Das Schwierigste beim Kauf eines ersten Intranets ist nicht der Vergleich der Anbieter. Es geht vielmehr darum, zu wissen, woran man sie tatsächlich messen soll, da man noch keine Erfahrungen hat, auf die man zurückgreifen kann, und jede Verkaufspräsentation recht beeindruckend wirkt, wenn man noch nicht weiß, was nach der Einführung häufig schiefgeht. Unternehmen, die ein Intranet ersetzen, verfügen über eine vorgefertigte Liste von Kriterien, die in der Regel durch die spezifischen Probleme beim letzten Mal geprägt ist. Erstkäufer fangen bei Null an, was dazu führt, dass sie sich leicht auf die falschen Dinge konzentrieren: eine längere Funktionsliste, eine schickere Benutzeroberfläche, einen niedrigeren Listenpreis – nichts davon lässt zuverlässig vorhersagen, ob die Plattform ein Jahr später noch im täglichen Einsatz sein wird.
Ein sinnvollerer Ansatz besteht darin, die Lösung anhand der spezifischen Fehlerquellen zu bewerten, die die meisten ersten Intranets zum Scheitern bringen, anstatt eine allgemeine Checkliste mit Funktionen abzuarbeiten. Fünf Kriterien sind dabei wichtiger als alle anderen.
Wie viel technischer Einrichtungsaufwand tatsächlich erforderlich ist
Als Erstes sollte geprüft werden, inwieweit die Einrichtung von der IT abhängt und was ohne sie erledigt werden kann. Viele Plattformen wirken in einer Demo einfach, erfordern aber im Hintergrund eine echte technische Konfiguration: ein separates Identitätssystem für die Bereitstellung, eine von Grund auf neu aufzubauende Berechtigungsstruktur sowie Single Sign-On, das eine eigene Einrichtung und Wartung benötigt. Für ein Unternehmen ohne verfügbare dedizierte IT-Ressourcen wird dies stillschweigend zum entscheidenden Faktor, unabhängig davon, wie gut die Plattform ansonsten auch aussehen mag, denn ein System, das niemand warten kann, bleibt nicht lange nützlich.
Der bessere Test ist, ob die Plattform Identitäten und Berechtigungen direkt aus der bestehenden Produktivitätssuite eines Unternehmens übernehmen kann, anstatt ein zweites, paralleles System aufzubauen. Ein Unternehmen, das Google Workspace nutzt und Happeo evaluiert, sieht sich beispielsweise eine Plattform an, bei der Anmeldung, Berechtigungen und Dateizugriff direkt aus der bereits vorhandenen Google-Workspace-Konfiguration stammen – ohne ein zweites System, das jemand konfigurieren oder im Laufe der Zeit synchronisieren muss. Diese eine Designentscheidung beseitigt eine ganze Kategorie technischer Aufwände, die viele Alternativen einfach an denjenigen weiterreichen, der nach der Einführung für den Betrieb der Plattform zuständig ist.
Ob es sich in die Tools einfügt, die Mitarbeiter bereits täglich nutzen
Als Zweites gilt es zu prüfen, ob das Intranet sinnvoll mit den Tools verknüpft ist, die die Mitarbeiter bereits nutzen, oder ob es zu einem weiteren isolierten Ort wird, an den man nicht vergessen darf, regelmäßig vorbeizuschauen. Dies ist für ein erstes Intranet wichtiger als für ein Ersatzintranet, da es noch keine bestehende Gewohnheit gibt, „das Intranet zu überprüfen“, auf der eine neue Plattform aufbauen könnte. Wenn sich das Intranet nicht nahtlos in den bestehenden Arbeitsablauf der Mitarbeiter einfügt, bildet sich oft gar keine Gewohnheit, es zu nutzen.
Ein nützlicher, konkreter Test ist hier die Suche. Umfasst die Suche der Plattform nur ihre eigenen Inhalte oder reicht sie bis in die Tools hinein, auf die sich ein Unternehmen bereits bei der täglichen Arbeit verlässt? Die Suche von Happeo umfasst neben den eigenen Inhalten auch Gmail und Drive über eine einzige Suchleiste, sodass ein Mitarbeiter nicht im Voraus wissen muss, in welchem System die Antwort auf seine Frage zu finden ist. Diese Art der tiefgreifenden Integration ist ein deutlich stärkeres Indiz für langfristige Eignung als eine Plattform, die ein Google Doc lediglich als statischen Link einbettet.
Ob sich die Struktur anpassen lässt, während das Unternehmen dazulernt
Der dritte Punkt, den es zu prüfen gilt – und der leicht übersehen wird –, ist, wie tolerant die Plattform gegenüber Fehlern bei der anfänglichen Strukturierung ist. Ein Erstkäufer trifft organisatorische Entscheidungen, die noch niemand im Unternehmen zuvor getroffen hat: Was gilt als dauerhafte Richtlinie und was als schnelle Aktualisierung, wer ist für welche Seite verantwortlich, wie sollten Inhalte gruppiert werden? Einige dieser Entscheidungen werden beim ersten Versuch – fast schon per Definition – falsch ausfallen, da noch niemand weiß, wonach die Mitarbeiter tatsächlich suchen werden.
Die Plattformen, die man hier vermeiden sollte, sind diejenigen, die ein Unternehmen in eine starre Struktur zwängen, die bei der Ersteinrichtung festgelegt wurde, und bei denen spätere Änderungen mit erheblichem Aufwand verbunden sind. Stattdessen lohnt es sich, nach einer Plattform Ausschau zu halten, die eine vernünftige Ausgangsstruktur bietet, ohne dass diese vom ersten Tag an perfekt sein muss. Die vorgefertigten Vorlagen von Happeo für Personalwesen, Onboarding und allgemeine Richtlinien bieten einem Unternehmen eine sinnvolle Ausgangsbasis, organisiert über Seiten, Bereiche und Kanäle, die der tatsächlichen Relevanzdauer einer Information entsprechen, und gleichzeitig flexibel genug sind, um sich an die sich herausbildenden Nutzungsmuster anzupassen, anstatt starr an den Annahmen der ersten Woche festzuhalten.
Wer ist tatsächlich dafür verantwortlich, die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten?
Das vierte Kriterium ist die Zuständigkeit, und es ist wohl dasjenige, das die meisten Erstkäufer bei der Bewertung völlig außer Acht lassen, da es sich nicht um eine Funktion handelt, die in einer Produktdemo deutlich zum Vorschein kommt. Eine Plattform kann am Tag der Einführung vollständig und gut organisiert wirken und dennoch innerhalb eines Jahres an Qualität einbüßen, wenn niemand konkret dafür verantwortlich ist, die Richtigkeit einer bestimmten Seite zu gewährleisten, sobald die anfängliche Begeisterung nachlässt.
Es lohnt sich, direkt nachzufragen: Kann die Zuständigkeit für bestimmte Inhalte einer bestimmten Person oder einem bestimmten Team innerhalb der Plattform selbst zugewiesen werden, und unternimmt die Plattform etwas, um Inhalte zu kennzeichnen, die veraltet sind oder keinen eindeutigen Verantwortlichen mehr haben? Happeo integriert beides direkt in die Plattform: Es weist Seiten und Bereichen individuell Verantwortlichkeiten zu und nutzt automatisierte Tools zur Überprüfung der Inhaltsqualität, um Seiten zu identifizieren, die einer Überprüfung bedürfen. Damit übernimmt es einen wesentlichen Teil der laufenden Wartungsarbeit, die ein Unternehmen ohne dedizierte Ressourcen für manuelle Überprüfungen andernfalls von Hand erledigen müsste – oder, was wahrscheinlicher ist, gar nicht erst in Angriff nehmen würde.
Ob es in einem Jahr tatsächlich noch jemand nutzen wird
Das letzte Kriterium ist dasjenige, das letztendlich darüber entscheidet, ob alles andere überhaupt eine Rolle gespielt hat: die Akzeptanz. Eine schnelle, gut strukturierte Einführung, die sechs Monate später niemand mehr nutzt, verschiebt denselben Misserfolg lediglich auf einen etwas späteren Zeitpunkt. Es lohnt sich, dies bereits während der Evaluierungsphase direkt anzusprechen, anstatt davon auszugehen, dass sich das Problem von selbst löst, denn die Nutzungsdaten einer Plattform – sofern ein Anbieter bereit ist, diese offenzulegen – gehören zu den aussagekräftigsten Indikatoren, die vor einer Kaufentscheidung zur Verfügung stehen.
Die durchschnittliche wöchentliche Nutzungsrate von Happeo in seinem Kundenstamm liegt deutlich über dem globalen Durchschnitt für Social-Intranet-Plattformen im Allgemeinen. Diese Differenz ist ein aussagekräftiges Signal dafür, was tatsächlich nach Abschluss des Verkaufsprozesses geschieht, und für einen Erstkäufer ein wesentlich nützlicherer Datenpunkt als jede einzelne Funktion in einer Vergleichstabelle. Die Reputation der Plattform bei Dritten spiegelt das gleiche Muster aus Sicht der Rezensenten wider: eine Bewertung von 4,5 von 5 Punkten auf G2 bei mehr als 150 Bewertungen, wobei 95 % der Rezensenten 4 oder 5 Sterne vergeben haben und keine 1-Stern-Bewertungen vorliegen.
Bewertung anhand der Schwachstellen, nicht anhand der Funktionsliste
Jedes dieser fünf Kriterien zielt auf dieselbe grundlegende Frage ab: Was läuft bei einem ersten Intranet tatsächlich schief, und vermeidet diese spezifische Plattform genau das? Die meisten scheitern still und leise, nicht durch dramatische Fehlfunktionen, sondern durch IT-Kosten, die niemand einkalkuliert hat, eine Struktur, die zu starr ist, um angepasst zu werden, Inhalte, für deren Pflege niemand verantwortlich ist, oder einfach durch eine geringe Akzeptanz, die eine teure Plattform innerhalb eines Jahres zu bloßem Hintergrundrauschen werden lässt.
Für ein Unternehmen, das sein erstes Intranet evaluiert – insbesondere eines, das bereits auf Google Workspace basiert –, liefert die Überprüfung einer Plattform anhand dieser fünf spezifischen Risiken ein weitaus zuverlässigeres Bild als der Vergleich von Funktionslisten oder das Anschauen einer weiteren ausgefeilten Demo. Die Designentscheidungen von Happeo, die native Identitätsvererbung, die tiefgreifende Suchintegration, die flexible Struktur, die integrierten Tools zur Verantwortungszuweisung und eine starke Erfolgsbilanz bei der tatsächlichen Nutzung gehen direkt auf jedes dieser Risiken ein – ein wesentlich anderer Ansatz als bei einer Plattform, die lediglich behauptet, alle Kriterien zu erfüllen, ohne nachweisen zu können, wie sie sich nach der Kaufentscheidung tatsächlich bewährt.
FAQ
Worauf sollte man bei der Auswahl einer ersten Intranet-Plattform besonders achten?
Fünf Aspekte sind entscheidend: inwieweit die technische Einrichtung von der IT abhängt, ob sich die Plattform in die Tools einfügt, die die Mitarbeiter bereits täglich nutzen, ob die Struktur flexibel an die Entwicklungen im Unternehmen angepasst werden kann, ob die Verantwortung für Inhalte klar zugewiesen werden kann und ob die Mitarbeiter die Plattform auch nach einem Jahr noch tatsächlich nutzen. Zusammen sind diese Faktoren weitaus bessere Indikatoren für den langfristigen Erfolg als eine Checkliste mit Funktionen.
Warum ist die technische Einrichtung gerade für Erstkäufer so wichtig?
Weil ein Erstkäufer in der Regel keine dedizierten IT-Ressourcen für die laufende Wartung der Plattform übrig hat. Eine Plattform, die Identitäten und Berechtigungen aus einer bestehenden Produktivitätssuite übernimmt, anstatt ein separates System aufzubauen, vermeidet technischen Aufwand, der sonst demjenigen zufallen würde, der nach dem Start für die Verwaltung der Plattform zuständig ist.
Wie kann ein Unternehmen testen, ob sich ein Intranet tatsächlich in die täglichen Arbeitsabläufe einfügt?
Die Suchfunktion ist ein guter praktischer Test. Wenn die Suche einer Plattform nur die eigenen Inhalte abdeckt, anstatt auch auf Tools wie Gmail oder Drive zuzugreifen, müssen sich die Mitarbeiter weiterhin merken, in welchem System die benötigte Antwort zu finden ist – was die Gewohnheit, überhaupt erst im Intranet nachzuschauen, untergräbt.
Ist es ein Problem, wenn ein Unternehmen seine anfängliche Inhaltsstruktur falsch festlegt?
Nicht unbedingt, solange die Plattform eine spätere Anpassung dieser Struktur zulässt. Einige frühe Entscheidungen darüber, was als Richtlinie und was als schnelle Aktualisierung gilt, sind beim ersten Versuch fast garantiert unvollkommen. Daher verursacht eine Plattform, die vom ersten Tag an eine starre Struktur festlegt, langfristig mehr Probleme als eine, die so konzipiert ist, dass sie sich an die sich herausbildenden tatsächlichen Nutzungsmuster anpassen kann.
Warum wird die Zuständigkeit bei ersten Intranet-Bewertungen oft übersehen?
Weil dies in einer Produktdemo nicht deutlich zum Vorschein kommt. Eine Plattform kann am Tag der Einführung vollständig und gut organisiert wirken und dennoch innerhalb eines Jahres an Qualität einbüßen, wenn niemand konkret dafür verantwortlich ist, die Richtigkeit einer bestimmten Seite zu gewährleisten. Deshalb lohnt es sich, direkt zu fragen, ob Verantwortlichkeiten zugewiesen werden können und ob veraltete Inhalte automatisch markiert werden.
