Una guida allo smart working e per creare una cultura di lavoro a distanza di successo

La capacità di attivare velocemente processi di lavoro a distanza e sfruttare la collaborazione basata sul cloud sarà il fattore che distinguerà i vincitori dai perdenti.

La pandemia da COVID-19 ha accelerato il percorso di numerose aziende verso il lavoro a distanza e l’adozione di software per lo smart working; molte stanno vivendo la realtà del lavoro da casa per la prima volta. Prima della situazione odierna, le statistiche del 2019 mostravano che solo il 5% degli occupati in Europa, tra i 15 e i 64 anni, lavoravano (anche) da casa. Nella nostra nazione, in particolare, erano solo in 570 mila (il 2% dei dipendenti). A partire dallo scoppio della pandemia, quasi 4 persone su 10 in Europa hanno iniziato a lavorare da casa; in Italia, il Ministero del Lavoro ha comunicato che più di 554 mila lavoratori sono stati mandati a lavorare da casa.

Ma a prescindere dallo stato di crisi attuale, con ogni probabilità saremo testimoni di un continuo incremento delle pratiche di lavoro a distanza. Perché?

  • A partire dal 2010, è stato rilevato uno sbalorditivo aumento del 400% del numero di persone che lavorano, almeno un giorno alla settimana, da casa.

  • Prima della pandemia, più della metà dei dipendenti tra i 22 e i 65 anni (62% in totale) già lavoravano da casa parte della settimana.

  • Il 42% dei telelavoratori afferma di voler lavorare da casa più frequentemente nell’arco dei prossimi 5 anni.

  • Il 40% dei lavoratori a distanza ha intenzione di continuare a lavorare da casa

Trend di crescita del lavoro a distanza

Sebbene sia probabile che le opportunità di lavoro a distanza continueranno ad espandersi e ad essere viste come un vantaggio interessante per i dipendenti, è importante sottolineare che lavorare da casa presenta una serie di pro e contro, sia per i datori di lavoro che per i dipendenti.

Le cose possono diventare particolarmente problematiche se non ci sono linee guida chiare per lo smart working fornite dal datore di lavoro o il dipendente non definisce sin dall’inizio una configurazione di strumenti per lavorare efficientemente.

È qui che entriamo in gioco noi. In questa guida forniremo consigli su come gestire lo smart working in modo efficace, oltre a fornire suggerimenti per migliorare la produttività e aumentare il coinvolgimento dei lavoratori a distanza. Tratteremo anche le migliori pratiche per creare una cultura di lavoro a distanza positiva e coinvolgente, in grado di promuovere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata per tutti.

Di seguito sono riportati i punti che tratteremo nella nostra guida al lavoro a distanza:

Cos’è il remote working?
La differenza tra Remote Working e Freelancing
L’ascesa dello Smart Working
Ripensare l’ufficio dopo il COVID-19
Vantaggi dello Smart Working
Svantaggi dello Smart Working per datori di lavoro
Svantaggi dello Smart Working per dipendenti
Come creare una cultura di lavoro a distanza
Soluzioni per lo Smart Working: consigli per gestire il lavoro a distanza efficacemente
Come configurare un ufficio a distanza
Produttività e Smart Working
Software per lo Smart Working
Cos’è una Intranet?
Funzionalità collaborative di Happeo per lo Smart Working

Cos’è il remote working?

La pratica del remote working (lavoro a distanza o telelavoro) si riferisce ad aziende che impiegano personale che può lavorare al di fuori dell’ufficio, in qualsiasi luogo scelto (circa l’80% decide di lavorare da casa principalmente).

Alcune aziende possono avere l'intera forza lavoro che lavora da casa, mentre altre possono avere in vigore una politica di telelavoro o di lavoro flessibile, il che significa che i dipendenti sono liberi di lavorare a distanza su base part-time stabilita (una o più volte alla settimana o un certo numero di giorni al mese).

La differenza tra Remote Working e Freelancing

Ti stai chiedendo cosa significhi veramente “lavorare a distanza”? È importante sottolineare alcune fondamentali differenze tra remote working e freelancing. È vero che sia i lavoratori a distanza che i freelancer possono scegliere di lavorare da casa, e un’azienda può decidere di assumere tanto lavoratori da remoto quanto freelancers; tuttavia, non sono esattamente la stessa cosa.  Ecco perché:

Lavoratore a distanza

  • Sul libro paga dell’azienda, full-time o part-time

  • Solitamente ha diritto a benefici quali ferie, assenze per malattia e contributi assicurativi

  • Da contratto, potrebbe essere impossibilitato a lavorare contemporaneamente per altre aziende

Freelancer

  • Non è sul libro paga dell’azienda

  • Tipicamente assunto per lavorare su un progetto (la durata varia in base all'accordo tra azienda e libero professionista) tramite siti web per freelancer quali Upwork, Lyft, Instacart, DoorDash, Postmates e TaskRabbit

  • Non ha diritto a benefici quali ferie e assenze per malattia

  • Lavoratore autonomo che si occupa della gestione dei propri contributi fiscali

  • Normalmente può lavorare per molteplici aziende contemporaneamente

 

L'ascesa dello Smart Working

Come mai l’interesse per lo Smart Working, tanto da parte dei datori di lavoro quanto da parte dei dipendenti, è cresciuto considerevolmente nell’ultimo decennio? Una serie di fattori giustificano questo fenomeno, ovvero:

  • Sviluppo tecnologico
  • Maggiore consapevolezza dei dipendenti
  • Cambiamento delle dinamiche familiari

Scopriamoli uno per uno.

Sviluppo tecnologico

Gli enormi progressi tecnologici hanno consentito al lavoro a distanza di diventare una realtà. Che si tratti dello sviluppo di strumenti basati su cloud, della proliferazione di strumenti di messaggistica istantanea o di videoconferenza, esiste un numero impressionante di modi in cui i datori di lavoro e il personale possono collaborare efficacemente online. Ad esempio, alcune piattaforme consentono ai team di pianificare riunioni, condividere lo schermo e chattare, tutto allo stesso tempo, senza dover essere in ufficio o nello stesso paese.

Cambiamento delle aspettative

Ciò che le persone desiderano maggiormente dal proprio lavoro sono le opzioni di telelavoro: l'80% dei lavoratori statunitensi rifiuterebbe un lavoro privo di opzioni di lavoro flessibili. I lavoratori di oggi vogliono maggiore flessibilità, per risparmiare sui costi del pendolarismo ed evitare di essere sottoposti alle distrazioni in ufficio.

L'atteggiamento delle generazioni più giovani nei confronti del lavoro a distanza:

In generale, proprio come la Generazione X, i Millennial non temono di cambiare lavoro o anche carriera nel corso della loro vita. Tuttavia, tendono a valorizzare la flessibilità e l'equilibrio tra vita professionale e vita privata molto di più rispetto alle altre generazioni.

  • Il 69% di loro rinuncerebbe ad altri benefici lavorativi per avere invece l’opportunità di lavorare a distanza

  • Il 74% dei manager Millennial e Gen Z consente ai membri del team di trascorrere gran parte del loro tempo lavorando da remoto rispetto al 58% dei Baby Boomer

  • La probabilità che investano in tecnologia per supportare la forza lavoro remota è due volte superiore a quella dei manager più anziani.

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Sebbene l'equilibrio tra lavoro e vita privata non sia la priorità esclusiva dei Millennial, questi lavoratori hanno un forte desiderio di definire le proprie condizioni di lavoro. La maggior parte delle volte ciò significa poter definire i propri orari lavorativi.

Young workforce

Dato che i Millennial stanno guidando il cambiamento sul posto di lavoro, la classica giornata lavorativa “dalle 9:00 alle 17:00” potrebbe presto raggiungere un punto di svolta. Per continuare ad attirare i migliori talenti e soddisfare il crescente desiderio di flessibilità, sempre più aziende stanno attivando e dovranno attivare lo smart working invece di continuare ad attenersi a pratiche di lavoro tradizionali.

Cambiamento delle dinamiche familiari

In passato, la norma prevedeva che fosse un unico genitore a lavorare. Attualmente, non solo entrambi i genitori lavorano, ma stiamo assistendo all’aumento delle famiglie monoparentali. Lavorare a casa consente alle famiglie di mantenere stabile il proprio reddito e avere maggiore flessibilità sui propri orari, a beneficio dei figli.

Crescita delle aziende da remoto

Le grandi aziende tecnologiche, come Amazon, hanno dimostrato che è possibile mantenere il successo con una configurazione remota. Le aziende globali che hanno raggiunto con successo una configurazione di lavoro a distanza hanno ispirato molte piccole, medie imprese e startup a fare lo stesso. Queste hanno infatti notato i vantaggi di una maggiore flessibilità, accesso a un pool più ampio di talenti e costi complessivi inferiori.

Migliore accesso a una forza di lavoro globale

Anziché dover necessariamente assumere all’interno della propria regione, i datori di lavoro hanno ora accesso a un mercato globale di lavoratori qualificati, tutti disponibili online.

Ripensare l’ufficio dopo il COVID-19

La pandemia da COVID-19 ha costretto molte aziende ad adattarsi alle pratiche del lavoro a distanza; viene spontaneo chiedersi quale ruolo giocherà l’ufficio fisico post-virus e quali trend plasmeranno il futuro del lavoro.

Flessibilità

La flessibilità e la capacità (e disponibilità) ad adattarsi molto probabilmente giocheranno un ruolo importante nel successo delle organizzazioni. Prima che il vaccino diventi globalmente accessibile, la chiave sarà offrire l’opzione di lavorare da casa, per rassicurare il personale sulla propria sicurezza.

Cambiamento degli atteggiamenti

Le aziende dovranno tenere in considerazione anche l’atteggiamento dei dipendenti nei confronti del nuovo stile di vita determinato dal remote working nel momento in cui si troveranno a definire le dinamiche dell’ufficio post COVID-19. Changing attitude

QUAL È L’OPINIONE DELLE PERSONE RIGUARDO LAVORARE DA CASA DURANTE LA PANDEMIA?

  • All’80% dei dipendenti piace lavorare da casa

  • Il 41% afferma di essere stato molto più produttivo che in ufficio

  • Il 28% è stato produttivo tanto quanto lavorando dall’ufficio

Decisamente, l’apprezzamento nei confronti del lavoro a distanza è qualcosa che più e più aziende dovranno includere come parte integrante dei benefici offerti ai dipendenti.

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Lo spazio sarà importante

Per le aziende che decidono di riaprire i propri uffici prima che il vaccino sia disponibile a tutti, sarà essenziale anche adattare gli spazi d’ufficio, oltre a limitare il numero di personale all'interno dell'area di lavoro scaglionando il numero di persone autorizzate a rientrare. Mantenere il distanziamento sociale all'interno dell'ufficio può rivelarsi più complicato per le aziende con spazi più piccoli.

Vantaggi dello Smart Working

I vantaggi dello Smart Working sono diversi per datori di lavoro e dipendenti. Spiegheremo ora questi vantaggi in due sezioni distinte.

Vantaggi dello Smart Working per datori di lavoro

  • Aumento della produttività: il 77% dei dipendenti che lavorano da casa affermano di essere più produttivi

  • Meno assenze: il 56% afferma che lavorando da casa ha ridotto le proprie assenze

  • Più talenti: assenza di limiti geografici

  • Maggiore attenzione alla dimensione globale: prospettiva internazionale

  • Maggiore disponibilità: una forza lavoro disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7

  • Meno costi operativi: assenza di costi relativi allo spazio di lavoro

  • Incremento acquisizione dei talenti: il 75% afferma che il lavoro da remoto è uno dei migliori modi per attrarre dipendenti

  • Minori lacune a livello di competenze: le assunzioni globali riducono le lacune conoscitive dei dipendenti

  • Riduzione turnover dei dipendenti: il 79% dei manager afferma che il telelavoro e gli orari flessibili sono la strategia di mantenimento del personale più efficace

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Aumento delle produttività

In poche parole, il personale è più produttivo quando lavora fuori dall'ufficio. In particolare coloro il cui lavoro è particolarmente complesso, e richiede poca interazione con le parti interessate, dichiarano di essere molto più produttivi quando lavorano da casa.

Riduzione delle assenze del personale

Il lavoro a distanza offre alle persone l'opportunità di conciliare vita privata e lavoro più facilmente. Ad esempio, una persona potrebbe lavorare la mattina, partecipare a un incontro genitori/insegnanti senza dover richiedere alcun permesso, quindi tornare a casa per terminare i propri progetti.

Un pool più ampio di talenti

Se un'azienda si trova in una località scarsamente popolata, sicuramente si troverà di fronte a limitazioni quando si tratta di assumere talenti. Ma come tutti sappiamo, le persone di talento possono essere trovate ovunque: le aziende remote non sono vincolate dalla propria posizione geografica e possono utilizzare ciò a proprio vantaggio. Le aziende possono servirsi delle competenze dei lavoratori a distanza, in tutto il mondo, avendo accesso a un pool di talenti molto più ampio.

Maggiore attenzione alla dimensione globale

In un'era in cui l’interconnessione cresce a un ritmo impressionante, grazie alla globalizzazione, le aziende devono pensare in modo globale, cercando candidati di talento che abbiano una prospettiva internazionale e parlino più lingue. Assumere da remoto rende ciò possibile, grazie all’opportunità di reclutare personale da qualsiasi parte del mondo.

Creare una forza lavoro attiva 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Invece di assumere dipendenti per lavorare a turni, le aziende possono creare una forza lavoro globale attiva 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ciò è particolarmente vantaggioso per grandi aziende con reparti di assistenza clienti o per aziende in cui potrebbero non essere disponibili abbastanza operatori locali. Facendo lavorare persone in diversi fusi orari, i clienti possono ottenere l'aiuto di cui hanno bisogno a qualsiasi ora del giorno; ciò senza dubbio influisce in maniera positiva sul livello di soddisfazione nei confronti del servizio clienti e supporto tecnico.

Riduzione dei costi operativi

Quando le aziende investono in forza lavoro da remoto, riducono la necessità di servirsi di uno spazio fisico per l’ufficio e, di conseguenza, tagliano i costi che ne derivano. Non solo l'affitto dello spazio stesso, ma anche elettricità, acqua, forniture per ufficio, mobili, caffè e snack, nonché inevitabili riparazioni. Gli unici costi generali che le aziende devono considerare sono gli strumenti digitali utilizzati per comunicare e collaborare, e molti di questi sono gratuiti online.

Employee engaging

Incremento dell’assunzione di talenti

L’83% dei lavoratori, a distanza o in sede, afferma che l’opportunità di telelavorare li renderebbe più soddisfatti del proprio lavoro. Le organizzazioni possono attrarre talenti a livello globale garantendo lavoro flessibile da casa.

Minori lacune a livello di competenze

Le aziende possono faticare a trovare i talenti necessari per competere sul mercato, e possono trovarsi a fronteggiare carenze di competenze chiave. Questo ostacolo può essere superato assumendo dipendenti a distanza, man mano che le lacune vengono a galla.

Riduzione del turnover dei dipendenti

È ormai chiaro che le opportunità di lavoro a distanza sono considerate un vantaggio dai dipendenti. Promuovere lo smart working non solo aumenta la probabilità di attrarre lavoratori qualificati, ma migliora anche la fidelizzazione del personale e, quindi, riduce i costi di riassunzione.

Ciò è in gran parte dovuto all'elevato livello di flessibilità offerto dallo smart working. Ad esempio, se un membro del personale si trasferisce, l’opportunità di lavorare a distanza garantisce la possibilità di continuare a lavorare da qualsiasi luogo, eliminando la necessità di dover lasciare del tutto l'azienda. Lo smart working promuove anche un migliore equilibrio vita-lavoro, fattore particolarmente importante per chi di mestiere fa anche il genitore.

Vantaggi dello Smart Working per dipendenti

I PIU IMPORTANTI VANTAGGI INDICATI DAI LAVORATORI A DISTANZA:

  •  91% miglior equilibrio vita privata-lavoro

  • 40% possibilità di avere orari flessibili

  • 30% opportunità di lavorare ovunque ci si trovi

  • 14% tempo da dedicare alla famiglia

  • 13% lavorare da casa

  • 12% libertà di viaggiare

  • 11% possibilità di scegliere il proprio ambiente di lavoro

  • $4,000: aumento medio del reddito per dipendenti a distanza vs dipendenti in sede

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Migliore equilibrio vita privata-lavoro

Una delle principali attrattive dello smart working è la possibilità di godere di un migliore equilibrio vita privata-lavoro, grazie a orari più flessibili. Questo ha un grande impatto sull’umore dei dipendenti, in particolare se si tratta di ridurre i livelli di stress.

Developing a remote working policy

Orari flessibili

Alcune persone sono mattutine, altre nottambule, anche per quanto riguarda le proprie abitudini lavorative. Un lavoro vincolato a una routine tradizionale (9.00-17.00) può influire negativamente sui livelli di produttività dei dipendenti, al contrario del lavoro a distanza che offre notevole flessibilità in termini di orari.

Lavorare ovunque

L’opportunità di lavorare ovunque si voglia, sia indipendentemente che con altri (gli spazi di coworking sono particolarmente popolari tra i lavoratori da remoto), è semplicemente fantastica.

Trascorrere tempo con la famiglia

Uno studio recente ha dimostrato che il secondo maggiore vantaggio dello smart working è la possibilità di trascorrere più tempo in famiglia. In particolare per i genitori, la flessibilità offerta dal lavoro da remoto rende molto più semplice riprendere i figli a scuola, gestire vari appuntamenti e godersi il tempo libero tutti insieme.

Lavorare da casa

Non è sorprendente che una grande parte dei dipendenti a distanza riferisce che lavorare da casa sia uno dei più grandi vantaggi dello smart working; ciò riduce il tempo perso nel tragitto casa-lavoro (specialmente quando le distanze sono consistenti), permette di lavorare flessibilmente ed evitare le molteplici distrazioni del posto di lavoro.

Remote work social intranet

Scegliere l’ambiente di lavoro

La possibilità di scegliere dove lavorare consente ai lavoratori da remoto di concentrarsi su compiti importanti senza essere continuamente distratti da altri compiti meno importanti, colleghi che vogliono fare due chiacchiere o semplicemente rumore generale di sottofondo. Concentrarsi totalmente sul compito da svolgere ha sicuramente un impatto positivo sulla qualità del lavoro svolto e consente di essere più produttivi.

Possibilità di viaggiare

Vorresti lavorare per un po’ in un’altra città, un altro paese o addirittura su un isola sperduta? La scelta è completamente nelle tue mani.

Costi ridotti

Mentre i datori di lavoro traggono vantaggio dalla riduzione dei costi operativi, i dipendenti godono di una riduzione dei costi di viaggio per andare e tornare dalla sede di lavoro (che si tratti di trasporto pubblico o carburante), dei costi per i pasti e così via. Esiste inoltre il vantaggio aggiuntivo del tempo risparmiato che può essere speso a lavorare.

Svantaggi dello Smart Working per datori di lavoro

All’interno di questa sezione discuteremo le sfide determinate dallo smart working per i datori di lavoro, inclusa la creazione di una cultura aziendale a distanza. Daremo anche suggerimenti per plasmare al meglio tale cultura e migliorare l’esperienza dei dipendenti che lavorano fuori dall’ufficio. 

Le maggiori sfide:

  • Lavorare tra diversi fusi orari

  • Sensibilità interculturale

  • Lacune nella comunicazione

  • Problemi con la formazione dei lavoratori a distanza

  • Difficoltà nei legami all'interno del team

  • Timore di una produttività ridotta

  • Difficoltà a misurare la performance

Lavorare tra diversi fusi orari

Una delle maggiori sfide che le aziende potrebbero dover affrontare è lavorare tra diversi fusi orari; le risposte possono arrivare più tardi del previsto o le barriere linguistiche possono impedire ai colleghi di collaborare bene insieme. Ecco perché i team leader e i manager dovrebbero pianificare in anticipo e adottare misure per alleviare questi problemi prima di iniziare a lavorare sui progetti.

working across time zones

Sensibilità interculturale

Nel momento in cui le organizzazioni si aprono a un pool globale di talenti, le barriere linguistiche e culturali possono iniziare a rappresentare un problema e determinare difficoltà a comunicare o incomprensioni.

Lacune nella comunicazione

La mancanza di comunicazione può rappresentare un grande svantaggio per la forza lavoro a distanza. Per esempio, l’assenza dell’interazione faccia a faccia (non supportata da strumenti di videoconferenza) priva la comunicazione di importanti elementi (espressioni facciali, linguaggio del corpo) normalmente presenti in un ambiente d’ufficio.

Un altro problema comune è la mancanza di obiettivi e aspettative chiaramente delineati per i lavoratori da remoto.

Problemi con la formazione dei lavoratori a distanza

Le organizzazioni che assumono dipendenti a distanza devono affrontare la sfida di creare un processo di formazione a distanza per i neoassunti. I dipendenti che lavorano lontani dalla sede non hanno il vantaggio di incontrare di persona i colleghi o i manager. Un'esperienza di inserimento in azienda sconclusionata significa che i dipendenti da remoto potrebbero non sentirsi connessi alla missione o alla visione aziendale, con conseguenze sulla qualità del lavoro svolto.

Difficoltà nei legami all’interno del team

Una delle cose migliori di lavorare a distanza è la libertà di lavorare ovunque. Tuttavia, per team distribuiti può essere veramente molto difficile creare uno spirito di gruppo. È importante non sottovalutare l’importanza di creare legami tra dipendenti che lavorano da remoto: questo si rifletterà sulla felicità e la produttività del team, così come sul mantenimento del personale.

Timore di una produttività ridotta

Uno dei maggiori timori per le aziende che prendono in considerazione le politiche di lavoro a distanza è che i dipendenti lavoreranno di meno, paura che genera una cultura di sfiducia e micro-gestione nei confronti del personale che lavora da remoto. Ironia della sorte, questo può finire con l'avere un impatto dannoso sulla produttività dei dipendenti: l'ultima delle cose che un team lead desideri.

A smentire tutto ciò, uno studio di due anni della Stanford University ha osservato un aumento impressionante della produttività tra le persone che lavoravano da casa; al termine dello studio, molti partecipanti preferivano lavorare a casa piuttosto che in ufficio.

In un altro sondaggio condotto su 5.500 professionisti, il 66% ha affermato che la propria produttività migliora notevolmente al di fuori dell'ufficio, con il 76% che evidenzia meno distrazioni a casa.

Difficoltà a misurare la performance

Le aziende che attivano lo smart working per la prima volta potrebbero dover affrontare la sfida di monitorare efficacemente le prestazioni dei dipendenti. In questo caso, piuttosto che concentrarsi sulle ore trascorse a lavorare, per il lavoro a distanza è molto più efficace concentrarsi sui risultati dei progetti.

Svantaggi dello Smart Working per dipendenti

La realtà del lavoro a distanza non è tutta rosa e fiori; i dipendenti che lavorano al di fuori del tradizionale ambiente d’ufficio possono trovarsi anche di fronte a svantaggi.

LE MAGGIORI SFIDE:

  • Solitudine: il 21% dei dipendenti dichiara di sentirsi solo

  • Problemi con la collaborazione: il 21% riferisce difficoltà a comunicare e collaborare

  • Difficoltà nell’equilibrio vita privata-lavoro

  • Problemi di crescita professionale

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Solitudine

La solitudine può essere uno svantaggio che interessa coloro che lavorano a distanza; questi dipendenti possono non ricevere il supporto sociale di cui necessitano, che normalmente si riceve dai colleghi in un ambiente di ufficio, e finiscono per sentirsi isolati.

Loneliness remote work

Questa sensazione di isolamento può sfociare in cattiva salute fisica o mentale, il che è dannoso sia per il dipendente che per l'organizzazione per cui lavora. Può portare a problemi di comunicazione, assenteismo e carenza di motivazione (il 14% dei dipendenti afferma di sentirsi poco motivato lavorando a casa).

Problemi con la collaborazione

Le difficoltà riscontrate nella collaborazione e comunicazione con gli altri potrebbero essere dovute alla mancanza di interazione faccia a faccia, così come alle sfide determinate dai diversi fusi orari (problema menzionato dal 13% dei lavoratori da remoto in un recente sondaggio).

Difficoltà nell’equilibrio vita privata-lavoro

La possibilità di gestire in autonomia i propri orari dà alle persone l’opportunità di lavorare tutto il tempo. Con meno confini tra lavoro e vita personale, alcuni lavoratori si sentono come se dovessero essere costantemente reperibili.

Working from home struggleSecondo Buffer, il 22% dei lavoratori da remoto ha difficoltà a staccarsi dal proprio lavoro, e il 16% trova un ostacolo nelle distrazioni a casa. Senza un programma prestabilito o colleghi con cui fare pause frequenti, i dipendenti da remoto potrebbero ritrovarsi a lavorare troppe ore, il che potrebbe causare insoddisfazione ed eventuale burnout se non sono in atto le giuste routine e politiche.

Problemi di crescita professionale

Lavorare da casa ha numerosi vantaggi, ma sfortunatamente è molto facile finire con l’essere dimenticati dall’azienda per cui si lavora quando si tratta di avanzare a livello di carriera. Mentre i dipendenti che lavorano in sede hanno l’opportunità di essere notati quotidianamente, i dipendenti a distanza non hanno visibilità e questo si riflette negativamente sulla loro carriera. Ricerche dimostrano che i dipendenti a distanza lavorano molto più duramente del personale che lavora in ufficio per ottenere le stesse promozioni; significa semplicemente che ottenere una promozione può essere molto più difficile, nonostante si lavori duramente tanto quanto i colleghi.

Come creare una cultura di lavoro a distanza

Ti stai chiedendo come sia possibile coinvolgere i team a distanza, e quali attività promuovere per sostenere lo spirito di squadra? Dai un’occhiata ai nostri suggerimenti qui sotto per capire come gestire i dipendenti da remoto, farli sentire parte integrante dell’azienda e migliorare la produttività.


Attività virtuali di Team Building

È fondamentale disporre di una forza lavoro che si riunisca e collabori, indipendentemente dal fuso orario in cui si trova. Questo è il motivo per cui leader e manager di un’azienda dovrebbero considerare le attività di team building un’assoluta priorità. Dal momento in cui le organizzazioni non sempre possono investire tempo o risorse nella pianificazione di trasferte costose, è possibile servirsi di altri modi per rafforzare i legami all’interno del team durante la settimana lavorativa, tramite riunioni virtuali (l'utilizzo di strumenti di videoconferenza è altamente raccomandato).

I datori di lavoro possono dedicare tempo all'inizio o alla fine di una riunione online per il team building, o programmare una riunione separata interamente incentrata sul team building, che si tiene regolarmente su base settimanale.

Inoltre, proprio come esistono chat specifiche per diversi reparti o progetti, possono essere create anche chat separate semplicemente per chiacchierare tra colleghi; le persone possono condividere foto, parlare dei loro fine settimana e conoscersi meglio attraverso una piattaforma digitale.

Check-in regolari

Le aziende con una forte cultura del lavoro a distanza sanno che i check-in regolari, tramite messaggistica istantanea o video, sono modi efficaci per far sentire i dipendenti importanti; l'impatto maggiore in particolare deriva dal riconoscere risultati e contributi. Sia che un dipendente abbia raggiunto un determinato obiettivo professionale, sia che abbia celebrato un anniversario di lavoro, il riconoscimento consente alle persone di sentirsi parte della cultura aziendale e del team.

Quando possibile, è bene utilizzare il video durante i check-in poiché offre a entrambe le parti la possibilità di leggere il linguaggio del corpo e le espressioni facciali, essenziali per una comunicazione efficace.

Feedback da parte dei dipendenti

Un altro modo per costruire una cultura aziendale a distanza è attraverso i sondaggi. Uno studio ha rivelato che i dipendenti hanno fino a 4.6 più probabilità di performare bene a lavoro se sentono di avere voce in capitolo e di essere ascoltati.

Quando i dipendenti a distanza si sentono parte della conversazione, possono anche offrire soluzioni che avranno effetti positivi sull’azienda nel complesso. Alcune domande che potrebbero essere poste:

  • I dipendenti sentono che i propri sforzi sono apprezzati e riconosciuti?

  • Sono soddisfatti del proprio ruolo e delle proprie responsabilità?

  • I manager e direttori comunicano le proprie aspettative chiaramente?

I feedback dei dipendenti dovrebbero essere presi seriamente in considerazione, discussi e messi in pratica ove possibile; è di vitale importanza per il successo di qualsiasi azienda, specialmente quando si tratta di riunire team dispersi.

Le aziende potrebbero usare sondaggi in forma anonima per valutare quanto coinvolti sono i dipendenti rispetto al proprio ruolo e quanto dediti sono alla missione dell’organizzazione nel complesso. Tuttavia, i manager dovrebbero realizzare e tenere presente che l’anonimato non garantisce trasparenza; i dipendenti potrebbero comunque sentirsi a disagio nel dare risposte sincere.

Importanza della sensibilità interculturale

Vuoi sapere come creare una cultura forte con un team globale? Prendi in considerazione lo sviluppo della sensibilità interculturale. Come parte di un esercizio di team building, i dipendenti a distanza possono condividere approfondimenti sulle loro culture e regioni geografiche. Questa pratica aiuta a ridurre i malintesi e rafforza i legami tra i membri del team.

Soluzioni per lo Smart Working: consigli per gestire il lavoro a distanza efficacemente

Gestire lo smart working non è un'impresa da poco, ma è sicuramente possibile seguendo un framework di lavoro da remoto. Ti presentiamo alcune delle nostre linee guida collaudate per la gestione dei lavoratori a distanza. 
Fai click su uno dei titoli per andare direttamente alla sezione scelta.

Suggerimento 1: Definire le aspettative

Suggerimento 2: Comunicare efficacemente

Suggerimento 3: Strutturare il lavoro

Suggerimento 4: Definire obiettivi di performance

Suggerimento 5: Non dimenticare le promozioni

Suggerimento 6: Strategia di Gamification

Suggerimento 7: Offrire benefit

Definire le aspettative

Dare linee guida per lo smart working e una chiara struttura di lavoro aiuta i dipendenti a capire quali sono le aspettative nei loro confronti, e a restare concentrati mentre lavorano da casa. Evita inoltre potenziali fraintendimenti, stress e scarsa produttività.

Comunicare efficacemente

Una strategia comunicativa chiara è vitale per il successo dello smart working. Per esempio, coloro che gestiscono i team remoti dovrebbero:

  • Mettere in evidenza gli incarichi in base alle priorità, così che i dipendenti sapranno su cosa concentrarsi

  • Discutere il numero di resoconti che il personale dovrà presentare su base settimanale e in quali modalità (ad esempio, messaggi o videochiamate per questioni urgenti)

  • Definire quali sono i migliori momenti per mettersi in contatto con i manager nel corso della giornata lavorativa, così come chi chiamare nel caso questi ultimi non siano disponibili

  • Chiarire con anticipo quali incarichi dovrebbero essere completati entro fine settimana o fine del mese

Remote work strategy

Strutturare il lavoro

Utilizzare software per la gestione dei progetti può aiutare a restare facilmente al passo con gli incarichi e le priorità. L’organizzazione offre ai dipendenti a distanza una struttura lavorativa da seguire e permette al personale di comprendere fino in fondo lo status dei progetti.

Definire obiettivi di performance

Dal momento in cui i team remoti non sono vincolati alla giornata lavorativa tradizionale (9:00-17:00), potrebbe essere allettante micro-gestire i dipendenti per assicurarsi che il lavoro venga svolto. Tuttavia, la micro-gestione è uno dei metodi meno efficaci per far sì che i dipendenti restino produttivi. Al contrario, le organizzazioni dovrebbero concentrarsi sulla definizione di obiettivi di performance che il personale dovrebbe soddisfare. Definire obiettivi, tenendo conto di metriche e KPI specifici, aiuta i manager a visualizzare il successo e raggiungerlo.

Anche le riunioni uno a uno sono un ottimo modo per discutere approfonditamente la definizione degli obiettivi con i dipendenti da remoto. Questi incontri faccia a faccia con un team leader o manager consentono ai lavoratori di parlare dei progetti in corso e chiarire se determinati risultati possono essere raggiunti o meno. In tale sede, i dipendenti possono anche evidenziare eventuali difficoltà che potrebbero ostacolare il completamento delle loro attività in tempo. Non solo, ma questo tipo di riunioni aiuta i lavoratori a distanza a sentirsi più supportati.

Non dimenticare le promozioni

La carriera lavorativa è importante anche per i lavoratori a distanza. Se i dipendenti non vedono un percorso chiaro per il progresso, potrebbero sentirsi frustrati e cercare lavoro altrove. Dedicare del tempo a riunioni video one-to-one con i lavoratori da remoto durante le quali discutere del loro sviluppo professionale e dei loro obiettivi per il futuro è una mossa vincente.

Strategia di Gamification

Gamification significa utilizzo di elementi tipici del gioco, come punti e punteggio, per incoraggiare le persone a raggiungere determinati obiettivi. Quando viene implementata nell’ambiente di lavoro, una strategia di gamification permette ai dipendenti di giocare e competere l’uno “contro” l’altro, rendendoli più motivati nei confronti del lavoro. Potrebbe essere anche un metodo eccellente per inserire nuovi dipendenti, incoraggiare lo spirito di squadra e raggiungere obiettivi di vendita o marketing.

Offrire benefit

Trattenere un membro del personale di talento all'interno dell’azienda (che si tratti di un team remoto o meno) implica anche assicurarsi che si senta apprezzato per il suo contributo e che goda di un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Un modo eccellente per farlo è offrire benefit; ad esempio, offrire incentivi per programmi benessere, concedere ampi periodi di vacanza o buoni per strutture di assistenza ai bambini. Quando il personale è felice, in salute e si sente apprezzato sul posto di lavoro, è più probabile che rimanga all'interno dell’azienda.

Come configurare un ufficio a distanza

Vorresti sapere come organizzare un ufficio a distanza nel migliore dei modi? Ecco una lista di suggerimenti.


Aggiornare i protocolli di sicurezza

Per evitare violazioni di sicurezza e relativi costi, le aziende dovrebbero creare protocolli di sicurezza standard per i dipendenti da remoto. Questi criteri possono includere un elenco di applicazioni pre-approvate e linee guida su come proteggere i dispositivi domestici. Poiché le tecnologie continuano a evolvere e cambiare, queste politiche devono essere costantemente aggiornate.

Nominare un rappresentante dei lavoratori a distanza

Potrebbe valere la pena avere un rappresentante incaricato della formazione a distanza dei lavoratori e da considerarsi come punto di riferimento per chiedere aiuto e risolvere dubbi.
Remote work delegate

Assicurarsi che la documentazione rilevante sia disponibile online

È di vitale importanza che tutta la documentazione aziendale importante sia disponibile online per i dipendenti remoti. L'utilizzo di programmi di condivisione di file e intranet cloud (come ad esempio una Google intranet) per archiviare, condividere e modificare documenti può aiutare a semplificare i processi, inclusa l'esperienza di onboarding.

Inoltre, i programmi di condivisione di file normalmente offrono diversi livelli di autorizzazione per la condivisione, in modo che i manager possano assicurarsi che determinati documenti siano mantenuti riservati, se necessario.

Disporre di strumenti di ricerca per un’esperienza utente migliore

Quando si tratta di scegliere determinati strumenti e applicazioni per i team dispersi, le organizzazioni dovrebbero tenere in grande considerazione gli elementi che caratterizzano l’esperienza utente, per assicurarsi che i dipendenti riescano ad utilizzare il prodotto al meglio.

Le piattaforme con esperienze utente negative hanno spesso alti tassi di turnover, perché i dipendenti finiscono per essere confusi o frustrati nei confronti dei sistemi che devono utilizzare ogni giorno. Quando i lavoratori a distanza non sono limitati dallo strumento, possono dedicare più tempo alla produzione di lavoro di qualità, a beneficio dell’azienda.

Definire gli strumenti di comunicazione

La chiave del successo sta nel definire chiaramente gli strumenti di comunicazione che la forza lavoro da remoto utilizzerà; sarebbe ottimale scegliere gli strumenti in base all’attività specifica da svolgere. Per esempio:

  • Messaggistica istantanea per le comunicazioni quotidiane

  • Videoconferenze per riunioni settimanali e corsi di formazione

  • Uno strumento di project management per organizzare i flussi di lavoro

In ogni caso, la regola d’ordine è: no alla comunicazione eccessiva; considerate persino di disporre di una politica contro l’invio di un'esagerata quantità di messaggi e informazioni. La comunicazione eccessiva è causa di molte distrazioni sul lavoro.

Produttività e Smart Working

Sappiamo che lavorare da casa può portare con sé degli svantaggi; dai un’occhiata ai nostri consigli per creare un ambiente di lavoro salutare e capire come restare connesso anche quando lavori a distanza.
Puoi saltare alla tua sezione preferita cliccando uno dei titoli qui sotto.

I MIGLIORI MODI PER RESTARE PRODUTTIVI SECONDO I LAVORATORI A DISTANZA

  • 37% fare pause regolarmente

  • 33% attenersi alle ore lavorative prestabilite

  • 30% definire una lista di cose da fare

  • 25% lavorare quotidianamente nello stesso luogo

  • 23% svegliarsi presto

  • 20% ascoltare musica mentre si lavora

  • 19% pianificare il lavoro del giorno successivo

  • 17% usare un calendario

  • 16% fare esercizio fisico regolarmente

  • 15% comunicare con il resto del personale online

 

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Definire un equilibrio tra lavoro e vita privata

È fondamentale per i lavoratori da remoto delineare chiari confini per separare il lavoro dalla vita personale; i dipendenti devono imparare a strutturare la propria giornata e stabilire abitudini quotidiane.

Ad esempio, Richard, SEM Manager di Happeo, lavora a distanza da Barcellona, in Spagna. Avere uno spazio dedicato al lavoro, creare un calendario dettagliato e fare pause regolari dà una struttura alla sua giornata e previene distrazioni indesiderate. Inoltre, limitare l’uso dei social media e la navigazione sul Web lo aiuta a rimanere concentrato.

I dipendenti da remoto potrebbero anche voler sperimentare diversi metodi per massimizzare la produttività, al fine di migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata. Ad esempio, svegliarsi presto o utilizzare la rinomata tecnica del Pomodoro, in cui sono programmate pause di 5-10 minuti dopo sessioni di lavoro di 25 minuti per aumentare la produttività complessiva.

I datori di lavoro possono aiutare i dipendenti a delineare questi limiti garantendo orari di ufficio flessibili o programmando check-in frequenti. Anche le aspettative in merito alla disponibilità e alle tempistiche di un progetto dovrebbero essere definite chiaramente sin da subito.

Designare uno spazio di lavoro fisso

Stabilire un luogo fisso in cui si lavora, a casa o in uno spazio di coworking, può aiutare ad aumentare l'efficienza e la produttività mentre si lavora da remoto. Lavorare nello stesso posto ogni giorno, oltre a definire una routine lavorativa, migliora la concentrazione.

Gli spazi di coworking possono essere estremamente convenienti per coloro che hanno uno spazio limitato per lavorare a casa, così come per coloro che hanno bisogno di incontrare i clienti di persona o preferiscono un’atmosfera più sociale.

Invece di lavorare a casa da soli, i lavoratori a distanza hanno l'opportunità unica di interagire con un gruppo diversificato di persone su base giornaliera. Poiché la maggior parte degli spazi di coworking ha sia uffici privati che open space, i membri possono scegliere di lavorare in modo indipendente o con altre persone.

Ridurre le distrazioni

Le interruzioni da parte dei membri della famiglia, le esigenze di assistere i figli e sbrigare le faccende domestiche inducono le persone a procrastinare e rimandare il lavoro che devono svolgere. Queste distrazioni possono mettere a repentaglio la produttività e efficienza.

Per contrastare ciò, è bene cercare di lavorare nei momenti in cui il livello di concentrazione è massimo. Dal momento in cui uno dei vantaggi principali del lavoro a distanza è avere un orario flessibile, i dipendenti possono scegliere di svolgere il lavoro durante le ore della giornata più libere da distrazioni.

Altri potrebbero preferire limitare le distrazioni trovando una caffetteria o uno spazio di coworking per svolgere le attività quotidiane. Questo cambiamento di scenario può allontanare le persone da interruzioni che di solito fanno perdere tempo.

Essere organizzati

Eccellenti capacità organizzative consentono ai telelavoratori di tenere traccia delle varie attività svolte; se ti stai chiedendo come rimanere motivato e organizzato quando lavori a distanza? Pensa a:

  • Tenere una lista di cose da fare
  • Usare un calendario
  • Pianificare il giorno lavorativo successivo
  • Utilizzare strumenti di project management (come Trello, Asana o Monday) che rendono l'organizzazione del lavoro un gioco da ragazzi

In particolare, i software per la gestione dei progetti consentono ai team di gestire il proprio tempo e rimanere informati sulle scadenze imminenti. I manager possono facilmente comunicare e collaborare con i colleghi, organizzare le informazioni e delegare i vari incarichi alle persone giuste; il tutto online.

Inoltre, dato che i membri del team disperso possono condividere aggiornamenti all'interno del programma stesso, questi strumenti eliminano la necessità di riunioni, migliorando l'efficienza complessiva.

Prendersi cura della propria salute

È scontato che lavorare troppo, non avere una dieta equilibrata e non muoversi abbastanza finisce con l’avere un impatto sulla salute fisica e mentale, cosa che in ultimo potrebbe riflettersi negativamente sulla qualità del lavoro svolto o addirittura causare un esaurimento. Il rischio aumenta dal momento in cui lo stile di vita dettato dallo smart working può spesso essere molto sedentario, dato che non c’è necessità di spostarsi per raggiungere il posto di lavoro e la giornata nel complesso è molto meno strutturata (ciò nel caso in cui non si abbiano buone abitudini di base). Diventa necessario assicurarsi di prendere una boccata d’aria ogni qualvolta è possibile, così come programmare pause per allenarsi, o ancora ascoltare musica per tirarsi su di morale.

Prendersi pause per socializzare

Prendersi pause per socializzare dà alle persone la possibilità di rilassarsi e sentirsi meno soli, mantenendo un sano equilibrio tra lavoro e vita sociale.

Prendersi cura del proprio benessere significa allontanarsi dal computer, incontrarsi con amici, dedicarsi a hobby, o socializzare con i colleghi.

Remote social break

Creare legami con altri lavoratori a distanza

Ti stai chiedendo come sia possibile costruire autentiche relazioni con i colleghi quando si lavora a distanza? Non sempre è facile, ma è possibile. Cerca di organizzare videochiamate faccia a faccia e di interagire online con i colleghi quando possibile. Stabilire una connessione più profonda con i colleghi permette alle persone di avere un rapporto simile a quello che normalmente si stabilisce lavorando insieme in ufficio, e questo riunisce i team dispersi.

Software per lo Smart Working

L'utilizzo di strumenti per lo smart working aiuta a semplificare il lavoro dei dipendenti a distanza. Queste sono alcune delle migliori app e soluzioni che consigliamo per lavoratori a distanza, suddivise in categorie:

Migliori strumenti per la comunicazione e videoconferenza

Slack

Slack è altamente consigliato per lavorare a distanza. Eccellente per conversazioni rapide e in tempo reale, per aziende di tutte le dimensioni. Questo strumento ti consente di creare una serie di canali per qualsiasi esigenza: sia che si tratti di pianificare riunioni, gestire le comunicazioni interne o semplicemente fare una chiacchierata informale. Slack offre inoltre integrazioni con una gamma di altri strumenti popolari, tra cui Google Drive e Zoom.

Google Hangouts

Un'altra eccellente soluzione per lo smart working è Google Hangouts, uno strumento di messaggistica istantanea e di videoconferenza, incredibilmente facile da usare. Ad esempio, per avviare una riunione, è sufficiente condividere un link con i membri del team con cui si desidera parlare: non sono richiesti plug-in o download.

Hangouts si integra direttamente con Gmail e Google Calendario, il che rende la pianificazione ancora più semplice. Per le riunioni che richiedono presentazioni a schermo intero, Google Hangouts ha anche una funzione di condivisione dello schermo.

Zoom

Eccellente sia per la qualità del suono che del video, ha una serie di funzionalità utili che permettono alle aziende che hanno attivato lo smart working di creare link per meeting, registrare le riunioni e condividere lo schermo facilmente. Le videochiamate possono svolgersi anche su “Zoom Rooms” con più di 1000 partecipanti in totale.

Microsoft Teams

Questo strumento per la comunicazione è adatto per le chiamate audio, programmare meeting, e ha anche chat e messaggistica istantanea. È particolarmente adatto per aziende che lavorano già con prodotti della Microsoft.

Migliori strumenti per la collaborazione su file

G Suite 

G Suite, grazie alla vasta gamma di strumenti offerti (incluso Moduli, Fogli, Calendario e Documenti) è la scelta perfetta se si è alla ricerca di un software per lo smart working con elevati livelli di funzionalità e flessibilità.

Tutti questi strumenti permettono ai membri del team di collaborare sullo stesso documento contemporaneamente, a distanza e in tempo reale: tanto in ufficio quanto da remoto. G Suite inoltre si integra con altre popolari applicazioni, incluso Happeo, per garantire flussi di lavoro più efficienti.

Microsoft 365

Con Microsoft 365 è possibile condividere con il resto del team file e cartelle, ovunque ci si trovi, grazie a prodotti quali One Drive, Office, SharePoint e Microsoft Teams. È consigliabile utilizzare Microsoft Office quando si desidera creare o modificare file in collaborazione con i propri colleghi; se i cambiamenti avvengono offline, saranno automaticamente sincronizzati quando si andrà online.

Migliori piattaforme per la condivisione e archiviazione su cloud

Google Drive

Un modo poco costoso e ben organizzato per connettersi e collaborare a distanza con il resto del team. Una delle cose migliori di Google Drive è la sua accessibilità: è possibile accedere a documenti o file ovunque ci si trovi ed è possibile lavorare in più persone su uno stesso file, che si aggiorna in tempo reale. Una soluzione per lo smart working consigliata ad aziende o team con un budget limitato.

Dropbox

Dropbox è un servizio di file hosting con funzionalità di archiviazione cloud, che consente alle aziende di condividere documenti in tempo reale. Un grande vantaggio di questo strumento è che ha sia funzionalità di sicurezza che possono essere aggiunte (inclusa l'autenticazione a due fattori) sia eccellenti opzioni di autorizzazione alla condivisione. Anche Dropbox, come Google Drive, è consigliato ai team che cercano uno strumento a basso budget.

Migliori app per il Time Tracking

Clockify

Tieni facilmente traccia del tempo che tu e il resto del team trascorrete utilizzando diversi dispositivi grazie a Clockify, strumento disponibile come app desktop, estensione del browser o su dispositivo mobile.

Toggl

Toggl è un'app per il monitoraggio del tempo che migliora la produttività. Lo strumento di time tracking è semplice da usare e consente di analizzare facilmente il tempo speso sui progetti. Inoltre, rende semplice ricordare di tracciare il tempo, grazie al promemoria che avverte di iniziare il tracking con un click.

Migliori strumenti di Project Management

Trello

Lo stile minimalista e semplice di Trello lo rende uno dei migliori stru,emto per lavoratori a distanza. Rende possibile collaborare con diversi team che lavorano a un progetto su diverse app, tra cui Google Drive, Dropbox e Slack. Decisamente una delle nostre app di lavoro a distanza preferite!

Asana

Asana è un altro strumento piuttosto famoso per supportare la gestione dei progetti, assegnare incarichi ad altri membri del team, scambiarsi idee a riguardo e definire deadline all’interno della piattaforma stessa.

Google Data Studio

Molti team passano ore a mettere insieme report per manager e stakeholder. Google Data Studio offre alle organizzazioni tutto ciò di cui hanno bisogno per trasformare i dati di Google Analytics e altre fonti in report di facile comprensione. Lo strumento ha un layout e un’interfaccia di progettazione semplice, in modo che i dipendenti possano creare report personalizzati efficientemente. Inoltre, i membri del team possono modificare e collaborare sui rapporti in tempo reale.

Data Studio raccoglie automaticamente dati dalle fonti desiderate su base settimanale, mensile o trimestrale. La consegna pianificata di email consente inoltre ai dipendenti da remoto di inviare email automatizzate contenenti un download in PDF del report e un link al report sulla piattaforma. Uno dei migliori strumenti per lo smart working per la creazione di report.

Migliori soluzioni di Digital Workplace tutto-in-uno

Happeo

Pensato per portare la comunicazione interna della vostra azienda a un livello superiore.

Stay connected anywhere with Happeo

Le aziende hanno bisogno di intranet per lavorare con successo a distanza. Il nostro software per lo smart working ti consente di fare esattamente questo. Happeo (partner ufficiale di Google) è una piattaforma di social intranet che semplifica i processi e permette alle aziende di concentrarsi sullo sviluppo del proprio business, facendo risparmiare tempo e risorse che altrimenti potrebbero essere sprecati nell’acquisto di molteplici strumenti. Le sue funzionalità e l'interfaccia utente intuitiva la rendono una soluzione per il lavoro a distanza molto apprezzata.

Cos’è una Intranet?

Per chiarire, una intranet è un portale online in cui i dipendenti possono condividere o accedere a informazioni fondamentali. Poiché le intranet sono private, non sono accessibili tramite internet ad utenti che non siano autorizzati. Le piattaforme intranet offrono ai dipendenti uno spazio per lavorare insieme e collaborare su progetti, anche quando non si trovano nella stessa sede fisica. Rappresentano un modo efficace per i team di archiviare file, leggere aggiornamenti aziendali e tenere le persone connesse.

Una soluzione intranet è una luogo centralizzato in cui è possibile archiviare tutti i tipi di dati (moduli, documenti per la formazione dei lavoratori, appunti e statistiche aziendali); le aziende spesso utilizzano le intranet per archiviare le directory dei dipendenti, fornire accesso a politiche HR aggiornate o condividere nuove informazioni su prodotti e servizi. Quando i dipendenti hanno accesso a tutto ciò di cui hanno bisogno per portare a termine il proprio lavoro, possono lavorare in modo efficiente e sentirsi più sicuri nei propri panni.

Funzionalità collaborative di Happeo per lo Smart Working

Non è solo una intranet con un'interfaccia intuitiva e di facile utilizzo, Happeo è dotata anche di una serie di funzionalità collaborative, comunicative e di social networking; in questo modo contribuisce a promuovere una cultura e una comunità di lavoro a distanza collaborativa ed efficace, oltre a incrementare la produttività dei dipendenti e migliorare la comunicazione interna.

Le funzionalità di Happeo includono:

    • Integrazione con G Suite: integrazione nativa con Drive, Calendario, Hangouts e la directory di G Suite

    • Accessi controllati: per assegnare ruoli diversi agli utenti (Visualizzatore, Amministratore, Proprietario e Editor) per canali e pagine

    • Funzioni social: i membri del team possono postare, commentare, taggare, mettere Mi Piace all’interno dei canali

    • Facilità d’uso: creazione di diversi canali per promuovere la comunicazione e collaborazione all’interno dell’azienda

    • Interattività: creazione di pagine intranet interattive, facilmente aggiornabili grazie ai widget dinamici di Happeo

    • App iOS e Android: accesso a Happeo, sempre e ovunque, grazie alla nostra app mobile Android e iOS

    • Interfaccia multilingue: Happeo è disponibile in Inglese, Tedesco, Spagnolo, Italiano, Francese, Olandese, Finlandese e Svedese, e può facilmente integrare qualsiasi altra lingua su richiesta

    • Knowledge base: un’ampia libreria di risorse per l’onboarding e materiali per formare il team

  • Community di clienti: accesso a una comunità globale di clienti, leader e esperti, pronti a condividere i loro migliori suggerimenti

Happeo è orgogliosa di essere stata nominata una delle startup più promettenti dall'Unione Europea nel 2017. Siamo felici di servire centinaia di migliaia di utenti su base giornaliera. Scopri di più, contattando subito un membro del team Happeo.

Lasciati ispirare, immagina e innova, con Happeo.