欧米を中心に普及が進んでいる「デジタルワークプレイス」とは、デジタル空間上に業務の進行に必要なスペースを作り、チャット、会議、共有ToDo、ファイル共有などを１カ所で行うことができるようにするものです。業務で使用するツールが１つのプラットフォームに集約されることで業務の効率化および生産性が向上するだけでなく、時間や場所に縛られないフレキシブルな働き方を推進します。
しかしデジタルワークプレイスは、性能の良いツールや機能を集めることだけを指すのではなく、それらのツールを通じた従業員の企業への貢献意欲や成功を支援するパフォーマンスマネジメント、企業風土の醸成・変革も構成要素として考えることが重要です。
テクノロジーの進歩とミレニアルを中心とする新しい世代が社内に増える中、従来のトップダウン型のイントラネット・グループウェアからデジタルワークプレイスへの切り替えが必要になってきてきます。
クラウド型のコラボレーションツール、チャット・Web会議、モバイルアプリケーションなどの成長により、時間や場所に縛られない働き方ができるようになりました。実際、IT大手アドバイザリ会社ガートナーの調査によると、デジタルワークプレースを推進する３つのコア・テクノロジーは、クラウドベースのオフィススイート、エンタープライズコンテンツ管理（ECM）、およびコラボレーションツールであると明らかにされています。
ミレニアル世代を中心とする次世代の人材は、仕事における満足度や目的、やりがい、透明なコミュニケーションなどを重要視する傾向にあり、これまでとは違ったアプローチをすることが求められています。ヴァージン・グループの創設者であるリチャード・ブランソンもこれについて以下のように述べました。
「顧客が最も重要な時代は終わりました。現在では、従業員が最優先事項です。あなたがあなたの従業員の世話をきちんと行えば、彼らが自然と顧客の世話をするでしょう。」
また、ミレニアル世代はデジタルネイティブとも呼ばれ、インターネット・SNSを利用した情報収集・発信、コミュニケーションが当然である世代です。デジタルワークプレイスは、従来のイントラネットが持たない社内SNSなどのソーシャル機能を持つため、先に述べたような次世代が重要視する要素に対応する最大の手段の一つとして、注目を集めています。
日本国内の少子高齢化や新興国の台頭により、イノベーションを生み出すことの必要性が年々高まっています。これまでのトップダウン型の働き方では新しいアイディアやイノベーションは起きにくく、実質、日本の労働生産性は主要先進国の中で最も低い水準です。デジタルワークプレイスはクラウド、モバイル、ウェブ会議などの利点を最大限に活かせるため、時間や場所に縛られない作業・コラボレーションを推進します。なお、これらのいわゆるリモートワークを実施するには、労働時間管理などの人事制度の改良、またICT環境を整えることが不可欠です。実際、株式会社ワークスアプリケーションズが2016年に行った日本とノルウェーの生産性に関する調査によると、リモートワークを認めていると回答したノルウェー企業は78％、日本企業は21％に留まっています。さらにICT環境が整備されていると回答したノルウェー企業は９割、日本企業は半数程度と人事制度、ICT環境両方からのアプローチが不可欠であることがわかっています。
では、実際にデジタルワークプレイスで企業は何を手に入れることができるのでしょうか？もう少し詳しく見ていきます。
近年注目を集める従業員エンゲージメントおよびエクスペリエンスは、従業員が仕事を通じて得る経験、従業員満足度、企業への貢献意欲や成功を支援するパフォーマンスマネジメントを主に指し、ソーシャル機能を持つデジタルワークプレイスは部署、タイムゾーン、場所を超えて従業員同士の繋がりを強くする非常に効果的な方法です。
いわゆるビジネス向けソーシャルネットワークのコミュニケーション機能は、従来の「トップダウン型」コミュニケーションに取って代わり、すべてのユーザーに瞬時のコミュニケーションを提供します。リーダーが重要な情報を従業員に周知する際、上記のソーシャル機能のおかげで従業員は適切に反応、返答することができます。また年齢や役職にかかわらず、よりオープンなコミュニケーションの機会を与えます。これは、職場での生産性の向上だけでなく、企業風土・文化を変えることにもつながります。従業員は効率的且つ生産的なコミュニケーションの大切さに気づき始め、効果的で優れたコミュニケーション文化が醸成されていきます。
クラウドやモバイルをベースにするデジタルワークプレイスは、時間や場所に縛られない働き方を実現します。通勤などの移動時間が減ったり、家族との時間が増えたりとフレキシビリティが向上し働き方改革の大きな一歩になります。これまで在宅勤務は、自宅などの上司に認められた場所のみという考え方でしたが、デジタルワークプレイスの導入により、旅行先や帰省先からも働ける「ワーケーション」という働き方も可能になります。このワーケーションは、政府が力を入れている地方再生にもつながるとされ大きな期待を集めています。
デジタルワークプレイスの体系化されたCMS（コンテンツマネジメントシステム）は、職場におけるコラボレーションの基盤になります。文書や情報へのアクセス、および同僚との連携において、従業員はあらゆるタスクやプロジェクトで簡単にデジタルコラボレーションを行うことができます。デジタルプラットフォーム上でコラボレーションを行うことで、部署を跨ぐプロジェクト、さまざまな場所にいるチームメンバーが仕事をしたりコミュニケーションを取ったりすることも容易になります。また、カレンダーとタスク管理ツールを連携してチームをまとめ、プロジェクトを円滑に進めます。一方、すべての従業員はこれら特定のワークプレイス内で共有された文書をリアルタイムで編集、コメント付け、およびコンテンツ作成できることで、それぞれのタスクを生産的に遂行することができます。
デジタルワークプレイスはすべてのソリューションを１つの集中型ハブに統合するため、ユーザーが継続的にプラットフォームを切り替える時間が削減され、作業効率が向上します。また様々なツールを別々に管理することで、情報が埋もれてしまう可能性を防ぐことに繋がります。
これらデジタルワークプレイスのメリットは一部に過ぎず、また使用する企業によってもニーズが変化します。しかし企業の持続的な成長のため今後ますます重要度を増すデジタルワークプレイス、実際、ガートナー社は、「最高経営責任者（CEO）は、常に最新のテクノロジーを迅速に採用しそれをビジネスゴールに合わせる必要があります。CEOはまた、従業員を技術の変化に適応させることも不可欠です。」と述べています。
企業内でなかなか進まない働き方革命。デジタルワークプレイスが今後あなたの会社の働き方改革を前進させるきっかけになるかもしれません。
Happeoは、G Suite向けにデザインされたデジタルワークプレイスです。社内SNS、社内ポータルサイト、プロジェクト管理、従業員ディレクトリなど業務に必要なすべてのツールが一つに集約された最新型のビジネス向けコミュニケーション・コラボレーションプラットフォームで、企業の生産性、従業員エンゲージメント向上を実現します。