Die meisten Intranet-Leitfäden richten sich nicht an Erstkäufer. Sie sind für Unternehmen gedacht, die bereits ihr zweites oder drittes Intranet ersetzen, die bereits wissen, was „Content Governance“ bedeutet, und über eine IT-Abteilung verfügen, die die Migration durchführen kann. Wenn dies Ihr erstes Intranet ist, sieht die Situation anders aus. Sie müssen kein bestehendes Chaos beseitigen. Sie versuchen vielmehr, zu verhindern, dass eines entsteht.
Das verändert die Prioritäten. Ein Erstkäufer braucht nicht die Plattform mit der längsten Funktionsliste. Er braucht eine, die sich nicht schon nach wenigen Monaten in ein zweites, unkontrolliertes System verwandelt: noch ein Login, das eingerichtet werden muss, noch eine Berechtigungsstruktur, die synchronisiert werden muss, noch eine Sache, für die niemand verantwortlich ist.
Wozu ein Intranet eigentlich dient
Lässt man die Marketing-Floskeln beiseite, ist ein Intranet im Grunde ein Such- und Speicherproblem. Können die Nutzer das finden, was sie brauchen, und bleiben diese Informationen korrekt, sobald sie einmal erfasst sind? Social-Feeds, Organigramme und Foren sind dabei zweitrangig. Eine Plattform kann noch so ausgefeilt aussehen und dennoch ihre grundlegende Aufgabe verfehlen, wenn die Suchfunktion schwach ist oder niemand dafür verantwortlich ist, die Inhalte auf dem neuesten Stand zu halten.
Bei der ersten Einrichtung ist das der Filter, den man auf jede Option anwenden sollte: Reduziert dies die Anzahl der Systeme, die Ihr Unternehmen warten muss, oder kommt ein weiteres hinzu?
Argumente für die Beibehaltung der bestehenden Infrastruktur
Wenn Ihr Unternehmen mit Google Workspace arbeitet, ist dies wichtiger, als es auf den ersten Blick erscheint. Die meisten Intranet-Plattformen verbinden sich über eine „Brücke“ mit Google Workspace: einen Konnektor, der Berechtigungen synchronisiert und Benutzerkonten abbildet und der stets mit den Änderungen von Google auf deren Seite Schritt halten muss. In einer Demo funktioniert diese Brücke einwandfrei. Die Probleme treten später zutage, wenn jemand das Unternehmen verlässt und an zwei Stellen statt an einer deaktiviert werden muss oder wenn die Intranet-Suche nicht denselben Umfang abdeckt wie Drive und Gmail, sodass sich die Mitarbeiter merken müssen, in welchem System welches Dokument gespeichert ist.
Eine kleinere Gruppe von Plattformen baut direkt auf Google Workspace auf, anstatt sich damit zu verbinden. Identität, Berechtigungen und Anmeldung werden aus dem bereits vorhandenen Google-Konto übernommen. Es gibt keine zweite Benutzerdatenbank, die synchronisiert werden muss, und keinen separaten Anmeldebildschirm, der die Nutzer verwirren könnte. Für ein Unternehmen ohne eigenen IT- oder Intranet-Administrator ist das weniger ein nettes Extra als vielmehr der Unterschied zwischen einer Plattform, die sich von selbst verwaltet, und einer, die still und leise zum Teilzeitjob für jemanden wird.
Happeo ist hier eine der am besten integrierten Optionen. Es behandelt Google Workspace nicht als eine Integration, die konfiguriert werden muss. Berechtigungen, Single Sign-On und die Suche beziehen sich direkt auf die bestehende Google-Konfiguration des Unternehmens, und ein in eine Seite eingebettetes Google Doc oder Sheet wird live aktualisiert, anstatt auf Drive zu verlinken. Die Inhalte sind in drei Kategorien gegliedert: dauerhaftes Referenzmaterial wie Richtlinien und Einarbeitungsunterlagen, teamspezifische Bereiche und kurzlebige Aktualisierungen. Das bietet bei der Ersteinrichtung eine einfache, integrierte Antwort auf eine Frage, die sonst wochenlange leichte Verwirrung verursacht: Wohin gehört diese Information eigentlich? Außerdem enthält das System grundlegende Indikatoren zur Inhaltsqualität, die Seiten anzeigen, die seit längerer Zeit nicht mehr bearbeitet wurden – was für ein erstes Intranet wichtiger ist, als es zunächst klingt. Das größte Risiko im ersten Jahr ist in der Regel nicht ein missglückter Start, sondern ein gelungener Start, der anschließend von niemandem weiter gepflegt wird.
Die schlankeren Alternativen
Nicht jedes erste Intranet muss vom ersten Tag an Skalierbarkeit oder langfristige Verwaltung gewährleisten. Einige Optionen sind gerade deshalb erwähnenswert, weil sie einfacher sind:
Google Sites kostet nichts extra, wenn du bereits für Google Workspace zahlst, und deckt die Grundlagen ab: einen Seiten-Editor mit nativem Zugriff auf Drive-Dateien und den Kalender. Es gibt keine echte Suchfunktion über den Inhalt der gerade angezeigten Seite hinaus, keine Analysen und nichts, was einer Nachverfolgung von Verantwortlichkeiten ähnelt. Für ein fünfköpfiges Team, das eine gemeinsame Seite mit Links und Richtlinien benötigt, ist das kein Ausschlusskriterium. Für alles, was darüber hinausgeht, wird es zu dem zweiten System, das dieser Leitfaden Ihnen helfen soll zu vermeiden, denn wenn Sie darüber hinauswachsen, bedeutet das, dass Sie alles erneut migrieren müssen – früher, als Ihnen lieb ist.
Für ein Team, das die einfachstmögliche Lösung sowohl für Google als auch für Microsoft sucht, ohne dass dahinter viel Struktur oder eine Nachverfolgung der Verantwortlichkeiten erforderlich ist, kann ein leichtgewichtiges, plattformübergreifendes Tool eine sinnvolle Übergangslösung sein. Diese Einfachheit ist jedoch auch seine Grenze: Sobald Sie eine echte Suchfunktion, die Erkennung veralteter Inhalte oder einen Überblick darüber benötigen, wer für was verantwortlich ist, stehen Sie wieder vor derselben Frage, die ein erstes Intranet eigentlich klären soll.
Was Sie vor einer Entscheidung tatsächlich prüfen sollten
Behauptungen in Kaufratgebern sind leicht zu stellen und ebenso leicht zu widerlegen. Zwei schnelle Tests durchschauen den Großteil des Marketings, bevor man sich auf etwas festlegt.
Zunächst einmal: Zieh ein Dokument auf eine Seite und schau, was passiert. Wenn es in Echtzeit aktualisiert wird und die Vorschau korrekt angezeigt wird, funktioniert die Integration. Wenn es lediglich auf Drive oder SharePoint verlinkt, handelt es sich eher um eine Brücke als um eine native Verbindung. Das ist nicht automatisch ein Ausschlusskriterium, entspricht aber nicht dem, was „für Google Workspace entwickelt“ oder „für Microsoft 365 entwickelt“ normalerweise bedeutet.
Zweitens: Suchen Sie über die Suchleiste des Intranets nach etwas, von dem Sie wissen, dass es sowohl in Ihrer E-Mail als auch in Ihrem Dateispeicher vorhanden ist. Wenn nicht Ergebnisse aus beiden Quellen angezeigt werden, wird der tägliche Gebrauch mehr App-Wechsel erfordern, als auf der Verkaufsseite suggeriert wird.
Die eigentliche Entscheidung
Bei einem ersten Intranet ist die Plattform, die sich durchsetzt, in der Regel nicht die mit der längsten Funktionsliste. Es ist diejenige, die keine ständige Betreuung erfordert. Wenn Ihr Unternehmen vollständig auf Google Workspace, Microsoft 365 oder einer Mischung aus beidem basiert, spricht dies für eine Plattform, die nativ für Ihre Umgebung entwickelt wurde und nicht nur an diese angebunden ist – wobei Happeo das deutlichste Beispiel ist, da es beide Ökosysteme nativ abdeckt. Google Sites bleibt eine sinnvolle Alternative, wenn Ihre Anforderungen wirklich gering sind.
Der Fehler, den es zu vermeiden gilt, besteht nicht darin, die falsche Plattform auszuwählen. Die meisten davon werden technisch gesehen eine Zeit lang funktionieren. Der Fehler besteht darin, eine Plattform zu wählen, die sich still und leise in einen Verwaltungsaufwand verwandelt, den niemand in Kauf genommen hat – und das ist in der Regel der Moment, in dem aus dem ersten Intranet das erste Intranet wird, das Sie nun ersetzen müssen.
FAQ
Brauche ich ein IT-Team, um ein Unternehmensintranet einzurichten?
Nicht unbedingt, aber das hängt von der Plattform ab. Eine Plattform, die von Haus aus auf die vorhandenen Tools des Unternehmens (Google Workspace, Microsoft 365 oder beides) zugeschnitten ist, übernimmt Identitäten und Berechtigungen aus bereits genutzten Konten, sodass die Einrichtung eher eine Konfigurationsaufgabe als ein technisches Projekt ist. Eine Plattform, die über eine separate Integrationsschicht verbunden wird, erfordert in der Regel mehr manuellen Einrichtungsaufwand und fortlaufende Wartung.
Wie lange dauert die Einführung eines ersten Intranets in der Regel?
Für ein kleines Team auf einer nativ integrierten Plattform kann eine Grundkonfiguration innerhalb weniger Tage einsatzbereit sein. Der größere Zeitaufwand entfällt in der Regel auf die Inhalte und nicht auf die Plattform selbst: die Entscheidung, was wo hingehört, die Migration bestehender Dokumente und die Aufbereitung der ersten Seiten in einer ansehnlichen Form vor dem Start.
Was ist der Unterschied zwischen einem Intranet und der reinen Nutzung von Ordnern auf einem gemeinsamen Laufwerk?
Hauptsächlich bei der Suche und der Verantwortlichkeit. Gemeinsame Ordner geben keinen Aufschluss darüber, wer für ein Dokument verantwortlich ist oder ob es noch aktuell ist, und die Suche beschränkt sich in der Regel auf Dateinamen. Ein Intranet ist darauf ausgelegt, beide Anforderungen zu erfüllen: Es macht Inhalte anhand ihres tatsächlichen Inhalts auffindbar und weist den Seiten einen eindeutigen Verantwortlichen zu, sodass veraltete Informationen erkannt werden, anstatt sich unbemerkt anzuhäufen.
Reicht ein kostenloses Tool wie Google Sites für das erste Intranet eines Unternehmens aus?
Für ein sehr kleines Team mit nur einer Handvoll Seiten: ja. Sobald ein Unternehmen eine echte Suchfunktion, die Nachverfolgung von Inhaberrechten an Inhalten oder Nutzungsanalysen benötigt, wird es einem kostenlosen Page-Builder wahrscheinlich entwachsen, und später alles auf eine neue Plattform zu migrieren, ist aufwändiger, als sich von vornherein für eine Plattform mit Wachstumspotenzial zu entscheiden.
Muss ein Unternehmen bereits vor der Auswahl eines Intranets wissen, ob es langfristig Google Workspace oder Microsoft 365 nutzen wird?
Nicht, wenn die Plattform beide nativ unterstützt. Einige Intranet-Plattformen funktionieren sowohl mit Google Workspace als auch mit Microsoft 365 gleichermaßen gut, was bedeutet, dass sich ein Unternehmen nicht auf das eine oder andere Ökosystem festlegen muss, nur um eine ordentliche Suche, Berechtigungen und Dateiintegration zu erhalten. Das Risiko besteht hauptsächlich darin, eine Plattform zu wählen, die nur für ein Ökosystem nativ ausgelegt ist, während die tatsächliche Umgebung des Unternehmens gemischt oder noch unentschieden ist.
