8 Tipps für erfolgreiches digitales Onboarding 2023

Zeiten des Wandels erfordern auch eine Überarbeitung interner Prozesse. Von nun an gilt es, sich auf das Arbeiten aus dem Home-Office einzustellen.  Dies wirkt sich auf jeden Prozess in Ihrem Unternehmen aus, auch auf das Onboarding. Im Jahr 2020 arbeiteten 42 % der Angestellten in den USA remote. Dieser Wechsel ins Home-Office bzw. zur Remote-Arbeit hat uns alle überrascht, doch nun ist es wichtig, sich anzupassen. 

Was ist ein Remote-Mitarbeiter?

Ein Remote-Mitarbeiter ist eine Person, die in einem Unternehmen beschäftigt ist, jedoch entweder Vollzeit oder Teilzeit außerhalb der traditionellen Büroumgebung arbeitet. Dies kann bedeuten, dass sie von zu Hause aus, aus einem Coworking-Space oder mit einem Laptop in einem Café oder vom Strand aus arbeitet. 

Was ist virtuelles Onboarding?

Digitales Onboarding ist der Prozess, bei dem neue Mitarbeiter, die nicht vom Büro aus, sondern remote arbeiten, in die Kultur, Werte, Rituale und Tools des Unternehmens eingeführt werden. Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist wichtig, da Organisationen damit die Grundlage für die neuen Team-Mitglieder in der neuen Umgebung bilden. Das Ziel des virtuellen Onboardings sollte darin bestehen, den Mitarbeitern beim Aufbau neuer Beziehungen zu helfen und ihnen dadurch direkt eine Art Mitspracherecht zu geben. 

Gutes digitales Onboarding ist wichtig, denn laut einer Statistik bleiben 69 % der Mitarbeiter mindestens drei Jahre am Arbeitsplatz, wenn sie ein wirklich gutes Onboarding hatten. Auf der anderen Seite wirken sich schlechte Onboarding-Erfahrungen auf die Fluktuation der Mitarbeiter aus. Etwa 33 % der Neuankömmlinge suchen bereits in den ersten sechs Monaten nach einem anderen Job und 23 % von ihnen bleiben meist nicht länger als ein Jahr im Unternehmen. Das Onboarding neuer Talente war schon immer eine Herausforderung, die jetzt sicherlich nicht einfacher geworden ist. 

8 Tipps für Onboarding im Home-Office

HR-Manager sind die Experten des virtuellen Onboardings. Genau deswegen haben wir sie nach Rat gefragt und ihre besten Ideen jetzt in einem Artikel zusammengefasst. Lernen Sie von unseren Tipps für virtuelles Onboarding, um Ihre eigenen Prozesse langfristig zu verbessern. 

1. Geben Sie Ihrem Newbie einen Kickstart

Der erste Eindruck ist wichtig. Mit Onboarding erstellen Sie ein allgemeines Bild Ihres Unternehmens und legen ein Maß an Mitarbeiterengagement fest. Dabei ist es wichtig, dass Newbies das Gefühl haben, mit Ihrem Unternehmen die richtige Wahl getroffen zu haben. Zeigen Sie ihnen, dass Sie froh sind, sie an Bord zu haben. Machen Sie ihren ersten Tag unvergesslich, indem Sie den neuen Mitarbeiter herzlich willkommen heißen. Beginnen Sie mit der Organisation einer virtuellen Kaffeepause für Ihr neues Talent oder organisieren Sie eine Mittagessenlieferung. Oder gehen Sie noch einen Schritt weiter und schicken Sie ein Paket mit Merchandise-Artikeln Ihres Unternehmens. Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt – und eine ordentliche Portion Wertschätzung hat doch noch nie geschadet, oder?

2. Erstellen Sie eine Online-Onboarding-Akademie für Remote-Mitarbeiter

Die Online-Onboarding-Akademie ist ein digital entwickeltes Programm, das die interne Organisation des Unternehmens, die Kultur, Arbeitsweise und Tools erklärt, die alle neuen Mitarbeiter kennen sollten. 

Das virtuelle Onboarding neuer Mitarbeiter sollte nicht nur darauf abzielen, zu informieren, sondern einen echten Kommunikationsprozess zwischen der Organisation und den eingehenden Talenten zu schaffen. Ihre neuen Mitarbeiter können ihren Job nicht zu einem festen Bestandteil ihres Lebens machen, ohne einen echten und gegenseitigen Austausch zu schaffen. Eine Online-Onboarding-Akademie ist eine großartige Möglichkeit, dies aufzubauen. 

Thinkific ist ein Beispiel für eine solche Online-Kursplattform. Dort können Sie nicht nur Ihre Online-Onboarding-Akademie erstellen, sondern auch einen Überblick darüber geben, was Sie anstreben und warum. Gleichzeitig können Sie hier auch einige kleine Tests einbauen. Wichtig ist, dass Sie hier auch Informationen zum Thema arbeiten aus dem Home-Office zur Verfügung stellen und gleichzeitig alle Tools erklären, die für die Remote-Arbeit in Ihrem Unternehmen benötigt werden. Finden Sie heraus, was für Sie richtig ist und skizzieren Sie ganz einfach Ihren Online-Kurs. Dies ist eine großartige Möglichkeit, eine einfache Struktur festzulegen, die den Lernprozess vereinfacht und einen guten Überblick darüber gibt, was der neue Mitarbeiter für den perfekten Start benötigt. Beim Onboarding dreht sich alles ums Lernen. Das unterschreiben auch die meisten Newbies, denn laut einer Umfrage bleiben 94 % von ihnen länger bei einem Unternehmen, das in ihre Weiterbildung investiert. 

Präsentationen, Videos und viele weitere Inhalte können bei diesem Teil des Onboardings helfen. Wichtig ist nur, dass Sie dem neuen Mitarbeiter hauptsächlich Dinge und Informationen zur Verfügung stellen, die ihm/ihr wirklich helfen. Wenn Sie die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen mit einer personalisierten Einführung vorstellen, können Sie gleich zu Beginn eine persönliche Verbindung herstellen und wissen so beim nächsten Meeting direkt, wer das neue Gesicht ist. 

3. Planen Sie Kennenlerngespräche

Kennenlerngespräche mit wichtigen Personen des Unternehmens sind wichtig, um die internen Prozesse besser verstehen zu können. Ein kurzer Anruf bei Mitarbeitern verschiedener Abteilungen bietet einen ganzheitlicheren Eindruck und ermöglicht von Anfang an einen klaren Überblick über das Unternehmen. Übrigens: 72 % der Neuankömmlinge betrachten Einzelgespräche mit ihrem direkten Manager als den wertvollsten Teil ihres Onboarding. 

Wenn Ihr Unternehmen klein ist, ermutigen Sie Ihren CEO, die Zeit zu finden, um jedes neue Talent kennenzulernen. Dies trägt dazu bei, dass sich neue Team-Mitglieder willkommen und geschätzt fühlen. Wenn Sie Teil einer großen Organisation sind, kann dies auch in kleinerem Maßstab erfolgen, da Ihre Mitarbeiter unbedingt das Gefühl haben müssen, dass ihre Ideen, Talente und Präsenz von der Geschäftsleitung gesehen und geschätzt werden. 

4. Weisen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter einen Buddy zu

Das Zuweisen eines Buddies ist Ihnen wahrscheinlich bekannt, aber seine Rolle ist nicht zu unterschätzen, insbesondere in den herausfordernden Zeiten der Fernarbeit. Ein Buddy ist ein Mitarbeiter, der den neuen Mitarbeiter bei seinen ersten Schritten im Unternehmen begleitet. Buddies unterstützen die Newbies bei ihrer Einführung in die Kultur, ihre neue Position und die verschiedenen Teams innerhalb der Organisation. Während des gesamten virtuellen Onboarding-Prozesses können und sollten den Mitarbeitern eine Person zugewiesen werden, der sie vertrauen können, um so viele Fragen wie nötig zu stellen. Diese Verbindung zwischen Organisation und Newbie wird gestärkt, wenn die Person, die sie begrüßt, genau jene Werte verkörpert, die vorher angesprochen wurden. Laut 87 % der neu eingestellten Mitarbeiter verbessern Buddies die Onboarding-Kenntnisse. Die gute Nachricht: Buddy-Programme sind kostenlos und einfach zu implementieren. Gleichzeitig fungieren Buddies nicht nur als Stärkung des internen Marketings, sondern sind auch ein konkretes Beispiel dafür, wofür die internen Werte stehen – und wie man sie am besten verkörpert. 

5. Frühzeitigen Zugriff auf Tools und Apps ermöglichen

Ihre Werkzeuge sind eine Erweiterung Ihrer Kultur. Es ist wichtig, Ihren neuen Mitarbeitern frühzeitig Zugriff auf die von Ihnen verwendeten Tools und Plattformen sowie auf wichtige Produkte zu gewähren, damit sie selbst sehen, was sie verkaufen, unterstützen, schreiben, vermarkten oder planen. 

Dazu gehört allerdings auch folgender Gedanke: Überlegen Sie, wie Sie Ihre Remote-Arbeitssoftware nutzen können, ohne dass es zu internen Sicherheitsproblemen kommt, denn diese können Sie bis zu 3,9 Millionen US-Dollar kosten. 

Bei Happeo gewähren wir allen neuen Talenten Zugang zur Happeo-Remote-Arbeitsplattform. Hier bewahren wir alles auf: von globalen Ankündigungen bis hin zur Kommunikation zwischen Büros und sozialen Kanälen. Durch den frühzeitigen Zugriff auf unsere Remote-Arbeitssoftware können Sie leicht erkennen, wie wir kommunizieren, wieso und wo genau wir was tun. Das gilt auch für die Arbeit. Durch das Durchsuchen unserer Kanäle und Seiten können die Newbies selbst herausfinden, wer wir sind, wie wir zusammenarbeiten und wer hinter was steckt. Ein Muss ist der Newbies-Kanal. Hier stellen sich alle neuen Happeo-Mitarbeiter (Happster) mit einem kurzen Introtext und einem Foto vor. 

6. Stellen Sie die benötigte Ausrüstung bereit

Die Bereitstellung der Ausrüstung für Ihre neuen Mitarbeiter sollte auf Ihrer Prioritätenliste ganz oben stehen. Denn die richtige Ausstattung hilft Ihren Mitarbeitern dabei, die Remote-Arbeitssituation optimal zu nutzen. Es ist wichtig, dass sich in diesen seltsamen Zeiten jedes Zuhause ein bisschen mehr wie ein Büro anfühlt. Die Lösung aller ergonomischen Probleme, auf die Ihr neues Talent stoßen könnte, ist der Schlüssel. Angefangen von Laptopständern und Monitoren bis hin zu ergonomischen Mauspads und bei Bedarf sogar Bürostühlen. Jeder muss sich wohl fühlen, wenn tägliche Arbeiten von zu Hause aus erledigt werden. 

7. Sammeln Sie Feedback, um den Remote-Onboarding-Prozess zu verbessern

Sobald der Onboarding-Prozess durchgeführt wurde, sollten Sie einen Einblick bekommen, wie sich der virtuelle Prozess für das neue Talent angefühlt hat, ob er oder sie angekommen ist und vor allem einen guten Start hatte. Entwerfen Sie eine Umfrage für das digitale Onboarding und bitten Sie Ihren Neuling, an dieser teilzunehmen. Auf diese Weise bekommen Sie einen neuen Blick auf Ihre internen Prozesse. Die Verbesserung Ihres virtuellen Onboarding-Prozesses ist nicht nur für die zukünftige Belegschaft von Vorteil, sondern auch ein Schritt, um digitale Prozesse langfristig zu verbessern. 

8. Vergessen Sie nicht, eine Checkliste für das digitale Onboarding zu erstellen

So viele Tipps – und alle gleich wichtig! Für langfristigen Erfolg im digitalen Onboarding sollten Sie unsere Tipps berücksichtigen, sie jedoch in der richtigen Reihenfolge umsetzen. Wenn sich der Prozess für Sie als Manager chaotisch anfühlt, stellen Sie sich vor, wie es sich für jemanden anfühlt, der gerade in das Unternehmen eingetreten ist und vom ersten Tag an mit Informationen überflutet wird. Erstellen Sie einfach einen Checkliste für Ihren digitalen Onboarding-Prozess, damit Sie den Überblick behalten und keine Komponente vergessen. 

Digitales Onboarding: Auf die Anpassung kommt es an!

Die Kultur Ihrer Organisation ist alles. Natürlich ist Onboarding auch für alle, die im Home-Office arbeiten, wichtig – gerade in Zeiten, wie diesen. Über allen steht jedoch Ihre eigene Firmenkultur und die sollte von vorne bis hinten zum digitalen Onboarding passen. 

Gerade, wenn Sie ein HR-Manager sind, sollten Sie diese Tipps genau anschauen, um Ihre bisherigen Prozesse zu überdenken. Natürlich ist niemand ein absoluter Experte auf sämtlichen Ebenen. Dennoch kann sich jeder ein bisschen Wissen zu unterschiedlichen Themen aneignen – und das sollte das Ziel sein. 

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