Tiedonhallintaohjelmistot ovat nykyaikaisten organisaatioiden digitaalinen sydän ja aivot. Ne ovat keskeinen keskus, josta ihmiset löytävät tietoa, pitävät yhteyttä muihin ja tekevät yhteistyötä eri osastojen välillä. Ainakin silloin, kun niitä käytetään oikein. Tehokkaan tiedonhallintakeskuksen rakentamisessa ei ole kyse vain digitaaliseen työpaikkaan upotetuista työkaluista tai ominaisuuksista - kyse on myös luottamuksesta.
Tietokeskittymä, jossa on kaikki hienoimmat työkalut, mutta jossa ei ole luottamusta, on kuin huippuluokan keittiö, jossa kukaan ei tunne oloaan turvalliseksi kokata. Laitteet ovat huippuluokkaa, ulkoasu on täydellinen... mutta jos kukaan ei luota toisiinsa tarpeeksi kokeillakseen, jakaakseen tai edes astuakseen lieden ääreen, kaikki tämä potentiaali menee hukkaan. Kun luotat tiimiisi, luot ympäristön, jossa näitä työkaluja ja ominaisuuksia voidaan hyödyntää täysimääräisesti.
Liian moni osaamiskeskittymä ja perinteinen intranet epäonnistuu, koska ne on suunniteltu hallintaan, ei jakamiseen. Keskitetty hallinta - jossa yksi tiimi hallitsee kaikkea sisältöpäivityksistä julkaisuoikeuksiin - saattaa vaikuttaa tehokkaalta, mutta usein se tukahduttaa osallistumisen.
Kun sisältö on ohjattava pullonkaulan kautta tai hyväksyttävä ylhäältä alaspäin, päivitykset hidastuvat ja osallistujat eivät enää osallistu. Alustasta tulee staattinen - ei siksi, että se ei olisi hyvin suunniteltu tai että työntekijät eivät välittäisi, vaan siksi, että he eivät tunne omistajuutta.
Sisällön luomisen hajauttaminen muuttaa yhtälön: se antaa tiimeille mahdollisuuden hallita omia osioitaan, jakaa asiantuntemustaan, päivityksiään ja tietämystään sekä käyttää intranetiä tavalla, joka on heille ja heidän tiimeilleen kaikkein järkevin.
Vaikka hajauttaminen voi aluksi tuntua riskialttiilta, se johtaa usein merkityksellisempään ja ajantasaisempaan sisältöön ja vahvempaan yhteenkuuluvuuden tunteeseen. Miksi? Tiimit tuntevat olevansa edustettuina, tieto kulkee vapaammin, ja tietokeskuksesta tulee jotain, johon ihmiset tuntevat kuuluvansa, eikä vain paikka, jossa heidän käsketään käydä.
Luottamus on tiimien yhteistoiminnan perusta. Se muuttaa viestinnän yhteistyöksi ja tiedon jaetuksi arvoksi. Kun ihmiset tuntevat, että heihin luotetaan, he puhuvat todennäköisemmin ääneen, esittävät ideoita ja tekevät aloitteita - kaikki nämä ovat elintärkeitä yhteisöllisen intranetin kannalta. Se liittyy myös läheisesti psykologiseen turvallisuuteen, joka johtaa tutkimusten mukaan tehokkaampiin tiimeihin, sitoutuneempiin työntekijöihin, suurempaan elämäntyytyväisyyteen sekä stressin ja vaihtuvuuden vähenemiseen.
Tarvitset luottamusta, jotta osaamiskeskuksesi voidaan muuttaa yksisuuntaisesta, ylhäältä alaspäin suuntautuvasta foorumista, josta työntekijät hakevat tietoa, monisuuntaiseksi, yhteistoiminnalliseksi paikaksi, jossa tietoa päivitetään, jaetaan ja käytetään jatkuvasti.
Työntekijöiden on luotettava sinuun, kun otat käyttöön tietopalvelun, mutta sinun on itse luotettava työntekijöihisi, ja johdon on näytettävä mallia tästä. Työntekijöiden on tunnettava olevansa arvostettu ja olennainen osa tietokeskuksen menestystä (koska he ovat sitä). Heidän on tunnettava, että heidän äänellään on väliä, heidän mielipidettään arvostetaan ja heidän vaikutuksensa on merkittävä, jotta keskuksen toiminta voi kukoistaa yhteisöllisistä tekijöistä.
Tiimit, jotka tuntevat, että johto luottaa heihin, kokeilevat ja ehdottavat todennäköisemmin parannuksia. Tämä johtaa jatkuviin palautesilmukoihin, jotka voivat auttaa parantamaan paitsi itse osaamiskeskusta myös koko yritystä. Se johtaa parempaan käyttöliittymään, merkityksellisempään sisältöön ja vahvempaan käyttöön.
Hallinnan luovuttaminen voi olla vaikeaa. Seuraavassa on kolme keskeistä askelta, joiden avulla voit (alkaa) rakentaa luottamusta tietokeskuksesi ympärille.
1. Tarjoa työkalut ja koulutus ja astu sitten syrjään.Sinun tehtäväsi on tarjota alusta ja tietotaitoa siitä, miten sitä käytetään parhaiten. Ajattele koulutustilaisuuksia, ohjesivuja ja usein kysyttyjä kysymyksiä sekä helposti saatavilla olevia kanavia, joiden kautta voit esittää kysymyksiä ja ilmaista huolenaiheita. Kannusta parhaita käytäntöjä ja toimi esimerkkinä, kannusta ihmisiä jakamaan tietoa alustalla ja johda luottamuksen kautta hallinnoimatta itse sisältöä.
2. Kannusta itsenäisyyteen ja vastuullisuuteenTyöntekijät, jotka ovat lähempänä kenttää, ymmärtävät yleensä paremmin osaamistarpeet kuin johto. Anna heidän johtaa, ainakin osittain, omissa kanavissaan tuotettua sisältöä. He tarjoavat tietoa, jota he tietävät kollegoidensa tarvitsevan - ja esittävät heille olennaisimmat kysymykset.
3. Juhli panostuksia ja tunnusta tiimin ponnistelutTyöntekijät haluavat tietää, että heidän ponnistelunsa uuteen järjestelmään siirtymiseksi ovat sen arvoisia. Tämän kuukauden parhaan työntekijän palkitseminen tai vastaava aloite osoittaa ylhäältä alaspäin suuntautuvaa tukea työntekijöille, jotka suhtautuvat muutokseen myönteisesti. Lisäksi "Kudos"-maininta tiimeille, jotka pyrkivät jakamaan tietoa, voi myös kannustaa osallistumista ja sitoutumista ja osoittaa, että heidän ponnistelunsa järjestelmän käyttöönoton edistämiseksi nähdään ja niitä arvostetaan vilpittömästi.
Työntekijät, jotka käyttävät luottamukseen perustuvaa tietokeskusta ja ovat osa sitä, sitoutuvat paremmin, koska he ovat lähempänä sisällön luomista. Jopa ujommat työntekijät, jotka eivät ehkä ole kiinnostuneita säännöllisestä postaamisesta, hyötyvät vertaistensa sisällön luomisesta ja sitoutumisesta. Lisäksi tutkimukset ovat osoittaneet, että vertaisoppiminen (jopa "epävirallisesti", kuten lähettämällä kysymyksiä jaettuun kanavaan kollegoiden vastattavaksi) auttaa säilyttämään tietoa. Tämä on erityisen tärkeää tiimeille, jotka käsittelevät paljon tietoa.
Luottamukseen perustuva osaamiskeskittymä mahdollistaa myös sujuvamman ja nopeamman sisäänoton, koska uudet työntekijät voivat kysyä kysymyksiä ilman paineita, löytää tarvitsemansa tiedot vertaisiltaan ja saada lopulta helpommin yhteyden kollegoihinsa.
Loppujen lopuksi luottamus ei ole vain pehmeä taito - se on strateginen voimavara. Kun luotat tiimiisi, osaamiskeskuksestasi tulee elävä ja kukoistava osa organisaatiotasi. Sen avulla voit valjastaa suurimman voimavarasi, työntekijöidesi tietämyksen, täyteen potentiaaliinsa, ja se osoittaa, että luottamus on todella kaksisuuntaista.