Finanzdienstleister stehen vor einem besonderen Dilemma: Vorschriften verlangen oft, dass Transaktionsdaten und Kundenkorrespondenz über Jahre hinweg aufbewahrt werden, während Mitarbeiter diese Informationen sofort abrufen müssen und die IT-Abteilung sie vor Datenlecks schützen muss. Ein modernes, cloudbasiertes Intranet löst dieses Problem direkt – es zentralisiert die Daten unter strengen Zugriffskontrollen und sorgt gleichzeitig für eine so schnelle Suche, dass Compliance und Benutzerfreundlichkeit nicht mehr im Widerspruch zueinander stehen.
Das ist nicht mehr das schwerfällige, lokal betriebene Intranet von vor einem Jahrzehnt. Ein gut konzipiertes Cloud-Intranet fungiert als zentrale Informationsquelle für das Unternehmen und bietet gleichzeitig verteilten Teams die Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und in Verbindung zu bleiben.
Warum Finanzdienstleister in Intranet-Lösungen investieren
Eine Investition in ein Intranet zahlt sich speziell für Finanzinstitute in fünf konkreten Punkten aus.
Es unterstützt den Übergang zu hybridem und remoteem Arbeiten. Die Finanzdienstleistungsbranche hat sich in der Vergangenheit nur zögerlich auf remote-freundliche Tools eingelassen, doch die Pandemie hat diesen Wandel erzwungen, und die meisten Institute haben nicht vor, ihn vollständig rückgängig zu machen. Ein Cloud-Intranet bietet verteilten Mitarbeitern einen gemeinsamen Ort, an dem sie unabhängig von ihrem Standort zusammenarbeiten, kommunizieren und in Verbindung bleiben können.
Es verringert das Risiko fehlerhafter oder veralteter Informationen. Dateien, die auf lokalen Desktops gespeichert und als E-Mail-Anhänge weitergegeben werden, sorgen schnell für Verwirrung – Nachrichten gehen verloren, und Mitarbeiter verrichten doppelte Arbeit, um die „richtige“ Version zu finden. Ein Intranet synchronisiert Dokumente automatisch mit der Cloud, sodass Kollegen mit derselben aktuellen Version arbeiten, anstatt Download-Ordner zu durchsuchen.
Es ermöglicht die Einhaltung von Branchenstandards und Vorschriften. Der durchschnittliche Mitarbeiter im Finanzdienstleistungssektor hat ab seinem ersten Arbeitstag Zugriff auf rund 11 Millionen Dateien, was an sich schon ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellt. Ein modernes Intranet ermöglicht es Ihnen, detaillierte Berechtigungen festzulegen, mit denen Sie genau steuern können, wer bestimmte Inhalte sehen, erstellen und verwalten darf, wodurch die Governance unkompliziert wird und nicht erst im Nachhinein berücksichtigt werden muss.
Es steigert die Produktivität der Mitarbeiter. Jede Minute, die mit der Suche nach einem Dokument verbracht wird, ist eine Minute, die nicht für die eigentliche Arbeit genutzt wird. Ein Intranet bündelt alles, was Mitarbeiter benötigen, an einem zentralen, leicht durchsuchbaren Ort.
Es verbessert das Engagement der Mitarbeiter. Mitarbeiter im Homeoffice oder im Hybridmodell fühlen sich oft von der Unternehmenskultur abgekoppelt. Ein gut aufgebautes Intranet bietet dieser Kultur einen Ort, an dem sie tatsächlich gelebt und verbreitet werden kann, anstatt sich auf zufällige Interaktionen im Büro zu verlassen, die nicht mehr so häufig stattfinden.
9 wichtige Funktionen, auf die Sie bei einem Intranet für Finanzdienstleister achten sollten
Nicht jede Intranet-Plattform ist darauf ausgelegt, die spezifischen Anforderungen der Finanzdienstleistungsbranche zu erfüllen. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten.
Sicheres und konformes Wissensmanagement. Achten Sie insbesondere auf die Zertifizierung nach ISO 27001 – ein externes Audit, das bestätigt, dass die Sicherheitsprozesse eines Anbieters strenge internationale Standards erfüllen, und nicht nur auf eine Selbstauskunft.
Universelle Suchfunktionen. Mitarbeiter im Finanzdienstleistungssektor benötigen häufig Unterlagen, die bereits Jahre alt sein können. Eine Plattform mit leistungsstarker universeller Suche ermöglicht es den Mitarbeitern, das Gesuchte zu finden, unabhängig davon, ob es sich im Intranet, auf einem gemeinsamen Laufwerk oder auf einem lokalen Desktop befindet, anstatt jedes System einzeln durchsuchen zu müssen.
Strenge Governance-Kontrollen. Wählen Sie eine Plattform, mit der Sie benutzerdefinierte Zugriffsrechte bis hinunter auf die einzelne Seite, den Kanal oder den einzelnen Inhalt festlegen können – idealerweise mit der Möglichkeit, diese Zugriffsrechte auf bestehende Google-Gruppen abzustützen, damit die Zugriffsverwaltung nicht zu einer manuellen, fortlaufenden Aufgabe wird.
Ein durchsuchbares Mitarbeiterverzeichnis. Da immer mehr Mitarbeiter im Homeoffice oder im Hybridmodell arbeiten, wird ein umfassendes Verzeichnis, das nach Name, Funktion, E-Mail-Adresse oder Standort durchsucht werden kann, unerlässlich, damit die Mitarbeiter einfach wissen, mit wem sie zusammenarbeiten.
Verwaltung des Inhaltslebenszyklus. Achten Sie auf eine Plattform, die veraltete Seiten kennzeichnet und veraltete Inhalte automatisch archivieren kann, da eine manuelle Überprüfung einer großen Wissensdatenbank auf Richtigkeit in großem Maßstab nicht realistisch ist.
Tools für die interne Kommunikation. Durch segmentierte Kanäle für unternehmensweite Nachrichten einerseits und spezifische Teams oder Abteilungen andererseits bleibt die Kommunikation zielgerichtet und überfordert niemanden, wobei Reaktionen und Lesebestätigungen bestätigen, dass die Nachrichten tatsächlich ankommen.
Funktionen für soziale Zusammenarbeit. Kanäle dienen nicht nur offiziellen Geschäftsangelegenheiten – Räume für informelle Teamaustausch sind wichtig, um der Isolation entgegenzuwirken, von der Remote- und Hybrid-Mitarbeiter oft berichten.
Personalisierte Startseiten. Eine Plattform, auf der Mitarbeiter ihre eigene Startseite und ihren Newsfeed individuell anpassen können, sorgt für Übersichtlichkeit und stellt die relevantesten Informationen für jeden Einzelnen in den Vordergrund.
Inhalts- und Nutzeranalysen. Anhand von Analysen, die aktive Nutzer sowie die Leistung bestimmter Kanäle oder Seiten aufzeigen, können Sie tatsächlich überprüfen, ob das Intranet funktioniert, anstatt dies nur anzunehmen.
Wie Happeo speziell die Finanzdienstleistungsbranche unterstützt
Happeo wurde entwickelt, um die beiden Prioritäten in Einklang zu bringen, die Finanzinstitute gleichzeitig gewährleisten müssen: schnellen Zugriff auf Informationen und strenge Sicherheitsvorkehrungen.
Das Mitarbeiterverzeichnis und das automatisch generierte Organigramm von Happeo helfen Remote-Mitarbeitern dabei, zu verstehen, wer ihre Kollegen sind und wie die Organisation aufgebaut ist, während kollaborative Kanäle den Teams einen Raum für Kommunikation und den Austausch von Ideen bieten. Dank der universellen Suche sind Mitarbeiter immer nur wenige Klicks von dem entfernt, was sie benötigen – und müssen nicht mehr wie früher E-Mail-Anhänge durchforsten, um die aktuellste Version einer Datei zu finden.
Happeo ist nach ISO 27001 zertifiziert, was bedeutet, dass seine Sicherheitsprozesse, Mitarbeiter und Technologien extern nach strengen internationalen Standards geprüft wurden. Was die Implementierung betrifft, beträgt die typische Einführungszeit bei Happeo 6 bis 8 Wochen, was im Vergleich zum Branchendurchschnitt schnell ist.
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Häufig gestellte Fragen
Warum benötigen Finanzdienstleistungsunternehmen gerade ein Intranet?
Finanzdienstleister müssen strenge regulatorische Anforderungen zur mehrjährigen Aufbewahrung von Unterlagen mit dem Bedürfnis der Mitarbeiter in Einklang bringen, diese Informationen sofort abrufen zu können. Ein modernes Cloud-Intranet löst dieses Problem, indem es Daten sicher hinter detaillierten Zugriffsberechtigungen speichert und gleichzeitig eine schnelle Suche ermöglicht; außerdem unterstützt es die hybriden und Remote-Arbeitsmodelle, die in der Branche seit der Pandemie zunehmend Einzug gehalten haben.
Wie trägt ein Intranet zur Compliance und Datensicherheit im Finanzsektor bei?
Der durchschnittliche Mitarbeiter im Finanzdienstleistungssektor hat bereits ab seinem ersten Arbeitstag Zugriff auf rund 11 Millionen Dateien, was ohne angemessene Kontrollen ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellt. Ein modernes Intranet begegnet diesem Problem durch detaillierte Zugriffsrechte, die regeln, wer Inhalte einsehen, erstellen und verwalten darf, kombiniert mit Zertifizierungen durch unabhängige Stellen wie ISO 27001, die bestätigen, dass die Sicherheitsprozesse strenge internationale Standards erfüllen.
Auf welche Funktionen sollten Finanzinstitute bei der Auswahl eines Intranets besonderen Wert legen?
Die wichtigsten Funktionen sind ein sicheres und konformes Wissensmanagement (idealerweise nach ISO 27001 zertifiziert), eine universelle Suche über mehrere Speicherorte hinweg, detaillierte Governance-Kontrollen, ein durchsuchbares Mitarbeiterverzeichnis sowie ein Content-Lebenszyklus-Management, das veraltete Seiten automatisch kennzeichnet oder archiviert. Tools für die interne Kommunikation, Funktionen zur sozialen Zusammenarbeit und Nutzungsanalysen runden die Kriterien ab, die ein Finanzinstitut bewerten sollte.
Wie lange dauert es in der Regel, ein Intranet für Finanzdienstleister einzurichten? Die Zeitpläne variieren je nach Anbieter, aber eine schnelle, gut betreute Implementierung kann bereits in 6 bis 8 Wochen erfolgen – statt der Monate, die eine herkömmliche, vor Ort installierte Lösung erfordern würde. Suchen Sie nach einem Anbieter, der ein strukturiertes Onboarding und eine Automatisierung der Berechtigungen in Verbindung mit Ihrem bestehenden Identitätssystem anbietet, da dies die Einführung beschleunigt, ohne die für den Finanzdienstleistungssektor erforderlichen Sicherheitskontrollen zu beeinträchtigen.
