Der beste SharePoint-Ersatz im Jahr 2026: Die besten Intranet-Alternativen und wie man die richtige Wahl trifft

Antwort auf Ihre Frage: Was ist im Jahr 2026 die beste Alternative zu SharePoint?

Viele Unternehmen ersetzen im Jahr 2026 SharePoint aktiv als ihre Intranet-Plattform. Obwohl SharePoint im Lieferumfang von Microsoft 365-Lizenzen enthalten ist, haben die Komplexität der Plattform, versteckte Anpassungskosten und die anhaltend geringe Akzeptanz bei den Mitarbeitern IT- und Kommunikationsteams dazu veranlasst, nach modernen Alternativen zu suchen.

Übersichtstabelle: Die besten SharePoint-Ersatzlösungen im Jahr 2026

Für Unternehmen, die Google Workspace nutzen oder bereit sind, darauf umzusteigen, ist Happeo ein führender SharePoint-Ersatz. Es bietet ein modernes Intranet mit integrierten sozialen Funktionen, einer einheitlichen Suche über Dokumente und Personen hinweg sowie einer tiefen Integration mit Gmail, Drive und Kalender – ohne dass monatelange Entwicklerarbeit erforderlich ist.

Auch für Microsoft-orientierte Umgebungen gibt es starke Alternativen zu SharePoint, darunter Simpplr, Jostle sowie die Erweiterung von Microsoft 365 um Viva Connections und Teams. Dieser Artikel konzentriert sich jedoch in erster Linie auf moderne, cloudbasierte Intranet-Plattformen, bei denen die Mitarbeitererfahrung Vorrang vor technischer Flexibilität hat.

Das bietet Ihnen dieser Leitfaden: eine klare Erklärung, warum Unternehmen von SharePoint abwandern, praktische Bewertungskriterien für die Auswahl eines Ersatzes sowie eine kuratierte Liste spezifischer Plattformen – darunter Happeo – mit aktuellem Kontext für die Entscheidungsfindung im Zeitraum 2025–2026.

Was ist SharePoint und wie wird es heute genutzt?

Microsoft SharePoint ist seit den frühen 2000er Jahren ein fester Bestandteil der Unternehmens-IT. Heute ist SharePoint Online Teil von Microsoft 365, während SharePoint Server weiterhin für lokale Bereitstellungen verfügbar ist, die eine strengere Kontrolle über Infrastruktur und Daten erfordern.

In den Jahren 2024–2026 gehören zu den typischen Anwendungsfällen von SharePoint:

• Dokumentenspeicherung hinter Microsoft Teams: Wenn Sie eine Datei in einen Teams-Kanal hochladen, wird diese in einer SharePoint-Dokumentbibliothek abgelegt. Viele Mitarbeiter nutzen SharePoint täglich, ohne sich dessen bewusst zu sein.

• Interne Websites für Abteilungen: Die Personalabteilung veröffentlicht Richtlinien, die Finanzabteilung stellt Vorlagen bereit und die IT-Abteilung pflegt Hilfedokumente – jeweils auf separaten SharePoint-Websites mit unterschiedlichen Strukturen und Navigationsmöglichkeiten.

• Berechtigungsbasierter Zugriff auf Projektressourcen: Teams nutzen SharePoint-Bibliotheken zur Versionskontrolle und zur kontrollierten Dateifreigabe für interne und externe Parteien.

Technisch gesehen haben mehr als 300 Millionen Nutzer über Microsoft 365 E3- und E5-Lizenzen Zugriff auf SharePoint. Doch die Realität sieht anders aus: Die tatsächliche Nutzung des Intranets ist oft überraschend gering. Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, das Gesuchte zu finden, die Navigation wirkt uneinheitlich, und die Plattform kommt technischen Administratoren mehr zugute als den alltäglichen Nutzern.

SharePoint ist leistungsstark als Dokumentenmanagementsystem und Content-Management-Plattform. Es wurde jedoch ursprünglich nie als fertiges, mitarbeiterfreundliches Intranet oder als Plattform für die Mitarbeitererfahrung konzipiert. Genau diese Lücke ist der Grund, warum die Suche nach den besten SharePoint-Alternativen intensiviert wurde.

Warum Unternehmen SharePoint ersetzen, anstatt es weiter anzupassen

Von 2022 bis 2026 hat sich ein klarer Trend abgezeichnet: Mittelständische und große Unternehmen wenden sich von maßgeschneiderten SharePoint-Intranets ab und hin zu SaaS-basierten Digital-Workplace-Plattformen. Anstatt in eine weitere Runde der Anpassung zu investieren, entscheiden sie sich für speziell entwickelte Tools, die eine schnellere Amortisationszeit bieten.

Hohe Gesamtbetriebskosten

Der Aufbau eines SharePoint-Intranets mit vollem Funktionsumfang ist in der Regel mit mehrmonatigen Projekten in Zusammenarbeit mit externen Agenturen oder spezialisierten SharePoint-Entwicklern verbunden. Maßgeschneiderte Webparts, markenspezifische Vorlagen und komplexe Workflows erfordern eine kontinuierliche Wartung. Wenn Microsoft Updates veröffentlicht oder Funktionen ausläuft, führen diese Anpassungen oft zu Fehlfunktionen – was teure Neuentwicklungszyklen nach sich zieht. Der Listenpreis für Microsoft 365-Lizenzen mag kostenlos erscheinen, doch die tatsächlichen Kosten umfassen Beratung, interne IT-Arbeitsstunden und fortlaufende Wartung.

Herausforderungen bei der Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz

SharePoint hat eine steile Lernkurve, die Mitarbeiter frustriert, die an benutzerfreundliche Anwendungen aus dem Consumer-Bereich gewöhnt sind. Die Navigation variiert stark von Website zu Website. Seitenlayouts wirken uneinheitlich. Suchanfragen liefern Hunderte von Ergebnissen ohne klare Priorisierung. Viele Mitarbeiter geben einfach auf und greifen stattdessen auf E-Mail, Slack oder direkte Anfragen an Kollegen zurück – was den Zweck einer zentralisierten Intranet-Lösung zunichte macht.

Eingeschränkte Agilität für Content-Teams

Wenn die Kommunikationsabteilung oder die Personalabteilung eine neue Kampagne, eine Microsite oder eine Informationsplattform für Richtlinien starten möchte, ist oft die Einbindung der IT erforderlich. Einfache Inhaltsänderungen können Tage dauern. Design-Aktualisierungen erfordern Entwicklungsressourcen. Dieser Engpass verlangsamt die interne Kommunikation und mindert die Relevanz des Intranets für schnelllebige geschäftliche Anforderungen.

Integrationsbeschränkungen über Microsoft hinaus

SharePoint ist tief in die gesamte Microsoft-Suite integriert – Teams, OneDrive, Power Automate, Power Apps und Outlook. Unternehmen, die jedoch auch auf Google Workspace, Slack, Zoom, Workday oder andere Tools setzen, stoßen dabei auf Reibungspunkte. Der Aufbau von Konnektoren erfordert maßgeschneiderte Entwicklung oder Add-ons von Drittanbietern, was die Komplexität und die Kosten erhöht.

Governance und Content-Wildwuchs

Im Laufe jahrelanger Nutzung sammeln sich in älteren SharePoint-Umgebungen Tausende von Websites an, von denen viele veraltet oder aufgegeben sind. Defekte Links, doppelte Inhalte und verwaiste Seiten machen Suchergebnisse unzuverlässig. Ohne strenge Governance (die wiederum dedizierte Ressourcen erfordert) wird die Inhaltsflut unüberschaubar, und die Mitarbeiter verlieren das Vertrauen in die Plattform.

So bewerten Sie einen modernen Ersatz für SharePoint

Bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden, benötigen Sie klare Bewertungskriterien. Diese Checkliste gilt für Intranet-, Knowledge-Hub- und Digital-Workplace-Plattformen in den Jahren 2025–2026.

Fertiglösung vs. Plattform

Vergleichen Sie konfigurierbare, sofort einsatzbereite Intranets (wie Happeo, Simpplr oder Jostle) mit entwicklerintensiven Frameworks wie dem klassischen SharePoint oder maßgeschneiderten Portalen. Fertiglösungen verfügen über vorgefertigte Vorlagen, Seitenstrukturen und Governance-Funktionen, die die Projektlaufzeiten von 9–12 Monaten auf 6–12 Wochen verkürzen.

Benutzererfahrung und Akzeptanz

Priorisieren Sie Plattformen mit responsivem Design, dedizierten mobilen Apps für iOS und Android sowie modernen sozialen Funktionen wie Feeds, Kommentaren und Reaktionen. Das Ziel sind geringe Schulungsanforderungen – wenn Mitarbeiter eine Anleitung benötigen, um einen Kommentar zu posten, leidet die Akzeptanz. Achten Sie auf eine intuitive Benutzeroberfläche, die aus Verbraucher-Apps bekannt ist.

Inhaltsstruktur und Verwaltung

Effektive Plattformen bieten Seitenvorlagen, klare Zuständigkeiten, Erinnerungen an Überprüfungstermine und automatische Benachrichtigungen bei Ablauf. Integrierte Analysetools sollten veraltete Inhalte identifizieren, damit Sie ein aktuelles, vertrauenswürdiges Intranet aufrechterhalten können. Dies verhindert die Inhaltsflut, unter der veraltete SharePoint-Umgebungen leiden.

Integrationen und Single Sign-On

Prüfen Sie die Kompatibilität mit Ihren Kernsystemen:

• Produktivität: Google Workspace oder Microsoft 365

• Chat: Slack oder Microsoft Teams

• HRIS: Workday, SAP SuccessFactors, BambooHR

• Identität: Okta, Azure AD, Google Identity

Eine nahtlose Integration reduziert den Kontextwechsel und stellt sicher, dass Mitarbeiter von einem zentralen Ort aus mit sicheren Zugriffskontrollen auf alles zugreifen können.

Suche und Wissensgewinnung

Eine einheitliche Suche sollte Intranetseiten, Dokumente in verbundenen Dateispeichern (Google Drive, OneDrive, Box) und Mitarbeiterprofile umfassen. Filter nach Abteilung, Standort und Inhaltstyp helfen Mitarbeitern, genau das zu finden, was sie benötigen. Eine leistungsstarke Suche ist für den Wissensaustausch zwischen verteilten Teams unerlässlich.

Analytik und Mitarbeiterengagement

Achten Sie auf integrierte Dashboards, die Seitenaufrufe, die Reichweite von Ankündigungen, Suchbegriffe mit schlechten Ergebnissen und Interaktionsmuster anzeigen. Diese Kennzahlen belegen den ROI des Intranets und helfen Ihnen, Ihre Content-Strategie kontinuierlich zu verbessern.

Implementierungsgeschwindigkeit und kontinuierliche Eigenverantwortung

Streben Sie für den ersten Start einen Implementierungszeitraum von 6–12 Wochen an, nicht 9–12 Monate. Die Plattform sollte Kommunikations-, HR- oder Personalteams in die Lage versetzen, Inhalte selbst zu verwalten, ohne dass die IT stark eingebunden werden muss. Die IT konzentriert sich auf Integrationen, Sicherheit und Governance – nicht auf die täglichen Seitenaktualisierungen.

Die besten SharePoint-Alternativen für 2025–2026

Dieser Abschnitt behandelt konkrete Alternativen, die weltweit von Unternehmen aktiv genutzt werden. Sie sind nach ihren Hauptstärken gruppiert: Google-basierte Intranets, Microsoft-orientierte Plattformen, Wissenszentren und Tools für die Zusammenarbeit.

Dies ist keine vollständige Marktübersicht. Es handelt sich um eine kuratierte Liste mit konkreten Positionierungen, die für Ende 2025 und Anfang 2026 gültig sind. In jedem Unterabschnitt wird beschrieben, für wen das Tool am besten geeignet ist, wie es im Vergleich zu SharePoint abschneidet und welche nennenswerten Kompromisse es gibt.

Happeo – Die beste Alternative zu SharePoint für Unternehmen, die Google Workspace nutzen

Happeo ist ein cloudbasiertes Intranet und digitaler Arbeitsplatz, der für Unternehmen entwickelt wurde, die hauptsächlich Google Workspace nutzen – Gmail, Google Drive, Kalender, Meet und Google Docs. Wenn Ihr Unternehmen auf Google standardisiert ist, bietet Happeo eine native Integration, mit der SharePoint einfach nicht mithalten kann.

Kernfunktionen

Happeo strukturiert Ihr Intranet anhand von drei Säulen: Seiten für strukturierte Inhalte (Richtlinien, Abteilungs-Hubs, Einführungsleitfäden), Kanäle für soziale Kommunikation und Peer-to-Peer-Kommunikation sowie ein Mitarbeiterverzeichnis, das Organigramme, Fachkenntnisse und Kontaktinformationen anzeigt.

Tiefe Google Workspace-Integration

Im Gegensatz zu SharePoint lässt sich Happeo nativ mit Google Drive, Docs, Slides und Kalender verbinden. Sie können Live-Dokumente und Kalender direkt in Intranet-Seiten einbetten, ohne sie duplizieren zu müssen. Wenn jemand ein Google Doc aktualisiert, wird die eingebettete Version automatisch aktualisiert. Dies beseitigt die bei herkömmlicher Dateifreigabe üblichen Probleme mit der Versionskontrolle.

Einheitliche Suche

Die Suche von Happeo zeigt Intranet-Seiten, Google-Drive-Dateien und Mitarbeiterprofile über eine einzige Suchleiste an. Das Wechseln zwischen verschiedenen Apps, um einen Projektplan oder ein Richtliniendokument zu finden, entfällt. Für verteilte Teams reduziert dies drastisch die Frustration durch die Frage „Wo war diese Datei noch mal?“, die die Produktivität beeinträchtigt.

Governance und Analysen

Die Verantwortlichkeit für Inhalte ist fest integriert. Seitenverantwortliche erhalten Erinnerungen zur Überprüfung, und Analyse-Dashboards zeigen das Engagement für Nachrichtenbeiträge, Seiten und Kanäle an. Sie können erkennen, welche Inhalte Anklang finden und welche aktualisiert werden müssen – Daten, die sich aus dem nativen SharePoint nur schwer extrahieren lassen.

Funktionen zur Mitarbeiterbindung

Soziale Funktionen wie Kommentare, Reaktionen, gezielte Kommunikation nach Standort oder Abteilung sowie personalisierte Startseiten helfen verteilten Teams, sich verbunden zu fühlen. Führungskräfte können Updates teilen, die die richtigen Zielgruppen erreichen, ohne dass es zu einer E-Mail-Überlastung kommt.

Implementierung und IT-Aufwand

Typischerweise dauert die Einführung von Happeo Wochen statt Monate. Vorgefertigte Vorlagen beschleunigen die Einrichtung, und Kommunikations- oder HR-Teams können das Intranet mit minimalem IT-Aufwand verwalten. Die IT konzentriert sich auf die SSO-Konfiguration, Sicherheitsrichtlinien und Integrationen statt auf die Verwaltung von Inhalten.

Unterschied zu SharePoint

Happeo ersetzt die Intranet- und Kommunikationsschicht, anstatt jede SharePoint-Entwicklerfunktion nachzubilden. Es ist kein Ersatz für ein Dokumentenmanagementsystem – es arbeitet mit Ihrem bestehenden Dateispeicher zusammen. Happeo eignet sich am besten, wenn Google Workspace das Rückgrat Ihrer Produktivität bildet und Sie ein modernes Intranet ohne die Komplexität einer unternehmensgerechten Intranet-Lösung wünschen.

Simpplr – Modernes Intranet für Microsoft und gemischte Tech-Stacks

Simpplr ist eine SaaS-Intranet-Plattform, die von mittelständischen und großen Unternehmen genutzt wird, häufig als Ersatz für SharePoint in Microsoft-zentrierten Umgebungen oder gemischten Technologiestacks.

Interne Kommunikation

Simpplr zeichnet sich durch gezielte Kommunikation aus: Nachrichten, Kampagnen und die Verteilung über mehrere Kanäle wie Web, mobile App, E-Mail sowie Integrationen mit Microsoft Teams oder Slack. Kommunikationsteams können bestimmte Zielgruppen erreichen, ohne komplexe SharePoint-Seiten mit Targeting-Funktionen erstellen zu müssen.

KI-gestützte Entdeckung

Die Plattform umfasst eine KI-gestützte Suche, Inhaltsempfehlungen und Funktionen zur automatischen Verwaltung, die Inhaltsverantwortliche dazu anregen, veraltete Seiten zu aktualisieren oder zu entfernen. Dieser proaktive Ansatz löst das Problem der Inhaltsflut, unter dem ältere Intranets leiden.

Integrationen

Simpplr lässt sich mit Microsoft 365, Google Workspace, HRIS-Systemen wie Workday und Identitätsanbietern verbinden. Diese Flexibilität macht die Lösung für Unternehmen mit gemischten Tech-Stacks interessant, die sich nicht zwischen verschiedenen Ökosystemen entscheiden möchten.

Anwendungsfälle

Zu den typischen Einsatzbereichen gehören das Unternehmensintranet, ein HR-Hub, ein IT-Helpcenter sowie die Kommunikation der Führungskräfte im Rahmen von Veränderungsinitiativen. Die Plattform verwaltet interne Websites und Ressourcenzentren, ohne dass eine individuelle Entwicklung erforderlich ist.

Im Vergleich zu SharePoint bietet Simpplr vorgefertigte Intranet-Funktionen, einen geringeren Bedarf an individueller Entwicklung und leistungsfähigere Funktionen für die Zusammenarbeit im Rahmen der internen Kommunikation. Der Nachteil ist eine geringere Flexibilität bei komplexen Dokumenten-Workflows oder benutzerdefinierten Anwendungen.

Jostle – Eine auf interne Kommunikation und Unternehmenskultur ausgerichtete Alternative zu SharePoint

Jostle ist eine Intranet- und Mitarbeiterkommunikationsplattform, die sich für Unternehmen eignet, die eine einfachere, kulturorientierte Alternative zu SharePoint suchen.

Nachrichten und Aktivitäts-Feeds

Jostle bietet gezielte interne Nachrichten, Aktivitäts-Streams und Ankündigungen, die darauf ausgelegt sind, den Informationsüberfluss zu durchbrechen. Die festgelegte Struktur der Plattform bedeutet weniger Konfigurationsaufwand, dafür aber eine einheitlichere Benutzererfahrung im gesamten Unternehmen.

Dokumentenaustausch

Die Bibliothek von Jostle lässt sich mit Cloud-Speichern wie Google Drive und OneDrive verbinden und verfügt über Zugriffskontrollen, um Richtlinien und interne Ressourcen zu organisieren. Es handelt sich nicht um ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem, aber es deckt die Anforderungen an die Dokumentenfreigabe in den meisten Intranet-Anwendungsfällen ab.

Mitarbeiter und Unternehmenskultur

Das Mitarbeiterverzeichnis, Organigramme und Funktionen zur sozialen Anerkennung fördern die Vernetzung und das Engagement der Mitarbeiter. Jostle legt mehr Wert auf den Aufbau einer Unternehmenskultur als auf technische Flexibilität.

Im Gegensatz zu SharePoint ist Jostle weniger entwicklerorientiert, strukturell stärker vorgegeben und für nicht-technische Administratoren einfacher zu verwalten. Es ist eine hervorragende SharePoint-Alternative für Unternehmen, die Einfachheit vor Anpassungsmöglichkeiten priorisieren.

Atlassian Confluence – Ersatz für SharePoint als strukturierte Wissensdatenbank

Confluence ist ein Tool für kollaborative Dokumentation und Wissensmanagement, das von Produkt-, Entwicklungs- und Betriebsteams weit verbreitet genutzt wird.

Spaces und Seiten

Confluence-Spaces können SharePoint-Team-Websites ersetzen und bieten strukturierte Seiten für Projektdokumente, SOPs und Retrospektiven. Teams dokumentieren Produktveröffentlichungen, Postmortems zu Vorfällen und Runbooks in einem kollaborativen Arbeitsbereich, der die Zusammenarbeit im Team unterstützt.

Integration mit Jira und dem Atlassian-Ökosystem

Für Teams, die bereits Jira Software oder Service Management nutzen, bietet Confluence eingebettete Jira-Issues, Roadmaps und Workflow-Automatisierung. Diese enge Integration macht das Tool besonders attraktiv für technische Teams, die Projektmanagement- und Entwicklungs-Workflows verwalten.

Funktionen für die Zusammenarbeit

Seitenkommentare, Inline-Feedback, Versionsverlauf und Vorlagen für Besprechungsnotizen und Anforderungen unterstützen die Zusammenarbeit an Dokumenten. Mehrere Benutzer können gleichzeitig bearbeiten, ähnlich wie bei Google Docs.

Confluence eignet sich am besten als Wissensdatenbank oder Wiki und weniger als vollwertiges internes Kommunikations-Intranet. Wenn Ihr Hauptbedarf in strukturierter Dokumentation für Geschäftsteams und technische Gruppen besteht, ist es ein starker Ersatz für SharePoint. Für unternehmensweite Kommunikation und die Mitarbeitererfahrung sollten Sie es mit einer dedizierten Intranet-Plattform kombinieren.

Google Workspace – Produktivitäts-Backbone plus leichtes Intranet

Google Workspace bietet eine cloudbasierte All-in-One-Produktivitätssuite (Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Chat, Sites), die sowohl als SharePoint-Alternative als auch als Grundlage für Intranet-Tools wie Happeo dienen kann.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Die gemeinsame Bearbeitung in Docs und Sheets, Kommentarfunktionen und der Versionsverlauf sorgen für eine nahtlose Zusammenarbeit. Viele Teams ziehen diesen Ansatz den herkömmlichen Workflows zum Ein- und Auschecken von Dateien in SharePoint-Bibliotheken vor.

Drive als Dateispeicher

Die freigegebenen Laufwerke und Ordnerstrukturen von Google Drive bieten Dateispeicherplatz, der mit SharePoint-Dokumentbibliotheken vergleichbar ist. Für Unternehmen, die auf Google standardisiert sind, entfällt durch Drive die Notwendigkeit, Dokumente in SharePoint zu verwalten.

Einfaches Intranet über Google Sites

Google Sites kann einfache Intranetseiten mit eingebetteten Docs-, Sheets- und Kalender-Dokumenten hosten. Allerdings sind die Funktionen für Governance, Navigation und Interaktion im Vergleich zu dedizierten Intranets eingeschränkt. Es gibt keine integrierten Analysen, keine sozialen Funktionen und keine gezielte Kommunikation.

Kombination mit Happeo

Unternehmen nutzen häufig Happeo, um den Inhalten und Kollaborationstools von Google Workspace eine strukturierte, ansprechende Intranet-Ebene hinzuzufügen. Happeo sorgt für das Intranet-Erlebnis, während Google Workspace die Produktivität abdeckt – eine Kombination, die SharePoint ersetzt, ohne auf wesentliche Funktionen zu verzichten.

Microsoft Viva, Teams und andere Microsoft 365-Apps – Wann man erweitern statt ersetzen sollte

Manche Unternehmen ziehen es vor, bei Microsoft 365 zu bleiben und SharePoint mithilfe von Microsoft Teams, Viva Engage, Viva Connections und Integrationen von Drittanbietern zu erweitern oder teilweise zu ersetzen.

Teams als Zentrum der Zusammenarbeit

Teams bietet Kanäle, Chat-Funktionen und Besprechungen. SharePoint dient hinter Teams als Dateispeicher – wenn Sie Dateien in einen Kanal hochladen, werden diese in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert. Dies ist praktisch für die Zusammenarbeit im Team, kann jedoch zu einer Fragmentierung des Wissensmanagements über verschiedene Kanäle hinweg führen.

Viva Engage (ehemals Yammer)

Viva Engage bietet Communities, Frage-und-Antwort-Runden mit Führungskräften sowie umfassende soziale Dialoge abteilungsübergreifend. Es ist nützlich für eine verbesserte Zusammenarbeit und unternehmensweite Diskussionen, stellt jedoch kein strukturiertes Intranet dar.

Viva Connections

Viva Connections bindet SharePoint-Online-Inhalte in Teams ein und schafft so ein stärker integriertes, intranetähnliches Erlebnis. Dieser Ansatz eignet sich für Unternehmen, die tief im Microsoft-Ökosystem verankert sind und den Webzugriff auf Unternehmensressourcen verbessern möchten, ohne das System zu wechseln.

Wann dieser Ansatz sinnvoll ist

Die Erweiterung von Microsoft 365 ist sinnvoll, wenn Unternehmen umfangreiche Investitionen in Lizenzen getätigt haben, über internes Fachwissen verfügen und bereit sind, eine gewisse Komplexität in Kauf zu nehmen. Der Nachteil ist ein höherer IT-Aufwand, das Potenzial für eine Zersplitterung der Inhalte über Teams, SharePoint und Viva hinweg sowie eine Benutzeroberfläche, die sich immer noch eher IT-orientiert anfühlt als moderne SaaS-Intranets.

So wählen Sie den richtigen SharePoint-Ersatz für Ihr Unternehmen

Es gibt keine einheitliche „beste“ Wahl für den Ersatz von SharePoint. Der richtige Ersatz hängt von Ihrem Tech-Stack (Google vs. Microsoft), der Unternehmensgröße, den Branchenanforderungen und den primären Zielen ab – sei es Kommunikation, Wissensmanagement, Compliance oder sichere externe Zusammenarbeit.

Klären Sie Ihren Hauptzweck

Definieren Sie, was Sie tatsächlich lösen möchten:

• Interne Kommunikationsplattform für Unternehmensnachrichten und aktuelle Informationen der Unternehmensleitung

• Wissensdatenbank für Richtlinien, Verfahren und institutionelles Wissen

• Mobiler Zugriff für Mitarbeiter im Außendienst

• Sichere Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden

• Eine Kombination aus all dem

Ihr Hauptzweck bestimmt, welche Plattformen in die engere Auswahl kommen.

Erfassen Sie Ihre vorhandenen Tools

Erstellen Sie ein Diagramm zum aktuellen Stand, das zeigt, wie Ihr Unternehmen E-Mail, Chat, HRIS, Dateispeicher, Aufgabenmanagement und Ticketingsysteme nutzt. Identifizieren Sie Überschneidungen und Lücken. Wenn Sie beispielsweise Google Workspace für die Produktivität nutzen, aber SharePoint für das Intranet verwenden, sorgt eine Migration zu Happeo für mehr Einheitlichkeit. Wenn Sie vollständig auf Microsoft 365 setzen, könnte eine Erweiterung um Viva Reibungsverluste verringern.

Beziehen Sie die richtigen Stakeholder mit ein

Beziehen Sie die IT (für Sicherheit, Integrationen und Datenmanagement), die interne Kommunikation (für Inhaltsstrategie und gezielte Kommunikation), die Personalabteilung (für Onboarding, Richtlinien und Mitarbeiterengagement), die Sicherheitsabteilung (für robuste Sicherheitsfunktionen und Compliance) sowie die Leiter der Geschäftsbereiche (für spezifische Workflow-Anforderungen) mit ein. Führen Sie Workshops oder Interviews durch, um die Anforderungen jeder Gruppe zu erfassen.

Führen Sie einen Pilotversuch durch, bevor Sie sich festlegen

Führen Sie ein zeitlich begrenztes Pilotprojekt – 6 bis 12 Wochen – mit einer Abteilung oder Region durch. Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit mit echten Nutzern, überprüfen Sie die Anbindung an andere Tools und messen Sie die Mitarbeiterbeteiligung mithilfe von Analysen. Ein Pilotprojekt deckt Probleme auf, die in Demos und Dokumentationen nicht sichtbar werden.

Planen Sie die Migration sorgfältig

Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme der bestehenden SharePoint-Websites. Entscheiden Sie, was auf die neue Plattform migriert, was archiviert und was gelöscht werden soll. Richten Sie Weiterleitungen oder Anleitungen ein, damit Mitarbeiter, die von SharePoint umsteigen, Ressourcen im neuen System finden können. Unterschätzen Sie diesen Schritt nicht – eine schlechte Migrationserfahrung untergräbt die Akzeptanz.

Investieren Sie in das Change Management

Kommunizieren Sie frühzeitig und regelmäßig das „Warum“ hinter der Veränderung. Bauen Sie ein Netzwerk aus Early Adopters auf, die ihren Kollegen helfen können. Erstellen Sie kurze Video-Tutorials für häufige Aufgaben. Bieten Sie während der Einführungsphase Sprechstunden an. Verfolgen Sie die Akzeptanzkennzahlen und passen Sie Ihren Ansatz anhand der Daten an.

Beispielsweise könnte ein Unternehmen mit 2.000 Mitarbeitern, das von SharePoint auf Happeo + Google Workspace umstellt, 4 Wochen für die Analyse und Konzeption, 4 Wochen für einen Pilotversuch mit den Marketing- und HR-Teams und anschließend eine schrittweise Einführung nach Regionen über 8 Wochen vorsehen – mit kontinuierlicher Optimierung auf Basis der Analysedaten.

Wann Happeo der richtige Ersatz für SharePoint ist – und wie man loslegt

Happeo ist eine gute Wahl, wenn Ihr Unternehmen einen „Google Workspace-first“-Digitalen Arbeitsplatz wünscht, der Intranet, soziale Kommunikation und Wissenssuche an einem Ort vereint.

Ideales Kundenprofil

Happeo eignet sich besonders gut für Unternehmen mit 500 bis 15.000 Mitarbeitern, insbesondere für solche mit verteilten oder hybriden Belegschaften, Niederlassungen in mehreren Ländern und Wissensarbeitern, die stark auf Gmail und Google Drive angewiesen sind. Wenn Ihre Mitarbeiter bereits intensiv mit Google Workspace arbeiten und Sie ein Intranet wünschen, das sich nahtlos in dieses Ökosystem einfügt, ist Happeo genau für dieses Szenario konzipiert.

Zu erwartende geschäftliche Ergebnisse

Unternehmen setzen Happeo ein, um bestimmte Ziele zu erreichen:

• Verbesserung der internen Kommunikation über die Öffnungsraten von E-Mails hinaus

• Erleichterung des Zugriffs auf Richtlinien und Verfahren durch eine einheitliche Suche

• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch strukturierte Onboarding-Portale

• Führungskräften einen modernen Kanal für Mitteilungen bieten, die von den Mitarbeitern tatsächlich gelesen werden

• Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten und Personen

Der Weg zur Umsetzung

Eine typische Happeo-Implementierung erfolgt in vier Phasen:

1. Erkundung und Konzeption: Festlegung der Informationsarchitektur, der Inhaltsverantwortlichen und der Integrationsanforderungen

2. Pilotphase: Start in einigen Abteilungen zum Testen und Sammeln von Feedback

3. Schrittweise Einführung: Ausweitung nach Regionen oder Funktionsbereichen auf Basis der Erkenntnisse aus dem Pilotprojekt

4. Kontinuierliche Optimierung: Nutzung von Analysen zur Verfeinerung der Inhalte und zur Steigerung der Nutzerinteraktion

Zeitplan und Ressourcen

Rechnen Sie mit 8–12 Wochen für den Start der ersten Phase des Intranets. Die Kommunikations- und HR-Teams sind für die Inhalte verantwortlich, während sich die IT auf Integrationen, SSO mit Okta oder Google Identity sowie Sicherheitsrichtlinien konzentriert. Diese Arbeitsteilung gewährleistet, dass die Geschäftsprozesse ohne IT-Engpässe weiterlaufen.

Vorgehensweise

Vereinbaren Sie zunächst eine Demo, um zu sehen, wie Happeo Ihre spezifischen Anwendungsfälle abdeckt. Erstellen Sie eine kurze Liste der unverzichtbaren Integrationen (E-Mail, Dateispeicher, HRIS, Identitätsanbieter) und stellen Sie Dateien bereit, die die aktuellen Schwachstellen Ihres Intranets verdeutlichen. Beziehen Sie wichtige Stakeholder frühzeitig mit ein – IT, Kommunikation, Personalwesen und mindestens einen Leiter eines Geschäftsbereichs –, damit Sie Happeo im Kontext Ihrer umfassenderen Strategie für den digitalen Arbeitsplatz bewerten können.

Fazit: Über SharePoint hinaus zu einem modernen digitalen Arbeitsplatz

Viele Unternehmen werden in den Jahren 2025–2026 SharePoint ersetzen, da die Probleme mittlerweile unumgänglich geworden sind: Komplexität, die spezialisierte Entwickler erfordert; Anpassungsaufwand, der das Budget belastet; geringe Akzeptanz, die den Zweck der Plattform untergräbt; und eine unübersichtliche Content-Flut, die die Suche sinnlos macht. Speziell entwickelte Intranet- und digitale Arbeitsplatzplattformen bieten einen Weg in die Zukunft.

Ein erfolgreicher Austausch konzentriert sich auf die Mitarbeitererfahrung, Governance, die Integration mit Kerntools und eine schnelle Amortisationszeit – und nicht darauf, jede technische Funktion von SharePoint nachzubilden. Plattformen wie Happeo, Simpplr, Jostle, Confluence und Google Workspace bieten je nach Ihrer Technologieumgebung und Ihren Prioritäten konkrete, bewährte Lösungswege.

Häufig gestellte Fragen

Warum ersetzen Unternehmen SharePoint, anstatt es weiterhin anzupassen?

Unternehmen ersetzen SharePoint aufgrund hoher Gesamtbetriebskosten durch fortlaufende Anpassungen, einer schlechten Benutzerfreundlichkeit, die die Akzeptanz einschränkt, langsamer Inhaltsaktualisierungen, die die Einbindung der IT erfordern, sowie einer unübersichtlichen Inhaltsflut, die die Suche unzuverlässig macht.

Was ist die beste SharePoint-Alternative für Unternehmen, die auf Google Workspace setzen?

Happeo gilt allgemein als die beste SharePoint-Alternative für Unternehmen, die Google Workspace nutzen. Die Lösung bietet eine native Integration mit Gmail, Drive und Kalender sowie eine einheitliche Suchfunktion und soziale Funktionen – und das ganz ohne monatelange Entwicklerarbeit.

Was sollten Unternehmen bei der Auswahl eines SharePoint-Ersatzes berücksichtigen?

Unternehmen sollten prüfen, ob es sich um eine fertige Plattform oder um eine entwicklerintensive Lösung handelt, sowie die Benutzerfreundlichkeit und das Akzeptanzpotenzial, die Funktionen zur Inhaltsverwaltung, die Integration mit zentralen Tools, die Suchqualität und die Implementierungsgeschwindigkeit.

Wie lange dauert eine typische SharePoint-Ersatzimplementierung?

Eine typische SharePoint-Ersatzimplementierung dauert bei modernen SaaS-Intranetplattformen 6 bis 12 Wochen bis zur ersten Inbetriebnahme, während für maßgeschneiderte SharePoint-Intranetprojekte oft 9 bis 12 Monate erforderlich sind.