Wenn Sie in den 90er-Jahren oder Anfang der 2000er-Jahre ein Unternehmensintranet genutzt haben, weckt dieser Begriff bei Ihnen wahrscheinlich keine Begeisterung. Diese alten Systeme waren oft umständlich, verwirrend und einfach nur unangenehm zu bedienen.
Aber wir haben seit diesen verstaubten alten Programmen, die niemand nutzen wollte, einen langen Weg zurückgelegt, und die heutigen Unternehmensintranets sind von ganz anderer Art. Sie sind ansprechend, ästhetisch ansprechend und voller Funktionen, die die Zusammenarbeit zum Kinderspiel machen.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über sieben Vorteile von Unternehmens-Intranets sowie einige Anwendungsbeispiele aus der Praxis, die zeigen, wie leistungsstark diese Systeme sein können.
Doch zunächst eine kurze Definition.
Was ist ein Unternehmensintranet?
Ein Unternehmensintranet ist ein sicheres Netzwerk, auf das nur Personen innerhalb einer Organisation Zugriff haben. Sein Hauptzweck besteht darin, den Mitarbeitern einen Raum zum Austausch von Dateien, zur Kommunikation und zur Zusammenarbeit zu bieten. Unternehmensintranets sind besonders wertvoll in der heutigen Welt des Remote- und Hybrid-Arbeitens, in der Kollegen Tools benötigen, um auch aus der Ferne effektiv zusammenzuarbeiten.
Warum brauchen Sie ein Unternehmensintranet? 7 wesentliche Vorteile
Hier sind sieben Vorteile, die die besten Unternehmensintranets einem Unternehmen bieten können:
1. Steigert das Mitarbeiterengagement
Unternehmensintranets ermöglichen es den Mitarbeitern, sich gegenseitig kennenzulernen, auch wenn sie meilenweit voneinander entfernt sind. Dies hilft ihnen, sich mit ihrem Unternehmen verbunden zu fühlen, was das Engagement verbessert und sogar die Mitarbeiterbindung stärkt.
Jedes Intranet ist anders, aber die besten verfügen über soziale und kollaborative Funktionen wie gemeinsame Kanäle, Beiträge und Reaktionen, die dazu beitragen, alle miteinander zu verbinden.
2. Fördert eine bessere Kommunikation
Die besten Unternehmens-Intranets ermöglichen es Mitarbeitern auf allen Ebenen, Beiträge, Kommentare und Artikel zu teilen, was eine Kultur der offenen Kommunikation auf breiter Basis fördert.
Viele Lösungen lassen sich zudem in Tools wie Slack oder Microsoft Teams integrieren, sodass Sie einem Kollegen direkt aus Ihrer Intranet-Plattform heraus eine Nachricht senden können. Ihr Intranet wird so zu Ihrem All-in-One-Tool für eine bessere und effektivere Kommunikation.
3. Ermöglicht den Informationsaustausch
Ein Unternehmensintranet ist der perfekte Ort für Mitarbeiter, um Informationen zu speichern, zu teilen und darauf zuzugreifen. Alles – von Unternehmensrichtlinien über gemeinsame Kalender bis hin zu Ihrem Mitarbeiterverzeichnis – kann (und sollte) in Ihrem Unternehmensintranet gespeichert werden.
Auf diese Weise wissen Ihre Mitarbeiter immer, wo sie die benötigten Informationen finden – ohne sich durch gemeinsame Laufwerke wühlen oder Seiten um Seiten mit E-Mails durchblättern zu müssen, um diesen einen Anhang zu finden.
4. Steigert die Produktivität
Hattest du schon einmal eine wichtige Aufgabe zu erledigen, wurdest aber bei der Suche nach der richtigen Version eines Dokuments abgelenkt? Oder musstest du zwischen Tabs wechseln, um auf eine Nachricht eines Kollegen zu antworten, und bist dabei völlig vom Thema abgekommen?
Wenn sich alles – von Ihren Kommunikationswerkzeugen bis hin zu den benötigten Dateien und Informationen – an einem Ort befindet, wird das Leben viel einfacher. Mit anderen Worten: Ein Unternehmensintranet ist der Schlüssel zu einem produktiveren, optimierten und stressfreieren Arbeitsalltag.
5. Bietet leistungsstarke Suchfunktionen
Laut einem McKinsey-Bericht verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter etwa 20 % seiner Arbeitswoche damit, Informationen zu suchen und zusammenzustellen. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch eine enorme Zeitverschwendung für Ihre Mitarbeiter.
Die besten Intranet-Lösungen für Unternehmen verfügen über leistungsstarke Suchfunktionen, mit denen Sie gleichzeitig E-Mails, Ihre Intranet-Plattform und Ihre gemeinsam genutzten Laufwerke durchsuchen können, sodass Ihre Mitarbeiter die benötigten Dateien in Sekundenschnelle finden. Happeo geht mit seiner KI-gestützten Knowledge Engine noch einen Schritt weiter: Sie kennzeichnet Inhalte, die fehlen, veraltet oder inkonsistent sind, sodass die Mitarbeiter auf zuverlässige Antworten vertrauen können.
6. Bietet erhöhte Sicherheit
Mitarbeiterdaten, Kundendaten, streng geheime Geschäftsstrategien: Fast jedes Unternehmen muss mit einer gewissen Menge vertraulicher Informationen umgehen, und ein gutes Unternehmensintranet bietet einen sicheren Ort, um diese zu speichern.
Bei Happeo beispielsweise werden alle Daten sicher in der Google Cloud gespeichert, sodass Sie von erstklassigen Sicherheitsprotokollen profitieren. Sie können zudem Zugriffskontrollen einrichten, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen die sensibelsten Bereiche Ihres Intranets einsehen können.
7. Reduziert den E-Mail-Verkehr
Ständig E-Mails zu erhalten, kann Sie aus dem Arbeitsfluss reißen, Ihre Denkprozesse unterbrechen und generell Ihren Arbeitstag durcheinanderbringen – doch ein Unternehmensintranet kann Abhilfe schaffen.
Die Nutzung eines Intranets bedeutet den Wechsel von einer „Fragekultur“ zu einer „Suchkultur“. Einfach ausgedrückt: Ihre Kollegen müssen sich nicht mehr gegenseitig mit E-Mails bombardieren, da sie stattdessen nach den benötigten Informationen suchen können.
Wie nutzen Unternehmen Unternehmensintranets?
Um Ihnen zu verdeutlichen, wie ein Intranet einem Unternehmen helfen kann, finden Sie hier einige Beispiele dafür, wie echte Kunden mit dem Unternehmensintranet von Happeo Erfolge erzielt haben.
Zur Erleichterung von Fusionen
Die Inspire Education Group ist eine Organisation, die aus der Fusion zweier Hochschulen hervorgegangen ist. Die Gruppe sah in der Fusion eine Chance, neue und effizientere Kommunikationsmethoden einzuführen, und führte daher das Unternehmensintranet von Happeo ein, um die beiden ehemals getrennten Einheiten miteinander zu verbinden.
Mit Happeo hoffte die IEG, die Anzahl der versendeten internen E-Mails zu reduzieren, den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen zu verringern und die Sichtbarkeit ihrer Führungskräfte zu verbessern – eine zentrale Herausforderung im Bildungsbereich.
Mit Happeo gelang es der Gruppe, alle Mitarbeiter miteinander zu vernetzen, indem wichtige Inhalte geteilt und die Stärke ihrer ausgeprägten Unternehmenskultur genutzt wurden.
Der Übergang zu einem „Remote-First“-Modell
Ende 2020 bereitete sich ActivTrak darauf vor, ein „Remote-First“-Unternehmen zu werden. Das Unternehmen benötigte ein Tool, das es den Mitarbeitern ermöglichte, über große Entfernungen hinweg zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Außerdem musste die Unternehmenskultur gewahrt bleiben, was in einer Remote-Umgebung eine Herausforderung darstellen kann.
Mithilfe von Happeo schuf ActivTrak eine gut strukturierte Wissensdatenbank, in der die Mitarbeiter aus der Ferne zusammenarbeiten und Informationen finden konnten. Außerdem nutzte das Unternehmen die sozialen Funktionen von Happeo optimal, indem es die Mitarbeiter dazu ermutigte, sich gegenseitig kennenzulernen – auch wenn sie sich noch nie persönlich begegnet waren.
Um globale Teams zu vereinen
Riwal ist ein globales Unternehmen mit 2.600 Mitarbeitern, verteilt auf 75 Niederlassungen in 16 Ländern. Das Unternehmen benötigte eine Plattform, um seine Belegschaft zu vereinen, zu der eine große Anzahl von Mitarbeitern ohne festen Arbeitsplatz gehört, wie Lkw-Fahrer und Techniker.
Mit Happeo gelang es Riwal, seine gesamte Belegschaft zu vernetzen – dank der Integration der Plattform mit Google Translate, die es Mitarbeitern aller Nationalitäten ermöglicht, Momente des Austauschs mit Kollegen auf der ganzen Welt zu teilen. Dank der mobilen App von Happeo konnte Riwal zudem den Kontakt zu seinen Mitarbeitern ohne festen Schreibtisch herstellen.
Zur Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation
MINT Dentistry ist ein Zusammenschluss von über 60 Zahnarztpraxen im Raum Dallas und Houston. Das Unternehmen wandte sich an Happeo, um die stockende Kommunikation und das Gefühl der Entfremdung unter den Mitarbeitern zu beheben, die sich im Allgemeinen nicht mit Kollegen an anderen Standorten verbunden fühlten.
Seit der Einführung des Happeo-Unternehmensintranets verzeichnet MINT Dentistry einen enormen Anstieg des Engagements, sowohl innerhalb der Teams als auch abteilungsübergreifend. Das Organigramm hilft den Mitarbeitern zu verstehen, wie alle miteinander verzahnt sind, während Funktionen wie Kommentare und Reaktionen auf Beiträge ein vertrautes, an soziale Medien erinnerndes Erlebnis bieten.
Sehen Sie sich ein Unternehmensintranet in Aktion an
Möchten Sie erfahren, wie ein Unternehmensintranet wie Happeo Ihr Unternehmen verändern könnte? Melden Sie sich für eine kostenlose, individuelle Demo an, um Happeo in Aktion zu erleben.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Unternehmensintranet?
Ein Unternehmensintranet ist ein sicheres Netzwerk, auf das nur Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens Zugriff haben und das den Mitarbeitern eine zentrale Plattform zum Austausch von Dateien, zur Kommunikation und zur Zusammenarbeit bietet.
Was sind die Vorteile eines Unternehmens-Intranets?
Ein Unternehmensintranet fördert das Engagement, verbessert die Kommunikation, zentralisiert Informationen, steigert die Produktivität, erleichtert die Suche nach Informationen, schützt vertrauliche Daten und reduziert den internen E-Mail-Verkehr.
Wie reduziert ein Unternehmensintranet den E-Mail-Verkehr?
Es führt dazu, dass Teams von einer „Fragekultur“ zu einer „Suchkultur“ übergehen: Anstatt Kollegen per E-Mail um Informationen zu bitten, suchen die Mitarbeiter im Intranet und finden die Informationen selbst.
Wie nutzen Unternehmen Happeo als Unternehmensintranet?
Happeo-Kunden nutzen es, um Teams nach Fusionen zusammenzuführen, auf „Remote-First“-Arbeit umzustellen, globale und ortsunabhängige Belegschaften zu vereinen und die Kommunikation zwischen Abteilungen und Standorten zu verbessern.
