De nos jours, les travailleurs consacrent jusqu'à 20 % de leur semaine de travail à la recherche des informations dont ils ont besoin. L'une des principales raisons en est que les connaissances de l'entreprise sont disséminées à trop d'endroits.
Vous avez besoin de la dernière politique de dépenses de l'entreprise. C'est assez simple - jusqu'à ce que vous commenciez à chercher. SharePoint est peut-être le référentiel officiel, mais personne n'est sûr qu'il soit à jour. Quelqu'un l'a peut-être mentionné dans le canal #company-wide de Slack, mais vous n'arrivez pas à trouver la source principale. Google Drive déborde de doublons et de fichiers intitulés "LNITBS-copy Export1(1) NEW2023". Et Notion pourrait être devenu le favori officieux de certaines équipes sans qu'aucune information n'ait été vérifiée.
Ce qui aurait dû être une tâche de 2 minutes se transforme en une chasse au trésor frustrante. Si l'on multiplie ce phénomène par des centaines d'employés et des milliers de documents, on obtient un tueur de productivité silencieux au travail.
La fragmentation des connaissances n'est pas due à la négligence des employés, mais au fait que les organisations superposent les outils, officiellement et officieusement, au fil du temps. SharePoint ou Confluence peuvent être le standard de l'entreprise, choisi il y a des années et profondément ancré dans les flux de travail informatiques, mais au fil du temps, les équipes commencent à adopter d'autres solutions : Notion pour la flexibilité, Google Drive pour la facilité de collaboration, ou d'autres outils qui semblent plus rapides et plus légers.
Il en résulte un réseau de systèmes qui se chevauchent. Les connaissances officielles peuvent se trouver dans SharePoint ou Confluence, mais les employés s'appuient de plus en plus sur des outils quotidiens plus "utilisables". C'est ainsi que se forment les silos : les informations sont dispersées, dupliquées et il est difficile de remonter à une source unique de vérité. Ainsi, lorsque le service des ventes doit retrouver un document stratégique égaré, les choses commencent à se gâter car les employés se demandent "où se trouve ce document et comment le retrouver ?".
Le problème de la prolifération des outils est à la fois organisationnel et coûteux. Voici comment la fragmentation des plateformes de connaissances affecte l'entreprise :
Selonun rapport de McKinsey , les travailleurs consacrent jusqu'à 20 % de leur semaine de travail à la recherche d'informations. Cela représente une journée entière perdue dans des chasses au trésor numériques.
Lorsque les employés ne trouvent pas ce qui existe déjà, ils le recréent. Il en résulte de multiples versions d'une même politique, d'une même présentation ou d'un même document stratégique qui circulent.
Quelle est la "vraie" source de vérité - le document Google mis à jour la semaine dernière ou la page Confluence touchée pour la dernière fois il y a un mois ? La fragmentation crée de l'incertitude et des erreurs.
Peu de choses sont plus démoralisantes que de perdre des heures à chercher quelque chose qui devrait être simple. La frustration liée aux outils peut se répercuter sur la satisfaction générale au travail.
Les informations sensibles disséminées sur différentes plateformes augmentent le risque de violation, en particulier lorsque les autorisations ne sont pas gérées de manière cohérente.
En d'autres termes, la fragmentation n'est pas seulement gênante. Elle pèse activement sur la productivité, l'engagement et la confiance.
Face à ce défi, de nombreuses organisations adoptent souvent l'une des trois approches suivantes :
Sur le papier, cela semble être la solution la plus simple : "à partir de maintenant, tout vit dans SharePoint" (ou Notion, ou Drive, ou Confluence). Dans la pratique, cette solution se retourne contre vous. Les équipes résistent à l'idée d'abandonner les outils qui conviennent à leurs flux de travail, et l'informatique parallèle émerge. Au lieu de réduire la fragmentation, on finit par utiliser des outils officiels et non officiels, ce qui ne fait qu'accroître la fragmentation.
2. Documenter "l'endroit où vivent les chosesCertaines entreprises tentent de cartographier le chaos en créant des méta-documents qui indiquent où les informations doivent être stockées. Le problème ? Ces guides deviennent presque immédiatement obsolètes. Ils sont également ignorés dans le feu de l'action.
3. S'appuyer sur la recherche nativeChaque outil dispose de sa propre barre de recherche, mais aucun d'entre eux ne communique entre eux. Par conséquent, les employés sont obligés de faire des recherches à plusieurs endroits, et ne sont souvent pas sûrs d'avoir trouvé le contenu le plus pertinent ou le plus récent.
Ces solutions échouent parce qu'elles s'attaquent aux symptômes et non à la racine du problème. Pour remédier à la fragmentation, il faut remédier à l'absence d'une couche unificatrice entre tous les outils que les équipes utilisent chaque semaine ou chaque jour.
La solution n'est pas de supprimer les outils les plus appréciés. La meilleure stratégie consiste plutôt à créer un lieu central qui les relie entre eux, réduisant ainsi les frictions et faisant émerger les connaissances d'une manière accessible.
Voici à quoi cela ressemble en pratique :
Au lieu d'attendre des employés qu'ils se souviennent de l'endroit où se trouve le contenu, donnez-leur un point de départ unique. Un QG numérique sert de point d'entrée central dans l'écosystème de connaissances de votre entreprise. Quel que soit l'endroit où se trouve un document, les employés savent qu'ils peuvent y accéder à partir d'un point central.
La fragmentation ne disparaît que lorsque les employés peuvent saisir une requête dans une base de recherche unique et trouver des résultats dans tous les outils. Il n'y a donc plus d'efforts inutiles à déployer pour effectuer des recherches sur plusieurs plateformes à la fois.
Sans compréhension du contexte, une recherche normale par mot-clé peut donner lieu à des dizaines de documents non pertinents. Les moteurs de connaissance alimentés par l'IA peuvent recommander le bon contenu, le résumer ou même faire apparaître les réponses directement, ce qui évite aux employés d'ouvrir cinq fichiers différents pour reconstituer une réponse.
Tout ne doit pas reposer sur la recherche. Pour les connaissances essentielles (politiques, ressources d'intégration et mises à jour stratégiques, par exemple), les centres d'information permettent de trouver l'information sans effort. Les pages et les canaux d'un QG numérique organisent le contenu de manière à ce que les employés sachent où aller pour obtenir la "version officielle".
Les meilleures solutions n'obligent pas les employés à changer leur comportement. L'intégration avec les outils existants signifie que les connaissances font surface là où les gens travaillent déjà, et non dans un portail séparé qu'ils doivent se rappeler de visiter.
Prenons un exemple hypothétique.
Avant :
Après avoir introduit un QG numérique avec une recherche unifiée et des hubs de connaissances :
Il faut se rendre à l'évidence : les piles d'outils ne cesseront d'évoluer. Aujourd'hui, il peut s'agir de Notion, demain de quelque chose d'entièrement nouveau. En vous enfermant dans une stratégie "un seul outil pour tout contrôler", vous vous exposez à une fragmentation accrue par la suite.
La solution la plus intelligente consiste à assurer la pérennité de votre gestion des connaissances :
Forcer les équipes à abandonner leurs outils préférés ne fera qu'accroître les frustrations. Au lieu de cela, créez une couche unificatrice : un QG numérique qui intègre les connaissances, permet une recherche intelligente et fournit des espaces protégés pour les contenus essentiels. Un système qui fonctionne avec vos outils, et non contre eux. La fragmentation est inévitable. Le chaos ne l'est pas. Avec la bonne stratégie, vous pouvez transformer un écosystème de connaissances dispersé en un écosystème connecté et intelligent, où les employés passent moins de temps à chercher et plus de temps à faire.
Si vos employés sont coincés dans la chasse au trésor de l'éparpillement des outils, il est temps de trouver une meilleure solution. Le moteur de connaissances de Happeo permet d'unifier votre pile technologique en une expérience unique et intelligente. Découvrez comment Happeo réduit la fragmentation des connaissances ici, ou prenez rendez-vous pour un entretien.