Un manuel d’achat 2021 : Choisir le meilleur logiciel intranet

mar., mars 9, '21 •

Un manuel d’achat 2021 : Choisir le meilleur logiciel intranet

5 étapes et meilleurs conseils pour un nouvel intranet

Voulez-vous savoir comment acheter ou choisir un intranet ? Alors, continuez à lire, mais tout d’abord : qu’est-ce qu’un intranet ? Pour faire simple, une solution intranet est un logiciel qui stocke et partage des informations et sert d’outil de collaboration au sein d’une organisation. Il existe plusieurs types d’intranets, avec une multitude de fonctionnalités, adaptée à chaque entreprise, qu’elle soit petite, ou une entreprise multinationale.

Dans ce manuel, nous vous guiderons étape par étape pour trouver et acheter l’intranet adapté à votre entreprise : une plateforme qui sera entièrement intégrée à toute l’organisation. Téléchargez notre manuel au format PDF, lisez nos conseils intranet et suivez nos 5 étapes.

  • Pourquoi avez-vous besoin d’un intranet ?
  • Quelles sont vos exigences commerciales ?
  • Quelles fonctionnalités intranet sont adaptées à vos besoins ?
  • Évaluer les options intranet à votre disposition.
  • Le choix final de la meilleure plateforme intranet.
  • Bonus : Questions que vous pouvez poser à votre fournisseur intranet potentiel.

Étape 1 : Pourquoi avez-vous besoin d’un intranet ?

Pour acheter le mélange d’outils parfait, vous devez d’abord identifier vos priorités exactes pour sélectionner les fonctionnalités intranet qui auront un impact direct sur votre entreprise. Certains d’entre eux pourraient être :

    • Augmentez la collaboration
    • Améliorer la productivité
    • Boostez la communication
    • Gestion efficace de l’information
    • Une culture d’entreprise unie
    • Reduce emails and meetings
    • Évitez les silos d’informations

Augmentez la collaboration

La collaboration est essentielle pour optimiser l’engagement et la productivité des employés. Par exemple : Karen et Joe travaillent sur le même rapport sans même le savoir. Un manque de collaboration et de transparence peut entraîner une stagnation dans le travail et une augmentation importante des coûts. Mais améliorer la collaboration sur le lieu de travail n’est pas une chose simple. L’un des moyens les plus simples de promouvoir un sentiment de communauté et d’unir leurs forces est de créer un lieu central où les employés se connectent, restent informés, partagent et collaborent. C’est là qu’intervient votre solution Intranet.

Améliorer la productivité

Il n’y a pas de formule magique, et même le meilleur des intranets ne rendra pas tout le monde ultra productif. Mais chaque étape réduira les communications inutiles et chronophages, vous fera gagner du temps dans la recherche d’informations et créer une communauté solide. Tous ces aspects constituent un facteur de motivation incroyable.

Boostez la communication

Les employés doivent être entendus par les dirigeants et avoir amplement l’occasion d’exprimer leurs opinions.

Naturellement, une mauvaise communication se produira toujours, mais elle est souvent évitable et inutile. Cela peut aussi coûter très cher à toute l’organisation. Éviter la surcharge d’informations est un bon point de départ — les intranets peuvent s’en charger : vous pouvez cibler qui obtiendra certaines informations et vous assurer que vos communications sont pertinentes.

Gestion efficace de l’information

Retrouvez toutes les ressources dont dispose votre entreprise, du matériel d’intégration aux organigrammes, ainsi que les demandes de collations dans la cuisine du bureau. Chaque élément compte, et il est essentiel de le rendre facilement accessible. Plus besoin de jouer à « Où est Waldo » lorsque vous ne trouvez plus la feuille de calcul avec les indicateurs de performance clé, qui a été mis à jour la dernière fois il y a quatre ans. Vous voulez qu’un système stocke et organise tous vos fichiers. Vous voulez un intranet intuitif et complet : un endroit magique pour conserver vos données, les rendre facilement accessibles, et qui permet le partage et la collaboration. La fonction de partage devrait inclure la possibilité de la rendre accessible à l’ensemble de l’organisation ou uniquement à des membres spécifiques.

Un système de recherche est également essentiel. Cela permet d’accélérer le travail ainsi que de réduire les pertes de temps dues à un employé ne trouvant pas les bons documents. Un stockage cloud n’est pas très utile si vous ne trouvez pas ce qui est stocké.

N’oubliez pas les sauvegardes automatiques ; vous n’avez jamais à vous soucier des risques de perdre vos données lorsque la sauvegarde est automatiquement.

Une culture d’entreprise unie

À l’heure actuelle, le travail à distance, ou télétravail, a changé la façon dont les employés maintiennent une culture unie : il doit se faire virtuellement. La meilleure façon de promouvoir ceci est l’engagement et l’interaction en ligne, mais comment faire pour encourager l’engagement ? Vous l’avez deviné, une plateforme conviviale favorisant la création de contenu, la visibilité et la participation.

Une telle plateforme est également un excellent outil pour les ressources humaines. Tout intranet profite à tous les départements et peut devenir un « intranet RH » pour améliorer l’engagement et la rétention des employés, contribuant ainsi à vos indicateurs de performance clés RH.

Réduction des e-mails et réunions

Tout le monde reconnait le problème des boîtes de réception débordante. Recevoir des courriers électroniques entraîne la perte d’informations, une visibilité réduite et une simple anxiété. Il en va de même pour une surcharge de réunions.

Les intranets dotés de fonctionnalités sociales, ou une fonctionnalité d’article font circuler les discussions et le partage d’informations. Vous pourrez éviter la fonction e-mail pour réponse à tout le monde, et avoir des conversations plus productives grâce au message instantané.

Évitez les silos d’informations

Ceci représente une communication verticale, dans une seule direction, agissant comme un système de communication incapable de s’intégrer avec d’autres systèmes de gestion de l’information. Si cela semble encore déroutant, pensez à un silo littéral utilisé pour stocker des céréales. Les grains ne vont que dans un seul sens et ne sont pas faciles d’accès. À moins que ce système vous soit vraiment utile et que vous soyez réticent à tout autre type. Tous les employés doivent comprendre quels grains vous avez, comment les utiliser et comment y accéder. Le partage est bienveillant et va dans les deux sens.

Étape 2: Quelles sont vos exigences commerciales?

Définissons vos besoins commerciaux intranet. La hiérarchisation de vos besoins vous aidera à acheter un bon ajustement intranet.

    • Interface utilisateur intuitive
    • Image de marque et personnalisation
    • Intégration à des applications tierces
    • Analyses d’utilisation intranet
    • Application intranet mobile
    • Intranet sécurisé
    • Excellent service après-vente
    • Tarification intranet


Interface utilisateur intuitive

Vous voulez une interface conviviale. Personne n’utilisera votre intranet si personne n’aime votre intranet. Publier un message ne devrait pas prendre plus d’un clic, lire les actualités devrait donner l’impression de lire un blog, et trouver des informations devrait être d’une simplicité inégale. Si ce n’est pas le cas, oubliez le succès, à moins que le fait d’avoir 10 % de votre entreprise utilisant quotidiennement votre intranet soit le succès que vous désirez. Une interface utilisateur bien conçue permet également d’augmenter les taux d’adoption.

Conseil : demandez à votre fournisseur combien de leur employé consacrent leur temps à développer l’interface utilisateur de leur intranet. Ensuite, demandez-leur combien sont-ils dans l’équipe de développement totale.

Image de marque et personnalisation

Votre intranet sera le point central de votre entreprise. Il doit être la première chose que les gens voient lorsqu’ils ouvrent leur navigateur Internet. Imaginez à quel point cet intranet joue un rôle important dans la visibilité de votre marque (employeur). C’est exactement pourquoi un intranet doit être adapté à votre marque, bien plus que de placer votre logo - vos couleurs primaires sont également importantes. Les entreprises qui investissent dans l’image de marque de leur intranet ont des taux d’adoption plus élevés — cette reconnaissance rend même votre nouvel intranet instantanément plus familier. Assurez-vous de trouver les intranets qui ont des modules complémentaires pour la marque.

Intégration aux applications tierces

Quelle est la fonction principale d’un intranet ? La communication et la collaboration ; que ce soit pour informer, engager ou divertir, un intranet est écosystème de communication. Alors, quels résultats peut-on espérer lorsqu’il est utilisé pour combler les lacunes que forment habituellement les outils numériques isolés ? Et si votre intranet était le parapluie sous lequel se trouvaient tous les outils numériques les plus importants de votre organisation ? Si votre organisation dispose d’un vaste ensemble d’outils numériques, réfléchissez à la manière dont ils peuvent s’intégrer à votre intranet. Quel meilleur moyen existe-t-il pour augmenter l’adoption ?

L’intégration d’outils tierce à votre intranet est indispensable si vous comptez déjà beaucoup sur certains outils de travail numériques. Au lieu d’ajouter un autre logiciel, trouvez un intranet qui s’intègre aux outils que vous connaissez et aimez déjà. Par exemple, un intranet intégrant Slack ou Zoom.

Si vous utilisez déjà Google Workplace (anciennement G suite) ou Office 365, cherchez des intranets qui s’intègrent avec eux. Ils vous faciliteront la vie.

Module d’analyses intranet pour voir son utilisation

Que l’analyse soit votre point fort ou non, le progrès provient des résultats et conclusions dérivés des chiffres. Un intranet qui fournit des données faciles à lire et accessibles vous permettra de savoir comment les employés communiquent, quelles informations ils recherchent et consomment, et le taux d’adoption, qui est considérée comme un « influenceur », quels services sont les plus actifs… L’objectif est de quantifier les nombreuses façons dont la plateforme peut être utilisée. Vous ne pourrez peut-être pas directement voir les avantages des outils chat, mais un tableau de bord d’analyse intranet donne un aperçu de la façon dont les employées préfèrent utiliser l’intranet de l’entreprise.

Application Mobile Intranet

Un accès à votre intranet grâce à une application mobile est un élément important pour augmenter le taux d’utilisation et d’adoption des logiciels intranet ; 72 % des employés accèdent aux canaux numériques internes via des appareils mobiles appartenant à l’entreprise, et 43 % via des appareils mobiles personnels. Si vous savez que vos équipes maîtrisent particulièrement leur smartphone, assurez-vous que votre intranet propose également une application intranet.

Sécurité intranet fiable

Nous avons tous nos secrets. Et c’est à vous de décider si vous voulez les révéler ou pas. Mais quand il s’agit de documents confidentiels d’une organisation, la sécurité de votre intranet devient une priorité absolue.

Il existe différents types de sécurité ; le cryptage SSL par exemple, l’authentification unique (authentification SSO), les systèmes de stockage sécurisé tel que Google Cloud, les certificats de sécurité comme ISO 27001 (une norme de sécurité de gestion de l’information), et conformément au RGPD si votre entreprise est basée en Europe ou y possède des locaux. Un logiciel intranet sécurisé devrait déjà posséder tout cela.

Un service client excellent

Cela devrait être déjà le cas pour tous. Même avec les intranets les plus conviviaux, la mise en œuvre d’un intranet n’est pas une compétence naturelle pour le monde. Une personne externe à votre entreprise et compétente peut faire toute la différence. Encore mieux si vous trouvez un fournisseur qui agit comme partenaire et consultant, et pas seulement comme une ligne d’assistance téléphonique.

Conseil : découvrez la SLA de votre fournisseur; il s’agit de l’engagement pris par une entreprise pour répondre à tous les problèmes que ce soit pour un face-à-face ou des questions par rapport à l’utilisation de la plateforme. Par exemple, une SLA disponible 24 h/ 24 h signifie que vous recevrez une réponse dans ce délai.

Prix d'un intranet

Il n’y a pas un prix qui s’adapte à tous. Étant donné que les intranets peuvent être personnalisés pour les besoins d’une entreprise, le prix varie selon les priorités mentionnées. Commencer par déterminer un budget approximatif. Il dépendra des exigences et demandes que vous avez et de la taille de votre entreprise. Un intranet utilisé par deux personnes ne coûtera pas autant qu’un autre utilisé par des milliers d’employés, car les intranets sont souvent facturés par utilisateur. Après avoir trouvé des fournisseurs appropriés, faites une demande pour un devis personnalisé.

Étape 3 : De quelles
fonctionnalités intranet avez-vous besoin?

Voici la partie la plus amusante : décider quelles fonctionnalités sont une nécessité absolue et lesquelles ne seront pas utiles. Les intranets sont dotés d’un grand nombre de fonctionnalités; en vous basant sur ce que vous utilisez déjà et sur ce qu’il vous manque, vous pouvez dresser une liste des fonctionnalités essentielles à vos besoins.

Les fonctionnalités de base d’un intranet sont :

    • Outils de messagerie
    • Fonctionnalité de recherche
    • Fonctionnalités sociales
    • Flux d’activité et flux d’actualités
    • Gestion de documents
    • Partage de fichiers
    • Organigramme
    • Annuaire des employés
    • Plateforme multilingue
    • Apparence et sensation personnalisées
    • Application mobile

Outils de messagerie

La communication est primordiale. Les bases d’un intranet incluent une bonne fonction de messagerie, similaire à celles des réseaux sociaux connus. Un intranet peut posséder son propre outil de messagerie ou offrir une intégration avec des applications telles que Slack.

Fonctionnalité de recherche

Les meilleurs moteurs de recherche intranet peuvent rechercher du contenu à travers toute l’entreprise. Par exemple, si vous cherchez vos clés chez vous, il serait bien plus efficace de fouiller toute la maison en même temps, plutôt que d’explorer chaque pièce individuellement.

Fonctionnalités sociales

Voulez-vous savoir quel contenu vos employés apprécient le plus? Un simple bouton « j'aime » fera l’affaire. Le niveau d’interaction dépend du nombre de fonctionnalités sociales incorporées dans votre intranet ; les emoji, la réception de notifications et la possibilité de commenter sont tous faciles et rapides à utiliser. Vous aurez aussi plus d’informations sur l’activité des employés.

Flux d’activité et flux d’actualités

Un lieu central pour toutes les actualités de l’entreprise ; il permet aux utilisateurs d’avoir un aperçu de tout ce qui se passe et de les tenir au courant des dernières mises à jour.

Gestion de documents

Une base de données pour stocker toutes vos informations et contenu ; il peut déjà être inclus dans le logiciel intranet ou être proposé en tant qu’intégration. Avec Google Workplace par exemple, l’espace de stockage est déjà intégré à la plateforme.

Partage de fichiers

La possibilité de partager des fichiers avec des collègues de manière sélective. Choisissez de le rendre accessible à tous ou seulement à quelques privilégiés.

Organigramme

Un organigramme bien conçu offre une visibilité et clarté sur la hiérarchie d’une entreprise. Ceci est particulièrement utile pour les nouveaux arrivants. Un organigramme efficace peut montrer en un coup d’œil sur les responsabilités de chaque employé, et qui contacter pour les demandes spécifiques au service.

Annuaire des employés

Un annuaire d’employés pour trouver des personnes par nom ou par rôle ; ces détails peuvent également inclure une photo, des informations de contact, des compétences, des hobbys personnels et plus encore.

Plateforme multilingue

Si vous travaillez en plusieurs langues, certaines plateformes prennent en charge chacune de vos régions. Vous pouvez également vérifier si le service client est disponible en différentes langues.

Apparence et sensation personnalisées

La possibilité de personnaliser votre intranet est un outil puissant pour diffuser votre image et les valeurs de votre entreprise. Marquer votre intranet avec votre logo et les couleurs respectives.

Application Mobile

Certains intranets ne proposeront qu’un logiciel pour ordinateur, tandis que d’autres auront également une application mobile téléchargeable pour votre smartphone.

Étape 4 : Évaluer les options intranet disponibles

Alors ... quel est le meilleur logiciel intranet? C’est certainement une question à laquelle il est difficile de répondre, car de nombreuses solutions offrent différents objectifs et ensembles de fonctionnalités. Vous avez maintenant examiné les fonctionnalités souhaitées et les exigences de votre entreprise. Outre la tarification et le service client, il existe un facteur de différenciation principal lorsque l'on considère les fournisseurs: choisir entre un intranet traditionnel ou un intranet social.

Un intranet traditionnel (intranet 1.0)

Comme son nom l’indique, c’est ce à quoi les gens pensent en premier quand ils entendent « intranet ». Il est similaire à une page Web interne, généralement utilisé pour des communications descendantes avec des actualités de l’entreprise. Certaines applications Web de base en libre-service sont incluses, mais ces options sont limitées. En raison de la nature statique de ces configurations, l’accent est mis sur la qualité du contenu pour susciter l’intérêt et engager les gens.

Un intranet social (intranet 2.0)

Alors que se passe-t-il lorsqu’un intranet traditionnel et un réseau social d’entreprise (ESN) se réunissent? C’est essentiellement ce qu’est l’intranet social ; vous bénéficiez à la fois de l’aspect de la communication sociale et des pages Web statiques, qui peut être utilisé ensemble pour créer des wikis, des blogues et des forums. Il encourage aussi la communication bidirectionnelle. Dans l’ensemble, les employés ont accès à tout type d’informations et options de communication. Par contre, on ne prête généralement pas beaucoup d’attention sur l’automatisation ou la collaboration sur le lieu de travail.

Après avoir défini tous les éléments nécessaires dans votre recherche de l’intranet parfait, examinez le temps approximatif qu’il faudra pour créer, mettre en œuvre et lancer chaque option intranet. Assurez-vous qu’il est conforme à votre structure organisationnelle, recherchez et évaluez d’autres solutions qui ont été mises en œuvre dans des entreprises similaires à la vôtre et consultez des professionnels expérimentés dans la conception et la mise en œuvre d’intranet.

Étape 5 : Faites votre choix sur la meilleure plateforme intranet.

Vous doutez peut-être encore sur votre sélection des plateformes intranet ; trouver le logiciel intranet parfait pour votre organisation est une tâche difficile, car vous devez prendre en compte des critères pour chaque aspect des vôtres entreprise. Mais le projet n’est pas impossible. Choisissez votre solution une fois que vous avez identifié ce que vous voulez en tirer, les fonctionnalités les plus importantes pour vous et les exigences de votre entreprise.

Bien que le choix et la mise en œuvre d’un intranet ne soient pas permanents, ne perdez pas de temps à changer de fournisseur après un certain temps. Assurez-vous de passer assez de temps à évaluer vos options, pour éviter d’être déçu après quelque temps.

Conseil : trouvez un fournisseur qui propose une démo afin de pouvoir tester la plateforme avant de faire votre choix

Bonus : Des questions pour votre fournisseur intranet

Voici une liste de questions pour vous aider dans votre choix :

  • Combien de temps faut-il pour lancer votre intranet?

  • Offrez-vous des réductions sur les conditions d’engagement ?
    Certains fournisseurs vous en offriront si vous vous engagez à utiliser leur plateforme pendant un minimum de temps.

  • Quelles sont les fonctionnalités les plus appréciées de vos clients?

  • Avez-vous des clients du même secteur que nous ?
    Vos priorités seront différentes selon le secteur dans lequel vous vous trouvez. Si le fournisseur travaille avec des clients similaires, c’est une bonne indication pour savoir si vous êtes compatible ou non.

  • Avez-vous des études de cas ou des témoignages de vos clients?

  • Quel est votre taux d’adoption par les utilisateurs ?
    Ce nombre ne sera pas le même pour toutes les organisations qui utilisent cet intranet, mais la moyenne devrait vous indiquer la probabilité que vos employés utilisent cet intranet.

  • Comment pourrons-nous mesurer l’impact de l’intranet sur notre entreprise ?

Certains intranets fournissent des analyses détaillées et offrent des informations sur l’activité et l’utilisation.

Author:

Stefan Wuethrich

Date:

mar., mars 9, '21

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