Ein wesentlicher Teil des Mitarbeiterengagements dreht sich um Kommunikation. Zwar können Videos in kurzer Zeit eine große Wirkung erzielen und durch gutes Design lassen sich komplexe Informationen leichter vermitteln, doch die Standardmethode für die Kommunikation in großem Maßstab ist nach wie vor das geschriebene Wort.
Viele Mitarbeiter in der internen Kommunikation haben einen journalistischen Hintergrund. Viele Personalverantwortliche haben einen psychologischen Hintergrund. Beide Gruppen sind nicht unbedingt daran gewöhnt, Online-Inhalte zu verfassen.
Ihre Intranet-Software befindet sich vielleicht nicht im World Wide Web und ist möglicherweise nicht für jeden zugänglich – aber das ist Ihren Mitarbeitern egal. Teile davon sehen aus wie eine Website, andere Teile wie eine Social-Media-Plattform. Dieser Eindruck weckt Erwartungen: „Verschwende meine Zeit nicht, gib mir das, was relevant ist.“ Deshalb haben wir eine Liste mit Tipps zusammengestellt, direkt aus der Literatur, die dir helfen werden, deine Texte für das Intranet besser denn je zu gestalten.
14 Tipps für das Verfassen inspirierender Intranet-Artikel
1. Schreibe einfach
Achten Sie beim Schreiben für das Intranet darauf, dass Sie nicht so schreiben, als müssten Sie die Anwälte Ihres Unternehmens zufriedenstellen – wählen Sie einen umgangssprachlichen Ton mit einfacher Sprache. Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie den Text „vereinfachen“ könnten: Einfaches, klares und prägnantes Schreiben wird als intelligenter empfunden als eine Sprache, für deren Verständnis man ein Synonymwörterbuch benötigt.
2. Beschreiben Sie gut
Wenn Sie beispielsweise Quartalsergebnisse auf Ihrer Intranet-Plattform kommunizieren, stellen Sie sicher, dass Sie die Prozentzahlen in einen Kontext setzen. Zahlen allein sagen nichts aus, denn erst Worte erwecken die Geschichte zum Leben.
3. Setzen Sie Humor ein
Humor ist eine der besten Möglichkeiten, Kommunikation einprägsam zu gestalten. Übertreiben Sie es nur nicht – wenn er unerwartet kommt, trifft er genau ins Schwarze. Aber Sie schreiben immer noch für die Intranet-Plattform Ihres Unternehmens, nicht für eine Kneipe.
4. Schließen Sie mit einer offenen Frage ab
Beenden Sie Ihre Beiträge auf Ihrer Intranet-Plattform mit einer offenen Frage. Das ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Kommentare anzuregen.
5. Halten Sie es kurz
Die Gettysburg-Rede umfasste nur 272 Wörter. Sie brauchen kein Meisterwerk, um Ihren Standpunkt zu vermitteln – und der CEO auch nicht. Kurze, prägnante Inhalte sind für die meisten Intranet-Artikel die ideale Länge.
6. Testen Sie Ihre Schreibfähigkeiten
Eine hervorragende Methode, um Ihre Schreibfähigkeiten für Intranet-Plattformen zu testen, besteht darin, Ihre Botschaft so zu verfassen, wie es Ihnen ganz natürlich fällt, und anschließend alle Adjektive zu streichen. Stellen Sie sich vor, Ihre Leser hätten pro Absatz nur eine begrenzte Anzahl an Gehirnzellen zur Verfügung – jedes Wort, das sie lesen, beansprucht die Kapazität einer Gehirnzelle. Je mehr Gehirnzellen ungenutzt bleiben, desto mehr geistige Kapazität haben Ihre Leser, um sich Ihre Botschaft zu merken und damit zu spielen. Vor allem Wörter wie „sehr“ oder „oft“ sollten bei Ihnen die Alarmglocken läuten lassen.
Nachdem Sie sich an diese reduzierte Schreibweise gewöhnt haben, fügen Sie ein oder zwei Adjektive ein – achten Sie jedoch darauf, dass diese mit Bedeutung aufgeladen sind. Wenn Sie „internationales Unternehmen“ statt einfach nur „Unternehmen“ sagen, sollte das Adjektiv „international“ aus einem bestimmten Grund vorhanden sein – zum Beispiel, um ein Alleinstellungsmerkmal (USP) zu vermitteln.
7. Setze Fragen in deiner Botschaft ein
Das Auflockern des Textes durch Fragen ist eine hervorragende Methode, um die Aufmerksamkeit des Lesers wieder zu wecken. Vermeiden Sie jedoch geschlossene Fragen – wenn der Leser in Gedanken eine unerwünschte Antwort gibt („nein“, wo Sie eigentlich ein „Ja“ wollten), haben Sie ihn verloren.
8. „Stell dir vor“ – das Wort, das du unbedingt verwenden solltest
Verwenden Sie das Wort „stellen Sie sich vor“. John Lennon hat bewiesen, dass es eines der wirkungsvollsten Wörter der englischen Sprache ist. Die Leser Ihrer Intranet-Plattform werden sich stärker eingebunden und motivierter fühlen, Ihre Nachricht zu lesen und darauf zu reagieren.
9. Schreiben Sie in einem aktiven Stil
Schreiben Sie bei der Erstellung von Artikeln für das Intranet stets in der aktiven Form. Aus „Damit wir unsere Kunden bestmöglich bedienen können“ sollte „Um unsere Kunden bestmöglich zu bedienen“ werden. Sie wollen nicht andeuten, sondern überzeugen. „Ein Problem wird von ihm gelöst“ sollte lauten: „Er löst das Problem.“ Warum? Weil er gerade daran arbeitet und Sie dieses Gefühl der Dringlichkeit vermitteln wollen. Verben, die auf -ing enden (Präsens Progressiv), deuten meist auf Passivität hin.
10. Verwenden Sie nur einen Call-to-Action
Fügen Sie niemals mehr als einen Aufruf zum Handeln (Call to Action, CTA) in eine Mitteilung ein. Einer bleibt im Gedächtnis, zwei sind ein Vergleich, drei sind ein Angebot, vier oder mehr sind eine Liste.
11. Formuliere klar und deutlich
Formulieren Sie klar und deutlich, damit niemand Ihre Aussage falsch interpretieren kann – Sie können sich nicht darauf verlassen, dass Ihre Leser Ihnen ihre volle Aufmerksamkeit schenken oder über implizites und kontextbezogenes Wissen zu Ihrer Mitteilung verfügen.
12. Rhythmus
Rhythmus – das entscheidende Unterscheidungsmerkmal. Er atmet. Er lebt. Er fesselt. Rhythmus macht den Unterschied zwischen einem „guten“ und einem „großartigen“ Text aus. Der Takt? Die Länge Ihrer Sätze. Die Absätze sind die Takte. Wollen Sie überzeugen? Schreiben Sie mit Rhythmus.
Sehen Sie, was wir da gemacht haben? „Rhythmus ist der Unterschied zwischen einem ‚guten‘ und einem ‚großartigen‘ Text“ ist der einzige Kernpunkt in diesem Absatz, aber wir nutzen eine einleitende Aussage, eine dreifache Wirkung und eine Metapher, um ihn einprägsam zu machen. Wir beugen die Regeln ein wenig, indem wir eine geschlossene Frage stellen, schließen aber nicht damit ab, sodass keine Gefahr besteht, den Leser zu verlieren. Stattdessen schließen wir den Text unmittelbar mit einem Aufruf zum Handeln (CTA) ab.
13. Vermeide das Wort „das“ am Ende deines Satzes
Fast jeder Teil eines Satzes, der mit dem Wort „that“ endet, kann gestrichen werden. „Eines dieser Ereignisse, die letztendlich zu Veränderungen führen“ sollte lauten: „Dieses Ereignis führte zu Veränderungen“ – und wenn wir ganz pingelig sind, streichen wir auch „letztendlich“.
14. Informieren Sie, verkaufen Sie nicht
Intranet-Artikel sollten mit all den beeindruckenden Fakten, die Sie zusammengetragen haben, so fundiert und überzeugend sein, dass Sie niemanden mit all diesen schönen Adjektiven „verkaufen“ müssen, um ihn zu überzeugen.
Möchten Sie mehr erfahren?
„On Writing Well“ ist eines der bekanntesten Bücher, voller nützlicher Tipps und bewährter Methoden zum Verfassen von Sachtexten. Nachdem Sie das gelesen haben, sollten Sie sich „The Adweek Copywriting Handbook“ von Joseph Sugarman ansehen. Ein Großteil davon kann man getrost ignorieren – insbesondere die Abschnitte über Langformtexte –, aber die Passagen, die sich mit der psychologischen Wirkung von Wörtern befassen, sind auch heute noch relevant. Auch seine Regel darüber, was der erste Satz leisten sollte (dich dazu bringen, den zweiten zu lesen!), ist von unschätzbarem Wert.
Zu guter Letzt sollten Sie sich nach diesen beiden Büchern mit „Sin and Syntax“ beschäftigen. In diesem Buch geht es eher um das Verfassen von Werbetexten, das Spiel mit Worten und das Brechen von Regeln – sowohl grammatikalischer Regeln als auch der oben genannten. Es macht das Schreiben zu einer Kunstform, ganz ohne überflüssigen Ballast. Wenn du diese Bücher im Laufe der Zeit liest, sollte sich dein Schreibstil für eine Social-Intranet-Lösung verändern: von überflüssig zu aussagekräftig mit „On Writing Well“, von aussagekräftig zu fesselnd mit „The Adweek Copywriting Handbook“ und von fesselnd zu unvergesslich mit „Sin and Syntax“.
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FAQ
Wie kann ich meine Intranet-Artikel für Mitarbeiter ansprechender gestalten?
Beginnen Sie mit einem umgangssprachlichen Ton und einfacher Sprache – ein einfacher Schreibstil wird oft als intelligenter empfunden als komplexe Fachsprache. Setzen Sie Daten oder Prozentangaben mit beschreibenden Worten in einen Kontext, streuen Sie dezenten Humor ein, schließen Sie mit einer offenen Frage ab und schreiben Sie in der aktiven Form, um Dringlichkeit und Überzeugung zu vermitteln.
Wie strukturiere und gestalte ich meine Intranet-Inhalte am besten?
Halten Sie es kurz – Sie brauchen kein literarisches Meisterwerk, um Ihre Botschaft zu vermitteln. Schreiben Sie zunächst einen natürlichen Entwurf, streichen Sie dann fast alle Adjektive und behalten Sie nur diejenigen bei, die eine echte Bedeutung haben. Beschränken Sie sich auf einen Aufruf zum Handeln pro Beitrag, formulieren Sie explizit, anstatt sich auf implizites Verständnis zu verlassen, und variieren Sie die Satzlänge, um einen Rhythmus zu schaffen.
Welche Bücher können mir helfen, mein Schreiben für die interne Kommunikation zu verbessern?
„On Writing Well“ ist ein viel empfohlener Einstieg in die Grundlagen des Sachbuchschreibens. „The Adweek Copywriting Handbook“ von Joseph Sugarman behandelt die psychologische Wirkung bestimmter Wörter, darunter die Regel, dass der einzige Zweck des ersten Satzes darin besteht, den Leser dazu zu bringen, den zweiten zu lesen. „Sin and Syntax“ konzentriert sich darauf, mit Wörtern zu spielen und grammatikalische Regeln bewusst zu brechen, wodurch das Schreiben zu etwas wird, das einer Kunstform näherkommt.
Warum ist es beim Schreiben für das Intranet so wichtig, die Passivkonstruktion zu vermeiden?
Die aktive Form vermittelt Dringlichkeit und Überzeugung, während passive Konstruktionen eine Botschaft tendenziell abschwächen und sie eher wie einen Vorschlag als wie eine Feststellung wirken lassen. „Er löst das Problem“ wirkt unmittelbar und als wäre der Vorgang gerade im Gange, während „ein Problem wird von ihm gelöst“ den Leser von diesem Gefühl der Dynamik distanziert.
