Wie eine Intranet-Suchmaschine Ihrem Team 20 % Zeit spart

In der modernen Arbeitswelt sind Technologien, die eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglichen, von entscheidender Bedeutung. Mitarbeiter können nicht mehr einfach quer durch das Büro rufen oder gar zum Schreibtisch eines Kollegen gehen, um die benötigten Informationen zu erhalten.

Eine wegweisende Studie von McKinsey ergab, dass Mitarbeiter bis zu 1,8 Stunden pro Tag – oder 9,3 Stunden pro Woche – damit verbringen, Informationen zu suchen und zusammenzustellen. Das ist mehr als ein ganzer Arbeitstag, der verschwendet wird!

Für die meisten Remote- und Hybrid-Arbeitsplätze verdeutlicht das Sprichwort „Was nicht dokumentiert ist, hat nicht stattgefunden“ das Chaos, das in der Regel in der Unternehmenskommunikation und beim Wissensaustausch im Internet herrscht.

Genau dieses Problem löst eine intuitive Intranet-Suchmaschine .

Was ist eine Intranet-Suchmaschine?

Eine Intranet-Suchmaschine ermöglicht es einem Unternehmen, Informationen zeitnah und effizient zu speichern, abzurufen und mit allen Mitarbeitern zu teilen. Sie ist eine digitale Sammlung aller Informationen und Dokumente, die für den Betrieb eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind.

Stellen Sie sich das wie eine Google-Suche für alle Dokumente und Informationen Ihres Unternehmens vor. Anstatt nach öffentlich zugänglichen Informationen im World Wide Web – auch bekannt als Internet – zu suchen, arbeitet eine Intranet-Suchmaschine auf interner Ebene.

Ihre Dokumente bleiben vertraulich und sind nur für Personen innerhalb des Unternehmens sichtbar.

Damit eine Intranet-Suchmaschine jedoch effektiv ist, muss sie mehr leisten, als nur die Suche zu ermöglichen. Sie muss die wertvollsten Informationen so schnell wie möglich anzeigen.

Die Suchabsicht im Intranet verstehen

Damit Ihren Mitarbeitern bei der Suche die hilfreichsten Informationen angezeigt werden, muss Ihre Intranet-Suchlösung zunächst verstehen, wie Mitarbeiter nach Inhalten suchen.

Stichwortsuche

Eine Stichwortsuche findet statt, wenn ein Mitarbeiter eine Suche anhand eines allgemeinen Themas oder Tags durchführt, das mit den gesuchten Informationen in Zusammenhang steht.

Dies sind die gängigsten Methoden, mit denen Nutzer Informationen finden. Ein Mitarbeiter, der beispielsweise nach Quartalsprognosen sucht, könnte „Q3-Prognosen“ eingeben.

Suche nach Dateityp

Die Dateisuche bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Suche zu verfeinern. So kann es beispielsweise mehrere Dateien geben, in denen die Quartalsprognosen erwähnt werden.

Die Suche nach „Q3-Prognosen“ in Verbindung mit einem Filter, der nur Tabellenkalkulationsdateien anzeigt, verfeinert die Ergebnisse und hilft ihnen, die gesuchte Datei auf intuitivere und effizientere Weise zu finden.

Autorsuche

Ein weiteres gängiges Suchmuster ist die Suche nach dem Autor eines Dokuments. Zwei gängige Methoden für die Suche nach Autoren sind:

1. Ein Mitarbeiter sucht nach Dokumenten, die er selbst erstellt hat; oder
2. die Suche nach einem Dokument, das von einer anderen Person verfasst wurde.
   
   

Die Suche nach Autoren spart viel Zeit und erspart es, sich durch Ordner zu klicken, um herauszufinden oder sich zu erinnern, wo eine Datei gespeichert ist.

Plattformspezifische Suchen

Einige Intranet-Suchmaschinen können Informationen aus einer Vielzahl von Plattformen wie Slack, Jira, Confluence, Google, SharePoint, Microsoft und anderen integrieren und zusammenführen.

In diesem Fall möchten Mitarbeiter die Suchergebnisse möglicherweise nach der Plattform filtern, auf der die Kommunikation stattgefunden hat oder auf der das Dokument gespeichert ist.

Worauf Sie bei einer Intranet-Suchmaschine achten sollten

Möglicherweise fragen Sie sich nun, was eine Intranet-Suchmaschine besser macht als eine andere. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, wenn Sie die Produktivität und das Engagement Ihrer gesamten Belegschaft steigern möchten.

Semantische, kontextbezogene und prädiktive Suche

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie eine Suchmaschine entscheiden kann, welche Informationen für Ihre Mitarbeiter zum Zeitpunkt ihrer Suche am hilfreichsten sind.

• Semantische Suche: Verbessert die Genauigkeit und Relevanz, indem sie den Kontext und die Bedeutung einer Suchanfrage berücksichtigt. Sie kann auch Tippfehler oder Fehler erkennen.
• Kontextbezogene Suche: Bietet personalisierte Suchergebnisse, indem sie den Suchverlauf eines Nutzers und die Häufigkeit des Zugriffs auf bestimmte Dateien berücksichtigt.
• Prädiktive Suche: Macht automatische Vorschläge für Suchbegriffe oder Dateien, um dem Suchenden zu helfen, das Gesuchte zu finden, noch bevor er seine Suchanfrage vollständig eingegeben hat.

Während viele Intranet-Suchmaschinen semantische und kontextbezogene Suchverfahren nutzen, gehen wir bei Happeo noch einen Schritt weiter, indem wir alle drei Ansätze kombinieren und die prädiktive Suche zu einem zentralen Bestandteil der Benutzererfahrung machen.

Verbundene Suche

Verabschieden Sie sich davon, mehrere Plattformen durchsuchen zu müssen, um die richtigen Informationen zu finden. Es kann sehr ineffizient sein, wenn ein Mitarbeiter zwar eine vage Vorstellung davon hat, welche Informationen er sucht, sich aber nicht mehr genau erinnern kann, auf welcher Plattform diese zu finden waren.

Während er normalerweise mehrere Suchanfragen in Slack, Jira, ZenDesk und anderen internen Tools durchführen müsste, bietet die föderierte Suche eine einzige Suchoberfläche, die alle Ergebnisse liefert.

Mit der föderierten Suche lässt sich Ihre Suchmaske in alle anderen wichtigen Tools integrieren, um ein intuitives Sucherlebnis zu schaffen – überall dort, wo in Ihrem Unternehmen gearbeitet wird.

Filterbare Suche

Indem Nutzer nach Kriterien wie Autoren, Dateitypen und den Plattformen filtern können, auf denen die Informationen zu finden sind, lassen sich Tausende von Dokumenten in Sekundenschnelle durchsehen. Dies verfeinert zudem die Suche und hilft dabei, genau die benötigten Informationen zu finden.

Die besten Intranet-Suchmaschinen nutzen Filter, um es den Mitarbeitern einfach und intuitiv zu machen, genau das zu finden, was sie benötigen, ohne dabei den Gedankengang und die Konzentration mitten in einer Aufgabe zu unterbrechen.

Sichere Suche

Es versteht sich von selbst, dass Ihr Unternehmensintranet sicher sein und den neuesten Datenschutzstandards entsprechen sollte. Sie können sich jedoch auch für eine Plattform entscheiden, die Ihnen ein höheres Maß an Kontrolle und Steuerung darüber bietet, wer welche Informationen finden darf.

Zu den wichtigsten Sicherheitsfunktionen, die Sie berücksichtigen sollten, gehören:

• Zugriffskontrolle: Ermächtigen Sie bestimmte Nutzer zum Zugriff auf bestimmte Daten, indem Sie Ihr Google Groups- oder Azure AD-Konto synchronisieren
• Verwaltung: Sorgen Sie für mehr Ordnung, indem Sie Ihr Intranet über ein einziges, intuitives Admin-Panel steuern
• Sichere Datenspeicherung: Dank sicherer Cloud-Speicherung profitiert Ihr Intranet von einer hochskalierbaren Infrastruktur und erstklassigem Sicherheitsschutz
• Verschlüsselung: Verschlüsseln Sie Daten während der Übertragung, um unbefugten Zugriff zu verhindern
• Anonymisierung: Anonymisieren Sie Suchergebnisse, um die Weitergabe sensibler oder personenbezogener Daten zu verhindern
• Nachvollziehbarkeit: Konfigurieren Sie Ihr Unternehmensintranet so, dass alle Suchanfragen und Aktionen protokolliert werden, um einen klaren Nachverfolgungsnachweis zu gewährleisten
• Compliance: Stellen Sie die Einhaltung der DSGVO, der ISO-Protokolle und anderer Sicherheitsrichtlinien sicher
• ISO 27001-Zertifizierung: Dies ist die internationale Norm für Organisationen zum Management ihrer Informationssicherheit

Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen ist in jedem Informationsspeichersystem von entscheidender Bedeutung, insbesondere bei föderierten Intranet-Suchen, die auf Informationen über mehrere Plattformen hinweg zugreifen können. Deshalb nehmen wir bei Happeo das Thema Sicherheit sehr ernst.

Suchanalysen

Es ist wichtig zu verstehen, wie Nutzer suchen und wie viel Zeit sie durch intuitive Intranet-Suchtechnologien genau einsparen. Hier liefern Suchanalysen Einblicke in Aspekte wie:

• Einzigartige Suchnutzer: Sehen Sie, wie viele Personen die Intranet-Suchmaschine genutzt haben
• Verweildauer auf den aufgerufenen Ergebnisseiten: Sehen Sie, wie lange die Nutzer auf der Suchergebnisseite verweilt haben
• Erfolgs- und Misserfolgsraten: Ermitteln Sie , ob die Nutzer das Gesuchte gefunden haben
• Suchbegriffe: Sehen Sie genau, wonach Ihr Team sucht
• Analysefilter: Filtern Sie Suchbegriffe nach Abteilung oder Organisationseinheit
• Trendbegriffe: Sehen Sie, welche Suchanfragen gerade am beliebtesten sind
• Durchschnittliche Zeit bis zum Auffinden von Ergebnissen: Sehen Sie, wie lange es im Durchschnitt dauert, Informationen zu finden

Vorteile von Intranet-Suchmaschinen

Die Vorteile eines Intranets lassen sich in einer Reihe von „Mikromomenten“ zusammenfassen. Wertvolle Sekunden und Minuten gehen verloren, wenn Informationen nicht leicht zugänglich sind. Für sich genommen mögen solche Momente vielleicht nicht „so schlimm“ erscheinen. Aber wenn sie sich über mehrere Momente pro Tag und Mitarbeiter und dann auf Ihre gesamte Belegschaft summieren, können diese Mikromomente verheerende Auswirkungen auf die Produktivität haben.

Produktivität und Engagement sind zweifellos die wichtigsten Gründe, eine Aufrüstung Ihrer Intranet-Suchmaschine in Betracht zu ziehen, um diesen Schneeballeffekt im Keim zu ersticken und diese Mikro-Momente kurz und bündig zu halten – ganz so, wie es sich Ihre Mitarbeiter wünschen.

1. Produktivere Mitarbeiter

Produktivitätsstudien haben ergeben , dass sich Mitarbeiter in 44 % der Fälle selbst unterbrechen. Die Zeit , die mit der Suche nach Informationen verbracht wird , ist nicht nur verschwendete Zeit, sondern trägt auch zu solchen Selbstunterbrechungen bei, die der Produktivität im Wege stehen.

Je schneller Ihr Team Daten finden kann, desto produktiver wird es sein. Auch Sie können dank der Leistungsfähigkeit intuitiver Intranet-Suchmaschinen die Anzahl unnötiger Unterbrechungen minimieren und die Produktivität steigern.

2. Engagiertere Mitarbeiter

Niemand möchte stundenlang Hunderte von Dateien durchforsten, um eine einzige kleine relevante Information zu finden.

Verschwendete Zeit führt zu einem geringeren Engagement der Mitarbeiter und zu geistiger Erschöpfung. Wäre es nicht besser, ihre geistige Energie nicht für die Suche nach Informationen zu verschwenden, sondern sie stattdessen für die Aufgaben einzusetzen, bei denen sie diese Informationen anwenden oder analysieren? Ja, das finden wir auch.

Es wird wesentlich einfacher, das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten, wenn sie die benötigten Informationen intuitiver finden können und die häufigen Frustrationen vermieden werden, die mit einer schlechten Suchfunktion im Intranet einhergehen.

Eine Suche, die alle anderen ersetzt

Nicht alle Intranet-Suchmaschinen sind gleich. Doch mit einer leistungsstarken, intuitiven Intranet-Suchmaschine, die darauf ausgelegt ist, Ihren Mitarbeitern 20 % ihrer Zeit zu sparen, kann sich Ihre Belegschaft endlich wieder auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.

Zu den entscheidenden Funktionen, die Sie bei Ihrer Intranet-Suchmaschine berücksichtigen sollten, gehören:

• Möglichkeit, auf verschiedene Arten zu suchen
• Intuitive Filterung nach Autoren, Dateitypen und Plattformen
• Integrierte, plattformübergreifende Suche auf allen Plattformen, auf denen gearbeitet wird
• Suchanalysen zur Auswertung des Erfolgs der Suchvorgänge Ihrer Mitarbeiter

Bei Happeo optimieren wir jeden Aspekt der Intranet-Suche, damit Ihr Unternehmen die Zeit zurückgewinnen kann, die normalerweise mit der Suche nach Informationen verschwendet wird. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie noch heute eine Demo unserer innovativen Lösung wünschen!

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Intranet-Suchmaschine?

Eine Intranet-Suchmaschine ermöglicht es Mitarbeitern, Unternehmensinformationen schnell und effizient zu speichern, zu finden und weiterzugeben. Sie funktioniert wie eine interne Version einer Web-Suchmaschine und indexiert die Dokumente und Informationen Ihres Unternehmens so, dass nur Personen innerhalb der Organisation Zugriff darauf haben.

Inwiefern unterscheidet sich eine Intranet-Suchmaschine von der Suche im öffentlichen Internet?

Eine öffentliche Suchmaschine durchsucht das gesamte offene Internet, während eine Intranet-Suchmaschine ausschließlich innerhalb Ihres Unternehmens arbeitet. Ihre Dokumente bleiben vertraulich, und den Personen, die Zugriff darauf haben, werden die relevantesten Ergebnisse zuerst angezeigt.

Welche Arten von Suchanfragen führen Mitarbeiter im Intranet durch?

Mitarbeiter nutzen in der Regel die Stichwortsuche nach einem Thema, die Suche nach Dateitypen, um die Ergebnisse beispielsweise auf Tabellenkalkulationen einzugrenzen, die Autorsuche, um Dokumente zu finden, die sie selbst oder Kollegen erstellt haben, sowie plattformspezifische Suchen, um sich auf ein Tool wie Slack, Jira oder Google Drive zu konzentrieren.

Worauf sollte ich bei einer Intranet-Suchmaschine achten?

Achten Sie auf eine semantische Suche, die den Sinn von Begriffen versteht und Tippfehler berücksichtigt, auf eine kontextbezogene Suche, die Ergebnisse personalisiert, sowie auf Vorhersagevorschläge während der Eingabe. Eine verbundene Suche über Ihre anderen Tools hinweg, Filter nach Autoren, Dateitypen und Plattformen sowie strenge Sicherheitskontrollen sind ebenfalls wichtig. Happeo beispielsweise kombiniert alle drei Suchansätze mit einer verbundenen Suche über verbundene Tools hinweg.

Wie sorgt die Intranet-Suche für die Sicherheit von Unternehmensinformationen?

Eine sichere Intranet-Suchmaschine nutzt Zugriffskontrollen, sodass Nutzer nur das sehen, wozu sie berechtigt sind – häufig durch Synchronisierung mit Google Groups oder Azure AD. Sie sollte außerdem eine Verschlüsselung der übertragenen Daten, bei Bedarf anonymisierte Ergebnisse, ein Protokoll der Suchanfragen und Aktionen zur Nachvollziehbarkeit sowie die Einhaltung von Standards wie der DSGVO und ISO 27001 bieten.

Wie kann ich feststellen, ob meine Intranet-Suche funktioniert?

Suchanalysen zeigen, wie viele Nutzer die Suche verwenden, wie lange sie sich die Ergebnisse ansehen und ob sie das Gesuchte finden. Außerdem geben sie Aufschluss über die häufigsten und aktuellsten Suchbegriffe – gegebenenfalls nach Abteilungen gefiltert – sowie über die durchschnittliche Zeit, die zum Auffinden von Informationen benötigt wird.