Er is niets frustrerender dan inloggen op je intranet om een document te vinden dat je dringend nodig hebt, om vervolgens te ontdekken dat er meerdere versies verspreid staan over verschillende pagina's, zonder duidelijke indicatie welke versie actueel is of wie de eigenaar is.
Stel je nu eens voor dat je de intranetbeheerder bent. Elke dag ben je bezig met het zoeken naar eigenaarschap, het oplossen van dubbele content, het handmatig afdwingen van levenscyclusregels en het ontvangen van verzoeken om contentupdates, waardoor er uiteindelijk weinig tijd overblijft om je te richten op strategie of het verbeteren van het platform.
Dit is precies wat er gebeurt als governance als bijzaak wordt behandeld. Voor veel organisaties voelt deze pijn vooral bekend aan. Het komt maar al te vaak voor dat machtigingen zich opstapelen, eigendom onduidelijk wordt, handmatige verzoeken voor content updates of toevoegingen zich opstapelen en lifecycle management verandert in handmatig werk dat wordt uitgesteld. Als gevolg daarvan besteden platformeigenaren vaak meer tijd aan het ontwarren van structuren dan aan strategie.
Daarom is ingebouwde governance - governance die standaard bij het intranet wordt geleverd - een speloplader. In plaats van voortdurend brandjes blussen, zijn de regels en verantwoordelijkheden duidelijk, geautomatiseerd en ingebouwd in de manier waarop het platform werkt.
Ingebakken governance betekent dat je intranet is ontworpen om gestructureerd en betrouwbaar te blijven zonder voortdurende tussenkomst. Het gaat niet om het maken van eindeloze aangepaste workflows of het vertrouwen op beheerders om regels handmatig af te dwingen. In plaats daarvan maakt het product zelf goed bestuur tot standaard.
Zie het als het ontwerpen van een weg. Een weg zonder borden of seinen vereist dat er iemand op de hoek staat om het verkeer te regelen. Een goed ontworpen weg daarentegen maakt veilig rijden bijna automatisch: duidelijke rijstroken, lichten die op tijd veranderen en vangrails waar ze nodig zijn. Dat is wat ingebouwde governance doet voor je intranet.
Waarom dit belangrijk is:
Bij Happeo is governance niet iets dat je er later aan toevoegt, het maakt deel uit van het DNA van ons platform.
Bestuur in Pages
Pagina's zijn je bron van waarheid: HR-beleidsregels, IT-handleidingen, handleidingen voor onboarding en nog veel meer. Zonder governance kunnen ze snel verouderd of gedupliceerd raken. Met Happeo:
Kanalen zijn de plek waar dagelijkse conversaties plaatsvinden, dus die hebben ook een hekwerk nodig. Happeo heeft ze ingebouwd:
Met deze functies hoeven beheerders geen tijd te besteden aan het achterna zitten van mensen of het opruimen van rommel. Het platform kan veel van het zware werk doen.
Als je Microsoft 365 gebruikt, is de kans groot dat je Sharepoint hebt geprobeerd als intranet, en daarmee ook de bestuurlijke pijn die daarmee gepaard gaat:
Het resultaat is een intranet dat snel onoverzichtelijk en onbetrouwbaar wordt. Daarom zijn Microsoft-organisaties zo vaak opgelucht als ze zien wat Happeo voor hen kan doen. Het betekent niet dat je Teams, Outlook of OneDrive moet opgeven: in plaats daarvan voegt Happeo een intranetlaag toe die draait om governance. De tools die je al gebruikt blijven centraal staan, maar het intranet wordt eindelijk betrouwbaar, gestructureerd en eenvoudig te beheren. Voor platformeigenaren betekent dat minder brandweerwerk. Voor medewerkers betekent het dat ze eindelijk kunnen vertrouwen op wat ze lezen.
Governance is niet glamoureus. Maar het is wel het verschil tussen een intranet waar mensen op vertrouwen en een intranet dat ze vermijden. Als governance is ingebouwd in het product, krijg je een intranet dat schoon, compliant en betrouwbaar blijft - niet alleen op dag één, maar de hele tijd. En met Happeo is het de basis, geen bijkomstigheid.
Wil je Happeo in actie zien? Laten we eens praten.