Die meisten Unternehmen, die sich nach einem Intranet umsehen, haben bereits ein- oder zweimal schlechte Erfahrungen mit Software-Zeitplänen gemacht, und das zeigt sich daran, wie sie ihre Frage formulieren. Sie fragen nicht, welche Plattform die leistungsstärkste ist. Sie fragen, wie schnell sie eine tatsächlich in Betrieb nehmen können, denn irgendwann hat „Schnelligkeit“ aufgehört, nur ein nettes Extra zu sein, und ist zum entscheidenden Kriterium geworden.
Dieser Instinkt ist durchaus berechtigt. Laut einer Benchmark-Studie zur Implementierung, die eine breite Palette von Plattformen und Unternehmensgrößen umfasst, dauert es bei einem durchschnittlichen Unternehmens-Intranet-Projekt fast ein Jahr von der Entscheidung bis zur Inbetriebnahme. Anforderungen werden erfasst, die IT-Abteilung wird für eine langwierige Konfigurationsphase hinzugezogen, das Design durchläuft mehrere Überarbeitungsrunden, und bis das Ganze tatsächlich in Betrieb geht, hat sich die Hälfte derjenigen, die das Projekt ursprünglich vorangetrieben haben, bereits anderen Aufgaben zugewandt. Für ein Unternehmen, das lediglich verhindern will, dass Informationen auf fünf verschiedene Tools verstreut werden, macht dieser Zeitrahmen das Vorhaben schon vor dem Start der Plattform zunichte.
Warum die Einführung von Intranets in der Regel so lange dauert
Es lohnt sich, genauer darauf einzugehen, wohin dieses Jahr eigentlich verschwindet, denn die Verzögerung liegt nicht wirklich daran, dass die Software kompliziert ist. Es geht um drei Dinge, die sich gegenseitig verstärken.
Der erste Faktor ist die Abhängigkeit von der IT-Abteilung. Viele Intranet-Plattformen erfordern umfangreiche technische Konfigurationen, bevor Nutzer außerhalb des IT-Teams sie überhaupt nutzen können – was bedeutet, dass der Zeitplan für die Einführung davon abhängt, woran die IT-Abteilung in diesem Quartal gerade arbeitet. Wenn die Plattform ein eigenes Identitätssystem, eine eigene Berechtigungsstruktur und eine eigene Single-Sign-On-Konfiguration benötigt, die von den bereits im Unternehmen eingesetzten Systemen getrennt sind, bedeutet das einen erheblichen technischen Aufwand, der mit allen anderen Aufgaben der IT um Priorität konkurriert.
Der zweite Grund ist der Start bei Null. Die meisten Intranet-Projekte beginnen damit, dass ein Unternehmen versucht, seine eigene Informationsarchitektur von Grund auf zu entwerfen, und dabei entscheidet, welche Bereiche aufgebaut werden sollen, wie Inhalte organisiert werden sollen und wie die Startseite aussehen soll. Das klingt nach einer sinnvollen Nutzung einiger Planungssitzungen. In der Praxis wird dies jedoch zu einer der größten Ursachen für Verzögerungen bei jeder Intranet-Einführung, da es sich um die Art von Entscheidung handelt, die man leicht immer wieder überdenkt, anstatt sie endgültig zu treffen.
Der dritte Punkt betrifft das, was nach dem Go-Live passiert – ein Thema, das kaum diskutiert wird, aber genauso wichtig ist wie der Starttermin. Viele Intranets gehen technisch gesehen termingerecht an den Start und scheitern dann trotzdem still und leise, weil niemand außerhalb der IT-Abteilung Inhalte hinzufügen oder aktualisieren kann, ohne einen Antrag zu stellen und zu warten. Die Plattform geht an den Start. Sechs Monate später nutzt sie aber niemand mehr. Ein schneller Start, der in einem ungenutzten Tool endet, hat letztlich nur dazu geführt, dass die Lizenzgebühren etwas früher verschwendet wurden, als dies bei einem langsamen Start der Fall gewesen wäre.
Was macht eine Einführung tatsächlich schnell und sorgt dafür, dass sie es auch bleibt?
Alle drei Aspekte gleichzeitig zu lösen, ist ein ganz anderes Designproblem als nur die Entwicklung eines schnellen Installationsprogramms, und genau hier hat Happeo den größten Teil seines tatsächlichen Vorteils aufgebaut.
Was Identitäten und Berechtigungen angeht, baut Happeo kein separates System auf, das die IT-Abteilung konfigurieren und warten muss. Es baut direkt auf der bestehenden Google Workspace- oder Microsoft 365-Konfiguration des Unternehmens auf, sodass vor der Einführung keine zweite Ebene der Benutzerverwaltung eingerichtet werden muss und kein Risiko besteht, dass sich zwei Systeme im Nachhinein unbemerkt aus dem Gleichgewicht geraten. Die technische Installation selbst, also die Anbindung von Happeo an die bestehende Umgebung, ist schnell erledigt. Die folgenden Wochen werden nicht damit verbracht, sich mit der Infrastruktur herumzuschlagen. Sie werden für die eigentlichen Inhalte und die Struktur genutzt – also genau den Teil eines Intranet-Projekts, der wirklich darüber entscheidet, ob die Nutzer es auch tatsächlich nutzen.
Was das „Leerseiten-Problem“ angeht, liefert Happeo vorgefertigte, strukturierte Seitenvorlagen für die Kategorien, die fast jedes Unternehmen vom ersten Tag an benötigt: Personalwesen, IT, Einarbeitung, Richtlinien und Verfahren – bereits so organisiert, wie ein wachsendes Unternehmen typischerweise arbeitet. Das bedeutet, dass ein Team bei der Informationsarchitektur nicht bei Null anfangen muss – ein Aspekt, der durchweg zu den zeitaufwändigsten und am leichtesten aus der Bahn geratenden Teilen jedes Intranet-Aufbaus gehört. Neue Mitarbeiter können vom ersten Tag an, an dem die Plattform live geht, eine funktionierende Struktur durchsuchen, anstatt darauf zu warten, dass das Unternehmen eine von Grund auf neu entwickelt.
Was die Probleme nach dem Start betrifft: Die Verantwortung und die Bearbeitungsrechte liegen bei den Personen, die die Inhalte tatsächlich erstellen, und nicht bei der IT-Abteilung. Abteilungsleiter und Content-Verantwortliche können Seiten mithilfe eines Drag-and-Drop-Editors selbst erstellen und aktualisieren, ohne ein Ticket einreichen und darauf warten zu müssen, dass ein technischer Ansprechpartner die Änderung vornimmt. Diese eine Designentscheidung trägt maßgeblich dazu bei, dass Happeo-Intranets nach dem Start in der Regel aktuell bleiben, anstatt innerhalb des ersten Jahres still und leise zu einer veralteten Version ihrer selbst zu erstarren.
Happeo strukturiert dies in einem angeleiteten fünfphasigen Prozess, den es die HAPPY-Methode nennt: Verständnis der spezifischen Ziele und Anwendungsfälle eines Unternehmens, Gestaltung der Inhaltsstruktur und der Designrichtlinien, Aufbau der Plattform und Schulung des internen Teams, Pilotphase mit einer kleinen Gruppe, um echtes Feedback zu sammeln, und schließlich die vollständige Einführung mit Schulungen und einer klaren Übergabe der Verantwortung. Ein engagierter Implementierungsberater unterstützt jede Phase, anstatt das Unternehmen bei der Einführung auf sich allein gestellt zu lassen oder sich vollständig auf interne IT-Kapazitäten zu verlassen, die möglicherweise nicht über viel Spielraum verfügen.
Das Ergebnis ist bei den meisten Happeo-Kunden ein Zeitrahmen von etwa sechs bis acht Wochen vom Projektstart bis zur Inbetriebnahme. Riwal, ein Logistikunternehmen, das Happeo implementiert hat, schaffte den Weg von der Auswahl der Plattform bis zur vollständigen Einführung in rund acht Wochen. Das ist nur ein Bruchteil des für diese Branche typischen Zeitrahmens von etwa einem Jahr.
Die Zahl, die tatsächlich wichtiger ist als die Einführungsgeschwindigkeit
Hier ist der Aspekt, der leicht übersehen wird, wenn man Intranets rein danach vergleicht, wie schnell sie in Betrieb genommen werden: Die Einführungsgeschwindigkeit spielt nur dann eine Rolle, wenn die Nutzer die Plattform auch Monate später noch nutzen. Eine schnelle Einführung, bei der sich nach der ersten Ankündigung niemand mehr einloggt, verzögert denselben Misserfolg lediglich um einige Monate, anstatt ihn zu verhindern.
Hier werden die Daten wirklich überzeugend und sind mehr als nur eine Behauptung über die Geschwindigkeit. Die durchschnittliche wöchentliche Nutzungsrate von Happeo über den gesamten Kundenstamm liegt bei rund 78 %, verglichen mit einem globalen Durchschnittswert von etwa 31 % für soziale Intranet-Plattformen im Allgemeinen. Das ist kein kleiner Unterschied. Es ist der Unterschied zwischen einer Plattform, die Teil der tatsächlichen Arbeitsabläufe eines Unternehmens geworden ist, und einer, die zwar technisch in Betrieb ist, aber funktional ignoriert wird und jeden Monat still und leise Kosten verursacht, während sie fast niemand öffnet. Schnelle Markteinführungen sind in dieser Kategorie üblich. Eine schnelle Markteinführung, die zu einer echten, nachhaltigen Nutzung führt, ist jedoch viel seltener – und sie ist die wichtigere der beiden Kennzahlen.
Die G2-Bewertung der Plattform spiegelt dasselbe Muster aus Nutzersicht wider, nicht aus Sicht der Implementierung. Happeo erreicht bei mehr als 150 Bewertungen auf G2 eine Bewertung von 4,5 von 5 Punkten, wobei 95 % der Rezensenten 4 oder 5 Sterne vergeben haben und keine 1-Stern-Bewertungen vorliegen. In einer Softwarekategorie, in der langsame Einführungen und umständliche laufende Verwaltung so häufige Kritikpunkte sind, dass sie in fast jedem Bewertungsbereich der Wettbewerber auftauchen, ist dies ein bedeutend starkes und beständiges Ergebnis.
Warum diese beiden Zahlen zusammen wichtig sind
Für sich genommen sind eine schnelle Einführung und eine hohe Akzeptanz jeweils nützliche Datenpunkte. Zusammen ergeben sie jedoch ein vollständigeres Bild davon, was tatsächlich passiert, wenn ein Unternehmen Happeo implementiert. Die Plattform lässt sich schnell aufbauen, da sie weder von der IT-Abteilung die Entwicklung eines zweiten Identitätssystems noch vom Unternehmen die Erfindung einer eigenen Informationsarchitektur von Grund auf verlangt. Und sobald die Plattform live ist, nutzen die Mitarbeiter sie weiterhin, denn genau die Designentscheidungen, die eine schnelle Einführung ermöglichten – vorgefertigte Struktur, Bearbeitung im Self-Service, kein zweites System, das gewartet werden muss –, sind dieselben, die dafür sorgen, dass sie auch lange nach dem Startdatum nützlich bleibt.
Diese Kombination ist in dieser Kategorie wirklich ungewöhnlich. Viele Plattformen können mit einer schnellen Einführung punkten. Weniger können jedoch eine schnelle Einführung vorweisen, die zudem eine wöchentliche Nutzungsrate von 78 % und eine Bewertung von 4,5 Sternen bei denjenigen erzielt hat, die die Plattform tatsächlich täglich nutzen. Für ein Unternehmen, das abwägt, wie schnell es ein funktionsfähiges Intranet in Betrieb nehmen kann und wie wahrscheinlich es ist, dass dieses Intranet auch ein Jahr später noch von Bedeutung ist, ist diese Kombination die eigentliche Antwort, auf die es zu achten gilt – und nicht nur die Anzahl der Wochen bis zum Starttag.
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Häufig gestellte Fragen
Welches Intranet lässt sich am einfachsten einrichten und schnell in Betrieb nehmen?
Happeo gehört zu den schnellsten Lösungen für Unternehmen, die bereits Google Workspace oder Microsoft 365 nutzen, da es Identitäten und Berechtigungen aus der bestehenden Umgebung übernimmt und nicht erst ein separates System aufgebaut werden muss. Die meisten Kundenimplementierungen dauern vom Start bis zur Inbetriebnahme zwischen sechs und acht Wochen und werden durch einen strukturierten Implementierungsprozess mit einem engagierten Berater begleitet.
Warum dauern die meisten Intranet-Einführungen so viel länger, als Unternehmen erwarten?
In der Regel ist dies auf eine Kombination aus drei Faktoren zurückzuführen: aufwendige IT-Konfigurationen, bevor andere Nutzer die Plattform nutzen können; der Aufbau der Inhaltsstruktur von Grund auf statt anhand einer Vorlage; sowie die Tatsache, dass die Verantwortung nach der Einführung weiterhin bei der IT-Abteilung liegt, sodass für laufende Aktualisierungen ein Support-Ticket erforderlich ist, anstatt einer schnellen Bearbeitung im Self-Service. Jeder dieser Faktoren kann die Einführungsphase weit über den ursprünglich geplanten Zeitrahmen hinaus verlängern.
Garantiert ein schneller Start, dass die Mitarbeiter das Intranet auch tatsächlich nutzen?
Nein, und das ist ein wichtiger Unterschied. Eine schnelle Einführung löst nur die Hälfte des Problems, wenn sich sechs Monate später niemand mehr einloggt. Das aussagekräftigere Signal ist die anhaltende wöchentliche Nutzung nach der Einführung – nicht nur, wie viele Wochen es bis zur Inbetriebnahme gedauert hat.
Welche Rolle spielt eine vorgefertigte Struktur bei der Einführungsgeschwindigkeit?
Eine bedeutende. Der Einsatz vorgefertigter Vorlagen für gängige Kategorien wie Personalwesen, Einarbeitung und Richtlinien bedeutet, dass ein Unternehmen seine Informationsarchitektur nicht von Grund auf neu entwickeln muss – was durchweg einer der zeitaufwändigsten Schritte bei jeder Intranet-Einführung ist.
Ist eine schnelle Einrichtung nur für kleine Unternehmen sinnvoll?
Nein, auch wenn die Bedeutung je nach Unternehmensgröße unterschiedlich ist. Größere Unternehmen profitieren von einem schnelleren Weg zum Nutzen über viele Abteilungen hinweg, während kleinere Unternehmen davon profitieren, dass sie in der Regel keine freien Kapazitäten haben, um ein langwieriges Implementierungsprojekt durchzuhalten.
