L'intégration, l'adhésion, et l'implication des employés sont des éléments essentiels à la réussite de toute entreprise.
Dans cette perspective, chaque entreprise devrait adopter le meilleur outil de communication interne afin d’encourager l’écoute bilatérale et satisfaire les besoins de ses collaborateurs en termes d’information.
Cette solution doit être pratique et efficace pour favoriser tous les types de communication en entreprise.
Les avantages d’une bonne communication interne sont nombreux : favoriser la collaboration, partager les objectifs de l’entreprise, stimuler l’action, rassembler les équipes, renforcer la culture d’entreprise, et bien plus encore. Toutefois, il faut dénicher la plateforme de communication idéale pour en profiter.
Cet article vous présente le top 10 des outils de communication interne qui méritent le détour en 2023.
Mais avant cela :
La communication interne regroupe l'ensemble des actions de communication réalisées au sein d'une entreprise ou d’une organisation afin d’informer et de favoriser l'adhésion des collaborateurs.
Le but est de rapprocher dirigeants et employés pour une meilleure écoute bilatérale, et de satisfaire les besoins des parties prenantes en matière d’information.
L’efficacité de la communication interne repose sur le choix des meilleurs outils de communication interne et nécessite un surinvestissement personnel de la part des collaborateurs. Lorsque les solutions choisies sont innovantes et digitales, cela contribue à l’attractivité de votre entreprise.
Le système de communication interne est par ailleurs un véritable outil de management et nécessite une bonne planification. Chaque outil et support de communication interne servant à diffuser l’information doit être sélectionné avec soin pour assurer la cohérence et éviter les erreurs de communication. Les contradictions et les incohérences sont généralement source de démotivation et de défiance de la part des employés.
Dans les entreprises de grande taille, il existe très souvent un responsable de la communication interne. Ce dernier est rattaché au service de communication ou à la direction des ressources humaines. Si la communication interne est souvent entièrement prise en charge par la DRH, c’est parce qu’elle revêt une importance stratégique dans la création de liens entre collaborateurs et entreprises.
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Il existe 3 principaux types de communication interne :
Elle va du haut vers le bas et constitue le principal objectif des outils de communication interne dans la plupart des entreprises.
La direction donne des instructions aux managers qui donnent à leur tour des directives aux chefs d’équipe. Ces derniers se chargent ensuite d’informer le reste des employés.
C’est l’inverse de la précédente, puisque le flux d’information circule du bas vers le haut : employés, chef d’équipes, managers puis enfin direction.
Elle devrait être prise en charge par tout outil de communication interne, puisqu’elle est essentielle pour un environnement de travail participatif et pour l’innovation.
Les employés ont ainsi l’occasion d’échanger avec leurs supérieurs pour recevoir et faire des feedbacks.
Aussi dite communication transversale. Elle est très peu courante et s’effectue de cadre à cadre, d’une équipe à une autre, etc. Il s’agit d’offrir aux employés des outils de communication interne pour mieux échanger entre eux.
C’est un moyen d’accompagner les collaborateurs dans une meilleure communication à titre personnel, afin de créer des liens forts susceptibles d’impacter sur leurs performances.
Choisir un bon outil de communication interne en entreprise et bien planifier le partage d’information constitue un réel atout à la performance. Les avantages d’une bonne communication interne incluent entre autres :
Les conversations et réunions au sein de votre organisation sont l’occasion pour les employés de soumettre leurs idées et opinions sur les stratégies internes. Ils se sentent dès lors valorisés et écoutés, et sont motivés à s’impliquer davantage et à fournir un travail de meilleure qualité.
Une plateforme de communication donne une vue d’ensemble et permet d’expliquer les objectifs pour que les employés se sentent bien informés et capables d’agir.
Les outils de la communication interne comme l’intranet facilitent les échanges et interactions avec la direction.
Une bonne communication interne permet de renforcer la culture d’entreprise et d’informer les employés sur tous les avantages disponibles pour le bien-être au travail.
Grâce au système de communication interne mis en place, votre entreprise peut réagir rapidement à différentes situations causées par une évolution rapide de l’environnement ou de la situation.
Source image: Happeo
L’intranet social est un réseau informatique déployé au sein d’une entreprise pour permettre aux collaborateurs d’échanger des informations dans un environnement sécurisé. C’est un outil de communication corporate qui fonctionne comme le miroir de l’organisation et permet de maintenir l’information accessible à tous.
Un intranet social est la fusion entre un intranet traditionnel et un réseau social d’entreprise. Par conséquent, les atouts d’un tel système de communication interne en entreprise sont nombreux. Les différentes fonctionnalités incluent :
Source Image: Slack
La messagerie instantanée (MI), aussi connu comme tchat, est un service Internet permettant d’échanger en temps réel via un logiciel de messagerie instantanée. Avec la croissance de la technologie, cette solution est devenue un véritable outil de communication interne au sein des entreprises. C’est un moyen économique et pratique d’échanger des informations pour les collaborateurs.
Au fur et à mesure que ce support de communication interne évolue, des fonctionnalités plus conviviales sont ajoutées. Celles-ci incluent notamment :
La messagerie instantanée figure parmi les outils de communication interne les plus pratiques en 2023. Elle est par exemple moins intrusive que lorsque vous passez un appel téléphonique et vous permet de communiquer directement sur votre ordinateur portable tout en réalisant un certain nombre de tâches.
Vous trouverez même des solutions qui offrent des fonctions de tenue de dossiers et permettent de rechercher des enregistrements des conversations précédentes.
Source Image: Madmagz Com’in
Pour tirer parti de cet outil de communication interne en entreprise, vous devez adopter le bon logiciel de newsletter interne. Ce dernier devrait :
Source Image: Teams
Le logiciel de visioconférence, vidéoconférence ou web-conférence, est une solution informatique servant à établir des connexions vidéos en direct entre parties distantes. Utilisé via Internet, cela permet de simuler des rencontres en face à face.
C’est l’un des outils de communication interne les plus pratiques en 2023, étant donné son utilisation intuitive et accessible à tous les corps de métier.
Il est possible, à tout moment, d’ajouter des utilisateurs à votre réseau pour qu’ils puissent rejoindre votre réunion virtuelle. Les autres avantages de cet outil de communication interne en entreprise incluent :
Si vous bénéficiez de tous ces avantages, c’est grâce aux fonctionnalités suivantes :
Source Image: Bit.ai
Basé sur les technologies de l'information et de la communication, un outil collaboratif est une solution permettant à de nombreuses personnes de travailler simultanément au sein de l’entreprise.
Grâce à cet outil de communication interne, vous pouvez :
Les principales fonctionnalités de ce support de communication interne sont les suivantes :
Source Image: Trello
La gestion de tâches et de projets consiste à suivre les tâches à travers leurs différentes étapes du début à la fin d’un projet. C’est un véritable outil de communication interne, puisque ce processus implique que vos collaborateurs prennent des décisions concrètes sur leurs missions. Pour ce faire, ils doivent continuellement échanger des informations et s’adapter aux changements susceptibles de se produire en temps réel afin d’assurer la réussite du projet.
Alors que la gestion des tâches consiste à gérer une tâche individuelle, de sa conception à sa clôture, la gestion de projets exige une vue d'ensemble.
Les chefs de projet travaillant en parallèle sur plusieurs projets aux niveaux de priorité variables peuvent dès lors les gérer efficacement. Cela est possible grâce à une analyse adéquate des relations et des dépendances entre les différents composants, et à une bonne communication au sein des équipes.
Un logiciel de gestion de tâches et de projets est une plateforme de communication et de collaboration complète avec de nombreuses options. Celles-ci incluent par exemple :
Source Image: Workplace
Plus qu’un outil de communication interne, le réseau social d’entreprise est un véritable outil de collaboration. Il fonctionne à bien des égards comme Internet, sauf que ce réseau est uniquement accessible à vos collaborateurs. Cette caractéristique particulière en fait la solution idéale pour échanger des informations et des nouvelles importantes dans votre entreprise.
Contrairement à un intranet social, le RSE n’offre pas les avantages comme la gestion des connaissances ou encore le stockage en ligne pour faciliter l’accès aux fichiers. Il permet toutefois aux utilisateurs d’échanger, de collaborer et ainsi d’exercer leur activité professionnelle plus efficacement.
Les principales fonctionnalités d’un réseau social d’entreprise moderne incluent :
Découvrir les fonctionnalités
Source Image: Panopto
L’espace vidéo se présente comme un catalogue des vidéos internes et externes de l’entreprise. Il regroupe divers supports marketing, outils d’onboarding et de formation, ainsi que tout autre type de vidéo utilisé par votre entreprise. Ceux-ci peuvent être soient hébergés en interne ou en externe.
La vidéo est un support de communication interne capable de faire passer un message avec plus de puissance qu'un simple mail. Son contenu visuel dynamique et moderne stimule les sens, captive l’attention et véhicule une image explicite. Elle peut être utilisée de diverses manières en 2023, comme :
Source Image: Google Forms
Le sondage interne est un outil de communication permettant de recueillir les attentes des employés de façon uniforme tout en les fédérant autour d'un projet d'entreprise.
C’est un moyen de mesurer l'engagement des collaborateurs, leur bien-être au travail et l'image qu'ils se font de l’entreprise.
Ce support de communication interne est très efficace lorsqu’il s’agit d’améliorer votre marque employeur, l’engagement et la productivité des collaborateurs, et de fidéliser vos talents.
Avoir l'ensemble du personnel impliqué autour de vos objectifs est déterminant dans la réussite de votre projet d'entreprise.
Source Image: Hibob
L’onboarding digital vient clôturer cette liste des meilleurs outils de communication interne en 2023. Il s’agit du processus central par lequel les organisations intègrent leurs utilisateurs de façon agile, simple et sûre. Il permet de fluidifier l’information avec chaque nouveau collaborateur, facilite les échanges en interne et harmonise l’accueil des collaborateurs.
Un support de communication interne d’onboarding permet entre autres de :
Pour choisir un outil de communication interne, il faut réaliser un auto-diagnostic de sa communication interne et fixer des objectifs. Ceux-ci doivent être généraux et aussi chiffrés (en termes de taux d’utilisation, de fréquence de publication…). Il faut ensuite lister les critères de l’outil de communication interne idéal et comparer les différentes solutions disponibles.
Le choix doit se porter sur un outil adapté aux processus de communication interne et à la taille de l’entreprise. Un système de communication interne sera plus efficace s’il est intuitif, personnalisable, avec des fonctionnalités sur-mesure et capable d’impliquer l’ensemble de vos collaborateurs.
Faut-il plusieurs outils de communication interne ?
La clé des outils de communication interne est d'en utiliser plusieurs, autant que possible, tous ensemble. Lorsque ces derniers sont accessibles depuis une même plateforme de communication, les utilisateurs peuvent accéder à l’information et interagir à travers une interface unique. Cela leur permet de gagner en temps et de bénéficier d’une bonne expérience collaborateur.
Il existe divers outils de communication interne pour les messages, pour informer, diffuser et partager, ou encore pour s’organiser et gérer les projets.
Écrite ou orale, papier ou digitale, les meilleurs outils sont ceux qui épousent parfaitement le plan de communication établi par l’entreprise et lui permettent d’atteindre au mieux ses cibles.