwerfällt, Lehrer und Mitarbeiter für ein Intranet zu begeistern. Hinzu kommt, dass die meisten Intranets für Unternehmen und traditionelle Geschäftsmodelle konzipiert sind. Und obwohl viele der Anforderungen dieselben sind – zentralisierte interne Kommunikation, Informationsaustausch und Vernetzung –, zeichnen sich Schulen durch die Vielfalt der Rollen innerhalb der Einrichtung und die täglichen Arbeitsabläufe der Mitarbeiter aus, die sie leiten.
Eine kurze Google-Suche zeigt, dass es kaum oder gar keine Untersuchungen zum Erfolg oder Misserfolg von Schul-Intranets gibt, geschweige denn dazu, wie man ein solches so gestaltet, dass es den Bedürfnissen der Nutzer entspricht und Engagement sowie Gemeinschaftsgefühl fördert. Das war zumindest bisher so. Happeo hat bei seinen Kunden aus dem Bildungsbereich eine Umfrage zu den Erfolgen (und Misserfolgen) von Intranets durchgeführt und diese diskutiert und in einem neuen Bericht einige wichtige Erkenntnisse darüber zusammengetragen, was funktioniert und was nicht. Hier sind einige der wichtigsten Ergebnisse:
- Lehrkräfte und Mitarbeiter wünschen sich ein Intranet.
Viele Schulen verzeichnen eine Stagnation bei der Nutzung und Akzeptanz des Intranets, doch als wir unsere Kunden aus dem Bildungsbereich befragten, stellten wir fest, dass 97 % von ihnen ihre Intranetseite mindestens einmal pro Woche besuchen und 67 % mindestens einmal täglich . Lehrkräfte, Mitarbeiter und Führungskräfte sind oft über Klassenzimmer, Büros, Gebäude und Schulgelände verteilt. Sie möchten über wichtige Neuigkeiten, Aktualisierungen und Ankündigungen auf dem Laufenden bleiben. Wenn Schulen ihnen also ein Intranet-Erlebnis bieten können, das auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist, steigt die Nutzung ganz natürlich.
- Ihre Rollen variieren, und ebenso sollte sich ihr Intranet-Erlebnis unterscheiden.
Lehrkräfte, Hilfspersonal und die Schulleitung erleben sehr unterschiedliche Tagesabläufe. Lehrkräfte sind ständig unterwegs und haben kaum Zeit, auf einer internen Website nach Informationen zu suchen. Sie benötigen ein Intranet, das genauso agil ist wie sie selbst. Das Hilfspersonal sitzt in Büros, oft abseits des Trubels und Geschehens unter den Schülern und Lehrkräften. Es braucht eine Möglichkeit, auf dem Laufenden zu bleiben und seinen Kollegen im Unterricht wichtige Richtlinien und Dokumente zur Verfügung zu stellen. Die Schulleitung benötigt Möglichkeiten, die Aktivitäten an verschiedenen Standorten zu überwachen und wichtige Neuigkeiten und Ankündigungen zu verbreiten. Basierend auf dem Feedback unserer Kunden nutzen alle drei Kernrollen die Funktionen auf unterschiedliche Weise und mit unterschiedlicher Häufigkeit. Insgesamt gilt: Wenn ein Schulintranet nicht all diese Anforderungen in einem System erfüllen kann, wird sein Erfolg wahrscheinlich darunter leiden.
- Sie brauchen Persönlichkeit.
Der Schulgeist zeigt sich und ist in der Regel in allen Bereichen einer Schule spürbar. Von Sportveranstaltungen über Anschlagtafeln und Schulartikel bis hin zur externen Website der Schule – überall herrscht Lebendigkeit und Energie. Wenn die Umstellung auf ein Intranet den Eindruck vermittelt, als hätte man einen Zeitsprung von ein oder zwei Jahrzehnten zurück gemacht, könnte es für Schulen schwierig werden, Mitarbeiter zu motivieren – geschweige denn, sie dazu zu ermutigen, ihr eigenes Wissen und aktuelle Informationen zu teilen. In der Bildung dreht sich alles um Fortschritt; daher ist ein modernes, zeitgemäßes Intranet entscheidend für eine optimale Akzeptanz.
- Es gibt drei herausragende Merkmale, die Schulen benötigen, um mit ihrem Intranet erfolgreich zu sein.
Über alle Rollen hinweg zeigten die Daten sehr deutlich, dass es drei zentrale Anwendungsfälle gibt, die ein aktives und ansprechendes Schul-Intranet ausmachen. Erstens benötigen die Nutzer präzise interne Kommunikation. Ein Plakat mit einseitigen Ankündigungen reicht nicht aus. Mitarbeiter und Lehrkräfte müssen in der Lage sein, zu reagieren, Kommentare abzugeben und in einen wechselseitigen Dialog zu treten. Zweitens geht es um die Möglichkeit, Informationen zentral, zuverlässig und schnell zu finden. Es reicht nicht mehr aus, Kollegen aufzuspüren oder E-Mails zu durchforsten, in der Hoffnung, dass es sich bei der Datei um die aktuellste Version handelt. Intranets müssen dieselbe übersichtliche und präzise Sucherfahrung bieten, an die alle modernen Verbraucher gewöhnt sind. Schließlich müssen Schul-Intranets einen optimierten Bereich für dringende und wichtige Echtzeit-Nachrichten und Ankündigungen bieten, damit sich jeder Mitarbeiter auf dem Laufenden und gut informiert fühlt.
- Einige Anwendungsfälle sind weniger wichtig.
In traditionellen Unternehmens-Intranets sind soziale Vernetzung und Einarbeitung (unter anderem) zwei Hauptanwendungsfälle für ein Intranet, aber Schulen sind anders. Die Einarbeitung von Lehrkräften erfolgt überwiegend persönlich, da Lehrer selten den ganzen Tag vor einem Bildschirm sitzen. Fast 60 % der befragten Schulleiter gaben an, dass ihr Intranet das Einarbeiten nicht verbessert hat. Und da Lehrkräfte und Mitarbeiter so beschäftigt sind, finden sie keine Zeit, Inhalte im Intranet zu erstellen, die für ihre Arbeit nicht relevant sind.
Diese und weitere Daten finden Sie im vollständigen Bericht, der am 27. Februar verfügbar sein wird. An diesem Tag diskutieren unser Happeo-Produktexperte sowie Bildungsexperten von C-Learning und der Inspire Education Group in einem kostenlosen Webinar, wie sich ein erfolgreiches Intranet für von Google betriebene Schulen gestalten lässt.
Seien Sie dabei und erhalten Sie hilfreiche Einblicke sowie ein kostenloses Exemplar des vollständigen „Happeo Education Intranet Data Report 2024 für von Google betriebene Schulen“.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft nutzen Schulmitarbeiter ihr Intranet tatsächlich?
Eine Umfrage von Happeo unter Kunden aus dem Bildungsbereich ergab, dass 97 % der Mitarbeiter ihr Intranet mindestens einmal pro Woche und 67 % mindestens einmal pro Tag besuchen, was eine starke Nachfrage zeigt, wenn das Intranet ihren Bedürfnissen entspricht.
Warum benötigen Lehrkräfte, Hilfspersonal und die Schulleitung unterschiedliche Intranet-Erlebnisse?
Lehrkräfte benötigen schnellen, flexiblen Zugriff mit geringem Zeitaufwand vor dem Bildschirm, das Hilfspersonal benötigt zentralisierte Richtlinien und eine Verbindung zu den Klassenräumen, und die Schulleitung benötigt Überblick und die Möglichkeit, Ankündigungen auf höchster Ebene zu veröffentlichen – daher muss ein Schulintranet alle drei Rollen unterschiedlich bedienen.
Was sind die drei wichtigsten Funktionen eines Schul-Intranets?
Die drei Kernfunktionen sind präzise interne Kommunikation in beide Richtungen, eine schnelle und zuverlässige zentrale Suche sowie ein optimierter Bereich für dringende Echtzeit-Nachrichten und Ankündigungen.
Welche Intranet-Anwendungsfälle sind für Schulen weniger wichtig als für typische Unternehmen?
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Erstellung sozialer Inhalte spielen für Schulen eine geringere Rolle, da fast 60 % der Führungskräfte angaben, dass ihr Intranet die Einarbeitung nicht verbessert hat, und vielbeschäftigte Lehrkräfte selten Zeit haben, Inhalte zu erstellen, die nicht mit ihrer Arbeit zusammenhängen.
