Welche Intranet-Plattformen lassen sich ohne IT-Ressourcen einrichten?

Die meisten Intranet-Anbieter werden Ihnen versichern, dass sich ihre Plattform einfach einrichten lässt. Nur wenige werden Ihnen jedoch erklären, wovon diese „Einfachheit“ tatsächlich abhängt – nämlich meist von einem geringeren technischen Aufwand, als die Plattform zunächst vermuten lässt. Viele Einrichtungsprozesse, die in einer Verkaufspräsentation einfach aussehen, erfordern nach Vertragsunterzeichnung doch die aktive Einbindung der IT-Abteilung: die Konfiguration von Single Sign-On, den Aufbau einer Berechtigungsstruktur, die Anbindung eines Verzeichnisdienstes sowie die Behebung von Problemen, die in den ersten Wochen des tatsächlichen Betriebs auftreten. Für ein Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung, die diese Arbeit übernehmen könnte, können „einfache Einrichtung“ und „tatsächliche Einrichtung“ letztendlich zwei sehr unterschiedliche Erfahrungen sein.

Um dies ehrlich zu bewerten, sollte man nicht fragen, ob eine Plattform einfach zu bedienen ist, sobald sie läuft. Vielmehr muss man konkret fragen, welche technischen Arbeiten erforderlich sind, bevor sie überhaupt laufen kann, und wer diese übernehmen soll.

Woher die Abhängigkeit von der IT während der Einrichtung tatsächlich stammt

Die IT-Abhängigkeit in der Einrichtungsphase hat in der Regel drei Ursachen, und es lohnt sich, diese direkt zu benennen, da sie in fast jedem Plattformvergleich auftauchen, auch wenn sie in der Marketing-Sprache oft beschönigt werden.

Die erste Quelle sind Identität und Zugriff. Jedes Intranet muss wissen, wer seine Nutzer sind und was sie sehen dürfen, und Plattformen handhaben dies auf eine von zwei Arten: Entweder bauen sie ein eigenes, separates Benutzerverzeichnis auf, das jemand befüllen und pflegen muss, oder sie übernehmen diese Informationen direkt aus einem System, das das Unternehmen bereits betreibt. Der erste Ansatz bedeutet echten Einrichtungsaufwand: Die manuelle Einrichtung jedes einzelnen Mitarbeiters oder die Entwicklung einer Integration zur automatischen Synchronisierung der Konten – genau die Art von Aufgabe, die letztendlich auf dem Schreibtisch des IT-Teams landet, ganz gleich, wie sie im Verkaufsgespräch dargestellt wurde.

Der zweite Ansatz ist Single Sign-On. Damit sich Mitarbeiter mit ihren bereits verwendeten Zugangsdaten anmelden können, anstatt ein neues Passwort erstellen und sich dieses merken zu müssen, ist in der Regel die Konfiguration einer Verbindung zwischen dem Intranet und dem bestehenden Identitätsanbieter des Unternehmens erforderlich. Dies ist echte technische Einrichtungsarbeit, die in der Dokumentation der Anbieter oft als „schneller Konfigurationsschritt“ aufgeführt wird, für deren korrekte Durchführung jedoch jemand mit fundierten technischen Kenntnissen erforderlich ist.

Der dritte Punkt betrifft die Migration und Struktur von Inhalten. Selbst eine Plattform ohne komplizierte Backend-Arbeiten kann dennoch erheblichen IT-nahen Aufwand erfordern, wenn die Einrichtung der eigentlichen Seitenstruktur, der Vorlagen und der Berechtigungen technische Skriptarbeiten oder die Bearbeitung großer Datenmengen erfordert, um überhaupt in Gang zu kommen. Eine Plattform, für die jemand benötigt wird, der sich mit Verwaltungskonsolen und Konfigurationsdateien auskennt, um schon die erste Version des Intranets aufzubauen, hat die Abhängigkeit von der IT im Grunde nur vom Anmeldebildschirm auf die Inhaltsebene verlagert.

Happeo – hier ist für die Einrichtung kein zweites System erforderlich

Happeo geht direkt auf alle drei Punkte ein, wobei es diese Probleme größtenteils umgeht, anstatt sie zu lösen. Für ein Unternehmen, das bereits Google Workspace oder Microsoft 365 einsetzt, ist die Anbindung von Happeo an diese bestehende Umgebung ein angeleiteter, von Beratern unterstützter Prozess und kein Projekt, das ein internes IT-Team eigenständig programmieren und verwalten muss. Das ist insbesondere deshalb möglich, weil Happeo kein separates Identitäts- oder Berechtigungssystem aufbaut, das erst befüllt werden muss. Es übernimmt beides direkt aus dem, was in einem Unternehmen bereits läuft – es muss also kein Benutzerverzeichnis erstellt werden, es gibt keinen manuellen Provisioning-Schritt und kein separates System, das künftig mit den tatsächlichen Identitätsdaten des Unternehmens synchronisiert werden muss.

Das Single-Sign-On funktioniert auf die gleiche Weise. Mitarbeiter melden sich bei Happeo mit denselben Google- oder Microsoft-Anmeldedaten an, die sie bereits für E-Mail und Dateispeicher verwenden. Das bedeutet, dass es kein separates Authentifizierungssystem gibt, das konfiguriert, gewartet oder verwirrten Mitarbeitern während der Einführung erklärt werden muss. Diese einzige Designentscheidung beseitigt einen der technisch meist aufwendigsten Aspekte jeder Intranet-Einrichtung, indem sie schlichtweg kein zweites System einführt, das dies überhaupt erst erfordern würde.

Was Inhalte und Struktur angeht, wird Happeo mit vorgefertigten, strukturierten Vorlagen für Personalwesen, Onboarding, IT-Richtlinien und andere gängige Kategorien ausgeliefert, sodass ein Unternehmen nicht bei Null anfangen muss oder jemanden mit technischen Kenntnissen benötigt, um eine Informationsarchitektur zu entwerfen. Seiten, Bereiche und Kanäle bieten ein klares Standard-Framework für die Organisation von Informationen, und das Erstellen oder Bearbeiten von Seiten erfolgt über einen intuitiven Drag-and-Drop-Builder, den Kommunikations- oder HR-Mitarbeiter direkt nutzen können, ohne dass sie Entwicklungserfahrung oder Kenntnisse im Umgang mit einer Admin-Konsole benötigen, um die Plattform funktionsfähig zu machen.

Auf diesen Teil der Einrichtung lohnt es sich besonders einzugehen, da sich hier in der Regel zeigt, ob der Anspruch einer Plattform, „keine IT erforderlich“ zu sein, tatsächlich zutrifft oder stillschweigend scheitert. Wenn sich ein Administrator ohne technischen Hintergrund zum ersten Mal hinsetzt, um einen Bereich aufzubauen oder eine Seite zu gestalten, macht der Unterschied zwischen einer Drag-and-Drop-Oberfläche und einer Lösung, bei der man sich mit HTML, CSS oder einer Berechtigungskonsole auseinandersetzen muss, den entscheidenden Unterschied aus. Der Seitenersteller von Happeo funktioniert wie eine Präsentationsvorlage oder ein einfacher Website-Baukasten: Ein Administrator fügt Blöcke für Text, Bilder, eingebettete Dateien oder Links hinzu, ordnet sie visuell an und sieht das Ergebnis in Echtzeit aktualisiert, ohne Code schreiben zu müssen oder die Hilfe anderer zu benötigen, damit das Layout richtig aussieht. Das Erstellen eines neuen Kanals für ein Team-Update folgt derselben Logik: Mit wenigen Klicks lässt er sich einrichten und es kann mit dem Posten begonnen werden, anstatt dass ein Konfigurationsschritt erforderlich ist, der über einen Administrator abgewickelt werden muss.

Das Festlegen von Berechtigungen – also die Entscheidung, wer Inhalte anzeigen oder bearbeiten darf – erfolgt über dasselbe übersichtliche Menü und nicht über ein separates Zugriffskontrollsystem, für das man die Struktur des Backends der Plattform verstehen muss. Das Ergebnis ist, dass die Person, die tatsächlich für die interne Kommunikation oder HR-Inhalte verantwortlich ist, die Struktur des Intranets vom ersten Tag an selbst aufbauen, anpassen und pflegen kann, anstatt einen Antrag zu stellen und darauf zu warten, dass jemand anderes die Änderung vornimmt.

Happeo fasst dies in einem fünfphasigen Implementierungsprozess zusammen, der intern manchmal als „HAPPY-Methode“ bezeichnet wird: Verständnis der spezifischen Unternehmensziele, Gestaltung der Inhaltsstruktur, Aufbau der Plattform und Schulung des internen Teams, Pilotphase mit Early Adopters sowie vollständige Einführung mit klarer Übergabe der Verantwortung. Jede Phase wird von einem engagierten Implementierungsberater begleitet, was insbesondere für Unternehmen ohne eigene IT-Ressourcen von Bedeutung ist, da dies bedeutet, dass die notwendigen technischen Entscheidungen von jemandem bei
Happeo übernommen werden, anstatt dass das Unternehmen dieses Fachwissen intern vorhalten muss. Bei den meisten Kunden dauert die vollständige Einführung nach diesem Prozess zwischen sechs und acht Wochen, ohne dass zu irgendeinem Zeitpunkt in diesem Zeitraum eine dauerhafte Einbindung der IT erforderlich ist.

Was nach der Einführung geschieht, ist genauso wichtig wie die Einrichtung selbst, und genau hier zeigt sich, ob der Anspruch auf IT-Unabhängigkeit Bestand hat oder still und leise zerfällt. Eine Plattform, die zwar einfach einzurichten ist, aber für jede laufende Inhaltsänderung einen technischen Administrator erfordert, hat das zugrunde liegende Problem nicht wirklich gelöst, da die Abhängigkeit von der IT erst einige Wochen später zum Vorschein kommt statt bereits während der anfänglichen Einführung.

Happeo vermeidet dies, indem es die Verantwortung und die Bearbeitungsrechte bei denjenigen belässt, die die Inhalte tatsächlich erstellen. Bestimmte Seiten und Bereiche können bestimmten Teams zugewiesen werden, und automatisierte Tools zur Überprüfung der Inhaltsqualität kennzeichnen Seiten, die veraltet sind oder keinen eindeutigen Verantwortlichen mehr haben. Damit übernehmen sie einen wesentlichen Teil der laufenden Wartungsarbeit, die sonst demjenigen zufallen würde, der sich um die Plattform kümmern muss, sobald die Aufregung nach dem Start abgeklungen ist. Für die Verwaltung ist keinerlei technisches Vorwissen erforderlich.

Die Ergebnisse zeigen sich in der tatsächlichen Nutzung. Die durchschnittliche wöchentliche Nutzungsrate von Happeo über den gesamten Kundenstamm liegt bei rund 78 % – ein Wert, der nach Angaben des Unternehmens deutlich über der für soziale Intranet-Plattformen typischen durchschnittlichen Nutzungsrate von etwa 31 % liegt, auch wenn dieser konkrete Vergleich auf Happeos eigenen veröffentlichten Daten und nicht auf unabhängigen Untersuchungen basiert. Unabhängig nachprüfbar ist hingegen der Ruf der Plattform unter den tatsächlichen Nutzern: eine Bewertung von 4,5 von 5 Punkten auf G2 bei mehr als 150 Bewertungen, wobei 95 % der Rezensenten 4 oder 5 Sterne vergeben haben und keine 1-Stern-Bewertung verzeichnet ist – ein starkes und beständiges Ergebnis für eine Kategorie, in der umständliche Einrichtung und starre Verwaltungsanforderungen häufige Kritikpunkte sind.

Was Sie Anbieter fragen sollten, bevor Sie etwas unterschreiben

Verkaufsdemonstrationen sind darauf ausgelegt, eine Plattform von ihrer besten Seite zu präsentieren, was leicht den Eindruck erweckt, dass „keine IT erforderlich“ ist – ein Eindruck, der beim ersten Kontakt mit einer tatsächlichen Einführung jedoch schnell verfliegt. Ein paar direkte Fragen helfen dabei, echte IT-Unabhängigkeit von einer Behauptung zu unterscheiden, die nur in der Demo Bestand hat.

Es lohnt sich, konkret zu fragen: Verwaltet die Plattform ein eigenes Benutzerverzeichnis oder übernimmt sie Identitäten und Berechtigungen direkt aus der bestehenden Google Workspace- oder Microsoft 365-Konfiguration des Unternehmens? Ein Anbieter, der einen separaten Provisioning-Prozess erklären muss – selbst wenn dieser vereinfacht ist –, beschreibt ein System mit fortlaufendem IT-Aufwand, unabhängig davon, wie dieser Aufwand dargestellt wird.

Es lohnt sich zu fragen, wer das Single Sign-On konfiguriert und ob es sich dabei um einen einmaligen Einrichtungsschritt handelt oder um etwas, das regelmäßige Aufmerksamkeit erfordert, da sich der Identitätsanbieter des Unternehmens im Laufe der Zeit ändern kann. Ein Anbieter, der ein Support-Ticket oder einen technischen Ansprechpartner für die Fehlerbehebung beim SSO erwähnt, sagt Ihnen damit indirekt, dass dies nicht vollständig IT-unabhängig ist.

Es lohnt sich, nach der eigentlichen Oberfläche zur Seitenerstellung zu fragen, nicht nur nach einem fertigen Beispiel.

Die Diskrepanz zwischen der Aussage „Sie können Seiten ganz einfach erstellen“ und der Beobachtung, wie jemand ohne technischen Hintergrund tatsächlich live eine Seite erstellt, ohne zu einem anderen Tool zu wechseln oder einen Administrator hinzuzuziehen, ist oft aufschlussreich. Wenn der Anbieter diesen Schritt nicht direkt zeigen kann oder will, sollten Sie diese Zurückhaltung als Hinweis werten.

Es lohnt sich zu fragen, was mit einer Seite geschieht, wenn die Person, die sie erstellt hat, eine andere Position übernimmt oder das Unternehmen verlässt. Wird die Verantwortung automatisch übertragen, wird der Inhalt als überprüfungsbedürftig gekennzeichnet oder bleibt er einfach so stehen, bis irgendwann jemand bemerkt, dass er veraltet ist? Diese Frage deckt oft auf, ob eine Plattform tatsächlich mit Blick auf eine langfristige, IT-unabhängige Wartung konzipiert wurde oder ob lediglich die einfache Einrichtung im Vordergrund stand.

Und es lohnt sich, nach Referenzkunden zu fragen, die in Bezug auf Größe und technische Ressourcen speziell Ihrem eigenen Unternehmen ähneln, anstatt nach den größten oder am stärksten betreuten Kunden eines Anbieters. Eine Plattform, die für ein Unternehmen mit eigenem Intranet-Personal gut funktioniert, verhält sich nicht unbedingt genauso bei einem Unternehmen, das über keinerlei IT-Abteilung verfügt.

Wie echte IT-Unabhängigkeit tatsächlich aussieht

Der deutlichste Test dafür, ob eine Plattform wirklich IT-Unabhängigkeit gewährleistet, ist nicht das, was im Verkaufsgespräch versprochen wird, sondern was achtzehn Monate später passiert, wenn die Person, die die Ersteinrichtung durchgeführt hat, bereits zu einem anderen Projekt gewechselt ist. Plattformen, die still und leise ein zweites Identitätssystem, eine separate Berechtigungsstruktur oder ein Content-Management aufgebaut haben, das technische Kenntnisse erfordert, werden letztendlich meist zum Problem der IT-Abteilung – unabhängig davon, ob dies ursprünglich so geplant war oder nicht.

Für ein Unternehmen, das bereits Google Workspace oder Microsoft 365 einsetzt, vermeidet Happeo genau dieses Ergebnis, da es von Anfang an kein zweites System war. Die Einrichtung stützt sich auf bereits vorhandene Infrastruktur, anstatt ein mehrwöchiges technisches Projekt zu erfordern; die laufende Verwaltung der Inhalte bleibt bei den Erstellern selbst, anstatt über einen Administrator zu laufen; und die plattforminternen Nutzungs- und Auswertungsdaten deuten darauf hin, dass sich dieses Design auch weit über die anfängliche Einführung hinaus bewährt. Das ist ein wesentlich anderer Anspruch als der einer Plattform, die sich lediglich als benutzerfreundlich bewirbt, da er durch das gestützt wird, was technisch tatsächlich geschehen muss, bevor sich jemand einloggen kann – und nicht nur dadurch, wie die Benutzeroberfläche aussieht, sobald dies geschehen ist.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein Unternehmen ein Intranet einrichten, ohne dass die IT-Abteilung überhaupt involviert ist? Im Großen und Ganzen ja, vorausgesetzt, die Plattform ist so konzipiert, dass sie Identitäten und Berechtigungen aus einem bestehenden System übernimmt, anstatt eigene zu erstellen. Bei jeder Einführung fallen dennoch einige technische Ermessensentscheidungen an, weshalb ein begleiteter Implementierungsprozess mit einem engagierten Berater in der Regel besser funktioniert, als davon auszugehen, dass ein Kommunikations- oder HR-Team jeden Sonderfall ganz allein bewältigen kann.

Wer ist in der Regel für das Intranet verantwortlich, sobald es IT-unabhängig ist? Meistens die interne Kommunikation, die Personalabteilung oder eine ähnliche Querschnittsfunktion, nicht die IT. Ob dies nachhaltig ist, hängt vom Design der Plattform ab: Wenn das Erstellen von Seiten, die Verwaltung von Berechtigungen und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten über nicht-technische Oberflächen erfolgen, kann dieses Team die Plattform realistisch gesehen auch lange nach dem Start eigenständig betreiben.

Bedeutet der Verzicht auf die Einbindung der IT, dass Sicherheit oder Governance beeinträchtigt werden? Nicht, wenn die Plattform ihre Berechtigungsstruktur vom bestehenden Identitätssystem des Unternehmens übernimmt. Die Sicherheit in diesem Setup ist nur so stark wie die bereits vorhandene zugrunde liegende Google Workspace- oder Microsoft 365-Konfiguration, die in der Regel nach einem höheren Standard gepflegt wird als ein speziell für das Intranet entwickeltes maßgeschneidertes System.

Wie lange dauert eine typische Einführung ohne IT-Beteiligung? Bei Plattformen, die auf dieser Art nativer Integration basieren, liegen die meisten Kundenimplementierungen laut den von Happeo selbst gemeldeten Implementierungsdaten zwischen sechs und acht Wochen vom Start bis zur vollständigen Inbetriebnahme. Dieser Zeitrahmen umfasst die Strukturierung der Inhalte und die Schulung des internen Teams, nicht nur die technische Anbindung selbst.