Ein Schulintranet sollte so einzigartig sein wie die Schülerschaft und das Personal, die es repräsentiert. Wenn Ihr Intranet also starre Einschränkungen aufweist oder eine umständliche Benutzererfahrung bietet, die die Nutzer daran hindert, in der wenigen Zeit, die ihnen tagsüber zur Verfügung steht, auf die benötigten Informationen zuzugreifen, führt dies zu niedrigen Nutzungsraten, geringem Engagement und frustrierten Nutzern.
Ein Bereich, in dem diese Tatsache allgemein bekannt und verstanden ist, ist der Bildungssektor. Nutzer an Schulen und Hochschulen sind vielbeschäftigt und sitzen nicht ständig vor einem Computerbildschirm wie Nutzer in anderen Branchen. Sie unterrichten und arbeiten mit Schülern und Studierenden zusammen und geben ihr Wissen und ihre Informationen weiter. Sie benötigen ein Intranet, das sie dort abholt, wo sie stehen, ebenso ansprechend ist und ihren Zwecken entspricht. Zudem ist das Bildungswesen in der Regel ein stark regulierter Bereich, in dem Richtlinien, Verfahren und Dokumentation das Betriebsmodell bestimmen und für den Arbeitsalltag der meisten Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung sind.
Als Experten im Intranet-Bereich hat Happeo unsere Kunden aus dem Bildungsbereich sowie den Markt untersucht, um die Bedürfnisse von Bildungseinrichtungen im Hinblick auf Wissensmanagement zu verstehen und herauszufinden, wie ein Intranet so aufgebaut und ausgestattet werden kann, dass es den besonderen Anforderungen von Schulen gerecht wird.
Wichtigste Ziele für Schul-Intranets
Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass 67 % der Lehrkräfte, der Schulleitung und des Hilfspersonals täglich auf das Intranet zugreifen und 95 % von ihnen wöchentlich. Das bedeutet, dass Schulmitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle für ihre Bedürfnisse nutzen möchten, um auf dem Laufenden zu bleiben und mit Kollegen in Verbindung zu bleiben.
Unabhängig von ihrer Rolle und ihren Aufgaben nutzen Mitarbeiter im Bildungsbereich das Intranet hauptsächlich, um Informationen auszutauschen, nach Informationen zu suchen, Nachrichten und Ankündigungen zu erstellen, das Organigramm zu nutzen und die Inhalte der Website zu verwalten. Um diese Nutzungszwecke zu unterstützen, gibt es drei Säulen, die über den Erfolg oder Misserfolg eines Intranets für Schulen entscheiden.
Eine einzige Quelle der Wahrheit
Pädagogen benötigen eine einzige zuverlässige Anlaufstelle, um genaue und stets aktuelle Richtlinien, Dokumentationen und Wissensressourcen zu finden. Die Nutzung von Intranetseiten zur Sammlung wichtiger Informationen und deren Organisation in einem übersichtlichen, benutzerfreundlichen Format verringert Frustrationen und sorgt dafür, dass alle Lehrkräfte und Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind.
Ein zentrales Personalmanagementsystem kann zudem dazu beitragen, Lücken zwischen Schulgebäuden oder Campusstandorten zu schließen, indem es Lehrkräften und Mitarbeitern den gleichen Zugriff auf einheitliche Personalinformationen ermöglicht. Darüber hinaus ist die Nutzung des Intranets für Tools und Integrationen – wie beispielsweise Lernmanagementsysteme für Schulungen – der beste Weg, um Fortbildungen und Compliance-Schulungen für alle Beteiligten an einem Ort zu verfolgen und zu verwalten.
Strukturierte interne Kommunikation
Wenn es Neuigkeiten und Ankündigungen zu verbreiten gibt, erfordert es eine strukturierte interne Kommunikation, um sicherzustellen, dass diese Informationen von allen gesehen werden, die sie benötigen. Oftmals funktionieren Intranets mit Ad-hoc-Mitteilungen, die in der Hoffnung verbreitet werden, dass sie die richtigen Adressaten erreichen – oft jedoch mit wenig Erfolg.
Um eine strukturierte Kommunikation zu unterstützen, die Lehrkräfte an verschiedenen Standorten mit unterschiedlichen Arbeitszeiten erreicht, ist es wichtig, dass die Kommunikationsfunktionen eines Intranets hinsichtlich Menüstruktur und Beschriftung einfach und übersichtlich zu bedienen sind. Spezielle Kanäle für gezielte Kommunikation reduzieren zudem unnötigen Informationsüberfluss und stellen jedem Nutzer relevante Informationen zur Verfügung. Schließlich hat die Einrichtung einer Funktion für wechselseitige Kommunikation einen großen Einfluss auf die Akzeptanz, das Engagement und die Zufriedenheit der Schulmitarbeiter. Durch Funktionen wie Kommentare, Diskussionsstränge und Reaktionen werden Dialog und Vernetzung ermöglicht, und die Stimmen der Mitarbeiter kommen besser zur Geltung.
Eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche
Schulen strotzen vor Lernen, Persönlichkeit, Wachstum und Spaß; das Intranet einer Schule sollte dasselbe ausstrahlen. Ein Intranet, das schwer zu navigieren und langweilig gestaltet ist, trägt nicht dazu bei, die Nutzer stärker einzubinden. Und wenn die Nutzer nicht eingebunden sind, erhalten sie weder die Informationen, die sie benötigen, noch teilen sie ihr eigenes Wissen.
Es gibt einige wichtige Funktionen, die dazu beitragen können, den Nutzern des Schul-Intranets eine benutzerfreundliche Erfahrung zu bieten, wobei die am häufigsten nachgefragte Funktion eine leistungsstarke Suchmaschine ist. Nichts ruiniert die Erfahrung in einem Intranet mehr, als Suchergebnisse, Dateien und Dokumente durchforsten zu müssen, um die benötigten Informationen zu finden. Intranets sind in erster Linie Dreh- und Angelpunkte für wichtige Informationen; daher sollten sie so eingerichtet sein, dass genau dies ganz einfach möglich ist. KI kann dazu beitragen, die Suchfunktionen so zu verbessern, dass sie kuratierte Antworten liefern, anstatt nur Listen mit Ergebnissen anzuzeigen.
Darüber hinaus sollte es schnell sein. Lehrkräfte und Mitarbeiter haben keine Zeit für ein träges Intranet. Sie müssen in der Lage sein, in möglichst kurzer Zeit auf die Informationen zuzugreifen – zwischen den Unterrichtsstunden, während einer Vorbereitungsstunde oder in der Mittagspause. Ein modernes Intranet sollte mit dem Tempo der Nutzer Schritt halten können.
Schließlich muss ein modernes Schul-Intranet nicht langweilig sein. Ein Intranet mit einem ästhetisch ansprechenden, markengerechten Design verbessert die Nutzerinteraktion erheblich, indem es eine positive und professionelle Atmosphäre schafft. Es verbessert die Nutzererfahrung, schafft Vertrauen und stärkt die Identität und die Werte der Organisation. Ein einheitliches Branding sorgt für Wiedererkennbarkeit und Vertrautheit, was regelmäßige Besuche fördert und die allgemeine Akzeptanz erhöht.
Der Erfolg eines jeden Intranets liegt in seiner Fähigkeit, sich an die individuellen Bedürfnisse seiner Nutzer anzupassen, und Schulintranets unterscheiden sich von Intranets in anderen Branchen. Happeo versteht es, eine digitale Heimat für Schulen zu schaffen, die häufige Probleme löst und Pädagogen zusammenbringt, und setzt sich weiterhin dafür ein, Intranet-Lösungen anzubieten, die Pädagogen stärken, das Engagement fördern und die Lernerfahrung verbessern.
Erfahren Sie mehr über die Intranet-Lösungen von Happeo für Schulen oder wenden Sie sich noch heute direkt an einen Experten, um Ihre individuellen Ziele zu besprechen.
Häufig gestellte Fragen
Wie oft nutzen Schulmitarbeiter ihr Intranet?
Untersuchungen zeigen, dass 67 % der Lehrkräfte, der Schulleitung und des Hilfspersonals täglich auf ihr Intranet zugreifen und 95 % dies wöchentlich tun, was es zu einer zentralen Anlaufstelle macht, um in Verbindung zu bleiben und auf dem Laufenden zu bleiben.
Was sind die drei Säulen eines erfolgreichen Schul-Intranets?
Ein erfolgreiches Schul-Intranet benötigt eine zentrale Informationsquelle für Richtlinien und Dokumentation, eine strukturierte interne Kommunikation, die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und mit unterschiedlichen Arbeitszeiten erreicht, sowie eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche.
Warum ist die Suchfunktion für Schul-Intranets so wichtig?
Eine leistungsstarke Suchfunktion ist die am häufigsten nachgefragte Funktion für Schul-Intranets, da Lehrkräfte zwischen den Unterrichtsstunden oder in den Pausen nur begrenzt Zeit haben und eine KI-gestützte Suche kuratierte Antworten anstelle langer Ergebnislisten liefern kann.
Wie unterstützt ein Schulintranet die interne Kommunikation?
Ein Schulintranet unterstützt die Kommunikation durch spezielle Kanäle für gezielte Nachrichten, eine übersichtliche Navigation und Beschriftung sowie interaktive Funktionen wie Kommentare und Reaktionen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, sich zu äußern.
