Riporta la tua mente alla metà degli anni 2000, quei tempi in cui una serie di annunci pubblicitari confrontava il tipo figo con il nerd come mezzo per invogliarti ad acquistare un nuovo laptop. Il ragazzo figo era tutto semplicità, facilità d'uso, per aiutarti a creare e collaborare senza bisogno di scervellarti troppo. Il nerd, invece: sprofondato fino alle ginocchia in fogli di calcolo, dati, analisi, lontano dalla luce del sole e dal divertimento. Il confronto era elementare e l'opzione di acquisto preferita era ovvia.
All’epoca, ecco come la pubblicità ti convinceva ad acquistare un Apple Mac anziché un PC. Adesso, passa rapidamente al 2019 e ti renderai conto che la sfida Apple vs PC potrebbe essere una versione retro della battaglia Office 365 vs Google Workspace.
Gli strumenti di collaborazione di Google, precedentemente noti come Google Apps for Business ma ora soprannominati semplicemente Google Workspace, hanno preso il posto di Apple nella personificazione del proverbiale “tipo figo”. Anche in questo caso, si tratta della capacità di offrire un’esperienza utente elegante ma semplice, lavoro intuitivo e facile collaborazione.
Il secchione è quindi la suite di Microsoft Office. Nonostante si sia spostato nel cloud con Office 365 - spinto, in parte, dall'ascesa della Google Workspace - Office è ancora vista come la scelta “sicura” per le grandi aziende con organizzazioni a matrice, grandi silos e nessuna speranza in terra di fare in modo che le persone inizino a comunicare tra di loro al di fuori di scambi di email lunghi chilometri.
Ma se stai attualmente valutando Office 365 in opposizione a Google Workspace, il vincitore dovrebbe essere determinato sulla base di più di un semplice aspetto. (A meno che tu non sia davvero superficiale.) È vero, siamo di parte perché amiamo gli strumenti di collaborazione di Google; ma metteremo le nostre preferenze da parte per un momento e ti guideremo alla scoperta di entrambe le opzioni.
Innanzitutto, come si presenta la creazione di documenti in Office 365 vs Google Workspace? Entrambe le suite possiedono le principali app: uno strumento di elaborazione testi (Google Documenti o Microsoft Word), un'app per fogli di calcolo (Google Fogli o Microsoft Excel), un creatore di presentazioni (Google Presentazioni o Microsoft PowerPoint). Finora, perfettamente simili.
La differenza la fanno la dimensione della tua attività e cosa hai bisogno che il tuo personale faccia. Se stai cercando un'interfaccia intuitiva che si aggiorni automaticamente nel cloud e offra collaborazione in tempo reale, Google Workspace è tua amica. Le sue applicazioni potrebbero non offrire tante campane e fischietti quanti quelli delle app di Microsoft, ma ciò significa anche che sono più facili da utilizzare. La funzionalità di collaborazione in tempo reale (approfondiremo tra poco) è il vero punto forte qui.
In parole povere, le app di Google per aziende sono progettate per essere semplici ed efficienti. Se hai bisogno di scavare a fondo in una tonnellata di dati o desideri qualcosa con migliaia di funzionalità, allora sarebbe meglio indirizzarsi verso Office 365.
Prendi ad esempio l'opzione fogli di calcolo. I Fogli Google sono semplicissimi da usare, ma molte persone che lavorano su fogli di calcolo vogliono poter creare qualcosa che è molto più di una tavola ben organizzata.
ComputerWorld ha messo a punto una tabella comparativa, particolarmente utile per comprendere cosa è/non è possibile fare con entrambe le applicazioni; chiaramente, le funzionalità offerte da Microsoft sono superiori in termini di quantità e capacità.
Fai comunque questa prova: dì “Ehi Google, apri un nuovo foglio di calcolo!” e poi torna a parlaci di efficienza.
“Sia Google Workspace che Office 365 si basano sulla collaborazione, ma il modo in cui la gestiscono è diverso”, scrive Jason Aten per Fit Small Business. “L'approccio di Google potrebbe essere metaforicamente rappresentato con un'aula contenente una lavagna. È possibile invitare chiunque presente in classe a stare insieme di fronte alla lavagna e lavorare su un documento. La “lavagna” tiene traccia del contributo di tutti ed è possibile aggiungere, accettare o rimuovere partecipanti quando vuoi.”
Continua: “Anche l'approccio di Office 365 ha per base una lavagna, ma ogni volta che la si vuole condividere, è necessario distribuire una nuova chiave per entrare in classe, accendere le luci, apportare le modifiche, poi rimuovere la lavagna dal muro, portala nella classe successiva, appenderla, dare un pennarello a uno dei membri del team e lasciare che contribuisca. Quindi invertire il processo per rivedere le modifiche. Il risultato finale è simile, ma il processo è molto meno semplice e trasparente.”
È l'attenzione di Google Workspace per la collaborazione e la perfetta integrazione a renderla la scelta migliore a nostro avviso. La collaborazione in tempo reale non può essere sottovalutata. Nonostante Office 365 abbia fatto passi da gigante su questo fronte, la magia di avere un intero team che lavora contemporaneamente sullo stesso documento da posizioni diverse non ha prezzo. Inoltre, tutto si sincronizza automaticamente con Google Drive ed è possibile ripristinare rapidamente versioni precedenti.
La faremo breve qui, perché dire email è diventato sinonimo di gmail alla fine della giostra. Continuando il confronto sul piano “comunicazione”: alcuni pacchetti di Office 365 includono Skype for Business come funzionalità extra, ma ciò implica un'app separata su desktop o dispositivo mobile. Google Workspace contiene Chat e Google Meet per le videochiamate, strumenti che ti consentono di effettuare chiamate e avviare chat direttamente dal tuo sistema di strumenti di collaborazione Google.
Un’altra dimensione da prendere in considerazione quando si confrontano Office 365 vs Google Workspace è il luogo in cui tutto risiede. Se la tua organizzazione è interamente basata su cloud, allora non avrai problemi; entrambi i sistemi operano nel cloud, consentendo la creazione, la collaborazione e la comunicazione da qualsiasi browser o dispositivo, purché sia abilitato a Internet.
Se, tuttavia, necessiti di accesso da desktop - forse lavori in un'area con connettività saltuaria o preferisci operare su desktop perché hai una paranoia radicata che il cloud inghiottirà tutto il tuo lavoro e non lo sputerà mai indietro - allora non avrai molta fortuna con Google Workspace. Gli strumenti di collaborazione e produttività di Google sono totalmente basati su cloud, quindi non esiste una versione desktop, anche se è possibile scegliere di lavorare offline (tutto si sincronizzerà automaticamente non appena sarai di nuovo connesso).
Alcuni piani di Office 365, al contrario, includono le versioni desktop di applicazioni già note, come Word, Excel e PowerPoint...non è impossibile immaginare i tecnici IT vecchio stampo commuoversi di fronte a una notizia del genere.
Sia Office 365 che Google Workspace offrono diversi pacchetti, con prezzi calcolati in base a funzionalità incluse e numero di utenti. Google semplifica le cose con solo tre livelli: Basic, Business e Enterprise; avrai bisogno invece di una laurea in scienze missilistiche per capire la suddivisione di nicchia di Microsoft, che prevede livelli su livelli, ognuno con accesso a qualcosa in più di cui potresti avere bisogno o meno.
“Con i livelli di prezzo semplificati, Google sta cercando fortemente l'acquisizione; i pacchetti Google Workspace rappresentano infatti un grande vantaggio competitivo rispetto alla struttura dei prezzi più confusa di Microsoft”, scrive Patrick Campbell per Price Intelligently. “Dire che i prezzi di Office 365 sono confusi è un eufemismo. La loro pagina dei prezzi è una delle più confuse mai viste e costituisce un'esperienza terribile.”
L’opinione generale degli esperti è che la struttura dei prezzi di Google Workspace si adatta meglio alle piccole imprese, mentre per le aziende più grandi e complesse è scontato optare per Office 365 e Microsoft. Sembra però che Google stia cercando di attrarre la folla aziendale verso Google Workspace, quindi la situazione potrebbe cambiare nei prossimi anni.
Okay, siamo chiaramente di parte... ma in tutta onestà riteniamo che non sia possibile superare in efficienza gli strumenti di collaborazione di Google combinati a una intranet di Google Workspace. L'interfaccia è moderna e semplice, l’esperienza utente è familiare, specialmente per i lavoratori appartenenti alla generazione dei Millennial e Z, e le opzioni per la collaborazione in team e le integrazioni di produttività non sono seconde a niente e nessuno. Altre app di Google Workspace, come Google Moduli e Google Sites, renderebbero entusiasta persino il più difficile dei professionisti di Comunicazioni Interne.
Aggiungi poi una intranet Google Workspace al tuo sistema di app di produttività e avrai un sistema di comunicazione e collaborazione aziendale di livello superiore a portata di mano, ovunque tu sia nel mondo, qualunque dispositivo tu stia utilizzando.
È chiaro che il confronto non si risolve con una semplice equazione: piccola impresa = Google Workspace / azienda di grandi dimensioni = Office 365. Sempre più aziende stanno abbandonando Office 365 a favore di Google Workspace, incluse compagnie molto tradizionaliste come Airbus. Il loro CIO Luc Hennekens ha dichiarato a The Register: “Vogliamo che le persone riconsiderino radicalmente il modo in cui lavorano e si allontanino da vecchi metodi, come ad esempio inviare milioni di email. È molto più facile riuscire nell’intento con uno strumento che è stato concepito per rompere totalmente con modalità di lavorare antiquate e concetti passati, piuttosto che con uno strumento (Office 365) che ha compiuto un passo avanti, ma è ancora in molti modi simile a ciò che abbiamo usato in passato.”
Questo articolo ha toccato solo la parte superficiale della questione: non abbiamo infatti affrontato questioni importanti quali la sicurezza, le opzioni di archiviazione o esaminato perché SharePoint non è la intranet che stai cercando per la tua azienda. Per noi, resta ovvio che il ragazzo figo del digital workplace è la Suite di Google: semplice, facile da usare, senza gingilli e senza sprechi di energie e capacità cognitive. Non ti offre un milione di cose super complicate che non userai mai ed ha un ottimo rapporto qualità-prezzo.
Inoltre, diciamocelo: davvero “le persone lo usano da anni” può essere considerata ancora un ragione sufficiente per adottare uno strumento? Specie se si tratta di una suite di collaborazione e produttività per la tua azienda? Come ha detto Grace Hopper, ufficiale della marina statunitense e programmatrice di computer, la frase più pericolosa al mondo è “lo abbiamo sempre fatto così”.