La guía completa de intranet 2019: Una mirada al futuro en el espacio de trabajo digital 

Hace mucho, mucho tiempo, en una lejana compañía, había una intranet, que por entonces no era más que un agujero negro donde la información estaba destinada a morir. Haciendo un avance rápido a la era digital en la que vivimos, ahora toda empresa hace uso de una pantalla para llevar a cabo su trabajo. 

Entonces, ¿Qué lugar ocupa la intranet en este punto? 

Introducción

Compartir fotos, historias, anuncios publicitarios, actualizaciones, conversaciones, avisos… Esta es la forma de comunicación con el resto del mundo que existe hoy en día. ¿Crees, por lo tanto, que estos métodos de interacción ocupan lugar en el espacio de trabajo de las empresas?

La necesidad de actualizar e incorporar estos servicios en el día a día ha hecho que directores y superiores en toda clase de organización recurran a ello, aumentando así la eficiencia en el trabajo.

Esto quiere decir, además, que la intranet y por lo tanto, el lugar de trabajo digital de los empleados, está teniendo una visión más crucial del negocio vigente. Es hora de dejar atrás ese agujero negro del que hablábamos anteriormente y concebir un nuevo modelo de intranet.

 

Sigue leyendo para descubrir:

  • ¿Cómo funciona la intranet?
  • ¿Por qué es importante implementar una intranet?
  • ¿Qué ventajas me dará llevar a cabo una intranet en mi negocio?
  • ¿Cuáles son los retos que se plantea usar una intranet?
  • ¿Qué debe hacer mi compañía para superar con eficacia estos retos?
  • ¿Cuáles son las diferencias entre internet, intranet y extranet?
  • ¿Qué facilita una intranet tras adaptarse a su éxito?
  • ¿Qué funciones tiene el software de una intranet?
  • ¿Cómo usan la intranet las diferentes compañías y organizaciones?
  • ¿Qué deberías estar buscando cuando quieres implementar una intranet?
  • ¿Cómo se ve una intranet y a qué se parece?
  • Ejemplos de intranet con éxito
  • ¿Cómo se analiza y se mide el rendimiento que va teniendo mi intranet?
  • ¿Qué ejemplos de KPI en la intranet pueden medir con éxito su comportamiento?

Conceptos básicos: Software de intranet

Definición de intranet. Las diferencias entre internet e intranet

¿Alguna vez has escrito las tres W para acceder a una página web? Eso quiere decir que lo has hecho a través de internet, la ‘’World Wide Web’’ o red mundial, universal y accesible para todo el mundo. Por otra parte, la intranet es una red privada con la que opera una compañía, por lo que no cualquiera puede acceder a ella (o por lo menos, así ha sido hasta ahora).

Piensa en la intranet como un espacio de trabajo digital, donde tú y tus compañeros quedáis, compartís ideas o documentos, colaboráis en diferentes proyectos… Con la calidad de una plataforma de intranet, puedes hacer online todas tus funciones y tareas de la mejor forma posible.

El hecho de introducir la intranet en tu empresa trae consigo una forma eficiente y organizada de trabajar, sin importar dónde esté localizado el personal. Los empleados pueden comunicarse con diferentes departamentos, superiores o jefes sobre información importante, ya que toda la compañía se concentra en un mismo lugar, a través de una red segura.

La intranet ofrece una gran variedad de servicios dentro de la red. Los barebones de una intranet deberían incluir correo electrónico, chat, tablón para publicar, formularios online, directorio y gráficos.

Estas son las intranet que estamos acostumbrados a ver. Las primeras se implementaron sobre 1994 y ofrecían servicios básicos de una forma segura y privada para las diferentes empresas. Casi 25 años más tarde, podemos ver una renovación completa de estas redes privadas. Gracias a las actualizaciones realizadas, la intranet encaja perfectamente con la era digital en la que vivimos y utiliza la tecnología con el objetivo de crear un sistema de comunicación y una estructura eficiente para el espacio de trabajo.

Como empleado, empresario, director o dueño de una empresa, puede que la adaptación de una intranet en tu negocio sea exactamente lo que estabas buscando.

 

Lo viejo frente a lo nuevo:
Cómo funciona la intranet

Como ya sabrás, la definición básica de intranet es: espacio de trabajo privado y digital al cual solo puede acceder el personal de esa empresa. Ahora, ¿cómo funciona exactamente?.

Beaming nos dice en su artículo: ‘‘en las intranet tradicionales, se usa un servidor web para alojar la intranet, de forma que el aparato en sí funcionará dependiendo del contenido y la cantidad de usuarios’’. Esto quiere decir que hacemos uso de un aparato externo para mantener esta red. Las intranet usan la Local Area Network (LAN), que se basa en un grupo de ordenadores y equipos interconectados a través de un sistema de comunicación específico. Esto puede ser una línea en particular o un servidor inalámbrico.

Normalmente, una red LAN tiene restricciones en función del área geográfica. Piensa en un colegio, una universidad, una oficina… Lo que esto quiere decir, es que necesitarás averiguar qué tipo de servidor te viene mejor, cuántos usuarios tendrá tu intranet y para qué la usarán. Después de esto, solo será cuestión de instalar y mantener el servidor en el lugar físico en el que trabajes.

Afortunadamente, los tiempos han cambiado. La tecnología moderna ha hecho que estos servidores queden obsoletos y ahora, todo puede hacerse digitalmente ‘’en la nube’’.

Las intranet basadas en el trabajo en la nube siguen siendo seguras, eficientes y adaptables a cualquier dispositivo, ya que los usuarios pueden conectarse simplemente con un dispositivo conectado a internet y los datos de usuario para iniciar sesión.

Con un software de intranet ya existente, la compañía puede adquirir una cuenta, de forma que cada empleado podrá iniciar sesión (donde quiera que esté) y usar la plataforma. Ya no hay necesidad de tener una máquina central conectada que haga la instalación e implementación extremadamente. Ahora, puedes saltar estas barreras y conectarte sea donde sea simplemente teniendo acceso a internet.

En un reciente artículo, el co-fundador de Happeo dijo:

"Las intranet tradicionales para empleados están acabadas, ya que concentran información estática y normalmente, desfasada, sin ofrecer ningún valor al empleado."
Perttu Ojansuu, Co-Fundador y DE de Happeo

La intranet moderna: cómo luce realmente una intranet actualizada

El software de intranet ahora incorpora motores de búsqueda, perfiles de usuario, blogs, aplicaciones móviles y planificaciones de eventos, todo a través de la misma infraestructura. Los mejores ejemplos de software de intranet son aquellos compatibles ya existentes que ofrecen un servicio de necesidad, o por otra parte, también pueden crear su propia versión del servicio que trabaje en la estructura de la intranet.

Ya no consideramos usar intranet obsoletas sin ningún interés para sus propios usuarios, los empleados. En lugar de eso vemos formas nuevas, sociales, eficientes e intuitivas con las que interactuar al trabajar, con las que compartir ideas que nos emocionen e impulsen a los empleados del futuro.

Las intranet con éxito mantienen a los empleados actualizados en sus tareas diarias y esa alta actividad permite una adopción fluida de la intranet en toda la empresa.

Básicamente, la adopción de la intranet proporciona una red digital y segura para llevar tu negocio a la vez que encaminas a los empleados a interactuar. Sin embargo, hay muchísimas más ventajas al adoptar un sistema moderno de intranet en la empresa.

La diferencia: Intranet, extranet e internet

Hemos explicado la diferencia entre intranet e internet (área privada versus pública), pero quizás te estás preguntando: ¿qué es una extranet y cómo entra en juego aquí?.

Una extranet es una red privada que permite el acceso controlado a proveedores o también, un conjunto autorizado de clientes o socios. Una extranet es un subconjunto dentro de una intranet. Permite el acceso de un grupo específico a una parte de la intranet de una empresa, sin necesidad de otorgar acceso a todos los empleados.

Piensa en tu negocio. Aunque una intranet puede proporcionar una comunicación asombrosa entre los empleados de tu empresa, el objetivo es hacer negocios con empresas externas. Si tu comunicación interna es ágil, digital y eficiente, agregar una extranet será una forma de extender esa red a tus socios de confianza.

Es como si fuesen diferentes tipos de fiestas. Una intranet es una fiesta exclusiva a la que solo tus empleados están invitados a socializarse y pueden acceder a cualquier parte de esa fiesta. También invitamos a la extranet a la fiesta, pero a esos empleados solo se les permite entrar en ciertas áreas y hablar con ciertas personas. Esto es muy útil si trabajas con muchos proveedores o si tu negocio gira en torno a la reventa de productos a través de socios.

Elementos esenciales de una intranet

Las primeras intranets, construidas a principios de los noventa, se utilizaron únicamente como forma privada y segura de comunicación en toda la empresa. Esto quiere decir que básicamente era una página con información de interés general... bueno, realmente no le interesaba a nadie. Un ejemplo de este tipo de intranet es una prueba digital básica de arriba a abajo.

Con el tiempo, la tecnología hizo que esta estructura se desarrollara. Las intranet comenzaron a evolucionar, incorporando tableros de anuncios, directorios, aplicaciones simples y algunos medios de autoservicio.

Haciendo un avance... Ya entendemos cómo y por qué comenzaron las intranets y que se han estado moviendo con el avance de la tecnología. Por tanto, si queremos algo de calidad, fácil de usar, que abarque todo y sea moderno, ¿qué implica tal intranet? CMS Wire y Tech Republic están de acuerdo con que estas características son cruciales para su adopción. Te recomendamos que le eches un vistazo si estás comparándolas.

 

Aquí te mostramos 6 características esenciales que debes buscar en una intranet:

  1. Entregar contenido relevante

    Un equipo de intranet debe monitorear tu contenido y pensar en lo que se está enviando en la intranet. Debe haber un espacio organizado para el contenido que se actualice regularmente. El contenido debe ser preciso y relevante para que inspire la respuesta.
  2. Ser una herramienta de comunicación clave

    La comunicación está evolucionando, pasando de los correos electrónicos tradicionales a conversaciones organizadas por grupos. Busca implementar un software de intranet que sea fácil de usar, organizado por grupos o importancia, y que permita un diálogo recíproco para impulsar el proceso de adopción.
  3. Integración con las aplicaciones de siempre

    La adopción de una intranet que sea compatible con las aplicaciones que ya utiliza tu empresa permite una transformación fluida. También ayuda a promover la colaboración entre entidades que en algún momento estuvieron separadas y por supuesto, a una optimización de la tecnología existente.
  4. Habilitar la colaboración y socialización

    La implementación de redes sociales en la intranet creará un sentido de comunidad, facilitará el proceso de adopción de la intranet y reunirá a los empleados en un mismo lugar. Las intranet sociales colaborativas también pueden conectar a los empleados con compañeros que antes ni sabían que podían ayudarles en su trabajo, tarea o proyecto.
  5. Apoyar la cultura

    A través del uso de la intranet, las empresas pueden reforzar su cultura y el mensaje general que desean que reciban sus empleados. Un ejemplo de intranet profesional y moderna creará confianza y mostrará consideración por el personal, lo que aumentará la moral y la satisfacción de los empleados.
  6. Ser interactivo

    Un desafío que puedes encontrar al adoptar una intranet es que puede olvidarse el sistema, especialmente cuando la información se entrega y se lee rápidamente, ahí está ese agujero negro de nuevo. El mejor software de intranet se posiciona como una herramienta empresarial central para automatizar tareas y procesos clave. También ayuda a simplificar y automatizar los procesos internos y el trabajo en general.

Implementación de la intranet: Tendencias de interés

El porqué las intranet serán necesarias y no opcionales en un futuro próximo

Las primeras intranets eran complicadas, incompetentes y poco eficientes, ya que necesitaban un servidor separado y un mantenimiento constante el cual se ignoraba. El objetivo original de implementar este tipo de sistema era proporcionar una red segura que aumentara la productividad de los empleados al proporcionar un acceso más fácil a los documentos y una comunicación más efectiva en toda la empresa.

Esto se descontroló rápidamente debido a la falta de control y gestión del contenido, lo que llevó a lo que parecía ser la muerte de las intranets y con ello, la eficiencia en el lugar de trabajo. La adopción de la intranet no era un objetivo importante, porque el sistema por sí solo podía hacer mucho. Sin una adopción exitosa, las intranets tenían muy poco valor en el lugar de trabajo.

Este es un ejemplo de sistema de intranet de los años noventa, pero en la década del 2000, la época de la invención de los motores de búsqueda, vimos un aumento en las aplicaciones de administración de contenido, autoservicio y productividad dentro de los sistemas de la intranet.

Estos sistemas antiguos son todos ejemplos de "intranet 1.0", lo que hemos descrito como la intranet tradicional basada en el servidor. Frank Hamm, un consultor de comunicación y colaboración que apoya a las empresas en su transformación digital, describe la intranet 1.0 como "Publicación y provisión de información oficial por parte de la organización o unidades organizativas".

Muchas empresas siguen atrapadas en esta era de la intranet 1.0, que carece de contenido relevante y aplicaciones fáciles de usar para los empleados.

CMS Wire informa que “de acuerdo con los últimos resultados de nuestra Encuesta Global de la Intranet 2.0 en 2010, solo el 15% de las organizaciones tienen un portal como solución completa”. Con este término se refiere a la integración de autorización, autenticación, aplicación y base de datos dentro de un mismo sistema de intranet. Este es un ejemplo de "intranet 1.5", aunque todavía no es el aspecto que tiene el lugar de trabajo digital moderno.

Intranet 2.0 o “intranet social”

La clave de la intranet 2.0 es la participación de aplicaciones sociales, popularizadas por plataformas como Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn y muchas más. 

Las herramientas sociales en la intranet han dado el salto de ser "buenas aplicaciones para usar de vez en cuando" a convertirse en parte de la tecnología diaria. Podemos ver esto en los siguientes hechos:

  • El 52% tiene foros de discusión en la intranet; El 10% no tiene interés en implementarlo.
  • El 51% incluye blogs; El 9% no tiene interés en implementarlos.
  • El 50% tiene un chat incorporado en la intranet; El 19% no tiene interés en implementarlo.
  • El 47% tienen wikis de intranet; El 10% no tiene interés en implementarlas.
  • El 43% usa tecnología RSS; El 15% no tiene interés en implementarla.
  • El 27% tiene redes sociales en la intranet; El 20% no tiene interés en implementarlas.

Este tipo de redes sociales y herramientas de interacción están aumentando rápidamente en todo el mundo de las intranets; es lo que ahora llamamos "lugar de trabajo digital".

Dicho esto, ¿por qué es importante el lugar de trabajo digital y por qué es crucial adoptar la intranet 2.0?

Siguiendo los análisis, podemos informar que:

“Las organizaciones están considerando aprovechar las intranets en el núcleo de su iniciativa Digital Workspace y esperan que estas produzcan grandes beneficios en lo que el compromiso de los empleados se refiere.”

La implementación de la intranet 2.0 es importante porque:

  • Aumenta la productividad
    En 2002, los consultores de Nielsen Norman Group estimaron que la diferencia de productividad entre los empleados que utilizan los mejores software de intranet y las peores redes corporativas es aproximadamente del 43%. La implementación de una intranet que incluya soluciones de tecnología moderna consolida el proceso de adopción y aumenta la productividad.
  • Permite la expansión de la empresa y la globalización
    A medida que la sociedad se vuelve más digital y global con el auge de Internet, el espacio de trabajo debe aumentar por igual. Con la implementación segura de la intranet, los empleados estarán conectados y las empresas podrán funcionar de manera productiva y eficiente sin importar el lugar donde se trabaje.
  • Utiliza tecnología relevante y familiar
    Los programadores de aplicaciones y redes sociales han creado una tecnología que las empresas necesitan tener para mantenerse al día. El software de una intranet permite a las empresas consolidar estas aplicaciones para los empleados de una manera fácil de usar. Esta tecnología ya usual también garantiza un proceso de adopción a la intranet sin problemas.
  • Ayuda a emprender nuevos negocios en el futuro
    Un lugar de trabajo completo y digital pondrá a una empresa en el mapa del mundo tecnológico. Esta implementación de la intranet abrirá la comunicación con otras empresas que se están ejecutando también en este mismo tema.

Las ventajas de cambiar a una plataforma de intranet social

Las ventajas de adoptar una intranet moderna incluyen:

  • Mejorar la comunicación interna.
  • Conectar a tu empresa sin importar la localización o zona horaria.
  • Ayudar a los empleados a encontrar información.
  • Aumentar el reconocimiento y recompensa de los empleados.
  • Proporcionar claridad en la organización.
  • Agilizar el flujo de información relevante.
  • Reforzar la cultura de la empresa.
  • Reducir correos electrónicos, reuniones y documentos que no sean de interés o estén desactualizados.
  • Aumentar el compromiso de los empleados.

Una intranet de calidad combina todo lo que sus empleados buscan en la comunicación, a la vez que crea una comunidad en el lugar de trabajo y le da vida de una manera eficiente y productiva a tu empresa.

El futuro de la intranet en el espacio de trabajo

Michael Grothus plantea la hipótesis de que las intranets se volverán tan integrales para nuestra sociedad, que en el futuro veremos intranets nacionales en lugar de la global que utilizamos actualmente.

En este artículo de FastCompany, afirma que el futuro es:

“Un mundo en el que la norma es una serie de intranets nacionales; jardines amurallados con diferentes estándares y construidos con diferentes tecnologías que los gobiernos dicen que proporcionan mayor seguridad nacional. Es un mundo en el que algunas naciones están completamente aisladas de otras naciones en línea, lo que hace que algo tan simple como enviar un correo electrónico a un amigo en otro país sea imposible a menos que esos dos países tengan pactos de acceso digital entre ellos, y es un mundo en el que otorgar acceso a los usuarios en línea de un país se maneja como un arma económica, e incluso geopolítica.”

En este escenario, la implementación de la intranet ya no será una opción, sino una parte vital de la vida cotidiana. Si esta es la dirección hacia la que se dirige la sociedad, entonces es importante aprender y adoptar sistemas de intranet ahora, con el objetivo de que cuando llegue el momento, las empresas estén en la cima de su propio juego.

Si bien esta es solo una hipótesis del futuro, es importante pensar en el futuro de las intranets y hacia dónde se dirigen.

Al optar por adoptar una intranet una empresa necesita observar las tendencias para asegurarse de estar al día y siempre adelantada. Así, no tendrá que actualizar o renovar continuamente su software para mantenerse relevante.

Tendencias de éxito en el rendimiento de la intranet

¿Qué tendencias deberías buscar para estar por delante del resto cuando adoptes una intranet? ¿Qué ejemplos existen de buen uso de intranets? ¿Qué características se seguirán desarrollando para el futuro?

Ciertas características aumentan el rendimiento de la intranet en todos los ámbitos. Cuando estés comparando tu software de intranet ideal, asegúrate de buscar estos elementos clave:

Acceso total
Las intranets más exitosas cuentan con una aplicación móvil para hacer que el acceso a la información esté disponible en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Como explica Sam Marshall de Clearbox Consulting en CMS Wire, en la actualidad hay muchos usuarios que solo disponen de un teléfono móvil, lo que significa que "el caso de usar el móvil es bastante simple, ya que tiene que cubrir todo lo que el personal pueda necesitar". Es la forma en la que la mayoría de los empleados se sienten más cómodos trabajando. Una aplicación móvil bien construida permitirá una adopción más sencilla de la intranet, así como una mayor productividad, especialmente cuando se viaja.

Compromiso social de los empleados
Un portal de compromiso social es de lo que trata la intranet 2.0. Una forma para que los empleados tengan conversaciones rápidas, concisas, bidireccionales o grupales que permitan la colaboración y la creatividad en el lugar de trabajo. Alison Davis, que tiene especial interés en saber la opinión de los empleados sobre las comunicaciones, afirma que "incluso si no se tiene el presupuesto para añadir nueva tecnología, se pueden hacer cambios hoy que harán que la comunicación sea más fresca, más vívida y más interesante.”

Características como reseñas, comentarios, me gusta, etc. brindan más retroalimentación y permiten que los empleados tengan voz dentro de la empresa. Con una mayor participación de los empleados, el proceso de adopción de la intranet se llevará a cabo sin problemas y el software de intranet continuará tendiendo hacia el desarrollo de su compromiso social para mejorar esta cultura de compromiso de la comunidad.

Colaboración entre departamentos
Las intranets continúan digitalizando, alejando a las personas del papel, haciendo que todos los proyectos se realicen principalmente en la nube, lo que permite una colaboración más fácil. Como Bryan Adams escribe en Inc., “La retroalimentación regular y constructiva entre compañeros promueve la colaboración y este tipo de comunicación entre sus empleados puede influir en el trabajo producido en toda la compañía.”

Si bien muchas organizaciones tardarán en dejar la colaboración basada en papel, se seguirá creando el movimiento que gira en torno a la nube, y esto permitirá una colaboración más efectiva e integral entre los empleados de toda la empresa.

Un enfoque individualizado
Esto incluye tablones personales, directorios de usuarios con fotografías, perfiles personalizables, noticias personalizadas y más. Todo para brindar una experiencia única.

Inteligencia artificial
AI (Inteligencia Artificial) es la nueva y prometedora función del mundo tecnológico que está comenzando a dar forma al lugar de trabajo de una manera completamente nueva. Una buena intranet espera esta tendencia para proporcionar soluciones de inteligencia artificial, que serán como asistentes personales para los empleados. Personalmente, esperamos que la tecnología AI en una intranet ayude a automatizar las tareas más triviales, haciendo que el trabajo sea más atractivo. 

Integraciones de aplicaciones
Muchas empresas ya han implementado aplicaciones para realizar sus tareas diarias, pero en la mayoría de los casos se trata de aplicaciones independientes. Las intranets pueden combinar y consolidar estas aplicaciones en un solo espacio digital, lo que aumenta la productividad y la eficiencia en el lugar de trabajo. Busca siempre adoptar una intranet que sea compatible con las aplicaciones que tu empresa ya está utilizando.

Interfaz de usuario relevante e innovadora
Los conceptos de diseño moderno son muy importantes para la adopción y el compromiso del usuario. Encuentra algo fácil de usar y atractivo para los empleados de hoy en día. No tengas miedo de preguntar a tu proveedor potencial qué ‘’diseños de experiencia del usuario’’ emplean. 

Usos y adaptaciones de la intranet

Implementando una Intranet

Ahora que tenemos los conceptos básicos de la intranet (qué hace, cómo funciona y qué funciones debe buscar) ¿cómo se ve esto cuando se implementa?

Hemos examinado casos de estudio específicos de compañías que utilizan este nuevo tipo de intranet o  ‘‘intranet 2.0’’ para comparar el software de la intranet y dar ejemplos de cómo funciona su implementación. Echa un vistazo a su adopción y proceso de adopción.

Randstad Sourceright es una compañía global de solución de talentos con más de 2.500 empleados que apoya a clientes de otras empresas en más de 70 países. Esta marca es líder global, facilita soluciones y comparte su experiencia ayudando a las compañías a crecer, ejecutar su estrategia y mejorar su negocio con rapidez. 

Tras dar el gran paso a convertirse en una compañía que trabajase a nivel global, se dieron cuenta de que necesitaban una nueva estrategia, un nuevo espacio de trabajo en la que compartir contenidos y donde todos los empleados estuvieran siempre conectados y vinculados a la marca. 

Sus condiciones fueron:

  • Comunicación a través de las barreras: Randstad quería conectar al personal de los diferentes departamentos, lugares y zonas horarias y fomentar la colaboración global. 
  • Una plataforma central: uno de los objetivos era tener un mismo lugar donde hubiese una constancia en comunicar, mandar mensajes y el intercambio información, proporcionando ayuda en los niveles de compromiso de los empleados con la comunicación interna.
  • Alinear: los empleados de Randstad buscaban un alineamiento cercano por parte de Happeo con sus objetivos de negocio. Tienen varios pilares fundamentales en su estrategia y querían una conexión de todos los empleados con cada uno de esos pilares.

Solución de intranet:

La decisión final se tomó teniendo en cuenta los resultados de la investigación publicada por el propio Randstad en su informe "2018 Talent Trends Report", que aconseja elegir un espacio de trabajo digital centrado en el usuario.

Happeo ha cumplido con todos estos requisitos, fue elegido por su capacidad para combinar la funcionalidad estática de la intranet con la colaboración, las redes sociales y la entrega de noticias específicas, todo en una sola misma solución.

“Happeo superó con creces nuestras expectativas durante su implementación. A pesar de ser nuestra tecnología bastante complicada, la plataforma se instaló y empezó a funcionar en menos de tres meses.”

 

Beneficios y resultados:

  • Impulso de la innovación, proporcionando una plataforma fácil de usar para los empleados en la que compartir ideas, debatir sobre ellas y colaborar en diferentes proyectos.
  • Conservación de los mejores talentos y aptitudes, dando a cada empleado una experiencia mejor a través de la unificación de las herramientas con las que trabajan y el control desde un punto central en el que mejorar el alineamiento y el compromiso con la marca.
  • Aumento de la productividad, facilitando el uso de unas herramientas principales como G-Suite, haciendo así que cumplimenten sus tareas lo mejor y más rápido posible.

Siendo una empresa de solución de talentos y RRHH líder, Randstad sabe que el éxito empresarial se basa en el talento y la actitud. Gracias a su nueva solución de intranet, han podido cumplir todos los retos que se habían propuesto y esto ha llevado consigo ventajas que nunca se hubiesen imaginado que una intranet les podía aportar.

 

Music Retail Holding es la cadena de aparatos de música líder en Escandinavia, con 34 tiendas y alrededor de 400 empleados distribuidos por Suecia, Noruega y Dinamarca.

Con un alcance tan amplio, Music Retail luchaba por la comunicación en tiempo real entre sus oficinas centrales y tiendas. Su modelo anterior se basaba en que el departamento de ventas visitara varias tiendas, pero a medida que Music Retail se volvió más eficiente, favorecieron la opción digital de correos electrónicos y llamadas telefónicas en lugar de visitas. Aun así, rápidamente se dieron cuenta de que este no era el mejor movimiento para ellos.

El personal de las tiendas no se sentía apoyado porque no tenía fácil acceso al ordenador o tiempo suficiente para hacer una llamada telefónica. La sede decidió que una aplicación móvil podría ayudarles con este problema de comunicación, por lo que comenzaron con la búsqueda de una solución.

Peter Felldin, el gerente de Marketing de 4Sound explica la dificultad de la situación:

“Los gerentes de las tiendas se sentían frustrados porque no sabían a quién recurrir cuando su personal necesitaba ayuda con las campañas de marketing o cuando no podían encontrar información de ventas importante para ellos. Los departamentos de ventas y marketing también se frustraban, ya que empleaban mucho tiempo y esfuerzo para comunicarse con las tiendas, pero nadie lo veía.”

Sus condiciones fueron

  • Que fuese extremadamente intuitivo y fácil para los empleados. Con tantos empleados y todos con diferentes orígenes, necesitaban implementar algo que pudiera llegar a todos y que cualquiera pudiese entender.
  • Comunicación abierta y clara: Music Retail había sido anteriormente un ejemplo clásico de comunicación "de arriba a abajo". Para cambiar esto, necesitaban adoptar herramientas de comunicación en la intranet que permitieran una comunicación frecuente y de fácil acceso en todos los ámbitos.
  • Crear una cultura colectiva: la sede de Music Retail estaba teniendo dificultades para comunicar quiénes eran como empresa, no solo las tareas o actualizaciones diarias. Necesitaban una forma de conectar la administración con las tiendas y transmitir un mensaje claro para cultivar su cultura organizacional.

Solución de intranet:
Music Retail examinó diferentes opciones y finalmente optó por implementar la solución de intranet de Happeo, basada principalmente en su interfaz intuitiva y fácil de usar combinada con su compatibilidad con la G-Suite de Google. El equipo de Music Retail comenzó una prueba con Happeo comenzando con algunas comunicaciones ligeras, compartiendo breves noticias y fotos.

“Hay una gran demanda de soluciones de intranet mejores. Los clientes que se pasan a G-Suite a menudo encuentran que el siguiente paso es reemplazar sus antiguas intranets, normalmente difíciles de usar. Nosotros recomendamos Happeo debido a su interfaz de usuario intuitiva y sus funciones avanzadas.”
Ronald Haagensen, Director de Desarrollo de Negocios en Avalon Solutions

Beneficios y resultados:

A pesar de la preocupación de Music Retail de que los empleados no entendieran esta nueva forma de comunicación, la conexión entre la sede y las tiendas fue increíble y ahora que el software de intranet se ha adoptado por completo, es inmejorable. La información se distribuye más fácilmente y está disponible para los empleados de la tienda sin ningún problema.

La comunicación también se abrió paso a través de los departamentos, por lo que ya no es un sistema vertical, sino un intercambio horizontal y colectivo de información y colaboración entre los empleados. En su canal llamado "inspiración", comparten las mejores prácticas y exitosas ideas.

“Como gerente de marketing, mi mayor preocupación son nuestras campañas. Solo el 20% de las tiendas solía estar familiarizado con nuestras campañas de marketing. Con Happeo, la situación ha cambiado por completo, el 80% de las tiendas están bien informadas de lo que está sucediendo. ¡Es un cambio bastante notable!”
Peter Felldin, Director de Marketing de 4Sound

DORMA es una compañía global que ofrece soluciones de acceso premium para edificios. Tiene su sede en Alemania, 7.000 empleados y 50 empresas diferentes en todo el mundo. DORMA tiene más de 100 años de experiencia en la construcción de sistemas de puertas excepcionales para satisfacer diversas necesidades.

Ellos están orgullosos de su innovación, pues los mantiene por delante de la competencia. Necesitaban una solución de intranet para ayudar a sostener y respaldar este modelo, por lo que la dirección decidió implementar un nuevo sistema de intranet para llevar a DORMA al siguiente nivel en su dominio innovador y tecnológico del mercado.

Sus condiciones fueron:

  • Fácil acceso para todos los empleados: DORMA quería implementar su visión de "acceso a la innovación" en todos sus empleados, lo que les proporcionaría la última tecnología para realizar sus tareas diarias.
  • Mejor comunicación y conexión: DORMA necesitaba una forma de conectar a los empleados de todo el mundo para capitalizar el conocimiento interno y apoyar la colaboración en toda la empresa.
  • Implementación rápida: querían implementar el nuevo sistema rápidamente para mostrarlo en las próximas conferencias y ferias comerciales.
  • Compromiso y apoyo para impulsar la gestión de contenido: DORMA necesitaba una forma de reunir e inspirar a todos sus empleados para que contribuyesen al contenido del nuevo sistema de intranet que sería accesible y fácil de usar para ellos.

 

Solución de intranet:
DORMA adoptó la intranet de la nube Unily para su solución de intranet, lo que llevó su productividad a un nuevo nivel.

Unily pudo implementar el sistema rápidamente y además, desarrolló un software específico para las necesidades de DORMA, que fue lo que empujó a la compañía a elegir a Unily.

Unily proporcionó a DORMA una página de inicio con noticias, un Sistema de Gestión de Contenido (CMS) personalizado, una plataforma y un directorio de redes sociales, una gestión de documentos y una aplicación móvil para satisfacer sus necesidades de soluciones de intranet.

Beneficios y resultados:

  • Los empleados están informados y conectados a través del centro de noticias y el sistema de mensajería corporativo.
  • La creación y gestión de contenido se ha simplificado, lo que permite a los empleados centrarse en el contenido que están creando en lugar del proceso de creación.
  • Comunicación más eficaz y de mayor calidad entre los empleados gracias a la integración de Yammer y la creación de un directorio y perfiles personales.
  • Los empleados están apoyados e informados a través del acceso en cualquier momento con la aplicación móvil.

Al adoptar la solución de intranet basada en la nube de Unily, DORMA pudo lanzar su nuevo valor central: el acceso a la innovación. Esta innovadora solución de intranet le permitió a DORMA expandir este valor central de la compañía a todos sus empleados en todo el mundo.

Ventajas y desafíos de la intranet

Ventajas y desafíos más comunes

Aunque las intranets han sido muy exitosas para muchas organizaciones, todavía tienen sus desafíos. ¿Cómo nos preparamos para estos desafíos y cómo sabemos lo que es correcto para nuestro negocio? Primero, compararemos conjuntamente cómo algunas ventajas de adoptar un software de intranet también pueden tener inconvenientes.

Ventaja 1: Seguridad
La principal diferencia entre internet e intranet es la privacidad. Las intranets se utilizan para que el acceso a la información se limite, de forma que solo puedan acceder lo empleados de la empresa, así como para adaptar su red a lo que su empresa necesita.

Desafío 1: Posible violación de la seguridad
Aunque las intranets limitan el acceso, es importante instalar un sistema de seguridad debido a la naturaleza sensible del contenido. Sin esta medida, la seguridad podría verse afectada poniendo en riesgo a la empresa.

Ventaja 2: aumentar la productividad y ahorrar dinero
Poner todo al alcance de los empleados aumenta la productividad y ahorra dinero a la empresa al reducir el tiempo. La adopción completa de la intranet significa que los empleados pueden trabajar de forma más inteligente y rápida, lo que permite que la financiación de la empresa se mantenga y mejore.

Desafío 2: Compromiso de tiempo y costes ocultos

Si bien la configuración real de una intranet puede ser bastante simple y rentable, tras implementar los equipos de software se deben asignar tareas y configurar la intranet para su organización. Esto puede conllevar agregar personal o reasignar personal. También es crucial que los empleados estén capacitados para usar la intranet o, de lo contrario, no serán suficientemente eficientes.

Esto incluye tiempo de aprendizaje tanto al principio como en el proceso del uso de la intranet. Para que esta adopción se mantenga, la empresa debe invertir el tiempo necesario con el objetivo de que se lleve a cabo. Junto con esta capacitación, se deben designar a miembros específicos del personal para mantener el contenido, lo que quitará tiempo al principio para otros proyectos.

Dicho esto, es importante saber que las mejores plataformas de intranet requieren poca o ninguna capacitación para que el personal la use de manera efectiva.

Ventaja 3: Acceso a datos y comunicación de empleados.
La intranet de tu empresa debe ser un centro único para acceder a toda la información necesaria, de forma que los empleados hagan bien su trabajo y puedan acceder a los datos en todos los departamentos instantáneamente, lo que también permite una toma de decisiones más informada en un período de tiempo más corto.  

Además del acceso a los datos, los empleados también tienen posibilidad de comunicarse con cualquier otro empleado de la empresa de una manera directa y eficiente. El proceso de adopción de la intranet puede crear y mantener relaciones de trabajo productivas y aumentar la creatividad debido a la colaboración entre los empleados.

Desafío 3: La información en abundancia se vuelve ineficaz
En resumen, la intranet se basa en hacer que la información sea accesible para todos los empleados sin importar su estado o departamento, aunque hay que tener en cuenta que esto puede llevar a una sobrecarga de información si no se hace de la manera correcta.

Una gran cantidad de información puede llevar a confusión, lo que conduce a una comunicación y colaboración deficiente entre los empleados. Además, estos tardarán más en buscar la información si no está organizada. Pocas cosas acaban con la productividad tan rápido como la frustración que se produce al no poder encontrar lo que estamos buscando en el momento.

Ventaja 4: Interfaz fácil y atractiva para los empleados
Cuando tu intranet tenga una interfaz de usuario donde sea fácil navegar y todo tenga sentido para los empleados, la probabilidad de que se involucren más en la empresa y en su trabajo será mucho más alta.

Esto dará como resultado una adopción perfecta del sistema de intranet y, a su vez, maximizará la eficiencia general.

Reto 4: Lograr que los empleados se embarquen en la adopción de la intranet
A pesar de tu gran esfuerzo, es posible que los empleados rechacen la adopción de la intranet. Esto se debe a que al principio solemos resistirnos a los cambios y es posible que algunos empleados no quieran romper sus antiguos hábitos.

Por otra parte, si la interfaz es confusa para los empleados es probable que se nieguen a adoptarla. Y por último, si la intranet no es el lugar de acceso a la información o si la información no es relevante o está desorganizada, es probable que los empleados la ignoren.

Esta comparación muestra cómo puede haber desventajas ocultas junto con las ventajas de implementar una intranet. Lo importante es estar al tanto de ambas cosas, predecir a qué se inclinará tu empresa y luego, tener todo eso en consideración cuando se busque implementar una intranet.

Otras ventajas de utilizar una intranet

Si bien la comparación anterior muestra las ventajas con sus posibles inconvenientes, aquí hay algunas utilidades no mencionadas anteriormente:

Acceso global y comunicaciones:
La implementación de intranets con funciones como las aplicaciones móviles pueden facilitar la comunicación y el mantenerse al día con las tareas. También puede conectar a los empleados digitalmente para una mayor colaboración y un proceso de adopción de intranet más rápido.

Tecnológicamente relevante y actualizado:
No se puede luchar contra el hecho de que, como sociedad, estamos avanzando rápidamente hacia el mundo digital. Por tanto, unirnos al espacio de trabajo digital puede ayudar considerablemente a tu empresa a estar siempre al día en este gran mundo de negocios en el que vivimos.

Cómo evitar posibles problemas en la adopción de la intranet:
Al observar estas comparaciones y los posibles pros y contras, es difícil saber de qué lado caerá tu empresa. En este caso, lo más importante que se debe hacer cuando se implementa una intranet es estar al tanto de los desafíos potenciales y tomar medidas proactivas para combatirlos.

Estos son algunos pasos que tu empresa puede tomar para garantizar la implementación y adopción exitosa de la intranet:

  1. Presupuesto realista: según socPub “Los informes de investigación indican que más de dos tercios de los proyectos de intranet en una compañía enfrentan problemas debido a los costes". Asegúrate de que tu empresa puede cubrir todos los aspectos en la implementación de una intranet, incluidos los costes iniciales de configuración y el mantenimiento a largo plazo. Asegúrate además de que tu proveedor potencial sea transparente con su modelo de pago.
  2. Involucrar a los líderes: has escuchado el dicho ''Liderar con el ejemplo'', ¿verdad? Si los usuarios superiores siguen enviando correos electrónicos en lugar de usar las características de la intranet, esto dificultará mucho su adopción. Haz que tus jefes se unan al proceso de adopción y el resto hará lo mismo.
  3. Ofrece formación y promoción de la intranet continuamente: incluso las intranets más fáciles de usar pueden ser difíciles de entender y comprender para algunos. Antes de implementar la nueva intranet, cerciórate de que todos comprendan las funciones y características del software. Esto se puede lograr ofreciendo a los empleados los conocimientos necesarios sobre cómo usar la herramienta, lo que facilitará su adopción. Pueden organizarse seminarios, reuniones, o crear un equipo específico para ofrecer apoyo a aquellos empleados que luchen por este cambio.
  4. Asigna personal para el mantenimiento y soporte del contenido: si bien es genial tener a todos conectados y contribuyendo, eso significa inevitablemente que en algún momento habrá una sobrecarga de información y una gran parte de ella será o se volverá irrelevante. Para evitarlo, ten encargados para mantener esto y así, la información se mantendrá relevante, actual y útil.
  5. Encuentra una manera de facilitar la contribución de los empleados: sabiendo ya la importancia de tener personas que se encarguen del mantenimiento de la intranet, es crucial que la responsabilidad de todo el contenido no recaiga sobre unas pocas personas.
  6. Anima a todos los empleados a manejar bien el contenido y la información, evitando sobrecargas para los administradores. Esto permitirá que todos comprendan mejor los otros departamentos y en general, ayudará a los empleados a adoptar este nuevo software de intranet.
  7. Crea un espacio para las opiniones de los empleados: los empleados tendrán expectativas para su software de intranet, y si sus expectativas no coinciden, se mostrarán reacios a adoptar este sistema. Asegúrate de saber el punto de vista de los empleados antes de implementar una intranet y trata de cumplir esas expectativas. Mantén una opción disponible para opinar después de la implementación, de esa manera podrás abordar cualquier inquietud que tus compañeros tengan.

La moraleja: evalúa qué es lo mejor para tu empresa

Te proponemos una lista de escenarios hipotéticos a tener en cuenta al implementar un sistema de intranet en el lugar de trabajo.

Lo cierto es que nunca se sabe cómo va a funcionar esto para un negocio específico hasta que se intenta. Pueden tomarse medidas de precaución, pero aún así podrían surgir imprevistos.

Lo mejor que puede hacerse es mirar esta lista teniendo en cuenta la cultura y funcionamiento de tu empresa. Siéntate con tu equipo y haceros estas preguntas antes de considerar la implementación de la intranet:

  • ¿Qué tipo de presupuesto tenemos para adoptar una intranet?
  • ¿Es suficiente para lo que queremos que nuestra intranet logre?
  • ¿Tenemos los recursos humanos necesarios para apoyar y sostener esta implementación?
  • ¿Cómo podemos asegurarnos de que tendremos un proceso de adaptación con éxito?
  • ¿Cuál es la demografía de nuestros empleados? ¿Qué necesitarán en una intranet? ¿Cómo creemos que van a responder?

Cuando se trata de un sistema de intranet, un tamaño no se ajusta a todo tipo de empresas. Tómate un minuto para evaluar la tuya, sus necesidades, su capacidad... y luego, tendréis la información suficiente como para tomar la decisión de si implementar o no una intranet.

Hay muchos paquetes de software de intranet disponibles, con diferentes opciones, funciones y presupuestos que pueden estar a la medida de las necesidades de tu empresa. Una vez que os hayáis hecho estas preguntas, las respuestas originadas podrán llevarse a profesionales que garanticen que todas las necesidades de la compañía serán satisfechas.

Intranets con éxito:

Medición y rendimiento

Como buena empresa, te harás estas preguntas mencionadas y analizarás los pros y los contras que ocurren al implementar una intranet, y es muy probable que comiences a mirar hacia el futuro con vistas a medir el rendimiento y el éxito.

¿Pero, cómo se hace eso? ¿Cómo se ve la medición del rendimiento de la intranet? Si bien puede haber estadísticas y datos concretos, el éxito también se mide en gran medida por las características funcionales, la facilidad de uso y la interacción de los empleados con el software de intranet.

Ejemplos de intranets “premiadas”

Cada año, el Grupo Nielson Norman organiza una competición por el mejor software de intranet del mundo. En los Premios Intranet 2018, encontraron que los ejemplos de intranet más exitosos "procedían de organizaciones más pequeñas, tenían equipos de intranet menores que dependían de recursos internos y ayuda externa para crear la mejor intranet". Si eres una gran empresa, puedes usar pequeños equipos comprometidos en replicar este efecto positivo.

En general, el grupo afirmó la idea ya bastante conocida de que las organizaciones deberían hacer de sus intranets un lugar donde las personas pudiesen conectarse, comunicarse y colaborar para tener notoriedad.

CMS Wire informó que "las principales intranets de este año hicieron que sea increíblemente sencillo para los equipos de trabajo crear páginas compatibles con el diseño de la marca, sin necesidad de ninguna habilidad técnica o experiencia en la web.”

Estos son algunos ejemplos específicos de intranets galardonadas a premios y cómo optimizan su rendimiento de la intranet:

  • La American Medical Association disminuyó, reescribió y actualizó algunas de las 27.000 páginas de contenido de la intranet y luego, procedió a reducir la cantidad de contenido a 120 páginas de información actualizada. Implementaron una intranet que cambió de publicación centralizada a publicación descentralizada, creando autores de contenido en toda la organización para ayudar a facilitar el proceso de adopción.
  • Archer Malmo, agencia de publicidad, construyó una intranet que utiliza un lenguaje directo y herramientas relacionadas que facilitan el intercambio de información. También permitió un feedback constante de los usuarios sobre el contenido y el estado de la intranet.
  • Capital Power, empresa productora de energía, diseñó su intranet para enfocarse en la gran cantidad de trabajadores que trabajan fuera de la oficina regularmente, así como actualizar continuamente su tecnología más avanzadas para que no quede obsoleta. Al igual que con la AMA, también redujeron el contenido irrelevante para simplificar la información.
  • Delta Airlines se vio obligada a actualizar su intranet después de un fallo en su sistema que los dejó sin intranet durante 48 horas. Su rediseño se centró en la comunidad de empleados y la accesibilidad en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, debido a su gran número de usuarios en intranet.
  • eBay también apareció en la lista de ganadores de premios tras la renovación de su intranet para mejorar el rendimiento. Su intranet anterior fue construida en SharePoint y fue enterrada bajo una montaña de contenido, con más de 30,000 sitios de equipos. Decidieron construir una nueva intranet desde cero con el fin de implementar tecnología de código abierto para crear un sitio en el que centrarse en las noticias, búsquedas, perfiles y notificaciones. Los constructores de esta intranet se beneficiaron del alcance gratuito del contenido y las características de su software de intranet. También agregaron una conexión a una plataforma de análisis para facilitar a los administradores de intranet los seguimientos continuos de la información.
  • GSK, una compañía farmacéutica global, tenía una intranet que era básicamente demasiado grande en función del número de usuarios. Su solución fue adoptar un enfoque más minimalista de su nueva intranet que tuviese contenido personalizado para cada usuario.
  • Maple Leaf Foods, una compañía de proteínas sostenible, buscaba una intranet que pudiera ser ejemplo de su concepto de encontrar "nuevas formas de trabajar". Dejaron su antiguo modelo de creación de contenido centralizado y lo pasaron a un sistema más abierto que permitió a los empleados ser los propios autores del mismo, lo que generó un flujo de comunicación entre los empleados y proporcionó datos relevantes, generando en los trabajadores más eficiencia a la hora de trabajar.
  • PKP, empresa polaca de energía, tiene aproximadamente 7,000 usuarios de intranet que trabajan con sistemas complejos diariamente. Querían implementar una nueva intranet que promoviese el compromiso de los empleados a través de una plataforma atractiva y fácil de usar. La compañía desarrolló el sitio web en pasos, utilizando los comentarios de los usuarios para comenzar el siguiente paso. También simplificó mucho el contenido.
  • Travelers Insurance es una empresa ya muy digital, que usa muchos tipos diferentes de dispositivos día a día. Querían crear una intranet para apoyar a sus empleados asegurándose de que tuvieran la información que necesitaban para hacer el trabajo. Lo que construyeron fue una intranet completamente compatible con dispositivos móviles, junto con perfiles personales y personalizables para los usuarios. Implementaron herramientas fáciles de usar y empezaron a ayudar a los empleados a buscar fácilmente quiénes o lo que necesitan.
  • UN World Food Program trabaja en 80 países de todo el mundo y todo su personal utiliza la intranet. Su intranet incluye una página de navegación global con menús fáciles de usar que proporcionan un fácil acceso a las aplicaciones. A pesar de su estructura compleja, la implementación de la intranet simplificó las conexiones entre los departamentos de esta organización.

Estos ejemplos de intranet destacan por proporcionar una idea de lo que es una intranet "exitosa" a los ojos del mundo de los negocios y cómo tu empresa también puede lograr este éxito a través de su adopción.

Cabe destacar que el éxito de la intranet fue diferente en cada caso, dependiendo de la compañía y de las funciones que necesitaban. Esto se debe sobre todo a que una buena parte del éxito medible en la implementación de la intranet depende del uso, la satisfacción, la colaboración y la comunicación de los empleados.

Para crear una intranet exitosa, necesitas evaluar las necesidades de tu empresa y atender a las características demográficas de los empleados.

Medición del rendimiento y éxito de la intranet

Crear un plan para medir el éxito de tu intranet puede ser un gran reto, ya que estás buscando mejorar cosas como el compromiso de los empleados, la colaboración y la comunicación efectiva; todos ellos, factores difíciles de calcular.

Aquí te mostramos algunos factores a considerar para planificar la medición del rendimiento de la intranet y su éxito.

  1. Determina tu estrategia y objetivos. Al descubrir lo que quieres y lo que necesita tu software de intranet puedes saber cómo medir el rendimiento y el éxito del mismo. Los objetivos de tu intranet deben alinearse con los objetivos de tu negocio y, por lo tanto, la implementación del sistema debe tener un impacto medible y directo para alcanzar estos objetivos.
  2. Defina tus KPIs. Reúnete con la dirección de la empresa para hablar acerca de dónde deben verse las mejoras y cómo pueden establecerse. Piensa qué evidencias puede mostrar el éxito de la intranet. Los buenos KPI (Key Performance Indicators o Indicadores Clave del Rendimiento) de intranet deben ser específicos, medibles, alcanzables (para los objetivos), relevantes y limitados en el tiempo. Si estás pensando para ti mismo ''ya he escuchado eso antes, no inspira nada realmente'', entonces considera adoptar los OKRs (Objectives and Key Results u Objetivos y Resultados Clave) en lugar de los KPI. 
  3. Comienza a implementar los KPI de tu intranet antes de lanzar el nuevo software, y asegúrate de recopilar la mayor cantidad de datos posible de tu sistema anterior para poder realizar comparaciones de software más adelante. Prueba también los KPI antes de implementar completamente tu nuevo sistema.
  4. Averigua qué utilizarás como referencia para medir el rendimiento de la intranet. Puedes utilizar una línea de base desde el principio para hacer una comparación, recopilando datos del último mes de tu antigua intranet y del primer mes de la nueva. Mira 12 semanas atrás en tus datos acumulados y saca el promedio, ya tienes tu punto de partida. Por otra parte, puedes usar también una línea de base con el mismo período del año pasado, lo cual requiere también la mayor cantidad de datos posible y es la opción más aconsejable.

Ejemplos de KPI cuantificables

Estos ejemplos de KPI de intranet de ThoughtFarmer muestran cómo medir correctamente tus KPI y cómo se ve el éxito al mejorar su rendimiento:

  • Económicos: Entre ellos se incluyen los gastos de viaje minorizados junto con los costes de impresión eliminados, ya que las reuniones se realizan a través de la intranet. Los resultados de rendimiento de la intranet en este ámbito se puede ver en un informe trimestral de gastos
  • Comportamiento: como por ejemplo, la cantidad de instancias en que los empleados almacenan documentos de manera eficiente en la intranet y que dan lugar a menos errores en la rutina diaria. Los resultados del rendimiento se pueden ver cuando se reducen considerablemente las solicitudes rechazadas por los empleados o algún proceso similar.
  • Actitud: Los KPI de ejemplo incluyen un aumento en la satisfacción de los empleados y una comunicación interna más sencilla con las nuevas estrategias de intranet. Los resultados del rendimiento de la intranet se pueden ver a través de las encuestas de los empleados.
  • Técnicos: Incluyen una reducción en las necesidades de TI (o Tecnologías de la Información) y más rapidez en la carga de documentos. Los resultados se pueden ver en solicitudes de TI más bajas, tiempo de carga de páginas y tiempo de carga de archivos.
  • Experiencia: Son aquellos clientes que reciben información más relevante y precisa, reduciendo la cantidad de tiempo para enviar documentos. La mejora en el rendimiento de la intranet se puede ver a través de un número reducido de quejas o encuestas de satisfacción.

Las estadísticas de ejemplo para cuantificar el éxito del rendimiento de la intranet incluyen:

  • Comentarios de los empleados: “el 70% del personal encuentra ahora rápidamente la información que está buscando, frente al 14% que había anteriormente”.
  • Inicio de sesión e información del usuario: “el 93% de los empleados inicia sesión todos los días”.
  • Registrar y archivar información necesaria: “ahorramos más de $ 11.000 solo en un año usando la intranet y eso es un factor importante en la inversión inicial de la compra del software.”

Usando la intranet en las operaciones diarias:

¿Cómo se ve al llevarlo a la práctica?

Una vez que tenemos todos esta información y ejemplos del sistema de la intranet, es momento de saber cómo se ve realmente cuando se abre en tu dispositivo. ¿qué aplicaciones y características incluye la intranet? ¿cómo funcionan? ¿cómo las usarán los empleados?

Características de un exitoso lugar de trabajo digital

Canales: permiten la comunicación y la colaboración entre los empleados. Estos son algunos ejemplos de lo que Canales ofrece:

  • Publicar mensajes, compartir archivos, comentar y hacer clic en Me gusta, etiquetar a los usuarios y analizar características.
  • Anuncios donde se puede ver quién ha leído un post y crear recordatorios con un solo clic.
  • Línea de tiempo personalizada que muestra solo noticias relevantes y personalizadas para cada usuario.
  • Archivos con funciones de edición y uso compartido.

Páginas: Esta función combina todo el contenido relevante para los usuarios en un mismo espacio. Aquí hay algunos ejemplos entre todo lo que ofrece:

  • Compartir archivos de Google Drive actualizados, agregar el calendario de tu equipo y usar widgets dinámicos.
  • Funciones para una fácil edición que crean y mantienen las páginas de la intranet sin la ayuda de un programador.
  • Página de inicio personalizada para cada empleado.
  • Widgets de contenido que salen de tus canales sociales, archivos o carpetas de Google Drive.
  • Navegación clara por la interfaz.

Directorio/perfiles de empleados: la información personalizada de los empleados es clave para conectar al personal a través de la plataforma de intranet. Aquí tienes algunos ejemplos de características del directorio:

  • Organigrama realizado al utilizar datos ya existentes de los empleados.
  • Perfil personalizado con datos de contacto, habilidades y biografía de cada empleado.
  • Motores de búsqueda basados en la información del perfil para que sea más fácil encontrar a los empleados dentro de la lista.

Aplicación móvil: donde quiera que estén tus empleados o compañeros, podrán mantenerse actualizados sobre las noticias y comprometidos con el contenido en todo momento. Esto es lo que puede hacer una aplicación móvil:

  • Proporcionar una interfaz intuitiva con la que los usuarios se sientan cómodos y familiarizados en su dispositivo móvil, facilitando un proceso de adopción de la intranet sin problemas.
  • Envía notificaciones para alertar a los empleados en cualquier momento.

Integración: si tu empresa ya está utilizando aplicaciones con las que está satisfecha y desea integrarlas en su intranet, puede hacerlo. Las intranets son compatibles con las aplicaciones ya existentes. Reunirlas en el mismo espacio digital puede optimizar su eficiencia y su proceso de adopción. Algunos ejemplos de aplicaciones que se pueden integrar son:

  • Google Analytics
  • Twitter y otras redes sociales
  • Calendario de Google
  • Slack
  • API
  • Google Drive
  • Gmail

Análisis:con una función de análisis implementada en la intranet puedes convertir fácilmente tus datos en tableros e informes fáciles de leer, compartir y personalizar. Aquí te damos algunos ejemplos de lo que puede hacer esta característica:

  • Integrar Google Analytics para monitorizar cómo usan los empleados la plataforma.
  • Conectar Google Data Studio para crear informes atractivos que muestren la eficiencia y los logros de los empleados.

Búsqueda: un motor de búsqueda optimizado puede ayudar a los usuarios a encontrar lo que necesitan rápidamente, lo que maximiza la eficiencia. Esto es lo que hace un buen motor de búsqueda:

  • Después de escribir algo, puedes ver una lista de resultados en base a lo que estás buscando.
  • Buscar en todas las plataformas, aplicaciones y todas las partes funcionales de tu intranet.
  • Eliminar la información irrelevante y mostrar resultados con contenido actualizado e importante.

 

Evaluaciones de los usuarios

Si bien todas estas características suenan genial, lo que realmente importa es cómo los empleados interactúan con el software de intranet. Capterra reunió ejemplos de diferentes soluciones de intranet y permitió a usuarios actuales y asiduos a ella a que probasen su experiencia de adopción de intranet con estos sistemas. Esto es lo que opinaron:

Janine W, usuario de Unily

Pros:

“Flexibilidad en cuanto a funcionalidad para crear sitios web e integrarse con SharePoint para apoyar a las comunidades de práctica. Admite temas de localización a través del directorio de personas, perfiles y características. Muy fácil de usar gracias a widgets de arrastrar y soltar y un CMS intuitivo. Fácil de administrar a través del control de permisos. La experiencia del usuario es perfecta; se navega a través de metadatos, áreas dedicadas a diferentes características como enlaces, noticias, documentos, canales sociales y búsqueda es potencia. El soporte al usuario es fantástico, Brightstarr apoya a sus clientes en cada paso del camino. En general, mi objetivo era implementar una tecnología que fuera un mecanismo para apoyar el intercambio de conocimientos, la colaboración, la comunicación y por último, ser la base de nuestro lugar de trabajo digital mediante la integración con Office 365. ¡Unily hace todo eso!”

Contras:

“Confío en los metadatos para impulsar la búsqueda, navegación y etiquetado en Unily. Los metadatos de Unily se controlan desde el almacén de términos de SharePoint, lo cual es excelente porque solo necesito administrar un almacén de términos y se sincroniza de la noche a la mañana con Unily. Sería bueno si la sincronización fuera más frecuente, ya que solo podemos activar la sincronización durante la noche. "La función de metadatos de Unily es excelente, sin embargo, a veces ha sido difícil lograr el equilibrio adecuado al crear el historial de términos para que se adapte a los entornos de Unily y SharePoint.”

Jamie B., usuario de Happeo

Pros:

“Happeo nos permite aprovechar al máximo nuestros sistemas de G-Suite ya existentes. Debido a esto, la adopción del usuario ha sido relativamente simple, ya que los usuarios ya están acostumbrados a Drive, Calendar, Gmail y G+. El equipo de Happeo ha sido excelente a la hora de trabajar mientras construía nuestro primer sistema interno de comunicaciones. Hubo muchas incógnitas para nosotros que nunca nos habíamos hecho antes, pero el equipo nos guió en cada paso para asegurarnos de que estábamos haciendo lo que necesitábamos para la empresa.”

Contras:

“Hay demasiadas opciones con respecto a la estructura de la plataforma y las páginas. Sería más fácil si hubiera plantillas de página en lugar de todo personalizado.”

Tom R., usuario de SharePoint

Pros:

“SharePoint es fácil de usar para configurar sitios, grupos de usuarios y similares. Al igual que la mayoría de los CMS, puede tener una "apariencia" predeterminada en casi todos los aspectos de un sitio o grupo de sitios web. Su integración con Office 365 es muy completa. Si tu empresa tiene necesidades básicas para alojar en un sitio web sin una necesidad en concreto de integraciones complicadas o flujos de trabajo, SharePoint Online puede ser una opción bastante viable.”

Contras:

“A diferencia de la versión local de SharePoint, existen una serie de restricciones con SharePoint Online. No hay acceso a ciertos registros para solucionar problemas. No hay acceso directo a la base de datos que controla el sitio. Ciertos procesos automatizados tienen un alcance y una frecuencia limitados.’’

La moraleja:

La nueva intranet tiene muchos usos, portales, plataformas, funciones, menús, enlaces... diferentes, pero el punto clave en la implementación de este nuevo software es participar, conectarse y colaborar con los empleados de toda la empresa.

Si todas estas características están organizadas y son fáciles de usar, entonces tu experiencia en la aplicación de la intranet debería ser muy positiva para los empleados, lo que beneficiará a tu compañía en su totalidad e impulsará el proceso de adopción. Las posibilidades de una función de intranet son infinitas. Lo que es importante es tener en mente tu empresa, sus objetivos y su perfil de usuario, para encontrar el número y el tipo de funciones e integraciones correctas para la misma.

 Seleccionando el software de tu intranet

Considerar si una solución de intranet es adecuada para tu empresa

Ya sea porque tu empresa tiene un sistema de intranet desactualizado o porque nunca antes ha implementado una intranet, los precedentes y el tiempo de transición son cruciales. Aquí hay algunos pasos preliminares y generales para garantizar la adopción exitosa de la intranet.

Paso 1: Echa un vistazo a cómo está funcionando tu organización actualmente. ¿Qué aplicaciones estás usando? ¿Con qué frecuencia se usa la intranet si tienes una?

Paso 2: Observa los desafíos de comunicación actuales a los que se enfrenta tu empresa y cuáles crees que podrían resolverse con una intranet actualizada. ¿Qué estrategias de intranet podrían implementarse para mejorar el rendimiento? ¿Tienes el conocido ‘’top-down flow? ¿Estás equipando a tus empleados con las herramientas e información necesarias para hacer bien su trabajo?

Paso 3: Una vez que hayas identificado los desafíos específicos de la intranet, crea una estrategia y una lista de los requisitos que serán la solución a estos problemas. Esto te ayudará a determinar si la implementación de una solución de intranet puede ser o no realmente beneficiosa para tu empresa.

Paso 4: Habla con tu personal. Realiza encuestas y haz participar a los usuarios para que puedan satisfacer mejor sus necesidades con el software de intranet elegido. Asegúrate de hacer preguntas específicas para respuestas específicas. Emplea técnicas de recolección de datos y luego analízalos.

Paso 5: Compara softwares de intranet diferentes. Busca ejemplos de intranets exitosas (qué implementan, cómo miden el rendimiento...) para determinar qué producto proporcionará el mejor software de intranet para su empresa.

Paso 6: Lleva estos resultados a un profesional. No importa si deseas construir tu intranet desde cero o trabajar con un proveedor ya existente, puedes consultar sobre tus necesidades específicas y cómo un sistema de intranet podría satisfacerlas.

Configuración para el éxito: ¿Cómo sé que mi empresa tiene el ancho de banda suficiente para adoptar un sistema de intranet?

Gracias a la sección ’’ventajas y desafíos de la intranet", ya sabes qué pasos puedes tomar para tratar de evitar posibles desafíos al implementar una nueva intranet. Esta es una lista basada en sugerencias sobre las medidas que debe tomar tu empresa para asegurarse de estar lista para implementar su nueva intranet.

  1. Presupuesto acertado
    Después de sopesar los objetivos para un sistema de intranet y comparar diferentes programas de intranet, debes tener una buena idea de qué tipo de funciones desea tu empresa. Compara precios de diferentes proveedores que personalizan intranets (como Happeo) para obtener una buena idea de qué tipo de presupuesto requieres. Además, asegúrate de incluir personal adicional en tu presupuesto para respaldar la implementación del sistema.

  2. Conoce a tus empleados
    Antes de decidirte por una solución de intranet debes saber si esta será la mejor opción para los empleados. ¿Se ajusta tu empresa al perfil de aquellas que has visto en la lista de intranet exitosas? Debes conocer los datos demográficos de tus empleados, ya que si ellos mismos no adoptan los nuevos cambios, no importa cuán avanzada esté la intranet, fallará igualmente. Averigua con qué luchan los empleados actualmente y dónde crees que se producirán problemas en su proceso de adopción.

  3. Evalúa las opciones del personal
    ¿Tienes personas a bordo que podrían ayudar en la implementación de esta intranet, o necesitarás un nuevo equipo para llevar a cabo este proyecto? Decide si tu empresa tiene personal que pueda asumir la implementación de la intranet y verifícalo durante su proceso para garantizar la adopción exitosa del sistema.

  4. Haz que todo el mundo se una
    Si te estás tomando en serio la implementación de la intranet, debes comenzar a hablar con tus empleados sobre lo que está por venir, especialmente con aquellos en la dirección. Prepara a las personas para el cambio y anímalas a participar en el proceso, comienza a decir que esto es una gran oportunidad y fíjate qué tipo de comentarios recibes. A partir de esa información, puedes responder a cualquier temor o duda que los empleados puedan tener en el proceso de adopción de la intranet.

  5. Determina tus KPIs de intranet
    Asegúrate de hacerte preguntas de análisis sobre las necesidades de la intranet para determinar tus KPI, con el objetivo de medir el éxito en función de su rendimiento. Incluso antes de que estés decidido a implementar una solución de intranet, debes comenzar a analizar el rendimiento de la tuya actual e identificar posibles mejoras para poder planificarlo cuando se adopte la nueva intranet.

La intranet necesita preguntas de análisis

Además de hacer preguntas generales o tener una idea inicial de cómo reaccionarían tus empleados ante un cambio o implementación de intranet, existen técnicas de análisis específicas de necesidades de intranet que puedes utilizar para evaluar tu empresa y tu estrategia óptima de intranet. Algunos ejemplos de estas técnicas incluyen: 

  • Encuestas
  • Grupos de enfoque
  • Entrevistas al personal
  • Observación del lugar de trabajo
  • Investigación contextual
  • Análisis de tareas

 

Encuestas

Las encuestas se utilizan mejor para evaluar las opiniones del personal en lugar de las necesidades. Esto significa que las encuestas funcionan bien para evaluar la satisfacción con la intranet actual, pero no son tan útiles para mejorar el sitio.

Se debe tener mucho cuidado en la construcción de las preguntas de la encuesta. Las preguntas deben ser específicas, centrándose en las experiencias recientes del encuestado, en lugar de recopilar opiniones o percepciones más amplias sobre el sitio. Las encuestas siempre deben utilizarse junto con otras técnicas de recopilación de datos.

Grupos de enfoque

Los grupos de enfoque pueden ser una buena manera de obtener una muestra más profunda de las opiniones de los empleados en la intranet, pero los grupos deben ser monitoreados de cerca para asegurarse de que ciertas personas no dominen todo el grupo.

El grupo debe estar formado por empleados del mismo nivel en la empresa y debe centrarse en los acontecimientos actuales en lugar de los deseos futuros.

Entrevistas al personal

Las entrevistas individuales son una forma muy efectiva de recopilar información sobre las necesidades y los problemas del personal. También se pueden incluir entrevistas a personas involucradas en el proceso, como autores de la intranet, los gerentes y los ejecutivos. Estas entrevistas pueden brindar una visión global de las funciones de la empresa a todos los niveles.

Deben centrarse en cómo se ve el uso diario actual de la intranet. Dará una idea de las actividades generales y los entornos de trabajo. A diferencia de las encuestas, las preguntas de la entrevista pueden ser más abiertas y amplias para explorar temas que puedan surgir de forma natural.

Observación del lugar de trabajo

Esto implica "salir afuera" para observar las actividades del personal y el entorno en el que trabajan. Esta técnica de análisis de la intranet es menos aplicable a los entornos de trabajo donde un observador no puede ver o escuchar mucho (es decir, donde la mayor parte del trabajo se realiza en Word o por correo electrónico).

Además de eso, la observación permite una comprensión objetiva del entorno de trabajo y desarrollo de patrones de trabajo que no se pudieron recopilar mediante otras técnicas. La observación también mostrará exactamente de qué información dependen los empleados diariamente y cómo la obtienen, en lugar de que un empleado diga esa información a través de una técnica diferente.

Investigación contextual

Esta es una combinación de entrevistas con el personal y observación en el lugar de trabajo que implica discutir temas con un miembro del personal mientras se encuentran dentro de su entorno laboral normal. Al hacer una entrevista contextual puedes ver y escuchar del empleado qué recursos está usando mientras trabaja.

También puedes pedirle al empleado que te muestre ejemplos específicos de cómo completan las tareas en tiempo real. En una consulta contextual, el miembro del personal debe asumir el rol de maestro, mientras que el investigador es el estudiante que está aprendiendo exactamente lo que implica el trabajo. Esta técnica puede ser una excelente manera de obtener detalles más específicos de las funciones diarias de los empleados.

Análisis de tareas

Esta técnica consiste en identificar tareas comerciales clave e investigarlas para comprender mejor los pasos involucrados y la información requerida en cada paso. Luego, esta información se usa para determinar cómo se puede usar la intranet para apoyar al personal en sus actividades diarias. Esto puede tener un impacto directo en los resultados de negocios y, a menudo, es la forma más clara de mostrar un retorno de la inversión (ROI) para el desarrollo de la intranet.

La intranet necesita tips de análisis

Con las técnicas de análisis de intranet es importante utilizar múltiples enfoques para obtener la mejor comprensión de las operaciones de su negocio. Confiar solo en una técnica dará lugar a resultados poco claros. Recurre a tu personal y selecciónalo cuidadosamente. Debes continuar tu investigación hasta que no se encuentre nueva información y los resultados sean claros.

Analizar los resultados

En general, el análisis de resultados implica tomar todos los datos recopilados y buscar patrones. Específicamente para el desarrollo de la intranet, el equipo de investigación debe buscar:

  • Principales fuentes de información y necesidades clave que la involucren.
  • Problemas importantes que afecten a la capacidad del personal para hacer su trabajo.
  • Cuestiones culturales u organizativas que impacten en el éxito de la adopción de la intranet.
  • Procesos clave de negocio que requieran soporte de información.
  • Oportunidades para mejorar la gestión o entrega de la información.
  • Procesos o tareas frustrantes en el trabajo.

En términos de la implementación de la intranet, los resultados del análisis de las necesidades de la intranet deben utilizarse para hacerse una idea de los problemas actuales, la urgencia de cambiar y cómo se pueden resolver los problemas.

Este es un enfoque más personal, por lo que los resultados también deben ser personales, con citas directas o ejemplos de miembros del personal. Se debe ofrecer un plan concreto para una estrategia de solución de intranet en función de estos hallazgos, y debe abordar los beneficios comerciales específicos que brindará.

Tips para seleccionar una herramienta de intranet

  • Hazte primero las preguntas importantes.
  • Reúne tantos datos como sea posible y analízalos para obtener buenos resultados.
  • Encuentra tus objetivos, tanto abstractos como concretos.
  • Consulta a tu equipo de dirección y expertos en intranet.
  • Comienza a hablar y animar a tu personal para que se incorpore al cambio.
  • Configura la formación (preliminar y en curso).
  • Continúa promoviendo la solución de intranet para un proceso de adopción sin problemas.

Con esta información, debes tener una imagen completa de la intranet en su conjunto, cómo se ha desarrollado, cómo funciona en el lugar de trabajo y cómo implementarla en tu propio negocio.

Usa esto como una guía para encontrar la solución de intranet perfecta, pero ten en cuenta que para encontrar algo que funcione y se implemente, necesitas saber qué es lo mejor para tu lugar de trabajo. Examina las intranet de otras compañías a través de tu propia búsqueda para saber qué características beneficiarán a tu empresa y la ayudarán a alcanzar sus objetivos.

Una solución de intranet puede desempeñar un papel clave en la resolución de muchos de los desafíos de comunicación actuales de tu empresa. La tecnología no funcionará a menos que la cultura de la empresa la apoye y los empleados la adopten. Encuentra algo que todos puedan implementar y será un éxito completo.

Inspirar, imaginar e innovar... juntos con Happeo.