Heutzutage verbringen die Mitarbeiter bis zu 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach den benötigten Informationen. Ein wichtiger Grund dafür ist, dass das Wissen des Unternehmens auf zu viele Stellen verteilt ist.
Sie brauchen die neuesten Spesenrichtlinien des Unternehmens. Eigentlich ganz einfach - bis Sie anfangen zu suchen. SharePoint mag das offizielle Repository sein, aber niemand weiß, ob es noch aktuell ist. Jemand hat sie vielleicht im unternehmensweiten #Channel in Slack erwähnt, aber Sie können die Primärquelle nicht finden. Google Drive ist überfüllt mit Duplikaten und Dateien mit dem Titel "LNITBS-copy Export1(1) NEW2023". Und Notion könnte der inoffizielle Favorit für bestimmte Teams geworden sein, bei denen keine der Informationen verifiziert wurde.
Was eigentlich eine 2-Minuten-Aufgabe sein sollte, wird zu einer frustrierenden Schnitzeljagd. Multiplizieren Sie dies mit Hunderten von Mitarbeitern und Tausenden von Dokumenten, und Sie haben einen stillen Produktivitätskiller am Werk.
Wissensfragmentierung entsteht nicht, weil Mitarbeiter nachlässig sind, sondern weil Unternehmen im Laufe der Zeit offiziell und inoffiziell verschiedene Tools einsetzen. SharePoint oder Confluence sind vielleicht der unternehmensweite Standard, der vor Jahren gewählt wurde und tief in die IT-Workflows eingebettet ist, aber mit der Zeit beginnen die Teams, Alternativen zu nutzen: Notion für Flexibilität, Google Drive für einfache Zusammenarbeit oder andere Tools, die sich schneller und leichter anfühlen.
Das Ergebnis ist ein Netz von sich überschneidenden Systemen. Offizielles Wissen befindet sich vielleicht in SharePoint oder Confluence, aber die Mitarbeiter verlassen sich zunehmend auf "benutzerfreundlichere" Tools für den Alltag. Auf diese Weise entstehen Silos: Informationen sind verstreut, doppelt vorhanden und lassen sich nur schwer zu einer einzigen Quelle der Wahrheit zurückverfolgen. Wenn der Vertrieb also ein verlegtes Strategiedokument finden muss, gerät alles aus den Fugen, weil sich die Mitarbeiter fragen: "Wo befindet sich das und wie finde ich es?"
Die Zersplitterung der Tools ist sowohl ein organisatorisches als auch ein kostspieliges Problem. Hier sehen Sie, wie sich die Fragmentierung der Wissensplattformen auf das Geschäft auswirkt:
Einem McKinsey-Bericht zufolge verbringen Arbeitnehmer bis zu 20 % ihrer Arbeitswoche mit der Suche nach Informationen. Das ist ein ganzer Tag, der durch digitale Schnitzeljagden verloren geht.
Wenn Mitarbeiter nicht finden können, was bereits existiert, erstellen sie es neu. Dies führt dazu, dass mehrere Versionen der gleichen Richtlinie, Präsentation oder Strategie im Umlauf sind.
Welches ist die "wahre" Quelle der Wahrheit - das Google-Dokument, das letzte Woche aktualisiert wurde, oder die Confluence-Seite, die vor einem Monat zuletzt angefasst wurde? Die Fragmentierung schafft Unsicherheit und Fehler.
Kaum etwas ist demoralisierender als stundenlanges Suchen nach etwas, das einfach sein sollte. Die Frustration über Werkzeuge kann sich auf die allgemeine Arbeitszufriedenheit auswirken.
Sensible Informationen, die über verschiedene Plattformen verteilt sind, erhöhen das Risiko von Verstößen, insbesondere wenn die Berechtigungen nicht konsequent verwaltet werden.
Mit anderen Worten: Fragmentierung ist nicht nur lästig. Sie beeinträchtigt aktiv die Produktivität, das Engagement und das Vertrauen.
Mit dieser Herausforderung konfrontiert, wählen viele Unternehmen häufig einen der drei folgenden Ansätze:
Auf dem Papier klingt dies nach der einfachsten Lösung: "Von nun an läuft alles in SharePoint" (oder Notion, oder Drive, oder Confluence). In der Praxis geht das nach hinten los. Die Teams weigern sich, Tools aufzugeben, die zu ihren Arbeitsabläufen passen, und es entsteht eine Schatten-IT. Anstatt die Fragmentierung zu verringern, werden am Ende sowohl offizielle als auch inoffizielle Tools verwendet, was die Fragmentierung nur noch verstärkt.
2. Dokumentieren Sie, wo die Dinge leben".Einige Unternehmen versuchen, dem Chaos Herr zu werden, indem sie Metadokumente erstellen, in denen festgelegt wird, wo die Informationen gespeichert werden sollen. Das Problem dabei? Diese Leitfäden sind fast sofort veraltet. Außerdem werden sie in der Hitze des Arbeitsalltags ignoriert.
3. Verlassen Sie sich auf die native SucheJedes Tool verfügt über eine eigene Suchleiste, die jedoch nicht miteinander kommunizieren. Infolgedessen sind die Mitarbeiter gezwungen, an mehreren Stellen zu suchen und wissen oft nicht, ob sie die relevantesten oder aktuellsten Inhalte gefunden haben.
Diese Lösungen scheitern, weil sie die Symptome und nicht das eigentliche Problem angehen. Die Fragmentierung zu beseitigen bedeutet, das Fehlen einer vereinheitlichenden Ebene für alle Tools, die Teams wöchentlich oder täglich verwenden, zu beheben.
Die Antwort besteht nicht darin, geliebte Tools abzuschaffen. Vielmehr besteht die beste Strategie darin, einen zentralen Ort zu schaffen, der sie miteinander verbindet, um Reibungsverluste zu verringern und Wissen auf eine zugängliche Weise zu vermitteln.
So sieht das in der Praxis aus:
Anstatt von den Mitarbeitern zu erwarten, dass sie sich merken, wo sich die Inhalte befinden, sollten Sie ihnen einen einzigen Anlaufpunkt bieten. Ein digitaler Hauptsitz dient als zentraler Einstiegspunkt in das Wissensökosystem Ihres Unternehmens. Egal, wo sich ein Dokument befindet, die Mitarbeiter wissen, dass sie über eine zentrale Stelle darauf zugreifen können.
Die Fragmentierung verschwindet nur dann, wenn die Mitarbeiter eine Anfrage in eine Suchbasis eingeben und Ergebnisse aus allen Tools finden können. Damit entfällt der vergebliche Aufwand, mehrere Plattformen einzeln zu durchsuchen.
Ohne den Kontext zu verstehen, kann eine normale Stichwortsuche Dutzende von irrelevanten Dokumenten liefern. KI-gestützte Wissensmaschinen können den richtigen Inhalt empfehlen, ihn zusammenfassen oder sogar direkt Antworten anzeigen, damit die Mitarbeiter nicht fünf verschiedene Dateien öffnen müssen, um eine Antwort zusammenzusetzen.
Nicht alles sollte über die Suche laufen. Für wichtiges Wissen - z. B. Richtlinien, Onboarding-Ressourcen und strategische Aktualisierungen - machen kuratierte Hubs die Informationen mühelos auffindbar. Seiten und Kanäle in einem digitalen HQ organisieren Inhalte, damit die Mitarbeiter wissen, wo sie die "offizielle Version" finden.
Die besten Lösungen zwingen die Mitarbeiter nicht dazu, ihr Verhalten zu ändern. Die Integration in bestehende Tools bedeutet, dass das Wissen dort auftaucht, wo die Mitarbeiter bereits arbeiten, und nicht in einem separaten Portal, das sie immer wieder besuchen müssen.
Nehmen wir ein hypothetisches Beispiel.
Vorher:
Nach der Einführung eines digitalen Hauptquartiers mit einheitlicher Suche und Wissenshubs:
Hier ist die harte Wahrheit: Tool-Stacks werden sich ständig weiterentwickeln. Heute ist es vielleicht Notion, morgen könnte es etwas völlig Neues sein. Wenn Sie sich auf eine "Ein-Tool-um-sie-alle-zu-beherrschen"-Strategie festlegen, riskieren Sie später eine weitere Fragmentierung.
Am besten ist es, wenn Sie Ihr Wissensmanagement zukunftssicher gestalten:
Teams zu zwingen, ihre Lieblingstools aufzugeben, führt nur zu mehr Frustration. Schaffen Sie stattdessen eine einheitliche Ebene: ein digitales Hauptquartier, das Wissen integriert, eine intelligente Suche ermöglicht und kuratierte Bereiche für wichtige Inhalte bereitstellt. Ein System, das mit Ihren Tools arbeitet, nicht gegen sie. Fragmentierung ist unvermeidlich. Chaos ist es nicht. Mit der richtigen Strategie können Sie ein verstreutes Wissensökosystem in ein vernetztes, intelligentes Ökosystem verwandeln, in dem Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Suchen und mehr Zeit mit Arbeiten verbringen.
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