Der Lebenszyklus einer Datei kann einige ziemlich chaotische Wendungen nehmen. Sie wird kopiert, dupliziert, auf lokalen Geräten und in mehreren Cloud-Ordnern gespeichert sowie über Intranets oder andere Websites verlinkt – da wird schnell klar, wie schnell Google Drive-Ordner und -Strukturen unübersichtlich, verwirrend und schlichtweg chaotisch werden können.
Wenn das nach Ihrer Organisation klingt, sind Sie nicht allein. Eine Studie ergab, dass 62 % der Befragten zugaben, aufgrund ihres digitalen Durcheinanders – einschließlich unübersichtlicher Dateispeichersysteme wie Google Drive – Schwierigkeiten zu haben und sich überfordert oder gestresst zu fühlen. Eine weitere Studie von IDC ergab, dass Mitarbeiter angaben, aufgrund schlechter Organisation bis zu 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verschwenden. Und wir alle wissen, dass verschwendete Zeit und zusätzliche Komplexität eine Belastung für Ihre Ressourcen darstellen.
Wie entsteht Unordnung in Google Drive?
Dass Google Drive in Unternehmen zunehmend so unübersichtlich wird, ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen. Mit dem Wachstum von Unternehmen wächst auch das Volumen der von ihnen generierten digitalen Assets, was schnell zu überfüllten Speicherbereichen führt – insbesondere in Unternehmen, denen es an teamübergreifend standardisierten Namenskonventionen und Ordnerstrukturen mangelt.
Zudem ermöglicht die dezentrale Art der Zusammenarbeit in Google Drive, dass mehrere Nutzer Dateien unabhängig voneinander hochladen, bearbeiten und verschieben können – oft ohne klare Kommunikation oder Koordination. Der Nachteil dabei ist, dass dies die Produktivität beeinträchtigt und einen effizienten Arbeitsablauf innerhalb von Unternehmen behindert.
Umgang mit Frustrationen durch Unordnung in Google Drive
Der erste Schritt, den ein Intranet zur Bewältigung von Unordnung in Google Drive unternehmen kann, besteht darin, die Unordnung nicht noch zu vergrößern. Happeo verfolgt diesen „Do no harm“-Ansatz, indem alle Dateien unserer Kunden in Drive gespeichert werden – und nicht im Intranetsystem selbst. Der Grund dafür ist einfach: Ein Intranet sollte keine Plattform sein, die ein weiteres Silo für Inhalte oder Informationen schafft.
Viele unserer Kunden wenden sich an Happeo auf der Suche nach einem Intranet, unter anderem, um einige der Probleme zu lösen, die damit verbunden sind, alle wichtigen Unternehmensinformationen in Drive zu speichern und darauf zuzugreifen. Viele befürchten, dass ihre Google-Drive-Konten „zu unübersichtlich“ sind, um überhaupt mit einem Intranet-Projekt zu beginnen, aber das muss nicht unbedingt der Fall sein.
Empfehlen wir regelmäßige und routinemäßige Überprüfungen der Google-Drive-Dateien, um Komplexität und Unübersichtlichkeit zu reduzieren? Selbstverständlich. Aber das ist keine Voraussetzung für ein dynamisches Intranet-Erlebnis. Tatsächlich kann ein Intranet sogar dazu beitragen, die Ordnung im Google Drive eines Kunden zu verbessern – oder zumindest deren Zustand zu bewerten.
Natürlich ist die Ordnung in Google Drive wichtig, aber sie ist kein zwingendes Erfordernis für ein erfolgreiches Intranet-Erlebnis, da Google Drive und ein ordnungsgemäß funktionierendes Intranet ganz unterschiedliche Zwecke erfüllen. Und selbst wenn Ihre Dateispeichersituation dringend einer Bereinigung bedarf, besteht eine der besten Möglichkeiten, dieses Problem für den durchschnittlichen Nutzer zu lösen, darin, das Wichtigste in den Mittelpunkt zu rücken. Ein Intranet-Spotlight, um genau zu sein.
Ihr Intranet ist eine Bühne, und alle Dateien sind lediglich Darsteller
Stellen Sie sich Ihr Google Drive als ein Theaterstück vor, das auf einer Bühne aufgeführt wird. Bei Theaterstücken und Inszenierungen gibt es im Grunde zwei Perspektiven: das, was das Publikum sieht, und das, was die Darsteller und die Crew sehen. Hinter dem Vorhang befinden sich Requisiten, Vorhangseile, Kostüme und Leute, die hektisch damit beschäftigt sind, alle Schauspieler auf ihre nächste Szene vorzubereiten. Was das Publikum jedoch sieht, ist eine Geschichte. Es sieht etwas, wofür es bezahlt hat, das für es relevant ist und das es im Kontext versteht.
Ein Intranet ist im Grunde die Bühne (und das Rampenlicht) für die Aufführung. Ein dynamisches Intranet liefert dem Publikum zur richtigen Zeit die richtigen Dateien (Schauspieler), und das Rampenlicht sorgt dafür, dass die wichtigsten Aspekte während der gesamten Dauer der Aufführung optimal zur Geltung kommen.
Wie Intranets bei der „Google Drive-Hygiene“ helfen können
Kontext
Selbst dem aufgeräumtsten Google Drive fehlt eine Sache, die ein Intranet bietet – Kontext. Ein Intranet sorgt für Ordnung, Priorisierung und fördert die Auffindbarkeit in einem Umfeld, das sonst chaotisch wäre. Es greift die Informationen aus Ihren Dateien und Dokumenten auf und präsentiert sie in Form von Seiten. So entfällt das Durchsuchen von Ordnern, und das Wichtigste wird auf relevante und leicht verständliche Weise hervorgehoben. Ein Google Drive übernimmt diese Arbeit nicht für Sie; nur ein Intranet kann das leisten.
Priorisierung
Darüber hinaus können Unternehmen durch den Einsatz eines Intranets, das eine bessere Durchsuchbarkeit über alle Drive-Instanzen hinweg ermöglicht, analytisch nachverfolgen, welche Ressourcen genutzt werden und welche wahrscheinlich ausgemustert oder aktualisiert werden sollten. Ein solides Intranet hilft also nicht nur dabei, den Informationsüberfluss in Google Drive zu durchschauen und die wichtigsten Informationen hervorzuheben, sondern kann auch als Ausgangspunkt für eine Google-Drive-Prüfung und -Bereinigung dienen – eine Aufgabe, deren Beginn oft als zu überwältigend empfunden wird.
Zuverlässigkeit
Wenn ein Nutzer Ordner und Dateien durchforstet, hat er wahrscheinlich kaum Anhaltspunkte dafür, welche Dateien und welche Informationen zuverlässig und aktuell sind. Er mag zwar das Veröffentlichungsdatum, den Eigentümer oder den Dateinamen betrachten und Vermutungen anstellen, doch innerhalb von Google Drive gibt es keinen festen Autoritätsstandard – ganz abgesehen davon, dass die Suche zeitaufwändig und frustrierend ist. Ein Intranet mit intelligenter Suche kann Nutzern dabei helfen, schnell zu erkennen, welche Informationen am wichtigsten sind – basierend auf den Beiträgen verschiedener Teams auf ihren Seiten und Kanälen sowie deren Relevanz.
Ein Intranet, das mit Ihrem Drive zusammenarbeitet – unabhängig von dessen Zustand
Happeo ist das bestbewertete, KI-gestützte Intranet für Google Workspace-Organisationen. Unsere KI-Suchfunktion eignet sich besonders für Unternehmen, die wissen, dass sie eine Möglichkeit benötigen, Inhalte zu zentralisieren und Ordnung in das Chaos zu bringen, aber befürchten, dass ihre unübersichtliche Google Drive-Situation sie daran hindert.
Ein unübersichtliches Google Drive ist nicht nur kein Grund, bei einer Intranet-Lösung zu zögern, sondern sogar ein Ansporn. Der Schlüssel liegt darin, den Intranet-Partner zu finden, der über die dynamischen und intuitiven Funktionen sowie die tiefe Google-Integration verfügt, die für den größtmöglichen Erfolg erforderlich sind.
Wenn Sie bereit sind, das Wissensmanagement und die Produktivität Ihres Unternehmens in den Griff zu bekommen, können wir Ihnen dabei helfen.
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Häufig gestellte Fragen
Was führt in wachsenden Unternehmen zu Unordnung in Google Drive?
Wenn Unternehmen wachsen, nimmt die Menge an digitalen Dateien schnell zu, und ohne standardisierte Namenskonventionen oder Ordnerstrukturen wird der Speicherplatz unübersichtlich. Der dezentrale Charakter von Google Drive, das von mehreren Nutzern gleichzeitig genutzt wird, verschlimmert dieses Problem noch, wenn Dateien ohne Abstimmung verschoben oder bearbeitet werden.
Verhindert ein unübersichtliches Google Drive die Einführung eines Intranets?
Nein – ein unübersichtliches Google Drive ist keine Voraussetzung, die vor der Einführung eines Intranets beseitigt werden muss. Tatsächlich kann ein Intranet dabei helfen, die Ordnung in Google Drive zu bewerten und zu verbessern, anstatt zunächst einen Neuanfang zu erfordern.
Wie trägt ein Intranet zur Ordnung in Google Drive bei?
Ein Intranet bietet Kontext, Priorisierung und Zuverlässigkeit, die Google Drive allein nicht bietet – es zeigt die relevantesten Dateien über Seiten und die Suche an, verfolgt, welche Ressourcen tatsächlich genutzt werden, und hilft den Nutzern dabei, vertrauenswürdige und aktuelle Informationen zu identifizieren.
Was sollten Unternehmen tun, um Unordnung in Google Drive zu reduzieren?
Unternehmen sollten regelmäßige Überprüfungen ihrer Google Drive-Dateien durchführen, um die Komplexität zu verringern, und gleichzeitig ein Intranet mit leistungsstarker Suchfunktion und Drive-Integration nutzen, um in der Zwischenzeit das Wichtigste in den Vordergrund zu rücken.
