x Audit der internen Kommunikation - Happeo

Prüfung der internen Kommunikation

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Hybride Arbeitsformen sind auf dem Vormarsch. Der wirtschaftliche Druck zwingt die Unternehmen dazu, mit weniger mehr zu erreichen. Und doch arbeiten die meisten Kommunikationsteams immer noch instinktiv, wenn es darum geht, zu verstehen, ob ihre Botschaften tatsächlich ankommen.

Ein internes Kommunikations-Audit ist eine strukturierte Überprüfung des Informationsflusses in Ihrem Unternehmen - unter Berücksichtigung von Kanälen, Inhalten, Governance und der Erfahrung der Mitarbeiter. Dabei wird festgestellt, ob die Mitarbeiter informiert sind, ihre Prioritäten kennen und in der Lage sind, das zu tun, was die Führungskräfte von ihnen erwarten. Betrachten Sie es als einen Gesundheitscheck für Ihr gesamtes Ökosystem der Mitarbeiterkommunikation.

Dieser Leitfaden ist so konzipiert, dass er von internen Kommunikations- und HR-Teams, die in den nächsten 3-6 Monaten ein Audit planen, sofort verwendet werden kann. Sie finden eine klare Definition dessen, was ein internes Kommunikations-Audit beinhaltet, die Gründe für die Durchführung eines solchen Audits, den richtigen Zeitpunkt, einen Schritt-für-Schritt-Prozess, den Sie befolgen können, erwartete Ergebnisse und praktische Empfehlungen für die Umsetzung der Ergebnisse in messbare Veränderungen.

Was ist ein internes Kommunikationsaudit?

Ein internes Kommunikations-Audit ist eine systematische Überprüfung des Informationsflusses in Ihrer Organisation. Es umfasst Ihre Kommunikationskanäle, die Nachrichten, die Ihre Mitarbeiter erhalten, die Personen, die bestimmen, was gesendet wird, und die Art und Weise, wie die Mitarbeiter all dies auf der Empfängerseite erleben.

Aber es geht über die Statistik der Kanalnutzung hinaus. Bei einem guten Audit wird untersucht, ob Ihre Kommunikation die Unternehmensziele unterstützt, ob die oberste Führungsebene ausreichend sichtbar ist und ob die Mitarbeiter Ihre Prioritäten für 2024-2025 verstehen. Es geht um die Ausrichtung, nicht nur um die Aktivität.

Der typische Umfang umfasst:

  • E-Mail (Volumen, Öffnungsraten, Klickmuster)
  • Intranetseiten und Nachrichtenartikel
  • Tools für die Zusammenarbeit wie Microsoft Teams oder Slack
  • Town Halls und Besprechungen mit allen Mitarbeitern
  • Kaskaden von Managern und Teambesprechungen
  • Frontline-Briefings für Mitarbeiter ohne Büroarbeitsplatz
  • Digitale Beschilderung in Büros oder Einrichtungen
  • Mobile Apps für Mitarbeiter im Außendienst

Was das Audit liefert:

  • Einen detaillierten Ergebnisbericht, der den aktuellen Stand Ihrer Kommunikationslandschaft aufzeigt
  • Identifizierte Lücken und Risiken über alle Kanäle und Zielgruppen hinweg
  • Ein nach Prioritäten geordneter Aktionsplan mit schnellen Erfolgen und längerfristigen Verbesserungen
  • Ein einfacher Fahrplan (z. B. "jetzt, als nächstes, später") für die Umsetzung

Wann sollten Sie eine solche Untersuchung durchführen? Häufige Auslöser sind Fusionen oder Übernahmen, bei denen zwei Kulturen aufeinander abgestimmt werden müssen, ein neuer CEO, der ein klares Verständnis davon haben möchte, wie die Kommunikation funktioniert, größere Systemeinführungen wie ein neues Intranet oder einfach die Feststellung, dass die Engagementwerte trotz verstärkter Kommunikationsanstrengungen stagnieren.

Warum ein Audit der internen Kommunikation durchführen?

Schlechte Kommunikation ist teuer. Untersuchungen zeigen immer wieder, dass eine mangelhafte Kommunikation Unternehmen erhebliche Produktivitätseinbußen kostet - Schätzungen gehen davon aus, dass mittelgroße Unternehmen jährlich Hunderttausende von Euro durch Fehlanpassungen und Nacharbeit verlieren. Wenn Ihre Mitarbeiter die Unternehmensziele nicht verstehen oder wichtige Informationen nicht finden können, wenn sie sie brauchen, zahlen Sie dafür mit verpassten Terminen, doppeltem Aufwand und unmotivierten Teams.

Die Durchführung eines Audits der internen Kommunikation ist deshalb sinnvoll, weil es darum geht, Vermutungen durch Daten zu ersetzen. Mit den folgenden Informationen können Sie effektive Audits durchführen:

Strategische Ausrichtung: Überprüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter Ihre Unternehmensvision verstehen und erklären können, wie ihre Aufgaben die Unternehmensziele unterstützen.

Höheres Engagement der Mitarbeiter: Wenn sich die Mitarbeiter informiert und eingebunden fühlen, steigt das Engagement. Wenn dies nicht der Fall ist, schlägt sich das in den Umfrageergebnissen nieder.

Geringere Nachrichtenflut: Untersuchungen haben ergeben, dass nur 31 % der Unternehmen einen schriftlichen Kanalrahmen haben. Ohne einen solchen ertrinken die Mitarbeiter in sich überschneidenden Newslettern und widersprüchlichen Aktualisierungen.

Effektivere Kommunikation bei Veränderungen: Bei Transformationsprogrammen zeigen Audits, ob wichtige Botschaften ankommen oder im Lärm untergehen.

Bessere Sichtbarkeit der Führung: Verstehen Sie, ob die Kommunikation des CEO relevant und authentisch oder distanziert und unternehmensbezogen wirkt.

Szenarien, in denen ein Audit besonders wertvoll ist:

  • Integration vor oder nach einer Fusion (2023-2024 gab es erhebliche M&A-Aktivitäten)
  • Schnelles Wachstum zwischen 2022 und 2025, bei dem die Kommunikation nicht mit der Mitarbeiterzahl Schritt gehalten hat
  • Organisatorische Umstrukturierung, die verschiedene Abteilungen betrifft
  • Neues Führungsteam, das seinen Kommunikationsansatz etablieren möchte
  • Gleichbleibend niedriger eNPS in den letzten beiden Umfragezyklen
  • Einführung neuer Kommunikationsmittel, die nicht wie erwartet angenommen wurden

Die Kernfrage, die ein Audit beantwortet: Treffen wir datengestützte Entscheidungen darüber, welche Kanäle beibehalten, verbessert oder eingestellt werden sollen?

Wann sollten Sie ein Audit der internen Kommunikation durchführen?

Audits können einmalige Projekte oder Teil eines regelmäßigen Zyklus sein. Für die meisten Unternehmen ist ein vollständiges Audit alle 2 bis 3 Jahre sinnvoll, ergänzt durch kleinere Erhebungen in der Zwischenzeit. Bestimmte "Auslöser" sollten jedoch unabhängig von Ihrem Zeitplan eine sofortige Überprüfung veranlassen.

Wichtige auslösende Momente:

  • Vor der Einführung einer 3-Jahres-Strategie (z. B. Planung für das Geschäftsjahr 2025-2028)
  • Nach größeren Technologieimplementierungen wie einem neuen Intranet oder einer Kollaborationsplattform
  • Vor Büroverlagerungen oder bedeutenden Änderungen von Hybridrichtlinien
  • Nach 12-18 Monaten anhaltender organisatorischer Veränderungen, um die Beibehaltung von Botschaften zu überprüfen und Veränderungsmüdigkeit zu erkennen
  • Wenn Mitarbeiterbefragungen ergeben, dass die Kommunikation ein beständiger Schmerzpunkt ist
  • Nach Führungswechseln auf CEO- oder C-Suite-Ebene

Überlegungen zum Zeitplan:

  • Abstimmen mit den Umfragezyklen: Wenn Ihre jährliche Umfrage zum Mitarbeiterengagement im 4. Quartal stattfindet, planen Sie Ihr Audit so, dass es entweder die Fragen der Umfrage beeinflusst oder auf den Ergebnissen der Umfrage aufbaut.
  • Vermeiden Sie Haupthandelszeiten: Einzelhandelsunternehmen sollten die Ferienzeiten meiden; das Gesundheitswesen sollte das Patientenaufkommen berücksichtigen.
  • Planen Sie ausreichend Zeit ein: Eine mittelgroße Organisation (500-2.000 Mitarbeiter) benötigt in der Regel 8-12 Wochen für ein gründliches Audit
  • Berücksichtigen Sie die Planung für das Geschäftsjahr: Der Abschluss eines Audits im 3. Quartal bedeutet, dass Empfehlungen für das folgende Jahr budgetiert werden können.

Der schlechteste Zeitpunkt für ein Audit ist, wenn Sie sich bereits im Krisenmodus befinden. Planen Sie proaktiv, damit Sie über verwertbare Erkenntnisse verfügen, bevor Kommunikationsprobleme zu Kommunikationsnotfällen werden.

Durchführung eines Audits der internen Kommunikation: Schritt-für-Schritt

Der Auditprozess folgt einer logischen Abfolge: Definieren Sie, was Sie herausfinden wollen, engagieren Sie die richtigen Leute, entwickeln Sie einen Ansatz, sammeln Sie Daten, analysieren Sie die Ergebnisse und erstellen Sie einen Aktionsplan, den die Mitarbeiter tatsächlich umsetzen können.

Im Folgenden finden Sie eine praktische Anleitung, die für ein mittelgroßes Unternehmen innerhalb von 8-12 Wochen durchgeführt werden kann.

Definieren Sie den Umfang und die Ziele

Vage Ziele wie "Verbesserung der Kommunikation" führen zu unscharfen Audits und vergesslichen Berichten. Beginnen Sie damit, konkrete Ergebnisse zu benennen, die Sie erreichen wollen.

Beispielhafte Ziele:

  • "Verstehen, wie gut die Mitarbeiter unsere Strategie für 2025 verstehen und in ihren eigenen Worten erklären können"
  • "Reduzierung doppelter Mitteilungen um 30 % innerhalb von 12 Monaten".
  • "Verbesserung des Zugangs der Mitarbeiter zu wichtigen Sicherheits-Updates innerhalb von 24 Stunden
  • "Identifizieren, welchen aktuellen Kommunikationskanälen vertraut wird und welche ignoriert werden.
  • "Festlegung von Basiskennzahlen für die Effektivität der Kanäle, damit wir den Erfolg im Laufe der Zeit messen können.

Wählen Sie Ihren Anwendungsbereich:

Umfangstyp

Beispiel

Unternehmensweit

Vollständiges Audit über alle Regionen und Funktionen

Regional

Schwerpunkt nur auf EMEA-Betrieb

Funktional

Betrieb, Vertrieb oder Kontaktzentren

Thematisch

Botschaften für Führungskräfte, Sicherheitskommunikation oder Transformationsprogramme

Auch die zeitlichen Grenzen sind wichtig. Legen Sie den Zeitraum fest, den Sie prüfen - in der Regel die letzten 6-12 Monate. Wenn im Jahr 2023 oder 2024 eine bestimmte Initiative gestartet wurde (eine Systemeinführung, ein Rebranding oder eine Umstrukturierung), sollten Sie dies zu einem Schwerpunkt für Ihre Inhaltsüberprüfung machen.

Identifizierung und Einbindung der wichtigsten Stakeholder

Ein Audit ohne die Einbeziehung der Stakeholder ergibt einen Bericht, der niemandem gehört. Binden Sie die richtigen Personen frühzeitig ein.

Rollen, die typischerweise interne Kommunikation besitzen oder beeinflussen:

  • CEO und Führungsteam (Urheber der Botschaft)
  • Personalleiter (verantwortlich für das Mitarbeitererlebnis)
  • Leiter der internen Kommunikation (Strategie und Umsetzung)
  • IT-Leiter (Kanalinfrastruktur)
  • Führungskräfte an vorderster Front (Überbringer von Botschaften)
  • Arbeitnehmervertreter oder ERG-Leiter (Stimme der Zielgruppe)

Fragen zum Stakeholder-Mapping:

  • Wer verfasst die wichtigsten Botschaften in Ihrer Organisation?
  • Wer genehmigt die Mitteilungen, bevor sie verschickt werden?
  • Wer gibt Informationen weiter (z. B. Vorgesetzte, die Teambesprechungen durchführen)?
  • Wer misst die Leistung und berichtet über das Engagement?
  • Wer wird das Audit sponsern und die Umsetzung ab dem 4. Quartal 2024 selbst übernehmen?

Praktische Methoden zur Einbindung:

  • Kick-off-Workshop zur Abstimmung von Zielen und Umfang
  • Interviews mit den Stakeholdern (jeweils 30-45 Minuten) zur Erfassung der Perspektiven
  • Wöchentliche Besprechungen während des Auditzeitraums, um Fortschritte auszutauschen und Hindernisse zu beseitigen
  • Abschließende Präsentationssitzung, um die Akzeptanz zu erhöhen, bevor die Empfehlungen in Kraft treten

Entwerfen Sie Ihre Audit-Methodik

Ein Ansatz mit gemischten Methoden, bei dem quantitative und qualitative Daten kombiniert werden, bietet einen größeren Erkenntnisgewinn als jede Methode für sich. Zahlen sagen Ihnen, was passiert; Geschichten sagen Ihnen, warum.

Quantitative Methoden:

  • Umfragen unter allen Mitarbeitern über Microsoft Forms oder ähnliche Tools
  • Pulsumfragen für schnelle Temperaturüberprüfungen
  • Kanalanalysen (E-Mail-Öffnungen, Intranet-Aufrufe, Videoaufrufdauer)
  • Analyse des Nachrichtenvolumens, sortiert nach Absender und Zielgruppe

Qualitative Methoden:

  • Virtuelle Fokusgruppen über Teams oder Zoom (jeweils 6-10 Teilnehmer anstreben)
  • 1:1-Interviews mit leitenden Angestellten und wichtigen Interessengruppen
  • Mitarbeiter-Fokusgruppen, segmentiert nach Rolle, Standort oder Betriebszugehörigkeit
  • Inhaltsüberprüfung von E-Mails, Intranetbeiträgen und CEO-Videos

Ziele für die Teilnahme:

  • Rücklaufquote der Umfrage: 60-70 % anstreben, um ein genaues Bild zu erhalten
  • Interviews: mindestens 10 Führungskräfte aus verschiedenen Funktionen
  • Fokusgruppen: mindestens 3 große Standorte oder Mitarbeitersegmente

Vertraulichkeit ist entscheidend. Machen Sie deutlich, wie das 2024 gesammelte Mitarbeiterfeedback verwendet wird. Wenn die Mitarbeiter dem Prozess nicht vertrauen, werden sie keine ehrlichen Antworten geben - und Sie erhalten bedeutungslose Ergebnisse.

Erfassen Sie Daten über verschiedene Kanäle und Zielgruppen hinweg

Die Datenerfassung sollte systematisch erfolgen, aber nicht zu umfangreich sein. Konzentrieren Sie sich darauf, Beweise zu sammeln, die Ihre Audit-Fragen beantworten, anstatt alles Mögliche zu sammeln.

Vorhandene Metriken zum Sammeln:

  • Intranet-Seitenaufrufe und durchschnittliche Verweildauer auf der Seite
  • Öffnungs- und Klickraten für E-Mails in den letzten 12 Monaten
  • Zahlen zur Teilnahme an Gemeindeversammlungen zwischen 2023 und 2024
  • Videoanalyse (Aufrufe, Verweildauer, Abbruchpunkte)
  • Nutzung von Collaboration-Tools (Teams/Slack-Message-Volumen, Kanalaktivität)

Erfassung von Daten zur Mitarbeiterwahrnehmung:

  • Klarheit der Botschaften: "Verstehen Sie, was kommuniziert wird?"
  • Häufigkeit: "Erhalten Sie zu viel, zu wenig oder die richtige Menge?"
  • Nützlichkeit: "Können Sie auf die Informationen, die Sie erhalten, reagieren?"
  • Vertrauen: "Glauben Sie, was die Führung kommuniziert?"
  • Antworten mit offenem Text für Nuancen und unerwartete Einsichten

Segmentieren Sie Ihre Zielgruppen:

Segmentieren Sie

Warum das wichtig ist

Hauptsitz vs. Frontlinie

Unterschiedlicher Zugang zu Kanälen und Informationsbedarf

Remote vs. vor Ort

Hybride Mitarbeiter können sich von der Bürokultur abgekoppelt fühlen

Manager vs. Einzelmitarbeiter

Manager brauchen andere Inhalte zur Unterstützung ihrer Teams

Alteingesessene vs. neu eingestellte Mitarbeiter (nach Januar 2023)

Neue Mitarbeiter zeigen Kommunikationslücken bei der Einarbeitung auf

Ziehen Sie in Erwägung, repräsentative Inhalte aus bestimmten Zeiträumen zu prüfen - zum Beispiel, wie interne Prozesse und Kommunikation mit einem Systemausfall Mitte 2023 umgegangen sind. Dies zeigt sowohl Stärken als auch Lücken in Ihrem Krisenkommunikationsansatz auf.

Analysieren Sie die Ergebnisse und identifizieren Sie Lücken

Die Analyse von Daten bedeutet, Zahlen und Geschichten zu kombinieren, um ein klares Bild zu erhalten. Geben Sie nicht nur Statistiken an, sondern erklären Sie, was sie für Ihr Unternehmen bedeuten.

Suchen Sie nach Mustern in Ihren Daten:

  • Wiederkehrende Themen wie die Überlastung mit Nachrichten oder zu viele Newsletter
  • Verwirrung über strategische Prioritäten oder darüber, wie "Erfolg" aussieht
  • Beschwerden über mangelnde lokale Relevanz (globale Botschaften, die nicht zutreffen)
  • Inkonsistente Manager-Kaskaden, bei denen einige Teams informiert sind und andere nicht
  • Spezifische Kommunikationsherausforderungen für Mitarbeiter an der Front oder ohne Schreibtisch

Gruppieren Sie Probleme in Themen:

  • Sichtbarkeit und Erreichbarkeit von Führungskräften
  • Kanalmix und Überschneidungen
  • Qualität des Inhalts und Tonfall
  • Zeitplan und Häufigkeit der Botschaften
  • Messung und Feedbackschleifen

Erstellen Sie einfache visuelle Darstellungen, die die Ergebnisse sofort verständlich machen. Heatmaps zur Darstellung der Kanalleistung, Ampelkennzeichnungen (rot/gelb/grün) für Schlüsselbereiche und einfache Balkendiagramme zum Vergleich von Zielgruppensegmenten sind gut geeignet.

Ziel ist es, die Ergebnisse in eine überschaubare Liste von 5 bis 10 Kernproblemen zu übersetzen, anstatt einen langen, unscharfen Katalog aller erwähnten Probleme zu erstellen. Setzen Sie Prioritäten auf der Grundlage der geschäftlichen Auswirkungen und der Durchführbarkeit von Änderungen.

Einblicke in einen umsetzbaren Plan verwandeln

Einblicke ohne Maßnahmen sind nur interessante Beobachtungen. Aus Ihrem Audit muss ein nach Prioritäten geordneter Aktionsplan hervorgehen, den die Mitarbeiter auch tatsächlich umsetzen werden.

Verwenden Sie einen "Jetzt, als nächstes, später"-Rahmen:

Zeitrahmen

Schwerpunkt

Beispiel Aktionen

Jetzt (Q4 2024)

Schnelle Erfolge mit hoher Wirkung und geringem Aufwand

Konsolidierung von zwei sich überschneidenden Newslettern zu einem einzigen

Nächste (Q1-Q2 2025)

Mittelfristige Verbesserungen, die eine Planung erfordern

Schulung von Managern zu monatlichen Briefing-Paketen

Später (Q3-Q4 2025)

Strukturelle Änderungen, die Budget oder Ressourcen erfordern

Einführung eines neuen Intranets mit verbesserter Suche

Beispielhafte Maßnahmen aus typischen Audits:

  • Einführung eines konsistenten Formats für wöchentliche Führungskräfte-Updates
  • Konsolidierung von sich überschneidenden Newslettern verschiedener Abteilungen
  • Erstellung von Manager-Kommunikations-Toolkits mit vorgefertigten Gesprächspunkten
  • Standardisierung von Vorlagen für wichtige Unternehmensbekanntmachungen
  • Einrichtung eines Kanalrahmens, der festlegt, wann E-Mail vs. Teams vs. Intranet verwendet werden soll
  • Führen Sie regelmäßige Umfragen durch, um Verbesserungen im Laufe der Zeit zu verfolgen.

Legen Sie für jede Aktion fest:

  • einen Verantwortlichen (einen bestimmten Namen, kein Team)
  • Eine Frist
  • Eine einfache Erfolgsmessung

Dadurch wird sichergestellt, dass die Fortschritte nach 3, 6 und 12 Monaten überprüft werden können und die Empfehlungen nicht in der Schublade verschwinden.

Was Ihr internes Kommunikationsaudit bringen sollte

Ein erfolgreiches Kommunikationsaudit endet immer mit klaren, greifbaren Ergebnissen - nicht nur mit Daten. Die Ergebnisse sollten Entscheidungen ermöglichen und zum Handeln anregen.

Erwartete Ergebnisse:

Ergebnis

Beschreibung

Primäres Zielpublikum

Kurzfassung

2-3-seitiger Überblick über die Ergebnisse und strategischen Empfehlungen

Geschäftsleitung und Vorstand

Detaillierter Ergebnisbericht

Vollständige Analyse mit unterstützenden Daten und Zitaten

Kommunikations- und HR-Teams

Snapshot der Kanalleistung

Visuelle Darstellung, welche Kanäle funktionieren und welche Aufmerksamkeit erfordern

Kommunikationsteam

Themen der Mitarbeiterbefragung

Hauptthemen aus dem qualitativen Feedback

Führungsteam

Priorisierter Aktionsplan

Fahrplan mit Verantwortlichen, Fristen und Erfolgsmessungen

Umsetzungsteams

Maßgeschneiderte Ergebnisse für verschiedene Zielgruppen:

  • Für den Vorstand: Eine prägnante Zusammenfassung mit Schwerpunkt auf den Auswirkungen auf das Geschäft und den Ressourcenanforderungen
  • Für Manager: Eine erzählende Version, die erklärt, welche Änderungen sie sehen werden und was von ihnen erwartet wird
  • Für die Mitarbeiter: Eine Zusammenfassung, die zeigt, was Sie gesagt haben, was wir gehört haben und was wir tun, um den Kreis zu schließen.

Gute Audits zeigen auch, "was gut funktioniert". Identifizieren und verstärken Sie gute Praktiken, anstatt sich nur auf Lücken zu konzentrieren. Wenn Ihre Town Halls durchweg gute Ergebnisse erzielen, dokumentieren Sie die Gründe dafür, damit Sie diesen Erfolg an anderer Stelle wiederholen können.

Schlüsselbereiche, die bei jedem Audit der internen Kommunikation untersucht werden sollten

Unabhängig von Ihrem Sektor oder der Größe Ihrer Organisation sollten bestimmte Schwerpunktbereiche in jedem Audit 2024/2025 auftauchen.

Kanal-Ökosystem:

  • E-Mail-Leistung (Volumen, Öffnungsraten, Sättigung)
  • Wirksamkeit des Intranets (Auffindbarkeit, Nutzung, Aktualität der Inhalte)
  • Tools für die Zusammenarbeit (Einführung von Teams/Slack, Ausbreitung der Kanäle)
  • Mobile Apps für Mitarbeiter an der Front und im Außendienst
  • Nutzung der digitalen Beschilderung
  • Gedruckte Materialien (falls noch verwendet)
  • Wie Kanäle zusammenarbeiten - oder konkurrieren

Inhalt und Nachrichtenübermittlung:

  • Klarheit und Lesbarkeit von Schlüsselbotschaften
  • Konsistenz des Tonfalls über alle Kanäle hinweg
  • Relevanz für verschiedene Zielgruppensegmente
  • Übereinstimmung mit der Kommunikationsstrategie und den Werten des Unternehmens
  • Lokalisierung für Regionen oder Berufsgruppen

Kommunikation von Führungskräften und Managern:

  • Sichtbarkeit von CEO und Führungskräften
  • Wirksamkeit der Manager-Kaskade
  • Vertrauen der Manager in die Beantwortung von Teamfragen
  • Erreichbarkeit und Reaktionsfähigkeit der Führungskräfte

Zuhören und Feedback:

  • Formelle Mechanismen: Mitarbeiterbefragungen, Fragen und Antworten auf Rathaustagen, Vorschlagswesen
  • Informelle Mechanismen: offene Kanäle, 1:1-Gespräche mit Managern, Kaffeegespräche
  • Wie fließen die Erkenntnisse in die Entscheidungsfindung ein (sehen die Mitarbeiter Veränderungen aufgrund des Feedbacks?)

Messung und Steuerung:

  • Welche Metriken werden heute verfolgt?
  • Wie werden Entscheidungen im Bereich Kommunikation getroffen (wer genehmigt, wer veröffentlicht)?
  • Ob es eine klare interne Kommunikationsstrategie gibt
  • Vorhandensein eines Redaktionsplans für 2024-2025
  • Qualitätsstandards und Einhaltung der Zugänglichkeit (WCAG 2.2)

Vom Audit zur kontinuierlichen Verbesserung

Ein Audit ist ein Ausgangspunkt, kein einmaliges Ereignis. Die Organisationen, die einen dauerhaften Nutzen aus den Audits ziehen, bauen kontinuierliche Verbesserungen in ihren internen Kommunikationsansatz ein.

Schließen Sie den Kreis zu den Mitarbeitern:

Wenn Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter einholen, wecken Sie die Erwartung, dass etwas damit geschieht. Berichten Sie den Mitarbeitern über die Ergebnisse - teilen Sie ihnen mit, was Sie gelernt haben, was Sie ändern und was Sie beibehalten werden. Dies schafft Vertrauen für künftige Feedback-Mechanismen.

Schaffen Sie wiederkehrende Mechanismen zum Zuhören:

  • Vierteljährliche Pulsumfragen zu bestimmten Kommunikationsthemen
  • Jährliche vertiefte Überprüfungen in Abstimmung mit Ihrer Engagement-Umfrage
  • Monatliche Überprüfung der Kanalanalyse durch Ihr Kommunikationsteam
  • Regelmäßige Manager-Check-Ins, um die Effektivität der Kaskade zu verstehen

Verankern Sie Kommunikations-KPIs:

Fügen Sie interne Kommunikationsmetriken in die Scorecards für Führungskräfte ab 2025 ein. Wenn Führungskräfte an der Effektivität der Kommunikation - und nicht nur an der Unternehmensleistung - gemessen werden, werden sie aufmerksam.

Berücksichtigen Sie Messgrößen wie:

  • Verständnis der Mitarbeiter für die Strategie (gemessen durch Umfragen)
  • Reichweite der Botschaften in der Belegschaft
  • Vertrauen der Manager in die Kommunikation von Veränderungen
  • Trends bei der Einbindung der Kanäle im Laufe der Zeit

Ihr nächster Schritt:

Legen Sie einen Termin fest, um mit der Planung Ihres Audits zu beginnen. Bestimmen Sie einen Sponsor - eine Person mit ausreichenden Befugnissen, um sicherzustellen, dass die Empfehlungen umgesetzt werden. Vereinbaren Sie noch in diesem Quartal einen Termin für eine erste Besprechung mit den wichtigsten Beteiligten.

Ein Audit der internen Kommunikation ist nur dann wertvoll, wenn es zu aussagekräftigen Ergebnissen führt. Die Organisationen, die es als strategische Übung und nicht als Abhaken von Kästchen betrachten, sind diejenigen, die echte Verbesserungen in der Art und Weise feststellen, wie ihre Mitarbeiter miteinander in Kontakt treten, verstehen und handeln.

Beginnen Sie mit klaren Zielen. Sammeln Sie die richtigen Daten. Setzen Sie wertvolle Erkenntnisse in Maßnahmen um. Und dann hören Sie weiter zu.