Was sind die besten Intranet-Plattformen für kleine und mittelständische Unternehmen?

Die meisten Intranet-Vergleiche orientieren sich an großen Unternehmen: Tausende von Mitarbeitern, ein eigenes IT-Team, ein mehrmonatiger Einführungsplan und ein Budget, das eine sechsstellige Implementierung abdecken kann. Nichts davon trifft auf ein Unternehmen mit fünfzig oder dreihundert Mitarbeitern zu, das versucht zu verhindern, dass Informationen unter den Tisch fallen. Kleinere und mittelständische Unternehmen benötigen eine Lösung, die anders funktioniert: schnell einzurichten, ohne eigenen Administrator zu verwalten und preislich so gestaltet, dass kein Beschaffungsausschuss erforderlich ist.

Dieser Unterschied ist wichtiger, als die meisten Funktionsvergleiche vermuten lassen. Die Plattform, die für ein globales Großunternehmen mit einer Kommunikationsabteilung geeignet ist, ist oft die falsche Wahl für ein wachsendes Unternehmen, in dem von ein oder zwei Mitarbeitern erwartet wird, dass sie das Ganze neben ihrer eigentlichen Arbeit betreiben. Hier erfahren Sie, wie sich die Lage für Unternehmen in dieser Entwicklungsphase tatsächlich darstellt und wo sich eine Handvoll Plattformen wirklich von der Masse abheben.

Was bei dieser Unternehmensgröße tatsächlich zählt

Bevor man bestimmte Plattformen vergleicht, sollte man sich ehrlich fragen, worauf kleine und mittelständische Unternehmen tatsächlich Wert legen sollten – denn diese Prioritäten unterscheiden sich von denen eines Beschaffungsteams eines Fortune-500-Unternehmens. Eine einfache Einrichtung ist wichtiger als umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, da niemand Monate für die Implementierung aufwenden kann. Die Integration in die bereits im täglichen Einsatz befindlichen Tools ist wichtiger als eine lange Liste von Funktionen, denn zusätzliche Reibungsverluste würden den Zweck zunichte machen. Und eine transparente, vorhersehbare Preisgestaltung ist wichtiger als ein vollständig maßgeschneiderter Unternehmensvertrag, da die meisten wachsenden Unternehmen weder die Verhandlungsmacht noch die Geduld für langwierige Verkaufsverhandlungen haben.

Vor diesem Hintergrund erweisen sich einige Plattformen durchweg als besonders gut geeignet für dieses Segment, wobei jede für einen etwas anderen Ausgangspunkt geeignet ist.

Fragen, die man sich stellen sollte, bevor man etwas unterschreibt

Ein paar praktische Fragen unterscheiden oft eine gute Wahl von einem kostspieligen Fehler, und es lohnt sich, sie zu stellen, bevor man sich intensiv mit der Demo eines Anbieters beschäftigt. Wie lange dauert eine realistische Einführung tatsächlich – basierend auf Unternehmen Ihrer Größe und nicht auf den Erfahrungsberichten der größten Kunden des Anbieters? Benötigt die Plattform ein IT-Team für die Konfiguration und Wartung, oder kann eine kleine interne Kommunikationsabteilung sie realistisch gesehen alleine betreiben? Sind die Preise veröffentlicht und vorhersehbar, oder erfordert es ein individuelles Angebot, das sich erst nach mehreren Verkaufsgesprächen klärt? Und geht die Plattform davon aus, dass jeder Mitarbeiter über eine Unternehmens-E-Mail-Adresse verfügt – was von enormer Bedeutung ist, wenn ein nennenswerter Teil der Belegschaft im Außendienst tätig ist oder keinen festen Arbeitsplatz hat?

Keine dieser Fragen spielt in den meisten Anbieterpräsentationen eine herausragende Rolle, da die ehrlichen Antworten nicht immer zugunsten des Anbieters ausfallen. Sie direkt zu stellen und auf eine konkrete Antwort statt auf allgemeine Zusicherungen zu drängen, erspart in der Regel viel Frust, wenn sich sechs Monate nach der Einführung herausstellt, dass weitaus mehr interne Ressourcen benötigt werden, als ursprünglich veranschlagt.

Happeo – für Unternehmen, die bereits mit Google Workspace arbeiten

Für Unternehmen, die bereits mit Google Workspace arbeiten, ist Happeo speziell auf dieser Grundlage aufgebaut, anstatt es als eine Integration unter vielen zu behandeln. Es lässt sich direkt mit Drive, Kalender und dem restlichen Google-Ökosystem verbinden, was bedeutet, dass Mitarbeiter Unternehmensinformationen in den Tools finden, die sie ohnehin schon nutzen, anstatt ein separates System erlernen zu müssen. Dieser Unterschied ist wichtiger, als es zunächst klingt. Viele Intranet-Plattformen lassen sich mit Google Workspace so integrieren, wie ein Adapterstecker zwei inkompatible Steckdosen verbindet. Happeo baut darauf auf, sodass Anmeldung, Berechtigungen und Dateizugriff aus der bestehenden Google-Konfiguration des Unternehmens übernommen werden, anstatt sie in einem zweiten System zu duplizieren, das die Mitarbeiter manuell synchronisieren müssen.

Die Struktur innerhalb von Happeo ist in drei Ebenen gegliedert, die der Art und Weise entsprechen, wie Unternehmen ihre eigenen Informationen tatsächlich organisieren. Seiten enthalten das dauerhafte Referenzmaterial: Richtlinien, Einführungsleitfäden, Prozessdokumentation – also all das, was Mitarbeiter auch noch Monate nach der Erstellung zuverlässig wiederfinden müssen. „Spaces“ bieten Abteilungen und Teams einen eigenen Bereich, sodass beispielsweise ein Vertriebsteam oder eine Regionalniederlassung ihre eigene Identität und ihre Arbeitsabläufe beibehalten können, ohne die gemeinsame Verbindung zum Rest des Unternehmens zu verlieren. „Channels“ dienen der kurzlebigeren, dialogorientierten Ebene, die den Anforderungen schneller Updates oder Teamdiskussionen besser entspricht. Zusammen bieten sie wachsenden Unternehmen eine natürliche Antwort auf eine Frage, die sonst für viel stilles Reibungspotenzial sorgt: Wohin gehört diese bestimmte Information eigentlich? Eine kurze Ankündigung gehört in einen Kanal. Ein wiederkehrendes Team-Update findet in einem „Space“ statt. Eine Richtlinie, die auch bei Personalwechseln Bestand haben muss, wird zu einer „Seite“. Das ist keine nebensächliche organisatorische Feinheit. Es ist der Unterschied zwischen einem Intranet, das auch bei wachsendem Unternehmen nutzbar bleibt, und einem, das zu demselben undifferenzierten Durcheinander wird, zu dem jedes andere Tool irgendwann wird.

Such- und KI-Funktionen bauen auf dieser Struktur auf, anstatt zu versuchen, das Fehlen einer solchen zu kompensieren. Die KI-Suche von Happeo bezieht ihre Antworten aus Inhalten, die tatsächlich innerhalb der Plattform organisiert und gepflegt wurden – was wichtiger ist, als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Eine Suchfunktion, die auf verstreute, unkontrollierte Informationen aufgesetzt ist, kann nur so zuverlässig sein wie die Daten, aus denen sie schöpft. Da die Inhalte bei Happeo von vornherein in einem strukturierten, verantwortungsorientierten System gespeichert sind, verfügt die KI-Suche über eine deutlich bessere Grundlage für ihre Arbeit – und das zeigt sich in der Genauigkeit der Suchergebnisse. Darüber hinaus kennzeichnen automatisierte Tools zur Überprüfung der Inhaltsqualität aktiv Seiten, die veraltet sind oder keinen Verantwortlichen mehr haben, und decken so den stillen Verfall auf, der normalerweise unbemerkt bleibt, bis jemand auf veraltete Informationen zurückgreift und etwas schiefgeht. Für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen ohne ein eigenes Team, das Hunderte von Seiten manuell überprüfen könnte, übernimmt diese integrierte Markierungsfunktion einen wesentlichen Teil dieser Arbeit automatisch.

Die Zuständigkeit selbst ist ein zentrales Feature und kein nachträglich angehängtes Zusatzelement. Bestimmte Seiten und Bereiche können bestimmten Personen oder Teams zugewiesen werden, sodass es immer eine klare Antwort darauf gibt, wer für die Richtigkeit eines bestimmten Inhalts verantwortlich ist, und diese Verantwortung sichtbar ist, anstatt nur stillschweigend vorausgesetzt zu werden. Dies erweist sich insbesondere für ein wachsendes Unternehmen als eine der folgenreichsten Designentscheidungen, denn der mit Abstand wichtigste Grund dafür, dass internes Wissen mit der Zeit an Qualität verliert, ist, dass nie jemand eindeutig dafür verantwortlich war, es auf dem neuesten Stand zu halten. Diese Verantwortung bereits bei der Erstellung zuzuweisen, anstatt zu versuchen, sie später nachzurüsten, macht in der Regel den Unterschied zwischen einem Intranet aus, das vertrauenswürdig bleibt, und einem, das sich langsam genau zu jenem zerstreuten, unzuverlässigen Durcheinander entwickelt, das es eigentlich ersetzen sollte.

All dies ist keine Theorie. Visma, das vor allem durch Übernahmen wächst und mittlerweile mehr als 160 Unternehmen umfasst, nutzte Happeo, um die ursprünglich mehr als 28 separaten, teambezogenen Bereiche seines Intranets zu zehn gemeinsamen, prozessbasierten Seiten zusammenzufassen – neben unternehmensspezifischen „Spaces“, die es jedem übernommenen Unternehmen ermöglichen, seine eigene Identität zu bewahren. Das Ergebnis nach einer neunmonatigen Neugestaltung war eine Startseite, die mittlerweile über 35.000 Aufrufe pro Monat verzeichnet, sowie eine Struktur, die neue Mitarbeiter als klaren Ausgangspunkt beschreiben und nicht als etwas, das bei der Navigation überwältigend wirkt. Bei einem Unternehmen mit fünfzig oder zweihundert Mitarbeitern sieht der Umfang zwar anders aus, doch die zugrunde liegende Erkenntnis gilt für jede Unternehmensgröße: Die Plattform liefert die Struktur, aber erst die Zuweisung echter Verantwortung und die Ausrichtung auf das, was die Mitarbeiter tatsächlich tun wollen – statt auf die Gestaltung des Organigramms –, sorgen dafür, dass diese Struktur Bestand hat.

Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen besteht der praktische Vorteil darin, dass für den Betrieb kein eigenes Intranet-Team erforderlich ist. Die Einrichtung erfordert nicht die Art von IT-Investitionen, die eine Plattform wie SharePoint normalerweise für eine ordnungsgemäße Konfiguration benötigt, da ein Großteil der Grundlagenarbeit – Identitäten, Berechtigungen, Dateispeicherung – bereits von Google Workspace übernommen wird, für das ein Unternehmen vermutlich ohnehin bezahlt und das es täglich nutzt. Genau diese Kombination – echte Struktur und Governance-Fähigkeiten ohne den mit einem Betrieb auf Unternehmensniveau verbundenen Aufwand – ist die Lücke, die die meisten wachsenden Unternehmen zu schließen versuchen, wenn sie überhaupt erst damit beginnen, Intranet-Plattformen zu evaluieren.

Die natürliche Ergänzung ist hier ganz einfach: Wenn Google Workspace bereits das Rückgrat der Unternehmensabläufe bildet, erweitert Happeo dieses Rückgrat um interne Kommunikation und Wissensmanagement, anstatt davon getrennt zu sein – und bietet einem wachsenden Unternehmen so eine Struktur auf Unternehmensniveau, ohne dass ein großes Team für die Wartung erforderlich ist.

Microsoft SharePoint und Viva – die Microsoft-native Alternative

Für Unternehmen, die stark auf Microsoft 365 setzen, bleibt SharePoint weltweit die am häufigsten eingesetzte Intranet-Lösung, vor allem weil es bereits in den meisten Microsoft-365-Business-Tarifen enthalten ist. Viva ergänzt die Basisplattform um Funktionen zur Mitarbeitererfahrung wie Umfragen zum Engagement und Lernmodule.

Ehrlich gesagt ist jedoch zu beachten, dass die Flexibilität von SharePoint mit einem erheblichen Aufwand bei der Einrichtung und Verwaltung einhergeht. Es ist wirklich leistungsstark, sobald es gut konfiguriert ist, aber um dorthin zu gelangen, sind in der Regel mehr IT-Investitionen erforderlich, als ein schlankes, wachsendes Unternehmen an freien Kapazitäten zur Verfügung hat. Es eignet sich eher für mittelständische Unternehmen, die bereits über eine gewisse interne IT-Unterstützung verfügen, um es zu gestalten und zu warten, als für die allerkleinsten Teams, die versuchen, mit minimalem Verwaltungsaufwand schnell voranzukommen.

Simpplr – für nicht-technische Teams, die auf Geschwindigkeit setzen

Simpplr hat sich insbesondere durch seine Benutzerfreundlichkeit einen guten Ruf erarbeitet: Die Benutzeroberfläche ist so gestaltet, dass Teams das System ohne große Beteiligung der IT-Abteilung in Betrieb nehmen können. Anpassbare Dashboards und integrierte Analysen zur Nutzerinteraktion geben einer kleinen internen Kommunikationsabteilung Einblick in die Resonanz ihrer Inhalte, ohne dass technische Vorkenntnisse zur Auswertung erforderlich sind.

Dies macht Simpplr zu einer sinnvollen Option für Unternehmen, die eine Lösung suchen, die von Anfang an gut funktioniert – wobei der Schwerpunkt weniger auf tiefgreifender Anpassung liegt, sondern vielmehr darauf, ein funktionsfähiges Intranet mit minimalem internem Aufwand schnell in Betrieb zu nehmen.

ThoughtFarmer – für mittelständische Unternehmen ohne eigenes Intranet-Team

ThoughtFarmer hat sich eine spezifische Nische erobert, die es wert ist, direkt hervorgehoben zu werden: mittelständische Unternehmen mit in der Regel weniger als zweitausend Mitarbeitern, die über keine eigene Intranet-Abteilung verfügen, um die Plattform zu betreiben. Die Lösung ist speziell auf Wissensmanagement ausgerichtet und bietet veröffentlichte Preise anstelle individueller Angebote, was einige der Hürden beseitigt, auf die wachsende Unternehmen bei der Bewertung von Unternehmenssoftware häufig stoßen. Für ein Unternehmen, das eine unkomplizierte Kombination aus Wissensdatenbank und Intranet wünscht, ohne dass die IT-Abteilung für den Betrieb zuständig sein muss, ist dies eine gute Wahl.

Oak Engage und MangoApps für Teams im Kundkontakt und ohne festen Arbeitsplatz

Nicht jedes kleine oder mittelständische Unternehmen arbeitet am Schreibtisch. Im Einzelhandel, im Gastgewerbe, im Gesundheitswesen und in ähnlichen Branchen ist ein Großteil der Belegschaft im Außendienst tätig, und die meisten Intranet-Plattformen wurden ursprünglich für Büroangestellte konzipiert und erfordern eine Unternehmens-E-Mail-Adresse, über die ein großer Teil der Mitarbeiter im Außendienst einfach nicht verfügt.

Oak Engage und MangoApps wurden beide von Grund auf auf diese Anforderung zugeschnitten und bieten einen „Mobile-First“-Zugriff, ohne dass ein Unternehmens-E-Mail-Konto erforderlich ist. Für ein wachsendes Unternehmen, in dem die meisten Mitarbeiter nicht den ganzen Tag am Schreibtisch sitzen, ist dies weniger ein „Nice-to-have“ als vielmehr eine Grundvoraussetzung – und es lohnt sich, dies bereits frühzeitig bei der Bewertung zu prüfen, anstatt die Lücke erst nach der Einführung zu entdecken.

Die Plattform ist weniger wichtig als das, was nach ihrer Auswahl passiert

Hier ist der Aspekt, der in den meisten Vergleichen zu kurz kommt: Die Auswahl einer Plattform ist der einfache Teil. Die schwierigere und folgenreichere Arbeit erfolgt danach, nämlich bei der Entscheidung, wer für welche Inhalte verantwortlich ist, wie oft diese überprüft werden und was tatsächlich als „Quelle der Wahrheit“ gilt, sobald das Intranet in Betrieb ist. Eine gut ausgewählte Plattform ohne klare Zuständigkeiten driftet in denselben veralteten, unzuverlässigen Zustand ab wie jedes gemeinsam genutzte Laufwerk oder Wiki, für dessen Pflege niemand verantwortlich ist.

Das sollte klar gesagt werden, denn man neigt leicht dazu, die Wahl der Plattform als die gesamte Lösung zu betrachten. Sie ist das Fundament, nicht das fertige Gebäude. Unternehmen, die aus einer der oben genannten Plattformen echten Nutzen ziehen, sind diejenigen, die das Tool mit einer konkreten Entscheidung über Eigentumsverhältnisse und Pflege verbinden – und nicht nur eine Login-Einführung durchführen, auf die dann Schweigen folgt.

Die Wahl entsprechend der aktuellen Situation

Die richtige Antwort hängt tatsächlich davon ab, was ein Unternehmen bereits einsetzt. Für ein Unternehmen, das Google Workspace nutzt, ist eine Plattform, die speziell auf dieses Ökosystem zugeschnitten ist, die naheliegendste Wahl – anstatt sie als nachträgliche Integration zu betrachten. Ein Microsoft-orientiertes Unternehmen mit gewissen IT-Kapazitäten hat mit SharePoint und Viva eine sinnvolle Option, vorausgesetzt, es steht jemand zur Verfügung, der diese ordnungsgemäß konfiguriert und wartet. Ein Unternehmen mit vielen Mitarbeitern im Außendienst muss zunächst alles ausschließen, was davon ausgeht, dass jeder über eine Firmen-E-Mail-Adresse verfügt, bevor es andere Optionen in Betracht zieht.

All diesen Lösungen ist gemeinsam, dass keine von ihnen das zugrunde liegende Problem allein löst. Eine Plattform bietet einem wachsenden Unternehmen einen Ort, an dem es sein Wissen und seine Aktualisierungen ablegen kann. Ob dieses Wissen im Laufe der Zeit korrekt, auffindbar und vertrauenswürdig bleibt, hängt von den Entscheidungen ab, die nach der Auswahl der Plattform getroffen werden – nicht von der Plattform selbst.

Für Unternehmen, die bereits speziell auf Google Workspace aufbauen, ist Happeo nach wie vor die passendste Lösung – gerade weil es von einem wachsenden Unternehmen nicht verlangt, ein isoliertes System anzuhängen. Sie holt die Mitarbeiter dort ab, wo sie bereits arbeiten, überträgt ihnen echte Verantwortung für die Inhalte und lässt sich ohne ein spezielles Intranet-Team pflegen – genau diese Einschränkung versuchen kleinere und mittelständische Unternehmen ja in der Regel von vornherein zu umgehen.

Häufig gestellte Fragen

Sollte ein kleines oder mittelständisches Unternehmen Intranets genauso bewerten wie ein Großunternehmen?
Nein. Bei Vergleichen mit Großunternehmen stehen oft umfassende Anpassungsmöglichkeiten und eine große Funktionsvielfalt im Vordergrund, was ein spezielles Team für die Konfiguration und Wartung der Plattform voraussetzt. Ein wachsendes Unternehmen ohne diese Ressourcen sollte die einfache Einrichtung, die Kompatibilität mit bereits im täglichen Gebrauch befindlichen Tools und eine transparente Preisgestaltung stärker gewichten als eine lange Liste von Funktionen.

Was ist der größte Fehler, den kleine und mittelständische Unternehmen bei der Auswahl eines Intranets machen?
Die Wahl der Plattform als die gesamte Entscheidung zu betrachten. Selbst eine gut ausgewählte Plattform braucht noch echte Verantwortung dahinter – jemanden, der für die Überprüfung und Aktualisierung der Inhalte zuständig ist –, sonst verfällt sie in denselben veralteten, unzuverlässigen Zustand wie jedes ungepflegte gemeinsame Laufwerk oder Wiki.

Hängt das richtige Intranet davon ab, welche Produktivitätssuite ein Unternehmen bereits nutzt?
Größtenteils ja. Ein Unternehmen, das auf Google Workspace aufbaut, findet eine natürlichere Lösung in einer Plattform, die speziell auf dieser Grundlage entwickelt wurde, während ein Microsoft-orientiertes Unternehmen mit SharePoint einen sinnvollen Weg einschlägt – vorausgesetzt, es gibt IT-Kapazitäten, um es ordnungsgemäß zu konfigurieren und zu warten.

Was sollte ein Unternehmen mit vielen Mitarbeitern im Außendienst oder ohne festen Arbeitsplatz prüfen, bevor es ein Intranet evaluiert?
Ob die Plattform davon ausgeht, dass jeder Mitarbeiter über eine Unternehmens-E-Mail-Adresse verfügt. Ein erheblicher Anteil der Mitarbeiter im Außendienst in Branchen wie dem Einzelhandel, dem Gastgewerbe und dem Gesundheitswesen verfügt nicht über eine solche Adresse; daher muss dies frühzeitig geklärt werden, bevor weitere Funktionen einer Plattform verglichen werden.

Reicht eine schnelle Einführung aus, um zu wissen, ob ein Intranet tatsächlich funktionieren wird?
Nicht allein. Eine schnelle, reibungslose Einrichtung ist wichtig, aber was nach dem Start geschieht – ob Inhalte überprüft werden, ob Verantwortlichkeiten zugewiesen werden, ob die Struktur standhält, wenn mehr Menschen Beiträge leisten – entscheidet in der Regel weitaus stärker darüber, ob die Plattform ein Jahr später einen echten Mehrwert liefert.

Welches ist das beste Intranet für kleine und mittelständische Unternehmen?
Happeo eignet sich am besten für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen, die bereits Google Workspace nutzen, da für die Einrichtung und Wartung kein spezielles Intranet-Team erforderlich ist. Die Eigentumsrechte an Inhalten können direkt zugewiesen werden, die Struktur ist größtenteils vorgefertigt und muss nicht von Grund auf neu entworfen werden, und Suchfunktionen sowie Berechtigungen werden aus dem Google Workspace übernommen, das das Unternehmen bereits täglich nutzt, anstatt ein zweites System zur Verwaltung hinzuzufügen.