Miksi sisäänrakennetulla hallinnoinnilla on merkitystä intranetissäsi (etenkin jos käytät Sharepointia)?

Mikään ei ole turhauttavampaa kuin kirjautua intranetiin etsimään kipeästi tarvitsemaasi asiakirjaa ja löytää useita versioita eri sivuilla, eikä ole selvää tietoa siitä, mikä niistä on ajankohtainen tai kuka sen omistaa.

Kuvittele nyt olevasi intranetin ylläpitäjä. Joka päivä jahtaat omistajuutta, selvität päällekkäistä sisältöä, noudatat manuaalisesti elinkaarisääntöjä ja vastaanotat sisällön päivityspyyntöjä, jolloin sinulle jää vain vähän aikaa keskittyä strategiaan tai alustan parantamiseen.

Juuri näin käy, kun hallintoa käsitellään jälkikäteen. Monille organisaatioille tämä tuska tuntuu erityisen tutulta. On aivan liian yleistä, että käyttöoikeudet kasaantuvat, omistajuus hämärtyy, sisällön päivittämistä tai lisäämistä koskevat manuaaliset pyynnöt kasaantuvat ja elinkaaren hallinta muuttuu manuaaliseksi kiireelliseksi työksi, jota lykätään. Tämän seurauksena alustan omistajat käyttävät usein enemmän aikaa rakenteiden purkamiseen kuin strategiaan.

Siksi sisäänrakennettu hallinto - hallinto, joka sisältyy intranetiin heti laatikosta - on pelilaturi. Jatkuvan sammuttamisen sijaan säännöt ja vastuut ovat selkeitä, automatisoituja ja sisäänrakennettuja alustan toimintatapaan.

Mitä "sisäänrakennettu" hallinto oikeastaan tarkoittaa?

Sisäänrakennettu hallinto tarkoittaa, että intranet on suunniteltu pysymään jäsennellyn ja luotettavan oloisena ilman jatkuvaa puuttumista asiaan. Kyse ei ole loputtomien mukautettujen työnkulkujen luomisesta tai siitä, että ylläpitäjät valvovat sääntöjä manuaalisesti. Sen sijaan tuote itsessään tekee hyvästä hallinnasta oletusarvon.

Ajattele sitä kuin tiensuunnittelua. Tie ilman kylttejä tai opasteita vaatii jonkun seisomaan kulmassa ja ohjaamaan liikennettä. Hyvin suunniteltu tie taas tekee turvallisesta ajamisesta lähes automaattista: selkeät kaistat, ajoissa vaihtuvat valot ja suojakaiteet siellä, missä niitä tarvitaan. Tällaista on sisäänrakennettu hallinto intranetissäsi.

Miksi tämä on tärkeää:

• Ylläpitäjät säästävät aikaa: omistajuutta ja oikeuksia ei tarvitse enää valvoa manuaalisesti.
• Loppukäyttäjät pysyvät sääntöjen mukaisina yrittämättä: he vain käyttävät järjestelmää, ja säännöt ohjaavat heitä näkymättömästi.
• Intranet kasvaa ilman kaaosta: mitä suuremmaksi intranet kasvaa, sitä enemmän rakenne kestää.

Miten Happeo tekee hallinnoinnista vaivatonta

Happeossa hallinto ei ole jotain, jota voi lisätä myöhemmin, vaan se on osa alustamme DNA:ta.

Hallinnointi Pagesissa

Sivut ovat totuuden lähde: HR-käytännöt, IT-ohjeet, perehdytysoppaat ja paljon muuta. Ilman hallintaa ne voivat nopeasti vanhentua tai olla päällekkäisiä. Happeon avulla:

• Selkeä omistajuus ja näkyvyys: jokaisella sivulla näkyy, kuka sen omistaa ja kuka voi muokata. Ei enää arvailua.
• Versiohallinta: jokainen muutos seurataan, joten voit tarvittaessa palata takaisin.
• Rakeiset muokkausoikeudet: Anna tarvittaessa jollekin muokkausoikeudet vain yhdelle sivulle ilman sotkuisia käyttöoikeustasoja.
• Elinkaaren hallinta: Sivut eivät elä ikuisesti, ellei niiden ole tarkoitus elää. Aseta tarkistuspäivämäärät, päättymispäivät tai automaattinen arkistointi.

Hallinta kanavissa

Kanavissa käydään päivittäisiä keskusteluja, joten myös ne tarvitsevat suojakaiteet. Happeo sisällyttää ne:

• Post-hyväksynnän työnkulut: varmista, että arkaluonteiset päivitykset tarkistetaan ennen julkaisemista.
• Ajastetut viestit: Suunnittele kampanjoita tai ilmoituksia ilman manuaalisia muistutuksia.
• Julkaiseminen muiden puolesta: Auta johtajia tai esimiehiä pysymään näkyvillä, vaikka heillä ei olisi aikaa kirjoittaa viestejä itse.
• Kommenttien valvonta: Pidä keskittyminen viestiin lukitsemalla kommentit tarvittaessa.

Näiden ominaisuuksien ansiosta ylläpitäjät eivät käytä aikaa ihmisten jahtaamiseen tai sotkujen siivoamiseen. Alusta voi tehdä suuren osan raskaista töistä.

Miksi tällä on merkitystä erityisesti Microsoft-organisaatioille

Jos käytät Microsoft 365 -palvelua, olet todennäköisesti kokeillut Sharepointin käyttöä intranetinasi ja sen myötä sen mukanaan tuomia hallinnointituskia:

• Sivustojen ja sivujen omistajuus ei ole aina selvää.
• Käyttöoikeudet vaativat manuaalista määrittelyä
• Elinkaaren hallinta on rakennettava tyhjästä.
• Ylläpitäjät tuhlaavat tuntikausia pitääkseen asiat järjestyksessä.

Tuloksena on intranet, joka muuttuu nopeasti sekavaksi ja epäluotettavaksi. Siksi Microsoft-organisaatiot ovat usein helpottuneita, kun he näkevät, mitä Happeo voi tehdä heidän puolestaan. Se ei tarkoita Teamsista, Outlookista tai OneDrivesta luopumista: sen sijaan Happeo lisää päälle hallintoa korostavan intranet-kerroksen. Jo käytössä olevat työkalut pysyvät keskeisinä, mutta intranetistä tulee lopulta luotettava, jäsennelty ja helppokäyttöinen. Alustan omistajille tämä tarkoittaa vähemmän palontorjuntaa. Työntekijöille se tarkoittaa, että he voivat vihdoin luottaa siihen, mitä he lukevat.

Lopputulos

Hallinnointi ei ole hohdokasta. Mutta se on erottava tekijä sen välillä, onko intranet sellainen, johon ihmiset luottavat, vai sellainen, jota he välttävät. Kun hallinto on sisällytetty tuotteeseen, saat intranetin, joka pysyy siistinä, vaatimustenmukaisena ja luotettavana - ei vain ensimmäisenä päivänä, vaan koko ajan. Happeon kanssa se on perusta, ei jälkikäteen tehty ajatus.

Haluatko nähdä Happeon toiminnassa? Jutellaan.