Ein Unternehmensintranet ist eine Plattform, die Kommunikationsbarrieren abbaut, Unternehmenswissen bündelt und verteilte Teams miteinander vernetzt – und es orientiert sich in der Regel an einem von mehreren zentralen Anwendungsfällen: Content-Management, soziale Zusammenarbeit, mobiler Zugriff, Kulturförderung, Barrierefreiheit, Bereitstellung von Drittanbieterlösungen oder ein einheitlicher digitaler Arbeitsplatz.
74 % der Mitarbeiter geben an, dass sie das Gefühl haben, Unternehmensinformationen und Neuigkeiten zu verpassen, und Unternehmen verzeichnen eine Produktivitätssteigerung von 20 bis 25 %, wenn die Mitarbeiter wirklich miteinander vernetzt sind. Zu verstehen, welcher Anwendungsfall dem tatsächlichen Problem Ihres Unternehmens entspricht, ist der schnellste Weg, um zu beurteilen, ob sich die Investition in ein Intranet lohnt.
Anwendungsfall 1: Das Intranet als Content-Management-System
Ein auf ein CMS ausgerichtetes Intranet zentralisiert die Dokumentenverwaltung, die Datenspeicherung und die Veröffentlichung von Informationen unternehmensweit und verfügt über eine anpassbare Navigation sowie integrierte Schnittstellen zu Drittanbietern.
Diese Art von Intranet umfasst in der Regel:
- Dokumentenmanagement und Datenspeicherung
- Unternehmensweite Veröffentlichung von Informationen
- Anpassbare Sitemap und Navigation mit anpassbaren Modulen
- Integration mit Tools von Drittanbietern
- Einen kollaborativen Arbeitsbereich für Mitarbeiter
- Virtueller Besprechungsraum
- Unternehmensweite Such- und Navigationstools
- Formatverwaltung für einheitliche Veröffentlichungen
Da alles an einem zentralen Ort gespeichert ist, können Mitarbeiter Inhalte einfach erstellen und finden, anstatt in verstreuten Systemen danach suchen zu müssen. Unternehmen profitieren in der Regel direkt von geringeren Druck- und Papierkosten, einer höheren Zeiteffizienz und einer besseren Kontrolle über den unternehmensweiten Informationsaustausch.
Anwendungsfall 2: Das soziale Intranet
Ein soziales Intranet integriert Kommunikationswerkzeuge mit persönlichen Profilen, Such- und Interaktionsfunktionen – und überträgt damit im Wesentlichen bekannte Muster aus sozialen Medien in einen beruflichen Kontext, um das Engagement und die Zusammenarbeit zu fördern.
Zu den gängigen Funktionen gehören:
- Eine Startseite des sozialen Portals mit durchsuchbaren Mitarbeiterprofilen
- Moderne soziale Tools wie @Erwähnungen, Hashtags, Kommentare und Likes
- Integration mit bereits genutzten Social-Media-Plattformen
- Einfache Tools zum Erstellen und Teilen von Multimedia-Inhalten
- Unterstützung durch eine mobile App für eine ständige Verbindung
Eine Studie der Nielsen Norman Group zur Integration sozialer Tools ergab, dass diese Communities nur wenig Schulungsaufwand erfordern und dazu neigen, sich „selbst zu regulieren“, insbesondere mit Hilfe von Community-Managern. Die Studie kam zu dem Schluss, dass soziale Funktionen besonders wertvoll sind, um die Zusammenarbeit und das Wissensmanagement innerhalb eines Unternehmens zu fördern.
Dieser Anwendungsfall ist vor allem für globale oder dezentralisierte Organisationen von Bedeutung, in denen ein virtueller sozialer Raum den Mitarbeitern hilft, Kollegen mit spezifischem Fachwissen team- und standortübergreifend zu finden – wodurch sich die Kommunikation von einseitigen, von oben nach unten gerichteten Mitteilungen hin zu einem echten wechselseitigen Dialog verlagert.
Anwendungsfall 3: Mobile Intranet-Apps
Eine mobile Intranet-App gewährt Mitarbeitern über ihr Smartphone uneingeschränkten Zugriff auf das Intranet, was umso wichtiger wird, je mehr Arbeit außerhalb eines festen Arbeitsplatzes erledigt wird.
Dazu gehören in der Regel:
- Vollständiger Intranet-Zugriff von jedem mobilen Gerät aus
- Eine responsive, benutzerfreundliche Oberfläche
- Ein interaktives Mitarbeiterverzeichnis und umfassende Social-Media-Funktionen
- Push-Benachrichtigungen von der Geschäftsleitung, rund um die Uhr verfügbar
- Integration mit anderen mobilen Apps und Business-Tools
Der mobile Zugriff sorgt dafür, dass Mitarbeiter auch auf Reisen oder abseits ihres Schreibtisches in Verbindung bleiben, und führt in der Regel zu einem höheren Engagement, da das Intranet jederzeit und nicht nur am Arbeitsplatz erreichbar ist. Durch die Integration mit Tools wie Google Kalender, Docs und E-Mail fungiert die mobile App als echte zentrale Anlaufstelle und nicht als eine weitere App, die separat überprüft werden muss.
Anwendungsfall 4: Stärkung der Unternehmenskultur
Ein Intranet, das zur Kulturbildung genutzt wird, schafft einen Raum, um Unternehmenswerte und Teamarbeit durch die Inhalte und Interaktionen zu stärken, die die Mitarbeiter tagtäglich erleben.
Zu den typischen Funktionen gehören:
- Möglichkeiten, Erfolge der Mitarbeiter schnell zu würdigen
- Inhalte, die verdeutlichen, welche Werte das Unternehmen schätzt
- Einblick in die Funktionsweise des Unternehmens für neue Mitarbeiter
- Abbau von Silos, die durch isolierte, nicht miteinander vernetzte Tools entstehen
- Stärkung der wechselseitigen Kommunikation gegenüber Top-down-Kommunikation
Ein Intranet schafft nicht von selbst eine Unternehmenskultur, aber wenn es gezielt eingesetzt wird, wird es zu einem Kanal, der den von der Führung vorgegebenen Ton verstärkt – wenn das Intranet dazu genutzt wird, Mitarbeiter anzuerkennen und wertzuschätzen, breitet sich dieses Muster in der Regel im gesamten Unternehmen aus.
Anwendungsfall 5: Ein barrierefreier, benutzerfreundlicher Arbeitsplatz
Ein auf Barrierefreiheit ausgerichtetes Intranet richtet sich an eine Belegschaft mit unterschiedlichsten Kompetenzniveaus und nutzt einheitliche Vorlagen und Formatierungen, sodass jeder Mitarbeiter einen Beitrag leisten kann, ohne technisches Fachwissen zu benötigen.
Zu den gängigen Funktionen gehören:
- Branding-Optionen für eine einheitliche, professionelle Darstellung
- Erstellung und Formatierung von Inhalten ohne Programmierkenntnisse oder HTML
- Präzisere Suche
- Zugriff auf Mitarbeiterformulare wie Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen und Versicherungsformulare
- Benutzerfreundliche Navigation und Gestaltung der Benutzeroberfläche
- KI-Funktionen für virtuelle Unterstützung
Die Wahl einer Plattform, die genau auf die tatsächlichen Arbeitsabläufe Ihrer Belegschaft zugeschnitten ist – und nicht auf eine generische Vorlage –, führt in der Regel zu einer schnelleren Akzeptanz und erleichtert alltägliche Aufgaben abteilungsübergreifend.
Anwendungsfall 6: Zusammenarbeit mit einem externen Intranet-Anbieter
Der Aufbau eines Intranets von Grund auf gibt einem Unternehmen volle Kontrolle, erfordert jedoch erhebliche interne Ressourcen – Personal, Zeit und technisches Wissen, über die die meisten Unternehmen nicht verfügen. Ein Drittanbieter schließt diese Lücke direkt.
Ein externer Intranet-Anbieter bietet in der Regel:
- Ein Team von Spezialisten mit Erfahrung im Aufbau von Intranets in verschiedenen Branchen
- Anpassbare, einsatzbereite Vorlagen
- Schnelle Implementierung und Bereitstellung
- Laufender Kundensupport zur Fehlerbehebung
- Minimaler Aufwand für die interne IT-Abteilung
- Integrierte Upgrades und kontinuierliche Weiterentwicklung durch den Anbieter
- Getestete, vorab genehmigte Integrationen mit gängigen SaaS-Tools
Da mittlerweile fast 100 Anbieter von Cloud-basierten Intranets zur Auswahl stehen, finden die meisten Unternehmen eine Plattform, die sich bereits nahtlos in die von ihnen genutzten Tools integrieren lässt. Happeo beispielsweise lässt sich speziell mit Google Workspace für Kalender, Dokumente und Veranstaltungen integrieren und arbeitet im Bereich Kommunikation mit Slack zusammen. Für die meisten Unternehmen ist der Kauf einer Lösung statt der Eigenentwicklung der wirtschaftlichere Weg, sobald die gesamten Kosten für interne Entwicklungszeit und Ressourcen berücksichtigt werden.
Anwendungsfall 7: Ein einheitlicher digitaler Arbeitsplatz
Der Einsatz separater SaaS-Tools für die Zusammenarbeit führt oft eher zur Bildung von Silos, als dass er diese auflöst. Ein als digitaler Arbeitsplatz konzipiertes Intranet integriert diese Tools in einen einzigen Raum, anstatt sie fragmentiert zu belassen.
Dies führt in der Regel zu folgenden Vorteilen:
- Beseitigung von Silos, die durch mehrere voneinander getrennte Systeme entstehen
- Gesteigerte Produktivität durch die Zusammenführung aller Arbeitswerkzeuge an einem Ort
- Kontinuität durch die Nutzung von Tools, mit denen die Mitarbeiter bereits vertraut sind
- Bessere Vernetzung innerhalb des gesamten Unternehmens
- Kostensenkung durch die Konsolidierung mehrerer Software-Abonnements
Die Zusammenführung Ihrer bestehenden Tools in einer zentralen Plattform – anstatt sie isoliert laufen zu lassen – reduziert den Zeitaufwand, den Mitarbeiter durch das Wechseln zwischen verschiedenen Apps aufwenden, um das Gesuchte zu finden, und verwandelt eine Sammlung separater Abonnements in einen vernetzten Arbeitsplatz.
Ermitteln, welcher Anwendungsfall zu Ihrem Unternehmen passt
Welcher Anwendungsfall am wichtigsten ist, hängt davon ab, mit welchem konkreten Problem Ihr Unternehmen derzeit tatsächlich konfrontiert ist – sei es verstreute Dokumentation, unverbundene Remote-Teams, schlechter mobiler Zugriff, eine Kultur, die gestärkt werden muss, oder eine Vielzahl von Tools, die Silos entstehen lässt. Wenn Sie dieses Problem identifizieren, bevor Sie Anbieter evaluieren, fällt es viel leichter, die richtigen Fragen zu stellen und sicherzustellen, dass eine bestimmte Plattform das Problem tatsächlich lösen kann.
Vereinbaren Sie eine Demo unter , um zu sehen, wie Happeo diese Anwendungsfälle direkt unterstützt.
FAQ
Wie kann ein Intranet als Content-Management-System fungieren, und welche Vorteile bietet dies?
Ein Intranet-CMS zentralisiert die Erstellung und Verwaltung digitaler Inhalte, einschließlich Dokumentenmanagement, Datenspeicherung und unternehmensweiter Veröffentlichung – alles innerhalb eines flexiblen, webbasierten Systems. Die Zentralisierung von Informationen auf diese Weise reduziert verstreute Ressourcen, senkt Druck- und Papierkosten und steigert die Zeiteffizienz und Produktivität, indem jedem Mitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle zum Erstellen, Beisteuern und Auffinden von Inhalten geboten wird.
Welche Funktionen bietet ein soziales Intranet modernen Unternehmen?
Ein soziales Intranet kombiniert Kommunikationswerkzeuge mit persönlichen Profilen, Suchfunktionen und Interaktionsmöglichkeiten wie Erwähnungen, Hashtags und Kommentarfunktionen und passt dabei bekannte Social-Media-Muster an ein professionelles Umfeld an. Dies ist besonders nützlich für globale oder dezentral organisierte Unternehmen, da es Mitarbeitern hilft, Kollegen mit spezifischem Fachwissen zu finden, und die Kommunikation von einseitigen Mitteilungen hin zu einem echten wechselseitigen Dialog verlagert.
Wie unterstützen mobile Intranet-Apps Mitarbeiter im Homeoffice und unterwegs?
Mobile Intranet-Apps bieten Mitarbeitern von jedem Gerät aus uneingeschränkten Zugriff auf das Intranet, einschließlich einer responsiven Benutzeroberfläche, eines interaktiven Mitarbeiterverzeichnisses und von Echtzeit-Push-Benachrichtigungen durch die Geschäftsleitung. Die Integration in alltägliche Tools wie Google Kalender, Docs und E-Mail macht die mobile App zu einer echten zentralen Anlaufstelle, um auch auf Reisen oder abseits des Schreibtisches in Verbindung zu bleiben.
Woher weiß ich, welcher Intranet-Anwendungsfall auf mein Unternehmen zutrifft?
Beginnen Sie damit, das konkrete Problem zu identifizieren, mit dem Ihr Unternehmen tatsächlich konfrontiert ist – beispielsweise verstreute Dokumentation, isolierte Remote-Mitarbeiter, eine schwache Stärkung der Unternehmenskultur oder fragmentierte Tools, die zu Silos führen. Dieses Problem weist direkt auf den relevanten Anwendungsfall hin, sei es Content-Management, soziale Zusammenarbeit, mobiler Zugriff oder ein einheitlicher digitaler Arbeitsplatz, und erleichtert es erheblich, Anbieter anhand der richtigen Kriterien zu bewerten.
