Ein Intranet fördert die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, indem es verteilten Teams eine gemeinsame Plattform für Kommunikation, Dateiaustausch und Projektplanung bietet – und damit die Silos und Koordinationsprobleme überwindet, die naturgemäß entstehen, wenn Teams nicht mehr im selben Raum sitzen. Da Remote-Arbeit, hybride Arbeitsmodelle und globale Teams mittlerweile zur Normalität geworden sind, ist eine gemeinsame digitale Plattform für die Zusammenarbeit nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit.
Eine Gallup-Studie ergab, dass 85 % der amerikanischen Beschäftigten nicht engagiert bei der Arbeit sind, und ein geringes Engagement untergräbt die Zusammenarbeit direkt. Im Folgenden finden Sie acht konkrete Möglichkeiten, wie ein Intranet diesem Problem entgegenwirkt.
1. Intranets fördern offene Kommunikation
Ob es sich um eine wichtige Unternehmensankündigung, einen öffentlichen Dank an ein Team oder eine Erinnerung an eine Mitarbeiterversammlung handelt – offene Kommunikation ist die Grundlage der Zusammenarbeit. Über ein Intranet können Sie Mitarbeiter über spezielle Kanäle, Direktnachrichten, mit dem Kalender verknüpfte Veranstaltungsankündigungen oder gemeinsam genutzte Dateien erreichen – und so sowohl die Top-down- als auch die Bottom-up-Kommunikation fördern. Je offener ein Unternehmen kommuniziert, desto stärker fühlen sich die Mitarbeiter eingebunden und desto motivierter sind sie, bei gemeinsamen Projekten und Terminen zusammenzuarbeiten.
2. Intranets fördern Transparenz durch Dateifreigabe
Das Gefühl, bei Entscheidungen außen vor zu bleiben, wirkt der Zusammenarbeit aktiv entgegen. Ein Intranet wirkt dem entgegen, indem es Informationen wie Personalrichtlinien, Einarbeitungsprozesse, das Mitarbeiterverzeichnis und Geschäftsberichte für alle offen zugänglich macht. Transparenz ist besonders wichtig, wenn Teams weltweit verteilt sind, da sich die Mitarbeiter nicht mehr darauf verlassen können, im gemeinsamen Büro zufällig wichtige Zusammenhänge mitzubekommen.
3. Intranets bauen Silos ab und sorgen für mehr Klarheit
Ein Kommunikationssilo entsteht, wenn Informationen innerhalb eines Teams verbleiben, anstatt das gesamte Unternehmen zu erreichen, und führt häufig zu Fehlinformationen, falschen Lieferungen oder nicht aufeinander abgestimmten Entscheidungen. Der Abbau von Silos bedeutet, die Kommunikation unternehmensweit zugänglich zu machen, und ein gut implementiertes Intranet mit klaren Kommunikationskanälen erreicht dies direkt, indem es jedem Team denselben gemeinsamen Arbeitsbereich zur Verfügung stellt.
4. Intranets schaffen informelle Verbindungen durch soziale Funktionen
Durch Remote-Arbeit entfallen die kleinen, informellen Interaktionen – ein Gespräch auf dem Flur, ein Plausch in der Mittagspause –, die Teams früher sozial zusammenhielten. Einfache soziale Funktionen wie Reaktionen und Kommentare zu einem Intranet-Beitrag ermöglichen es den Mitarbeitern, wieder ungezwungen miteinander in Kontakt zu treten und Gedanken und Reaktionen so auszutauschen, wie sie es persönlich ganz natürlich tun würden. Das klingt nach einer Kleinigkeit, gleicht aber die Isolation, von der Remote-Mitarbeiter oft berichten, erheblich aus.
5. Intranets machen es einfach, Erfolge zu feiern
Mitarbeiter, deren Arbeit nie gewürdigt wird, haben wenig Anreiz, sich engagiert am nächsten Projekt zu beteiligen. Ein eigener Kanal für Anerkennung im Intranet – für Projekterfolge, Leistungen oder gute Nachrichten – macht Erfolge sichtbar, auch wenn sich Teams nicht persönlich treffen können, und diese Sichtbarkeit stärkt die Motivation, weiter zusammenzuarbeiten.
6. Intranets schaffen Raum für Schulungen und den Aufbau von Kompetenzen
Etwas Neues zu lernen ist eine der zuverlässigsten Methoden, um Selbstvertrauen und Engagement am Arbeitsplatz zu stärken. Ein gut organisiertes Intranet macht es einfach, Schulungsmaterialien zu veröffentlichen, erforderliche Dokumente zu teilen und den richtigen Mitarbeitern Zugriff zu gewähren – und Mitarbeiter, die aktiv lernen, arbeiten in der Regel bereitwilliger mit ihren Kollegen zusammen.
7. Intranets verbinden das gesamte Unternehmen, nicht nur einzelne Teams
Ein Intranet baut nicht nur Silos ab, sondern verbindet auch aktiv Menschen im gesamten Unternehmen miteinander – ein durchsuchbares Mitarbeiterverzeichnis, offene Schulungen, öffentliche Veranstaltungen und themenspezifische Kanäle erleichtern es, Führungskräfte mit Nachwuchskräften oder die Personalabteilung mit dem Marketing zu vernetzen, und zwar auf eine Weise, die sonst nicht von selbst entstehen würde.
8. Intranets geben jedem Mitarbeiter eine Stimme – wenn man sie lässt
Die Einführung eines Intranets ist nur der erste Schritt; den Mitarbeitern eine echte Mitsprache bei der Gestaltung und Nutzung zu gewähren, ist das, was die Zusammenarbeit tatsächlich vorantreibt. Die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter, damit sie Funktionen vorschlagen und sehen können, wie sich ihre eigenen Anregungen in der endgültigen Plattform widerspiegeln, schafft ein viel stärkeres Gefühl der Eigenverantwortung als die bloße Ankündigung eines neuen Tools. Das ist wichtig, denn die Akzeptanz erfolgt nicht von selbst: Eine Studie von Prescient Digital Media ergab, dass nur 13 % der Mitarbeiter ihr Intranet täglich nutzen. Nur wenn man die praktischen Vorteile klar aufzeigt und die Mitarbeiter von Anfang an einbezieht, lässt sich diese Zahl tatsächlich steigern.
Der Einstieg
Der weitere Weg ist einfach: Implementieren Sie das Intranet, sprechen Sie offen mit den Mitarbeitern über dessen Vorteile und die Nutzung und richten Sie Ihre ersten Kanäle ein. Sobald die Mitarbeiter die Plattform wirklich angenommen haben, sind Transparenz und offene Kommunikation entscheidend, um die Zusammenarbeit, die Sie aufbauen wollten, aufrechtzuerhalten.
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FAQ
Wie kann ein Intranet dazu beitragen, Kommunikationssilos innerhalb eines Unternehmens abzubauen?
Kommunikationssilos entstehen, wenn Informationen innerhalb einzelner Teams verbleiben, anstatt das gesamte Unternehmen zu erreichen. Dies kann zu mangelnder Abstimmung, Fehlinformationen und fehlerhaften Entscheidungen führen. Ein Intranet löst dieses Problem, indem es als zentrale Plattform mit offenen Kommunikationskanälen fungiert. So können verschiedene Abteilungen Aktuelles transparent austauschen, anstatt den Austausch auf private E-Mails oder teamspezifische Chats zu beschränken.
Wie lässt sich ein Intranet am besten nutzen, um das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter zu stärken?
Da eine Gallup-Studie ergab, dass 85 % der amerikanischen Mitarbeiter bei der Arbeit nicht engagiert sind, ist Verbundenheit für die Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. Soziale Funktionen wie Reaktionen und Kommentare ermöglichen es Mitarbeitern im Homeoffice, ungezwungen miteinander zu interagieren, so wie sie es in einem physischen Büro tun würden, und spezielle Kanäle zur Anerkennung, in denen Erfolge öffentlich gewürdigt werden, geben den Mitarbeitern einen Grund, sich wertgeschätzt zu fühlen und engagiert zu bleiben.
Wie stellt man sicher, dass die Mitarbeiter ein neues Intranet tatsächlich annehmen und nutzen?
Die Akzeptanz ist eine echte Herausforderung – eine Studie von Prescient Digital Media ergab, dass nur 13 % der Mitarbeiter ihr Intranet täglich nutzen. Indem man die Mitarbeiter von Anfang an in den Implementierungsprozess einbezieht, sodass sie Funktionen mitgestalten können und ihr eigenes Feedback in der Plattform wiederfinden, entsteht ein Gefühl der Eigenverantwortung, das die regelmäßige Nutzung weitaus effektiver fördert als die bloße Ankündigung eines neuen Tools.
Was ist der Unterschied zwischen einem Kommunikationssilo und einer gesunden, teambezogenen Kommunikation?
Teamspezifische Kommunikation wird zum Silo, wenn Informationen, die andere Abteilungen benötigen, diese nie erreichen, was zu Doppelarbeit oder widersprüchlichen Entscheidungen führt. Eine gesunde Kommunikation ermöglicht es Teams, eigene Arbeitskanäle zu nutzen und gleichzeitig wichtige Updates über eine gemeinsame Plattform an das gesamte Unternehmen weiterzugeben, sodass nichts Entscheidendes in der Blase eines einzelnen Teams gefangen bleibt.
