Die Art und Weise, wie Wissen verwaltet wird, wirkt sich auf jeden Aspekt einer Organisation aus – auf Menschen, Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen. Und wie bei allem anderen spielt auch hier die Art der Speicherung eine Rolle.
Heute werfen wir einen Blick darauf, wie ein Wissensmanagementsystem den Unterschied zwischen einer produktiven und einer unproduktiven Belegschaft ausmacht.
- Zusammenarbeit
Informationen und Wissen können – und werden meist auch – für die Zusammenarbeit genutzt. Der Austausch dieser Informationen steht im Mittelpunkt der Zusammenarbeit – hier beginnt die Diskussion, hier entstehen Ideen, hier werden Aufgaben verteilt, und hier leisten alle ihren Beitrag. Das funktioniert reibungslos, wenn alle Mitarbeiter Zugriff auf dieselben Informationen haben, was jedoch oft nicht der Fall ist.
Wenn Hunderte von Dokumentversionen im Umlauf sind und die Teammitglieder nicht sicher sind, welche davon die aktuellste ist, kann (und wird höchstwahrscheinlich) die Zusammenarbeit chaotisch werden (gelinde gesagt). Informationssilos sind ein weiteres Hindernis für den Aufbau einer Kultur der Zusammenarbeit und hindern Teammitglieder daran, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Ein Informationssilo ist eine isolierte Information, die nicht frei mit verwandten Informationsströmen interagieren kann. Es ist auch die Herausforderung im Wissensmanagement, mit der 54 % der Unternehmen konfrontiert sind und die sie bis zu 1,5 Mio. US-Dollar pro Jahr kosten kann. Kommunikations- und Kollaborationssilos können zudem zu folgenden Problemen führen:
- Uneinigkeit unter den Mitarbeitern
- Unterschiedliche Prioritäten der Teammitglieder
Wissensmanagementsysteme helfen Ihnen dabei, eine Kultur des Wissensaustauschs zu schaffen, in der Wissen für alle innerhalb des Unternehmens verfügbar ist. Sie sorgen dafür, dass Wissen für die Zusammenarbeit bereitsteht – es lässt sich leicht finden, die Informationen sind strukturiert, und jeder kann darauf aufbauen.
- Entscheidungsprozess
Haben wir schon etwas über fundierte Entscheidungen gesagt? Wissensmanagement-Software verteilt Informationen, um sie allen Mitarbeitern im Unternehmen zugänglich zu machen. Also … welchen Einfluss hat Wissensmanagement auf die Entscheidungsfindung?
- Es schafft eine zentrale Informationsquelle, die aktuelle Informationen für den Entscheidungsprozess bereitstellt.
- Sie macht Prozesse agiler, indem sie den Zugriff auf Informationen beschleunigt. Wenn mehrere Dokumentversionen ohne klare Struktur im Umlauf sind, sorgt das für Verwirrung. Das spart Zeit, die die Mitarbeiter lieber produktiv nutzen würden.
Was macht das aus? Bessere Entscheidungen werden schneller getroffen.
- Machen Sie Ihre interne Kommunikation zu einer einzigen verlässlichen Informationsquelle
Wenn Sie den Begriff „Wissensmanagement“ hören, haben Sie wahrscheinlich das Gefühl, dass es dabei nur um die Organisation trockener Informationen geht. Dabei geht es nicht nur um die Speicherung und den Austausch von Dateien, sondern auch um die Kommunikation, die sich darum dreht. Ob es sich nun um statische oder dynamische Kommunikation handelt – Wissensaustausch bedeutet Transparenz.
Wie sieht Transparenz beim Top-down-Wissensaustausch aus?
- Wissen bleibt ortsunabhängig
- Ressourcen sind für jeden jederzeit zugänglich
- Demokratisierte Erstellung von Inhalten
- Vereinfachtes Projektmanagement
- Abteilungsseiten und automatisiertes Onboarding: Wenn Susan aus dem Marketing neu im Team ist und sich noch nicht mit den Personalrichtlinien auskennt, findet sie diese auf den Seiten, wo statische Informationen gespeichert werden. Sie würde keine Zeit damit verschwenden, endlos in Slack zu scrollen, in der Hoffnung, dass jemand etwas dazu gepostet hat.
Um sicherzustellen, dass nicht nur das Unternehmen mit seinen Mitarbeitern kommuniziert, sondern auch die Mitarbeiter ihre Gedanken und Meinungen an ihr Unternehmen weitergeben, benötigen Wissensmanagementsysteme als Knotenpunkte der gegenseitigen Kommunikation auch eine Bottom-up-Kommunikation. Welche Auswirkungen hat die Bottom-up-Kommunikation also auf den Wissensaustausch?
- Kanäle mit dynamischer Kommunikation sind der Ort, an dem Mitarbeiter Wissen austauschen und in den Kommentaren Diskussionen darüber führen können.
- Mitarbeiter äußern ihre Meinungen, geben Feedback und teilen Erkenntnisse.
- Wenn sich Mitarbeiter verbunden fühlen und über die Geschehnisse im Unternehmen auf dem Laufenden sind, sind sie produktiver.
- Kanäle mit dynamischer Kommunikation sind der Ort, an dem Mitarbeiter Wissen austauschen und in den Kommentaren sinnvolle Diskussionen darüber führen können.
- Ein Wandel von der „Frage“-Kultur zur „Such“-Kultur
Wir wetten, Sie hatten (oder haben derzeit!) diese eine Person in Ihrem Unternehmen, die Sie immer bittet, ihr einen Link zu Dokumenten oder Ordnern zu schicken, weil sie nie weiß, wie sie diese finden soll, und Sie helfen ihr immer, weil das eben nett ist – aber stellen Sie sich nun vor, das wäre die Herangehensweise Ihrer gesamten Belegschaft. Dann haben Sie es mit einer „Fragekultur“ zu tun – im Gegensatz zu einer „Suchkultur“.
Suchkulturen gedeihen dort, wo Informationen so organisiert sind, dass sie schnell und einfach zu finden sind; dadurch müssen die Mitarbeiter nicht mehr herumfragen, weil sie wissen, wie sie das Gesuchte selbst finden können. Das ist die beste Kultur, die man im Hinblick auf Wissensmanagement aufbauen kann, aber auch die schwierigste – und das Wissensmanagementsystem soll dir dabei helfen, diesen Kulturwandel voranzutreiben:
- Es dient als unternehmensinternes Wiki-Tool und macht das Wissen, das Ihre Mitarbeiter benötigen, leicht auffindbar, sodass sich jeder auf seine Aufgaben konzentrieren kann. Mit anderen Worten: Wissensmanagement wirkt sich direkt auf die Produktivität aus.
- Es verhindert Wissensverlust. Das Wissen bleibt auch dann verfügbar, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Ohne eine ordentliche Wissensdatenbank geht das Wissen eines Mitarbeiters mit ihm verloren, wenn er das Unternehmen verlässt.
- Es hilft Ihnen, das zu sagen, was Sie sagen wollen. Sie möchten, dass Ihre Werte, Ihre Kultur und Ihre Ressourcen stark und beständig sind. Das beste Wissensmanagementsystem ist ein Werkzeug für Ihr Unternehmen, um die Narrative zu steuern und allen Mitarbeitern eine einzige Quelle der Wahrheit zu bieten.
Das ist der Kern der Sache
Wenn das Unternehmen wächst, wächst auch das geteilte Wissen. Die Art und Weise, wie Sie damit umgehen, ist entscheidend – sie bestimmt, wie Informationen in Ihrem Unternehmen gefunden, geteilt und gespeichert werden. Ihre Mitarbeiter sind in diesen Prozess eingebunden, und wie sie mit Wissen umgehen, zeigt sich in ihrer Arbeit: von den alltäglichen Aufgaben bis hin zu ihrer Motivation und ihrem Engagement für die Inhalte.
Häufig gestellte Fragen
Wie verbessert ein Wissensmanagementsystem die Zusammenarbeit? Ein Wissensmanagementsystem gewährt allen Mitarbeitern Zugriff auf dieselben Informationen – statt auf verstreute Dokumentversionen und Informationssilos, die die Zusammenarbeit in der Regel erschweren und Teammitglieder daran hindern, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Was ist ein Informationssilo und warum ist es von Bedeutung? Ein Informationssilo ist eine isolierte Information, die nicht frei mit verwandten Informationsflüssen verknüpft werden kann. Dies ist eine weit verbreitete Herausforderung im Wissensmanagement und kann zudem zu einer mangelnden Abstimmung unter den Mitarbeitern sowie zu nicht aufeinander abgestimmten Prioritäten zwischen den Teams führen.
Wie wirkt sich Wissensmanagement auf die Entscheidungsfindung aus? Es schafft eine zentrale Informationsquelle mit aktuellen Daten und beschleunigt den Zugriff auf diese Informationen, anstatt dass die Mitarbeiter sich durch mehrere Dokumentversionen wühlen müssen – so lassen sich schneller bessere Entscheidungen treffen.
Was ist der Unterschied zwischen Top-down- und Bottom-up-Wissensaustausch? Beim Top-down-Austausch werden Ressourcen wie Richtlinien und statische Informationen ortsunabhängig und für alle jederzeit zugänglich gemacht, während der Bottom-up-Austausch in Kanälen stattfindet, in denen Mitarbeiter diskutieren, Feedback geben und Erkenntnisse austauschen – was die Verbundenheit und Produktivität der Mitarbeiter fördert.
Was ist der Unterschied zwischen einer „Frage“-Kultur und einer „Such“-Kultur? In einer „Frage“-Kultur verlassen sich Mitarbeiter darauf, dass Kollegen sie auf Dokumente hinweisen, da sie diese nicht selbst finden können. In einer „Suchkultur“ sind Informationen so gut organisiert, dass die Mitarbeiter das Benötigte selbst finden können – dies ist die schwierigere, aber produktivere Kultur, die es aufzubauen gilt.
Was passiert mit dem Wissen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Ohne eine geeignete Wissensdatenbank geht das Wissen eines Mitarbeiters mit ihm verloren. Ein Wissensmanagementsystem verhindert diesen Verlust, indem es Informationen auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters verfügbar und durchsuchbar hält.
