Wir haben Happeo ins Leben gerufen, um Unternehmen dabei zu helfen, besser vernetzt zu sein. Bessere Verbindungen zu Informationen, Wissen und vor allem zu den Menschen, mit denen Sie täglich zusammenarbeiten. In der heutigen Welt ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie mit Menschen zusammenarbeiten, die Sie im realen Leben noch nie getroffen haben.
Vielleicht benötigen Sie häufig die Hilfe Ihrer Kollegen aus der IT-Abteilung, diese befinden sich jedoch in einem anderen Land. Oder vielleicht möchten Sie das Wissen Ihrer Kollegen nutzen, wissen aber nicht, wer die richtige Ansprechperson ist. Um die Produktivität zu steigern und die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit einfacher denn je zu gestalten, haben wir den Bereich „People“ von Happeo um das Personenverzeichnis erweitert. Kunden, die an der Beta-Testphase teilgenommen haben, konnten durch das Testen dieser Funktion eine Verdreifachung der Aufrufe im Bereich „People“ verzeichnen. Kunden mit den Paketen „Recommended“ und „Growth“ sowie höheren Paketen erhalten ab dem 15. August Zugriff darauf.
Was leistet das „People Directory“?
Kurz gesagt: Es hilft Ihnen dabei, schnell die richtige Person zu finden. Das „People Directory“ bietet Nutzern eine übersichtliche Übersicht über alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens und ergänzt damit die bestehenden Such- und Organigramm-Funktionen.
Wir bezeichnen es gerne als das digitale Telefonbuch Ihres Unternehmens – und damit meinen wir nicht diese dicken Papierstapel von früher. Es verfügt über Filter wie Abteilung, Position und mehr, und Filter für benutzerdefinierte Attribute lassen sich im Admin-Bereich konfigurieren.
Das ist noch nicht alles. Anstelle von Profilkarten steht den Nutzern nun eine vollständige Profilseite zur Verfügung, die verlinkt und individuell angepasst werden kann – von einem kurzen „Über mich“-Abschnitt bis hin zu einer Liste der Kompetenzen des Nutzers. So erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, mit wem Sie zusammenarbeiten und auf welches Wissen Sie zurückgreifen können. Wie bisher können Sie diesem Nutzer direkt über sein Profil eine Nachricht senden, ihn anrufen oder ein Meeting mit ihm vereinbaren.
So nutzen Sie das Personenverzeichnis optimal
Um das „People Directory“ optimal zu nutzen, sind zwei Dinge wichtig:
- Entscheiden, welche Felder auf den Profilseiten der Personen angezeigt werden sollen
- Den ordnungsgemäßen Betrieb Ihres Provisioning-Systems (Google Groups, Azure AD oder Okta) sicherzustellen
1. Festlegen, welche Felder auf den Profilseiten der Personen angezeigt werden sollen
Als wir das People-Verzeichnis entwickelt haben, haben wir unsere Kunden um Feedback gebeten, welche Felder standardmäßig angezeigt werden sollen. Dabei haben wir Folgendes ermittelt:
- Vorname
- Nachname
- Mitarbeiter-ID
- E-Mail
- Geburtstag
- Unternehmen
- Abteilung
- Position
- Kostenstelle
- Standort
- Manager-ID
- Name der Organisation
- Telefonnummer
- Kompetenzen
Mit diesen Standardfeldern sollten Sie bestens gerüstet sein und müssen nichts weiter tun. Wir empfehlen Ihnen jedoch, anhand Ihrer Unternehmenskultur zu entscheiden, welche Felder Sie einbeziehen sollten. Möchte Ihr Unternehmen beispielsweise die Geburtstage der Mitarbeiter anzeigen und feiern? Dann sollten Sie diese Option aktivieren. Ist es unnötig, die Kostenstelle eines Mitarbeiters in dessen Benutzerprofil anzuzeigen? Dann deaktivieren Sie diese Option. Um die Felder zu konfigurieren, die Sie ein- oder ausblenden möchten, gehen Sie in Ihr Admin-Panel und klicken Sie auf den Reiter „Mitarbeiterverzeichnis“.
Ein letzter Hinweis zur Anpassbarkeit: Das Profilbild eines Nutzers lässt sich in Happeo weiterhin anpassen, auch wenn das neue Bild von dem über Google, Okta oder Azure AD bereitgestellten Bild abweicht. Titelbilder können sowohl von den Nutzern selbst als auch von Administratoren geändert werden.
2. Aufrechterhaltung der Datenintegrität Ihres Provisioning-Systems (Google Groups, Azure AD oder Okta)
Sie können festlegen, dass nicht mehr beschäftigte Nutzer in Ihrem Personenverzeichnis angezeigt werden; diese Option ist jedoch standardmäßig deaktiviert, um zu verhindern, dass Mitarbeiter erscheinen, die nicht mehr im Unternehmen tätig sind.
Der Bereich „Mitarbeiter“ in Happeo hängt davon ab, wie Ihr Provisioning-System seine Benutzer eingerichtet hat. Wir empfehlen IT-Fachleuten, die Datenqualität regelmäßig zu überprüfen. Da dies in den meisten Ihrer Tools der erste Einstiegspunkt für die Aufnahme neuer Nutzer ist, ist es wichtig, das System auf dem neuesten Stand zu halten. Dies bietet eine gute Gelegenheit, die Richtigkeit Ihres Provisioning-Systems zu überprüfen.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter in eine andere Abteilung gewechselt ist, dies aber in Ihrem Provisioning-System nicht aktualisiert wurde, wird er im Organigramm und in seinem Benutzerprofil weiterhin unter seiner alten Abteilung aufgeführt.
Ein vollständiger Überblick über Ihr Unternehmen
Das Mitarbeiterverzeichnis ergänzt das beliebte Organigramm und die Personensuchfunktion und rundet den Bereich „Mitarbeiter“ von Happeo ab. Die Arbeit jeder Abteilung findet in unterschiedlichen Tools statt, doch Ihr Provisioning-System ist nach wie vor der Ausgangspunkt für den Werdegang eines Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen – auch wenn dieser es persönlich vielleicht gar nicht bemerkt. Da das Personenverzeichnis automatisch mit Informationen aus Ihrem Provisioning-System gefüllt wird, können Sie sich auf Happeo als Ausgangspunkt für ein besser vernetztes Unternehmen verlassen.
Wir laden Sie ein, das Mitarbeiterverzeichnis zu erkunden und Ihre Kollegen kennenzulernen, und freuen uns auf Ihr Feedback. Wenn Sie Hilfe bei der Festlegung Ihrer Standardeinstellungen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager – wir helfen Ihnen gerne weiter!
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Häufig gestellte Fragen
Was ist das Personenverzeichnis von Happeo?
Das Mitarbeiterverzeichnis von Happeo ist eine übersichtliche Auflistung aller Mitarbeiter eines Unternehmens und bietet den Mitarbeitern ein durchsuchbares „digitales Telefonbuch“ mit Filtern wie Abteilung und Position, zusätzlich zu den bereits vorhandenen Such- und Organigramm-Funktionen.
Wie können Administratoren das Mitarbeiterverzeichnis anpassen?
Administratoren können im Admin-Bereich auswählen, welche Felder auf den Profilseiten angezeigt werden sollen – beispielsweise Geburtstage, Kostenstelle oder Fähigkeiten –, indem sie die Felder entsprechend der Unternehmenskultur ein- oder ausblenden.
Warum ist die Datenpflege im Provisioning-System für das Mitarbeiterverzeichnis wichtig?
Das Mitarbeiterverzeichnis bezieht seine Informationen direkt aus dem Provisioning-System eines Unternehmens wie Google Groups, Azure AD oder Okta. Daher werden veraltete Einträge – wie beispielsweise die ehemalige Abteilung eines Mitarbeiters – weiterhin falsch angezeigt, bis das Provisioning-System selbst korrigiert wird.
Können Nutzer ihr Profil im People Directory weiterhin individuell anpassen?
Ja – Nutzer können ihr Profilbild und ihr Titelbild direkt in Happeo anpassen, auch wenn diese von den über Google, Okta oder Azure AD bereitgestellten Bildern abweichen.
