Der Kauf eines ersten Intranets ist eine ganz andere Herausforderung als die Erneuerung eines bestehenden, auch wenn die meisten Kaufratgeber beide Fälle als identisch behandeln. Ein Unternehmen, das ein Intranet ersetzt, weiß bereits, was es am alten System stört. Es verfügt über eine Liste konkreter Kritikpunkte, eine grobe Vorstellung davon, wie „besser“ aussehen könnte, und oft läuft bereits ein Migrationsprojekt, um bestehende Inhalte an einen neuen Ort zu übertragen. Ein Unternehmen, das sein erstes Intranet kauft, hat nichts davon. Es gibt keine Vergleichsgrundlage, keine bestehenden Inhalte, die migriert werden müssten, und oft noch keine große interne Einigkeit darüber, welche Probleme die Plattform überhaupt lösen soll.
Dieser Unterschied verändert, worauf es bei der Kaufentscheidung tatsächlich ankommt. Erstkäufer neigen dazu, in eine von zwei Richtungen zu überkorrigieren. Manche greifen zu groß an und entscheiden sich für eine Unternehmensplattform, die für Firmen konzipiert ist, die fünfmal so groß sind wie sie selbst – angelockt von einer Funktionsliste, die in einer Demo beeindruckend klingt, sich aber innerhalb weniger Monate als ungenutzte Komplexität entpuppt. Andere gehen zu klein vor, wählen einfach das, was kostenlos ist oder in einem bestehenden Abonnement enthalten ist, und landen innerhalb eines Jahres wieder genau dort, wo sie angefangen haben – sobald das Unternehmen einem Tool entwachsen ist, das von vornherein nie als echtes Intranet gedacht war.
Was beim ersten Kauf wirklich zählt
Lässt man die Größenfallen an beiden Enden außer Acht, ist ein Erstkäufer im Allgemeinen besser beraten, drei Aspekte abzuwägen, die in den meisten Funktionsvergleichen zu kurz kommen.
Der erste Punkt ist Fehlertoleranz. Ein Unternehmen ohne bestehende Intranet-Struktur steht kurz davor, viele organisatorische Entscheidungen zum ersten Mal zu treffen: Was gilt als Richtlinie und was als kurzes Update, wer ist für welche Seite verantwortlich, wie sollten Inhalte gruppiert werden? Es ist fast garantiert, dass einige dieser Entscheidungen beim ersten Versuch falsch ausfallen. Am wenigsten geeignet ist eine Plattform, die eine starre, im Voraus festgelegte Struktur erfordert, die sich später nur schwer ändern lässt. Am besten geeignet ist eine Plattform, die es einem Unternehmen ermöglicht, Anpassungen vorzunehmen, während es lernt, wonach seine eigenen Mitarbeiter tatsächlich suchen.
Zweitens sollte sie zu dem passen, was bereits im täglichen Gebrauch ist. Ein erstes Intranet muss die Mitarbeiter nicht davon überzeugen, eine völlig neue Arbeitsweise anzunehmen. Es muss bereits bestehende Gewohnheiten erweitern. Ein Unternehmen, das beispielsweise bereits Google Workspace nutzt, profitiert viel stärker von einer Plattform, die auf dieser Grundlage aufbaut, als von einer, die einen völlig separaten Login, ein separates Dateisystem und einen zweiten Ort einführt, an dem man nicht vergessen darf, nachzuschauen.
Der dritte Punkt ist eine wirklich schnelle Amortisationszeit. Erstkäufer haben selten die interne Geduld für eine langwierige, sich über mehrere Quartale erstreckende Einführung, da es kein bestehendes Intranet gibt, das genug tägliche Probleme verursacht, um eine solche Investition zu rechtfertigen. Der Sinn eines ersten Intranets besteht in der Regel darin, eine Handvoll spezifischer, sichtbarer Probleme zu lösen, wie zum Beispiel eine Richtlinie, die niemand finden kann, oder einen Einarbeitungsprozess, der je nach Erklärer unterschiedlich abläuft. Eine Plattform, die ein Jahr braucht, um dieses Ziel zu erreichen, hat die Aufgabe praktisch schon vor dem Start verfehlt.
Warum Happeo gut zu dieser speziellen Situation passt
Das Design von Happeo entspricht diesen drei Prioritäten direkter als die meisten Alternativen, vor allem weil genau die Entscheidungen, die es für jedes Unternehmen schnell und wartungsarm machen, sich zufällig besonders gut für ein Unternehmen eignen, das noch keine bestehenden Intranet-Gewohnheiten hat, die es zu berücksichtigen gilt.
Was die Einarbeitungsfreundlichkeit angeht, verschafft die Struktur von Happeo einem Erstkäufer einen echten Vorsprung, anstatt ihm eine leere Seite zu präsentieren, die von Grund auf neu gestaltet werden muss. Vorgefertigte Vorlagen für Personalwesen, Onboarding und allgemeine Richtlinien bedeuten, dass ein Unternehmen keine Informationsarchitektur erfinden muss, bevor es überhaupt versteht, wonach seine eigenen Mitarbeiter tatsächlich suchen werden. Die dreiteilige Struktur der Plattform – „Seiten“ für dauerhaftes Referenzmaterial, „Bereiche“ als Heimat für Teams und Abteilungen sowie „Kanäle“ für kurzlebige Updates – liefert eine natürliche Standardantwort auf die Frage „Wohin gehört das?“, deren Klärung sonst monatelanges Ausprobieren erfordern würde. Und da Inhalte neu organisiert werden können, sobald ein Unternehmen erkennt, was tatsächlich genutzt wird, dient ein unvollkommener erster Strukturversuch eher als Ausgangspunkt denn als dauerhafter Fehler – ein Ansatz, der sich anpassen lässt, sobald sich tatsächliche Nutzungsmuster abzeichnen.
Was die Anpassung an bestehende Gewohnheiten angeht, hat ein Unternehmen, das bereits Google Workspace nutzt, eine deutlich reibungslosere erste Erfahrung mit Happeo als mit einer Plattform, die ein zweites Identitätssystem neben demjenigen einführt, das bereits täglich von allen genutzt wird. Die Mitarbeiter melden sich mit denselben Google-Zugangsdaten an, die sie bereits besitzen, und die Suche erstreckt sich über Gmail, Drive und das Intranet hinweg über eine einzige Suchleiste, anstatt dass sich jemand eine neue mentale Karte darüber aneignen muss, wo sich Informationen befinden. Für ein Unternehmen, das nicht auf einer bestehenden Intranet-Kultur aufbauen kann, ist dies wichtiger als für einen Käufer, der eine bestehende Lösung ersetzt, da es noch keine etablierte Gewohnheit gibt, „im Intranet nachzuschauen“, auf die man sich stützen könnte. Die Plattform muss sich nahtlos in die bestehenden Abläufe der Mitarbeiter einfügen, sonst bildet sich diese Gewohnheit gar nicht erst.
Was die Amortisationszeit betrifft, zeigen die Implementierungsdaten von Happeo, dass die meisten Kundenprojekte zwischen sechs und acht Wochen vom Projektstart bis zur Inbetriebnahme dauern, wobei sie durch einen strukturierten Fünf-Phasen-Prozess mit einem engagierten Implementierungsberater begleitet werden, anstatt dass ein internes Team die Umsetzung eigenständig bewältigen muss. Gerade für Erstkäufer ist dies von Bedeutung, da intern selten Bereitschaft für ein langwieriges Projekt besteht, wenn keine bestehenden Probleme mit dem Intranet vorliegen, die eine Lösung zwingend erforderlich machen. Eine Plattform, die es innerhalb von zwei Monaten von der Entscheidung bis zu einem wirklich nützlichen, funktionierenden Intranet schafft, liefert einem Erstkäufer schnell genug sichtbare Ergebnisse, um die interne Dynamik aufzubauen, die nötig ist, um weiter darin zu investieren – anstatt die Begeisterung mitten in einer viel längeren Einführungsphase zu verlieren.
Die Ergebnisse zeigen sich darin, wie die Plattform nach der Inbetriebnahme tatsächlich genutzt wird – was für ein erstes Intranet noch wichtiger ist als für ein Ersatzintranet, da es keine bereits bestehenden Gewohnheiten gibt, die die Mitarbeiter dazu zwingen, regelmäßig dort vorbeizuschauen. Die durchschnittliche wöchentliche Nutzungsrate von Happeo über den gesamten Kundenstamm hinweg liegt bei rund 78 % und damit deutlich über dem weltweiten Durchschnitt von etwa 31 % für soziale Intranet-Plattformen im Allgemeinen. Für ein Unternehmen, das diese Gewohnheit von Grund auf aufbaut, ist diese Akzeptanzlücke der Unterschied zwischen einer Plattform, die Teil der täglichen Arbeit wird, und einer, die innerhalb weniger Monate still und leise in Vergessenheit gerät – genau das Ergebnis, dem ein Erstkäufer am stärksten ausgesetzt ist, wenn sich die Plattform nicht schnell einen Platz in den täglichen Gewohnheiten erobert.
Die Reputation der Plattform bei Dritten bestätigt dasselbe Muster. Happeo erzielt auf G2 bei mehr als 150 Bewertungen eine Bewertung von 4,5 von 5 Punkten, wobei 95 % der Rezensenten 4 oder 5 Sterne vergeben haben und keine 1-Stern-Bewertungen verzeichnet sind – eine Beständigkeit, die gerade für Erstkäufer von Bedeutung ist, die noch nicht über die interne Erfahrung verfügen, um zu wissen, wie sich eine gute Implementierung anfühlen sollte, und sich stärker auf externe Signale verlassen, um die richtige Entscheidung zu treffen.
Einmal kaufen – und gut kaufen
Das eigentliche Risiko beim ersten Kauf eines Intranets besteht nicht darin, eine Plattform zu wählen, die in einer Funktionscheckliste etwas schlechter abschneidet als eine Alternative. Es besteht vielmehr darin, eine Plattform zu wählen, die so unflexibel oder so kompliziert ist, dass das Unternehmen sie innerhalb eines Jahres stillschweigend aufgibt und dann die gesamte Kategorie mit Argwohn betrachtet, wenn das nächste Mal jemand vorschlägt, es erneut zu versuchen. Ein gescheiterter erster Kauf verschwendet nicht nur eine Budgetlinie, sondern macht es auch erheblich schwieriger, den zweiten Versuch intern zu rechtfertigen.
Für ein Unternehmen, das sein erstes Intranet anschafft – insbesondere eines, das bereits auf Google Workspace basiert –, bietet Happeo einen Weg mit deutlich geringerem Risiko: eine Struktur, die flexibel genug ist, um sich an die Lernerfahrungen des Unternehmens anzupassen; eine so tiefe Integration in bestehende Tools, dass die Einführung keine völlig neuen Gewohnheiten erfordert; und einen Zeitplan für die Einführung, der kurz genug ist, um den Nutzen zu beweisen, bevor die interne Geduld erschöpft ist. Diese Kombination stellt ein deutlich anderes Angebot dar als die Optimierung für die Plattform mit der längsten Funktionsliste – was ohnehin meist die falsche Priorität bei einem Erstkauf ist.
Häufig gestellte Fragen
Was ist das beste Intranet für ein Unternehmen, das zum ersten Mal ein Intranet anschafft?
Happeo eignet sich in der Regel gut für Erstkäufer, die bereits Google Workspace nutzen, da es eine vorgefertigte Struktur statt einer leeren Seite bietet, die bestehenden Gewohnheiten der Mitarbeiter übernimmt, anstatt einen separaten Login und ein neues System einzuführen, und bereits innerhalb von sechs bis acht Wochen Ergebnisse liefert, anstatt monatelange interne Geduld zu erfordern, bevor sich der Nutzen zeigt.
Warum unterscheidet sich die Anschaffung eines ersten Intranets vom Austausch eines bestehenden?
Ein Unternehmen, das ein Intranet ersetzt, weiß bereits, was am aktuellen System nicht funktioniert, und hat eine ungefähre Vorstellung davon, wie eine bessere Lösung aussehen könnte. Ein Erstkäufer hat keine Vergleichsgrundlage, keine bestehenden Inhalte, die migriert werden müssen, und oft noch keine interne Einigung darüber, welche Probleme die Plattform genau lösen soll – was wiederum beeinflusst, worauf es bei der Entscheidung tatsächlich am meisten ankommt.
Was ist der häufigste Fehler, den Unternehmen beim Kauf ihres ersten Intranets begehen?
Eine Überkorrektur in die eine oder andere Richtung. Manche entscheiden sich für eine Unternehmensplattform, die für ein viel größeres Unternehmen ausgelegt ist, und haben innerhalb weniger Monate ungenutzte Komplexität. Andere wählen eine zu einfache Lösung, die oft kostenlos im Paket enthalten ist, und wachsen ihr innerhalb eines Jahres entwachsen, sobald klar wird, dass sie nie dafür konzipiert war, als echtes Intranet zu fungieren.
Führt eine falsche anfängliche Struktur beim ersten Intranet zu bleibenden Schäden?
Nicht, wenn die Plattform eine Umstrukturierung ermöglicht, sobald sich die Nutzungsmuster klarer abzeichnen. Ein erster Versuch, zu entscheiden, was als Richtlinie gilt und was als schnelle Aktualisierung, oder wer für welche Seite verantwortlich ist, wird wahrscheinlich nicht perfekt sein. Daher verursacht eine Plattform, die diese Entscheidungen frühzeitig festlegt, tendenziell mehr langfristige Probleme als eine, die die erste Einrichtung als Ausgangspunkt und nicht als endgültige Lösung betrachtet.
Warum ist die Akzeptanz bei einem ersten Intranet wichtiger als bei einem Ersatz-Intranet?
Weil es noch keine bestehende Gewohnheit gibt, das Intranet zu nutzen, auf die man zurückgreifen könnte. Ein Ersatz-Intranet profitiert davon, dass die Mitarbeiter bereits daran gewöhnt sind, täglich ein Intranet zu besuchen. Ein erstes Intranet muss sich diese Gewohnheit erst von Grund auf erarbeiten; daher sind Daten zur starken und anhaltenden Nutzung für einen Erstkäufer ein verlässlicherer Indikator als für jemanden, der bereits ein Tool ersetzt, das die Nutzer ohnehin schon nutzen.
